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Was macht eigentlich ein Assistent Projektmanagement?

Viele – vor allem wissenschaftliche Arbeiten – werden heute in Form von Projekten erledigt. Dazu wird ein Team von Mitarbeitern zusammengerufen und eine Projektleitung (kann aus einem oder mehreren Personen bestehen) übernimmt die Führung. Dieser Projektleitung wird – im Idealfall -  eine Assistenz zur Seite gestellt.

Der Projektassistent untersteht den Weisungen der Leitung und führt verschiedenste Aufgaben im Auftrag aus. Projektassistenten sind in fast allen Wirtschaftszweigen zu finden und daher ist es fachlich auch nicht festgelegt, welche Ausbildung vorliegen muss.

Zunächst obliegt dem Assistenten der Betrieb des Sekretariats. Dazu gehören die Bearbeitung der eigehenden Post und eventueller Anrufe, Weiterleitung von Nachrichten, Ablage, Führen der Projektablage und Ähnliches. Außerdem vereinbart er Termine, bereitet Teambesprechungen vor und vertritt die Projektleitung bei deren Abwesenheit.

Außerdem gehört zu den Aufgaben, bei Zulieferern Termine zu kontrollieren, organisatorische Dienste zu erbringe, wie beispielsweise Schulungen und Dienstreisen vorzubereiten, die Übernachtungen zu buchen etc. Zudem kann der Assistenz Präsentationen vorbereiten, die über das Projekt und dessen Stand Auskunft geben.

Verschiedene Berufe können die Grundlage für diese Arbeit bilden. So beispielsweise der Euro-Fremdsprachenkorrespondent oder die Fachkaufleute für Büromanagement. Eine Fortbildung im Projektmanagement kann hilfreich sein.

Ein guter Projektassistent ist sehr begehrt. Denn die Projektleitung muss viel zu oft die administrativen Aufgaben mit erledigen, und kann dadurch zu wenig Zeit in ihre eigentlichen Aufgaben investieren. Darunter leidet natürlich die Qualität der ganzen Unternehmung. Deshalb ist es ratsam, einen Projektassistenzen einzustellen, der die organisatorischen Aufgaben übernimmt und dafür sorgt, dass Termine eingehalten, Post beantwortet und Telefonate zur richtigen Zeit geführt werden. Da ein Projektassistent wesentlich weniger verdient als die Manager, spart ein richtig eingesetzter Assistent trotz der vermeintlich zunächst höheren Kosten für die zweite Arbeitsstelle richtig Geld.

Der Job verlangt allerdings erhöhte soziale Kompetenz, da man eine Art Schnittstelle zwischen Team und Leitung ist und hier Informationen zu filtern hat.