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Ablage: Was genau versteht man darunter?

Die Ablage im Büro ist Teil der Registratur. Die Arbeiten im Büro haben sich durch die Digitalisierung zwar enorm verändert, und auch eine Ablage kann durchaus teilweise digital sein, aber der Hintergrund ist nach wie vor gleichgeblieben: es befinden sich in der Ablage abgeschlossene Geschäftsvorgänge, die jedoch bei Bedarf innerhalb kürzester Zeit vorliegen sollten.

Gibt es zeitliche Vorgaben zur Aufbewahrung?

Für die meisten Vorgänge gibt es eine Aufbewahrungsfrist. Diese beginnt in der Regel mit dem Abschluss der Bearbeitung und damit, dass der Vorgang in die Ablage überstellt wird.

Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht kommen die Akten normalerweise von der Ablage in ein Archiv. Hier werden sie weiterhin aufbewahrt.

Was ist die Hauptaufgabe der Ablage?

Wichtig ist die Effizienz einer Ablage. Dies bedeutet, dass das System, nachdem abgelegt wird, so gestaltet ist, dass man schnell etwas findet. Zunächst sollte geklärt werden, welcher Teil einer Akte abgelegt werden muss. Oft ist dies nicht sämtlicher Schriftverkehr etc., sondern nur bestimmte Teile. Aber egal wie viel die Akte umfasst, sie muss einen Platz bekommen, an dem sie von jedem Beteiligten wiedergefunden wird.

Welche Aufbahrungsmöglichkeiten gibt es?

Meist werden Standordner bevorzugt. Auch Hängeregistraturen können von Vorteil sein, vor allem, wenn die Geschäftsvorgänge nicht so umfangreich sind.

Innerhalb von Ordnern sind Trennblätter hilfreich, um Geschäftsvorgänge oder Kategorien zu unterteilen. Die Bezeichnungen für jede Art von Kategorien sollte verständlich sein, da nicht nur der Ablegende die Papiere wiederfinden muss.

Wichtig, damit die Ablage funktioniert ist, dass sie regelmäßig aktualisiert wird. Wann dies geschieht, ist eine Frage der Organisation. Bewährt ist die Methode, dies täglich zu tun, entweder zum Ende des Tages oder am Morgen des Nächsten. So fallen keine großen Mengen an, die nicht zu bewältigen sind oder nur schwer einzuordnen wären.

Ablagen können auch Hinweise enthalten, wo welche Datenbanken zu finden sind, wenn die Ablage an sich nicht mehr als Schriftverkehr erfolgt. Hier sollten die genauen Ausführungen zu finden sein, auf welchem Pfad die Unterlagen im Computer bereitstehen.

Für welche Berufe ist die Ablage besonders wichtig?

Um die Ablage kommt man in den wenigsten Berufen komplett herum. Vor allem gilt nach wie vor die Ablage als die absolut typische Tätigkeit für Sekretärinnen oder Bürofachkräfte jeder Art. Das ist auch gar nicht so falsch: denn die Ablage ist tatsächlich einer der wichtigsten Bereich im Sekretariat – natürlich aber nicht die einzige.

Welche Rolle spielt die Digitalisierung?

Unter Ablage oder Registratur wird die Ablage insbesondere von Geschäftsunterlagen verstanden. Dies ist im geschäftlichen Bereich notwendig, um jederzeit auf die vorgefallenen Transaktionen Zugriff zu haben. Ablagesysteme haben eine lange Tradition und wurden bis vor wenigen Jahrzehnten im Wesentlichen noch offline umgesetzt. Mit dem Aufkommen von EDV und Online-Möglichkeiten erfolgt die Ablage zunehmend auf Computern und Festplatten, in jüngerer Zeit auch in der sogenannten Cloud. Steuerliche Unterlagen müssen bis zu 10 Jahre abgelegt werden.

Wie ist eine Ablage aufgebaut?

Wichtig ist aber vor allem, dass Bürokräfte oder Sekretärinnen über ein gutes und durchdachtes Ablagesystem verfügen, da dies für das Unternehmen von geradezu existenzieller Bedeutung ist. Außerdem ist es tatsächlich viel anspruchsvoller, als die meisten annehmen. Es geht nämlich nicht nur darum, ein Papier irgendwo abzuheften, sondern es muss gewährleistet sein, dass ein einwandfreier Informationsfluss vorhanden ist. Die Unterlagen sollen also, wenn es darauf ankommt, schnell und einfach zur Verfügung stehen. Deswegen braucht eine effiziente Ablage auch eine gewisse Logik. Besser ist es allemal, wenn alle Mitarbeiter nach dem gleichen Prinzip ablegen, denn wenn jeder seine eigenen Methode dafür anwendet, könnte es schwierig werden.

Welche Berufe gibt es im Bereich Ablage?

Es gibt unendlich viel Berufe, die sich mit der Ablage auseinandersetzen (müssen). In jedem Büro fällt mehr oder weniger Ablageaufwand an. Das heißt, dass sowohl kaufmännische Mitarbeiter, als auch Sachbearbeiter, Bürokaufleute als auch Sekretär, Bilanzbuchhalter und sogar Ingenieure immer wieder mit der Ablage konfrontiert werden.