Kündigungsschreiben Arbeitnehmer: So beenden Sie das Arbeitsverhältnis

Kündigungsschreiben Arbeitnehmer: So beenden Sie das Arbeitsverhältnis

Die wenigsten Arbeitnehmer sind heute bis zum Eintritt der Altersrente durchgängig bei einem Arbeitgeber beschäftigt. Eine Kündigung durch den Arbeitnehmer gehört in vielen Unternehmen zur Tagesordnung. Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel können sich Arbeitnehmer ihre Arbeitsplätze raussuchen und wechseln deswegen häufiger den Arbeitgeber als jemals zuvor. Doch was gibt es zu beachten bei einer Kündigung? Wie muss das Kündigungsschreiben formuliert sein, damit es rechtskräftig ist? Und welche Alternativen haben Arbeitnehmer, wenn sie schneller aus einem Arbeitsverhältnis aussteigen möchten? Hier erfahren Sie es.

Kündigungsschreiben verfassen als Arbeitnehmer: Das Wichtigste auf einen Blick

  • Eine Kündigung muss schriftlich erfolgen und offiziell zugestellt werden. (Nachweis erforderlich)
  • Mündlich ausgesprochene Kündigungen sind nicht wirksam.
  • Es gilt immer die vertraglich geregelte Kündigungsfrist. Wurde kein schriftlicher Arbeitsvertrag geschlossen und existiert kein Tarifvertrag, gilt die gesetzliche Frist
  • für die Frage, ob eine fristgerechte Kündigung erfolgt ist, ist der Zugang des Kündigungsschreibens (also der Tag, an dem der Arbeitgeber die Kündigung erhält) relevant, nicht das Datum des Schreibens.
  • Eine schriftliche Kündigung kann nicht widerrufen oder zurückgenommen werden.
  • Fehler im Kündigungsschreiben, auch formale, können zur Unwirksamkeit einer Kündigung führen. Mögliche Schadensersatzansprüche durch den Arbeitgeber sind nicht auszuschließen.
  • Unterschreiben Sie Ihr Kündigungsschreiben mit Vor- und Zunamen

Kündigen, weil...

Die Entscheidung für eine Kündigung fällt nicht immer leicht. Meistens ist sie mit viel Emotionalität verbunden. Gerade aus diesem Grund ist es wichtig, die notwendigen Formalitäten und Fristen zu kennen. Denn im schlimmsten Fall ist die Kündigung unwirksam.

Die Gründe für eine Kündigung sind vielfältig und individuell. Zu den häufigsten Gründen zählen:

  • zu wenig Lohn, lukrativeres Jobangebot gefunden
  • schlechtes Arbeitsklima (Differenzen mit Vorgesetzten oder Kollegen, Mobbing)
  • Überlastung, Überstunden, zu viel Stress und Verantwortung
  • Unterforderung, Langweile, Boreout
  • persönliche Gründe (zu langer Arbeitsweg, Umzug, Familiengründung, Krankheit)
  • fehlende berufliche Perspektiven im Betrieb

Bevor Arbeitnehmer wirklich kündgen, erfolgt meist bereits die sogenannte innere Kündigung

Sollte ich mündlich oder schriftlich kündigen?

Die Frage, ob Sie schriftlich oder mündlich kündigen, stellt sich nicht. Grundsätzlich muss eine Kündigung immer und ausnahmslos schriftlich erfolgen. Das heißt konkret: Auf Papier, nicht via Mail oder SMS! Mündliche Kündigungen sind ungültig. Die Kündigung muss zudem mit einer handgeschriebenen vollständigen Unterschrift unterzeichnet werden.

Aus dem Kündigungsschreiben muss hervorgehen, dass es sich um eine Kündigung handelt. Deshalb ist der Begriff „Kündigung“ im Betreff zu nennen. Gleichzeitig muss für den Empfänger klar erkennbar sein, wann Sie kündigen. Entweder teilen Sie das konkrete Datum mit, zu welchem Tag Sie kündigen oder Sie berufen sich auf die Formulierung „zum nächstmöglichen Zeitpunkt“.

