Hays AG

Stellenangebot: Assistant (Administrative Coordinator Professional) (m/w/d)

Großraum Mainz Vollzeit

Jetzt bewerben

Über uns

Mit über 15 Jahren Erfahrung in der klassischen Pharmaindustrie, Biotechnologie, Chemie und Medizintechnik kennen wir die entscheidenden Kontaktpersonen, die anspruchsvolle Aufgaben mit Potenzial ausschreiben. Die hohe Personalnachfrage eröffnet spannende Möglichkeiten für engagierte Fach- und Führungskräfte, um sich beruflich zu entwickeln und an der eigenen Karriere zu arbeiten. Als spezialisierte Personalberatung mit einem internationalen Netzwerk bieten wir Ihnen entscheidende Vorteile – und das völlig kostenfrei für Sie. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten.

Ihre Aufgaben

Sie sind für das Termin- und Meetingmanagement inkl. Protokollführung für die Führungskraft mit eigener Entscheidungskompetenz zuständig
Sie übernehmen die Organisation und Leitung von regelmäßigen Arbeitsmeetings
Sie sind für das Travelmanagement (Buchen und Abrechnen von Dienstreisen) zuständig
Sie sind an der Mitarbeit bei der Planung und Überwachung verschiedener Budgets (z.B. Personal, Reisen) beteiligt
Sie kümmern sich um das standardisierte Beschaffungsmanagement - Bestellung von Material, Dienstleistungen und Equipment/Arbeitsmittel sowie Versand von Dokumenten und Materialien unter Beachtung regulatorischer Anforderungen
Sie stellen sicher, dass der zweckgerichtete Kommunikationsfluss zu meist organisatorischen, administrativen und personellen Sachverhalten (z.B. Erstellung und Versand von Rundschreiben/Announcements) gegeben ist

Ihr Profil

Sie bringen eine Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement und Weiterbildung zum Management Assistent (mehrmonatige modulare Ausbildung) oder vgl. Weiterbildung (z.B. Fachwirt) mit Berufserfahrung
Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse und sicherer Umgang in MS Office Anwendungen, sowie umfangreiche allgemeine Büromanagement Kenntnisse
Sie verfügen über ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit & Serviceorientierung
Sie bringen Eigeninitiative, flexibles, proaktives Handeln und Fähigkeit, mit sich schnell ändernden Rahmenbedingungen, positiv umzugehen mit
Sie beherrschen sehr gute Englischkenntnisse
Kenntnisse und Erfahrung aus dem Projektgeschäft sind wünschenswert