Stellenangebote für Office Manager

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Was macht ein Office-Manager?

Ein Office-Manager arbeitet unternehmensorientiert und kümmert sich um die reibungslosen Abläufe im Büro sowie im Unternehmensalltag. Er ist für Vorgesetzte und Mitarbeiter da, und hat verschiedene Aufgaben zu erledigen, die sich nach der Branche, der Unternehmensführung und der Größe der Firma richten.

Er arbeitet weitestgehend eigenverantwortlich, sichert einen perfekten Ablauf in Buchhaltung und Sekretariat zu, ist im Empfang für Probleme verantwortlich und sichtet, was archiviert werden muss. Auch die Vorbereitung von Besprechungen kann ihm obliegen, die Treffen mit Geschäftspartnern und Kunden und vieles Weitere.

In der Regel hat er Weisungsbefugnisse und kann dadurch schnell koordinieren. Er arbeitet mit allen Netzwerken die zur Verfügung stehen, ist in der Kommunikation zu Hause und ist fit in der Informationsbeschaffung. Bei den Sekretariatsaufgaben hat der Office-Manager meist einen Assistenten an der Seite, mit dem er sich eng abstimmt. Er braucht soziale und interkulturelle Kompetenz, und meist auch ausgeprägte Fremdsprachenkenntnisse; fast immer wird (nahezu) perfektes Business-Englisch verlangt. Er sollte sich auskennen in Recht, Steuern, Controlling, Finanzen, Personalwesen und anderen einschlägigen Themen der Unternehmensführung.

Ideal ist es, wenn er bereits Berufserfahrung als Sekretär, Assistent oder Ähnliches gesammelt hat. Des Weiteren kann ein Office Manager in Vorbereitung seines Jobs auch Weiterbildungsseminare besuchen, sollte sich auch während seiner Tätigkeit ständig auf dem neuesten Stand halten und Seminare für Führungskräfte besuchen. Die IHK bietet entsprechende Fortbildungen an, aber auch andere Eirichtungen, wobei der Abschluss meist ein Zertifikat ist.

Fortbildungen im Bereich der neuen Medien sind verlangt, tiefgehende PC-Kenntnisse und eine gute Außenwirkung, da er häufig auch auf Messen und dergleichen das Unternehmen repräsentiert.

Je größer das Unternehmen ist, desto mehr Mitarbeiter hat auch der Office-Manager. Während er in kleineren Firmen die meisten der anstehenden Arbeiten selbst erledigt, ist er in Größeren eher der Koordinator. Damit steigt allerdings auch die Verantwortung und damit das Gehalt. Dieses liegt, grob geschätzt, im Jahr zwischen etwa 25.000 und 50.000 Euro brutto.