Hays AG

Stellenangebot: Assistenz (m/w/d)

Erlangen Vollzeit

Jetzt bewerben

Über uns

Mit unserer langjährigen Rekrutierungserfahrung und unseren Kenntnissen des Engineering-Personalmarktes bieten wir Fach- und Führungskräften aus dem Ingenieurwesen und dem technischen Umfeld eine starke Partnerschaft. Denn durch unsere intensiven Beziehungen und Netzwerke über alle Industriebranchen hinweg vermitteln wir Ihnen als Engineering-Fachleuten spannende Projekte und attraktive Positionen. Ganz nach Ihren Interessen und abhängig von Ihren Erfahrungen und Qualifikationen. Sie profitieren dabei von einer professionellen Betreuung von der ersten Ansprache bis zum Antritt Ihres neuen Projektes bzw. Ihrer neuen Stelle - und das natürlich völlig kostenfrei. Registrieren Sie sich und freuen Sie sich auf interessante und passende Positionen und Projekte.

Ihre Aufgaben

Als Assistenz liegt Ihre Hauptaufgabe in der Betreuung der Leitung der Abteilung, zusätzlich unterstützen Sie die zugeordneten Teams
Sie übernehmen die Terminkoordination für die Führungskräfte und stimmen die Termine mit den umliegenden Sekretariaten ab
Sie übernehmen die Planung und Durchführung von on-site als auch virtuellen internen Veranstaltungen, wie Workshops, Abteilungsmeetings (Raumverwaltung, Catering, Logistik, Agenda)
Sie planen Reisen, stellen Reiseanträge, beantragen Visa, führen die Buchung und die Abrechnung durch
Sie unterstützen beim On- und Offboarding der Mitarbeitern
Sie erstellen eigenständig Folien, wie z.B. Teampräsentationen, Excel-Übersichten wie z.B. Team-Kalender und unterstützen bei Bedarf bei der Vorbereitung von Präsentationen
Sie bestellen/verwalten das IT-Equipment und unterstützen Ihre Kollegen bei der Installation neuer Software oder beim Beheben von IT-Problemen
Sie übernehmen allgemeine Sekretariatsaufgaben für die Abteilung, wie z.B. das Pflegen von Verteilern, die Aktualisierung und Pflege der Ansprechpartnerlisten sowie die Unterstützung bei der Erstellung von Formularen, das Bestellen von Büromaterial, die Bearbeitung von Postein- und -ausgang
Sie bearbeiten Anfragen in einem internationalen Konzernumfeld und unterstützen bei der Geschäftskorrespondenz auf Deutsch und Englisch
Sie fungieren als Ersthelfer/Brandschutzhelfer und führen Sicherheitsunterweisungen durch

Ihr Profil

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, fundierte Berufserfahrung im Bereich Sekretariat / Teamassistenz auf Managementeben
Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse
Erfahrung mit der Arbeit auf internationaler Ebene und interkulturelle Sensibilität
Hervorragende Fähigkeiten im Umgang mit MS-Office-Anwendungen (PowerPoint, Word, Excel, Outlook, Sharepoint), SAP, sicherer Umgang mit modernen Kommunikationstechniken (z.B. Microsoft Teams, Videokonferenzen, etc.)
Erfahrung mit IT-Tools im Sekretariatsbereich und Fähigkeit, sich selbständig neue Toolkenntnisse anzueignen. Idealerweise Kenntnis der genutzten Tools (z.B. E2E Travel (Concur), OneSRM/MyMall, SAP, myIT, BTAT)
Offenheit, Teamfähigkeit, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten
Selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise, vorausschauendes Arbeiten, Fähigkeit, sich sehr gut in Abläufe einzudenken, um diese zu planen und zu organisieren
Organisationsstark, proaktiv, diskret und zuverlässig
Einsatzbereitschaft und hohes Verantwortungsbewusstsein
Sicheres und freundliches Auftreten