Achten Sie auf den richtigen Zeitpunkt

Achten Sie darauf, die Kündigung rechtzeitig zuzustellen. Auf Nummer sicher gehen Sie, wenn Sie die Kündigung persönlich bei Ihrem Chef oder in der Personalabteilung abgeben. In diesem Fall lassen Sie sich bitte gleichzeitig den Erhalt der Kündigung bestätigen. Oder nehmen Sie einen Zeugen (zum Beispiele einen Kollegen) mit. Wenn Sie selbst die Kündigung nicht abgeben möchten, werfen Sie sie in den Briefkasten ein und notieren Sie vorher noch auf dem Umschlag „per Bote“. Versenden Sie die Kündigung postalisch, gilt die Kündigung erst als rechtskräftig, wenn sie zugestellt wurde. Ein entsprechender Nachweis ist unbedingt erforderlich. Verschicken Sie die Kündigung also am besten als Einschreiben.

Formulieren Sie Ihr Kündigungsschreiben klar und deutlich.

So verfassen Sie Ihr Kündigungsschreiben:

Es gibt viele Muster und Vorlagen, nach denen Sie sich beim Verfassen Ihres Kündigungsschreibens orientieren können. Das sollten Sie beim Verfassen des Schreibens beachten:

Aufbau

  1. Wie in jedem anderen Schreiben auch stehen oben links Ihr Name und Ihre aktuelle Anschrift. Darunter steht die Adresse des Unternehmens und der Name des Ansprechpartners, dem die Kündigung zugehen soll.
  2. Rechts oben steht das aktuelle Datum.
  3. In der Betreffzeile muss das Wort „Kündigung“ auftauchen. Wenn Sie eine Personalnummer haben, fügen Sie diese dazu.
  4. In der Anrede verwenden Sie den Namen des Ansprechpartners.
  5. Im Textfeld erklären Sie, dass Sie kündigen und erwähnen auch das Datum, zu wann Sie kündigen. Bedenken Sie die Kündigungsfrist, die für Sie gilt! Wenn Sie sich unsicher sind, kündigen Sie zum „nächstmöglichen Zeitpunkt“. Sie können den Text nach Belieben mit einer kurzen Danksagung beenden oder auch um ein Arbeitszeugnis bitten. Generell ist ein Kündigungsschreiben nicht allzu umfangreich, Sie müssen hier also nicht wie im Bewerbungsschreiben ausführliche Erklärungen abgeben.
  6. Nach dem Text folgt die Grußformel mit händischer Unterschrift.

Inhalt

Die Erklärung der Kündigung muss deutlich aus dem Schreiben hervorgehen. Das Datum, zu dem Sie kündigen, muss klar benannt sein, unter Einhaltung der vertraglich geltenden Kündigungsfrist.

Beispiel: Hiermit kündige ich das seit dem (XX.XX.XXXX) bestehende Arbeitsverhältnis fristgerecht und ordentlich zum (XX.XX.XXXX).

Ob Sie Ihren Kündigungsgrund benennen oder erklären wollen, obliegt Ihnen selbst. Diese Angabe ist keine Pflichtangabe in einem Kündigungsschreiben. Auch eine Danksagung ist nicht zwingend notwendig.

Beispiel: Leider muss ich aus persönlichen Gründen mein Arbeitsverhältnis bei Ihnen beenden.

Ich bedanke mich für die gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit in den letzten Jahren.

Im letzten Abschnitt können Sie um eine Empfangsbestätigung für Ihre Kündigung bitten und um die Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses.

Beispiel: Bitte bestätigen Sie mir den Erhalt meiner Kündigung schriftlich.

Um die Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses bitte ich höflichst.

Tipp: Ein Arbeitszeugnis ist mitunter für Anstellungen im öffentlichen Dienst relevant. Hier können Dienstzeiten angerechnet werden, was mit einer höheren Eingruppierung verbunden ist. Arbeitszeugnisse sind als Nachweise dann unbedingt erforderlich. Nach §630 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) steht jedem Arbeitnehmer ein Arbeitszeugnis zu.

Das Wichtigste zu Kündigungsfristen

Kündigungsfristen sind in der Regel im Arbeitsvertrag oder im Tarifvertrag geregelt.

Wann muss ich kündigen?

Steht Ihrerseits eine Kündigung im Raum, müssen Sie zuallererst Ihren Arbeitsvertrag anschauen. Die darin vereinbarte Kündigungsfrist ist für Ihre Kündigung maßgeblich und gilt auch. Ist diese vertraglich festgelegte Frist länger als die gesetzliche, dann müssen Sie dies akzeptieren und bei Ihren Planungen berücksichtigen.

Ist Ihr Arbeitsvertrag an einen Tarifvertrag gekoppelt, dann zählt die darin festgehaltene Kündigungsfrist.

