Stellenangebot: Verwaltungsbeschäftigte/r (w/m/d)

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) finden Sie unter https://www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-bewerbung.

Anbieter

Lehrstuhl und Institut für Nachhaltigkeit im Bauwesen

Unser Profil

Das Institut für Nachhaltigkeit im Bauwesen (INaB) hat am 1. Juni 2017 seine Arbeit an der Fakultät für Bauingenieurwesen der RWTH Aachen University aufgenommen. Wir befassen uns täglich mit den Themenfeldern des Umweltschutzes und der nachhaltigen Entwicklung. Der Schutz unseres Planeten und seine nachhaltige Entwicklung stehen auf der politischen Agenda, aber die Umsetzung dieser Ziele ist in der täglichen Praxis noch immer eine große Herausforderung.

In unserem internationalen und agilen Team befassen wir uns daher mit Nachhaltigkeitsbewertung und –forschung zur Implementierung von Methoden, die zur Messung und Verbesserung der Nachhaltigkeitsleistung z.B. in den Bereichen Bau, produzierende Primärindustrie, Mobilität, Lebensmittel/Landwirtschaft- und Textilindustrie beitragen. Damit möchten wir zu einem gesellschaftlichen Wandel beitragen, so dass zukünftige Gesellschaften und Ökosysteme resilient und im Einklang miteinander koexistieren können.

Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.inab.rwth-aachen.de/.

Ihre Aufgaben

• Eigenständige Bearbeitung von Projektabrechnungen, Drittmittelmanagament und Einkauf
• Eigenständige Bearbeitung von Controlling, insbesondere Budget-und Finanzplanung, sowie Berichtstellung
• Kontrolle aller Buchungen in SAP, Korrespondenz mit der Zentralen Hochschulverwaltung (ZVH)
• Eigenständige Bearbeitung aller nötigen Formalitäten zwischen Personalabteilung, International Office, Dekanat usw.
• Teamassistenz:
  • Terminkoordination und -organisation
  • Übernahme von Korrespondenz zu internen und externen Stakeholdern
  • Unterstützung bei der Vorbereitung von internen und externen Besprechungen und Veranstaltungen, inkl. Erstellung von Reports und Präsentations- und Arbeitsunterlagen sowie Protokollen
  • Unterstützung bei der Planung, Organisation und Vorbereitung von Dienstreisen
  • Administrative Unterstützung bei der Akquise neuer Forschungsprojekte

Ihr Profil

• Sie haben erfolgreich eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und schon Erfahrungen im Bereich Verwaltung/Teamassistenz gesammelt.
• Sie beherrschen die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift und verfügen über gute bis sehr gute Englischkenntnisse
• Sie sind sehr erfahren im Umgang mit MS Office (Word, Access, PowerPoint, Excel), und haben idealerweise SAP-Kenntnisse
• Sie haben Kenntnisse und Erfahrungen auf folgenden Gebieten oder sind bereit diese eigenständig zu erlernen:
  
  • Angebotsvorbereitungen, Ausführungen und Projektabrechnung,
  • Kostenplanung/Kalkulationsunterstützung auch in Abstimmung mit Projektpartnern,
  • Einkauf und Controlling,
  • Überwachung der Rechnungsstellung,
  • Koordination und Organisation von Terminen sowie Planung und Vorbereitung von internen und externen Besprechungen und Veranstaltungen,
  • Übernahme von Korrespondenz zu internen und externen Stakeholdern,

• Sie haben zudem:
  • Ein ausgeprägtes Organisationstalent und eine strukturierte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein,
  • Sie zeigen Kommunikationsstärke, Durchsetzungsvermögen, analytische Fähigkeiten und betriebswirtschaftliches Verständnis,
  • Kenntnisse aus dem privatwirtschaftlichen Vertriebswesen, gute Kenntnisse der Vertrags- und Steuerregelungen
  • Interesse an einer Mitarbeit an interdisziplinärem und internationalem Arbeiten und der angegliederten Forschung,
  • Interesse an der administrativen Unterstützung bei der Erstellung und Konzeption von neuen Projekt- und Forschungsanträgen

Wir bieten

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und unbefristet.
Es handelt sich um eine Teilzeitstelle mit Dreiviertel der regelmäßigen Wochenarbeitszeit.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 9a, je nach persönlicher Voraussetzung.