Hays AG

Stellenangebot: Vergabemanager (m/w/d)

Frankfurt Vollzeit

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Über uns

Mit unserer langjährigen Rekrutierungserfahrung und unseren Kenntnissen des Personalmarktes bieten wir Fach- und Führungskräften eine starke Partnerschaft. Denn durch unsere intensiven Beziehungen über alle Industriebranchen hinweg vermitteln wir Talenten spannende Aufgaben und attraktive Positionen. Ob in einem internationalen Konzern oder bei einem regionalen marktführenden Unternehmen: Ganz nach Ihren Interessen und abhängig von Ihrer Erfahrung. Mit uns finden Sie das passende Umfeld – und das völlig kostenfrei. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten.

Ihre Aufgaben

Eigenverantwortliche Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren im Bereich Liefer-/Dienstleistungen sowie Beschaffung von Waren und Dienstleistungen anhand von Bedarfsmeldungen der Organisationseinheiten bzw. Bedarfsermittlung sowie Marktrecherche/-Erkundung und Auftragswertschätzung
Erstellung von Übersichten zum zeitlichen Ablauf sowie Beratung der Organisationseinheiten zum Vergabeverfahren und Festlegung der Vergabeverfahrensart und Erstellung der Verdingungsunterlagen sowie Festlegung der Eignungs-/Wertungskriterien in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen, der Geschäftsstelle der Magistratsvergabekommission, dem Rechtsamt oder externen Stellen
Erfassung und Bearbeitung der Vergabe im AI Vergabemanager und Bearbeitung von Bekanntmachungen und Bieter Fragen
Angebotsprüfung nach Angebotsöffnung durch die Submissionsstelle sowie Nachforderung von Unterlagen sowie Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes unter Beachtung der städt. Beschaffungs- und Vergaberichtlinien
Vorbereitung der Vergabeentscheidung inkl. Einholung der erforderlichen Genehmigungen und Erstellung von Absageschreiben
Abschluss des Vergabeverfahrens durch Zuschlagserteilung oder Aufhebung und revisionssichere Dokumentation des Vergabeverfahrens sowie Betreuung Vertragsabwicklung
Erstellung einer Etat-Übersicht im Hinblick auf die finanzielle Mittelverwendung, Organisation des Vertragsbeginns, Pflege von Wiedervorlageterminen, Bearbeitung von (Verlängerungs-) Optionen, Bearbeitung von Nachträgen oder Vertragsanpassungen
Grundsatztätigkeiten im Bereich Vergabe, Vergaberecht und Ausschreibungsverfahren
Verfassen der erforderlichen internen und externen Korrespondenz wie Aktenvermerke und E-Mails, Führen von Telefonaten, Dokumentation des bearbeiteten Vorgangs
Führen der Grundsatzakten des Sachgebietes für den Bereich Vergabemanagement, Schriftgutverwaltung anhand der AGA (Allgemeine Dienst- und Geschäftsanweisung), aussortieren der Unterlagen zur Aktenvernichtung, regelmäßige Aktualisierung der Arbeitsunterlagen

Ihr Profil

Befähigung für den gehobenen allgemeinen Verwaltungsdienst oder abgeschlossenes, einschlägiges Hochschulstudium (Diplom (FH)/ Bachelor) bzw.
Abschluss als Verwaltungsfachwirt oder abgeschlossene Verwaltungs- oder kaufmännische Ausbildung mit einschlägiger Berufserfahrung Erfahrung im Bereich von Ausschreibungen und Vergabewesen, vorzugsweise in der öffentlichen Verwaltung
Kenntnisse im Vergabe-/Vertragsrecht von Liefer- und Dienstleistungen
Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Programmen (Word, Excel, Outlook)
Kenntnisse im AI Vergabemanager sind von Vorteil
Kenntnisse im Finanz- und Rechnungswesen sowie SAP wünschenswert