Hays AG

Stellenangebot: Kaufmännische Assistenz (m/w/d)

Großraum Frankfurt Vollzeit

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Über uns

Mit über 15 Jahren Erfahrung in der klassischen Pharmaindustrie, Biotechnologie, Chemie und Medizintechnik kennen wir die entscheidenden Kontaktpersonen, die anspruchsvolle Aufgaben mit Potenzial ausschreiben. Die hohe Personalnachfrage eröffnet spannende Möglichkeiten für engagierte Fach- und Führungskräfte, um sich beruflich zu entwickeln und an der eigenen Karriere zu arbeiten. Als spezialisierte Personalberatung mit einem internationalen Netzwerk bieten wir Ihnen entscheidende Vorteile – und das völlig kostenfrei für Sie. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten.

Ihre Aufgaben

Organisation von internen und Kundenmeetings
Ansprechpartner für Kundenanfragen
Pflege von Stammdaten im CRM-System
Koordination der Einarbeitung neuer Mitarbeiter im Vertrieb
Bereitstellung und Aktualisierung von Unterlagen und Vorlagen, auch abteilungsübergreifend
Unterstützung bei der Bearbeitung von Angeboten, Aufträgen und Verträgen: Erstkontrolle, Verteilung und Ablage eingehender Aufträge
Formatierung, Ablage und Prüfung eingehender Verträge, einschließlich des Unterschriftenlaufs

Ihr Profil

Erfahrung in Verantwortung für das Kunden-Datenweitergabesystem an Dritte
Koordination der Schnittstellen zur Rechtsabteilung
Mitarbeit an Projekten zur Weiterentwicklung und Verbesserung administrativer und organisatorischer Prozesse
Abgeschlossene Ausbildung zu Büro-Kaufmann/-frau bzw. Office Management
Fundierte Erfahrung mit vergleichbaren Aufgaben im Assistenzbereich bzw. Office Management eines Industrieunternehmens
Sehr gute Kenntnisse des gesamten MS Office Pakets, wünschenswert sind CRM Kenntnisse (z.B. Salesfore)
Sehr gute Kommunikationsfähigkeit in deutscher und englischer Sprache in Wort und Schrift
Erwünscht sind Grundkenntnisse in und Verständnis von Vertragswesen und rechtlichen Fragestellungen
Fähigkeit zu Teamarbeit, zur Priorisierung von Aufgabenstellungen und zu Multi-Tasking
Fähigkeit zu selbständiger, effektiver und vorausschauender Arbeitsweise
Professionelles, freundliches, offenes und souveränes Wesen und Auftreten mit Freude an Kundenkontakten