Hinweis: Die Kündigungsfristen in Tarifverträgen können mitunter, je nach Dauer des Beschäftigungsverhältnisses, sehr lang sein.

Wurde zu Beginn Ihrer Anstellung kein schriftlicher Arbeitsvertrag abgeschlossen, greift höchstwahrscheinlich die gesetzliche Kündigungsfrist nach §622 BGB Abs. 1 (Bürgerliches Gesetzbuch). Die Frist beträgt in diesem Fall vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats.

Eine Ausnahme stellt die Kündigung innerhalb einer Probezeit dar. Diese ist häufig kürzer. Üblicherweise beträgt hier die Frist zwei Wochen.

Ab wann kann ich kündigen?

Dem Grunde nach können Sie zu jeder Zeit kündigen. Sie müssen lediglich die geltenden Fristen Ihres Arbeitsvertrages einhalten. Informieren Sie sich genau darüber, damit Sie den Tag X (letzter Arbeitstag) auch am besten im Kündigungsschreiben benennen können.

Muss ich in meiner Kündigung einen Kündigungsgrund angeben?

Die Angabe eines Kündigungsgrundes bei einer ordentlichen Kündigung ist freiwillig. Entscheiden Sie sich dafür, Ihrem Arbeitgeber Ihren Kündigungsgrund mitzuteilen, so bleiben Sie dabei sachlich und höflich. Eine Kündigung ist oft kein einfacher Schritt und erfordert nicht selten viele Nerven. Persönliche Befindlichkeiten und Enttäuschungen auf beiden Seiten können ein Arbeitsverhältnis stark belasten und beeinträchtigen. Versuchen Sie, auch in Ihrem eigenen Interesse, das Arbeitsverhältnis immer so gut und reibungslos wie möglich zu beenden.

Wer erhält meine Kündigung?

Nicht immer ist der unmittelbare Vorgesetzte auch die richtige Person für Ihre Kündigung. Ein Vorgesetzter ist Ihnen weisungsbefugt, erteilt Ihnen Arbeitsaufträge und bewertet Ihre Arbeit. In den meisten Fällen muss aber das Kündigungsschreiben an den Leiter der Personalabteilung geschickt werden. Andernfalls schauen Sie in Ihrem Arbeitsvertrag, wer diesen unterzeichnet hat.

Wie reiche ich die Kündigung ein?

Ihr schriftliches Kündigungsschreiben muss nachweisbar zugestellt sein. Das heißt, um auf Nummer sicher zu gehen, macht es Sinn, die Kündigung persönlich abzugeben und sich eine schriftliche Empfangsbestätigung aushändigen zu lassen. Gehen Sie im Streit mit Ihrem Arbeitgeber auseinander, wird er vermutlich den Empfang nicht bestätigen wollen. Dann sollten Sie einen Zeugen bei der persönlichen Übergabe dabeihaben. Die Zustellung per Einschreiben ist ebenfalls eine gängige Methode, um den Erhalt eines Kündigungsschreibens bestätigt zu bekommen.

Welche Alternativen gibt es zur ordentlichen Kündigung?

Alternativ können Arbeitnehmer auch einen Aufhebungsvertrag mit ihrem Arbeitgeber aushandeln. So können sie eine schnellere Beendigung des Arbeitsverhältnisses erwirken. Der Arbeitgeber muss allerdings zustimmen. Ansonsten ist die im Vertrag geregelte Kündigungsfrist bindend.

Was es beim Aufhebungsvertrag zu beachten gilt

Ein solcher Vertrag lohnt sich vor allem dann, wenn Arbeitnehmer eine lange Kündigungsfrist haben und schneller in einen anderen Job wechseln wollen. Bedenken Sie jedoch, dass ein Aufhebungsvertrag beim Anspruch auf Arbeitslosengeld I Nachteile haben kann. Möglicherweise tritt dann eine Sperrfrist Ihrer Leistungen ein.

Kann ich als Arbeitnehmer fristlos kündigen?

Eine fristlose oder auch außerordentliche Kündigung durch den Arbeitnehmer ist nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Bei dieser Art von Kündigung entfällt die Kündigungsfrist. Mögliche Gründe für eine außerordentliche Kündigung können sein:

  • ausbleibende Gehaltszahlungen
  • starke gesundheitliche Einschränkungen, die ein Fortsetzen der Tätigkeit unmöglich machen
  • der Arbeitgeber gefährdet die Gesundheit des Arbeitnehmers oder fordert ihn zu gesetzeswidrigen Handlungen auf
  • Mobbing oder sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz

Beachten Sie, dass eine fristlose Kündigung nur wirksam ist, wenn Sie innerhalb von zwei Wochen ab Kenntnis des wichtigen Kündigungsgrundes auch kündigen. Der Kündigungsgrund muss in diesem Fall schriftlich angezeigt werden.

