Hays AG

Stellenangebot: Teamassistenz (m/w/d)

Duisburg Vollzeit

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Über uns

Bei uns stehen HR-Talenten alle Türen offen, etwa in den Bereichen Recruiting, Personalleitung, Personalentwicklung, Payroll oder HR Controlling u.v.m. Wir begleiten Sie von Anfang an kompetent durch den Recruiting-Prozess und stellen Ihnen zusätzliche Informationen kontinuierlich zur Verfügung. Profitieren Sie von unserem umfangreichen Netzwerk und sichern Sie sich damit auch den Zugang zu Positionen, die nicht am Markt ausgeschrieben sind. Darüber hinaus erhalten Sie ein detailliertes und zeitnahes Feedback von uns.

Mein Arbeitgeber

Teilzeit: 20 Stunden

Ihre Aufgaben

Koordinierung des Sicherheitszugangs und der Kundenrabatte in Zusammenarbeit mit der Gebäudeverwaltung
Ordnung im Büro halten und sicherstellen, dass es vollständig ausgestattet ist - Schreibwaren, Catering für Sitzungsräume, Snacks, Wartung
Koordinierung aller persönlichen Bürobesprechungen und -veranstaltungen - einschließlich Raumbuchungen, Catering, Einladungen usw.
Unterstützung bei der Koordinierung des Bürobetriebs, einschließlich der Verwaltung von Büromaterial, Ausrüstung und Möbeln
Bereitschaft zur Erledigung kleinerer Büroangelegenheiten und Kontaktaufnahme mit den zuständigen Personen bei Fehlern
Durchführung regelmäßiger Kontrollen des Gebäudes, d. h. Sicherstellung, dass die Brandschutzwege frei sind und die Sitzungsräume über die entsprechende Ausstattung verfügen
Unterstützung bei der Einhaltung von Nachhaltigkeits- und Compliance-Anforderungen, einschließlich der Datenerfassung für unsere Planet Mark-Zertifizierung
Zuständigkeit für Brandwache und Erste Hilfe
Verwaltung der gesamten Post - einschließlich Nachsendung von Post, Sicherstellung, dass die Kontaktdaten auf der Website auf dem neuesten Stand sind, Buchung von Kurieren
Koordinierung von Reisebuchungen und Unterstützung bei Veranstaltungen, einschließlich Taxis, Hotelbuchungen und Restaurants für GMT und Besucher
Ad-hoc-Verwaltung für GMT-Mitglieder, einschließlich Ausgaben
Führen der Bürokultur - Hauptansprechpartner für die Koordination von gesellschaftlichen Anlässen oder Veranstaltungen
Koordination von Freiwilligenprojekten für die Büros in Duisburg und München
Organisation von Restaurantbuchungen, Catering usw.
Reisen für alle, die nicht durch andere Assistenten abgedeckt sind/Überlaufreisen
Zusammenarbeit mit dem deutschen Lohnbuchhaltungsteam, um eine A1-Bestätigung für Mitarbeiter zu erhalten, falls jemand auf eine Geschäftsreise gehen muss
Adhoc-Verwaltungsprojekte auf Anweisung des HR- und des Koordinierungsteams