Was passiert mit meinem Resturlaub?

Eventuell offener Resturlaub steht Ihnen zu. Besprechen Sie am besten mit Ihrem Vorgesetzten direkt, wann Sie diesen antreten und wie Sie Ihr Arbeitsgebiet übergeben. Können Sie den Resturlaub wegen Krankheit oder aus sonstigen Gründen nicht mehr vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses nehmen, dann muss Ihnen dieser ausgezahlt werden.

Beachten Sie: Kündigen Sie in der ersten Jahreshälfte, muss Urlaub nur anteilig gewährt werden. Wenn Sie in der zweiten Jahreshälfte kündigen, steht Ihnen der volle gesetzliche Resturlaub zu, allerdings auch nur dann, wenn Sie mindestens sechs Monate beim Unternehmen beschäftigt waren.

Diese Fehler sollten Sie im Kündigungsschreiben vermeiden

Für eine Kündigung kommen Sie nicht um ein schriftliches Kündigungsschreiben herum. Selbst wenn Sie mit Ihrem Chef in einem sehr guten Arbeitsverhältnis stehen, ist eine formal richtige und schriftliche Kündigung eine rechtliche Notwendigkeit. Sie gehört in Ihre Personalakte genauso wie Ihre Bewerbung und Ihre Mitarbeitergespräche.

Es empfiehlt sich, vorher in einem persönlichen Gespräch den Vorgesetzten über die beabsichtigte Kündigung zu informieren. Ein sauberer Abschluss eines Arbeitsverhältnisses ist immer für alle Beteiligten erstrebenswert. Allerdings ist das nicht in allen Fällen möglich, weil die Gründe für eine Kündigung oftmals zwischenmenschliche Differenzen als Ursache haben. Dennoch sollten Sie versuchen, möglichst höflich und anständig Ihr Arbeitsverhältnis zu Ende zu bringen.

Falsch gekündigt, und nun?

Die persönlichen und juristischen Folgen eines fehlerhaften Kündigungsschreibens sind nicht zu unterschätzen. Die Kündigung kann unwirksam sein und das Arbeitsverhältnis läuft einfach weiter. Oder das Arbeitsverhältnis wird erst zu einem späteren Zeitpunkt beendet. Das kann insbesondere dann schwierig werden, wenn bereits ein neuer Arbeitsvertrag bei einem anderen Unternehmen abgeschlossen wurde Im Zweifel sollten Sie sich immer professionellen juritischen Rat einholen.

Bitte vermeiden Sie daher diese Fehler

  • Kündigungsschreiben wird nicht rechtzeitig zugestellt oder es fehlt ein Zustellungsnachweis
  • die Kündigung wird nicht schriftlich verfasst, sondern nur per Mail versendet
  • das Kündigungsschreiben ist fehlerhaft (relevante Angaben fehlen, zum Beispiel stimmen die Empfängerdaten nicht)
  • fehlende Unterschrift im Kündigungsschreiben
  • Kündigungsfrist wird nicht eingehalten

Sollte Ihnen wider Erwarten dennoch solch ein Fehler unterlaufen, dann suchen Sie am besten schnellstmöglich das persönliche Gespräch mit Ihrem Arbeitgeber. Viele Arbeitgeber zeigen sich kompromissbereit. Denn sie wissen aus Erfahrung: Mitarbeiter, die gehen wollen, soll man nicht aufhalten. Eine adäquate Arbeitsleistung ist in den meisten Fällen dann sowieso nicht mehr zu erwarten.

Dr.Hans-Peter Luippold

Autor: Dr.Hans-Peter Luippold

Dr. Hans-Peter Luippold studierte Betriebswirtschaft in Freiburg und Köln und sammelte als Führungskraft bei Daimler, Volkswagen, Lufthansa, Wella und Vorwerk Erfahrungen in allen wesentlichen Unternehmensbereichen. Seit April 2000 ist er als Unternehmens- und Personalberater in Frankfurt am Main tätig. Er hält regelmäßig Vorträge und lehrt zu den Themen Erfolg und Karriere. Vernetzen Sie sich mit ihm über Xing und Facebook.