Stellenangebot: Beschäftigte*r (w/m/d) zur Unterstützung des Qualitätsmanagements in der Abteilung „Service & Kommunikation“

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) finden Sie unter https://www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-bewerbung.

Anbieter

IT Center

Unser Profil

Als die zentrale IT-Einrichtung der RWTH Aachen University steht das IT Center seit über 60 Jahren für Qualität in verschiedensten Bereichen. Das IT Center unterstützt die Lehr- und Forschungsaufgaben und zentralen Prozesse der Hochschule und erbringt Basisdienste und individuelle Dienstleistungen für die Hochschuleinrichtungen.

Digitalisierung, Cloud, Security und die dazugehörige IT-Infrastruktur - tagtäglich begegnen uns diese Begriffe in den Medien. Im IT Center sind Sie ganz nah dran an diesen Entwicklungen und können in diesen Bereichen auch etwas bewegen. Wir arbeiten mit den aktuellsten Technologien und sind damit ein erfolgreicher IT-Dienstleister. Der Erfolg des IT Centers basiert dabei nur bedingt auf den neuesten Technologien oder den schnellsten Rechnern, sondern in erster Linie auf den Mitarbeitenden, die sich mit großem Engagement für das IT Center einsetzen und neben großem Fachwissen gemeinsam mit den Führungskräften für eine sehr gute Arbeitsatmosphäre sorgen.

Im IT Center erwarten Sie abwechslungsreiche Tätigkeiten in einem motivierten, aufgeschlossenen und leistungsbereiten Team mit einer wertschätzenden Umgangskultur.

Wir freuen uns, Sie als Teil unseres Teams im IT Center aufzunehmen!

Ihre Aufgaben

Ihre Aufgaben innerhalb der Abteilung Service & Kommunikation umfassen:

• Anwendung von Qualitäts- und Prozessmanagementmethoden zur Unterstützung des abteilungsinternen Qualitätsmanagementsystems.
• Unterstützung bei der Analyse und Optimierung bestehender Qualitätsmanagementprozesse. Hierzu zählt bes. die Identifizierung, Beschreibung und grafische Aufbereitung von Abteilungsprozessen (Prozessmodellierung).
• Pflege der Dokumentations- und Wissensportale, insb. basierend auf der Erfassung, Dokumentation und Aufbereitung von Nutzendenproblemen mit Erarbeitung von zielgruppenspezifischen Lösungen.
• Erarbeitung von Endanwenderdokumentationen in deutscher und englischer Sprache.
• Unterstützung bei der Planung, Begleitung und Nachbereitung von Audits und Zertifizierungen der Abteilung.
• Aktive Mitwirkung bei der Implementierung, Pflege und Weiterentwicklung aller Bereiche des abteilungsinternen Qualitätsmanagementsystems.
• Beantwortung von Kund*innenanfragen, wie z.B. die Annahme, Bearbeitung und ggf. korrekte Weiterleitung an die jeweiligen Fachabteilungen.

Was erwartet Sie bei uns?

Sie werden nach einer umfassenden Einarbeitung das Team des 1st-Level-Supports für die Services des IT Centers persönlich, per Telefon, Chat und E-Mail (mit einem festgelegten Zeitkontigent) unterstützen. Dort kommunizieren Sie auf Deutsch und Englisch bei Fragestellungen rund um die Services des IT Centers. Die Unterstützung des 1st-Level Supports umfasst die Kommunikation mit Kund*innen (persönlich, per Telefon, Chat und E-Mail) auf Deutsch und Englisch bei Fragestellungen rund um die Services des IT Centers.

Die Arbeitszeiten erfolgen im festen Zwei-Schichtsystem (07:30-15:58 Uhr bzw. 10:32-19:00 Uhr).

Ihr Profil

Wir erwarten von Ihnen eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung vorzugsweise im Bereich Technik und/oder Kommunikation (IT-Systemkaufmann/-frau oder Kaufmann bzw. Kauffrau für Dialogmarketing) und erste Erfahrungen im Prozess- und Qualitätsmanagement.

Sie bringen darüber hinaus folgende Eigenschaften mit:

• Ihr ausgeprägtes (IT-)Prozessverständnis unterstützt Sie dabei, bestehende Prozesse zu analysieren, optimieren bzw. neu zu designen
• Der Umgang mit modernen Prozess- und Wissensmanagementtools ist Ihnen nicht unbekannt
• Sie haben Spaß daran, aktiv bei der Erstellung von Anwendungsdokumentationen und Schulungsunterlagen mitzuwirken.
• Sie arbeiten strukturiert, organisiert und verlässlich
• Sie haben bereits erste Erfahrungen im Bereich des Anwender*innen-/Kund*innensupports oder der Anwender*innen-/Kunden*innenberatung
• Neben Ihrer ausgeprägten Kommunikationsfähigkeit besitzen Sie eine hohe soziale Kompetenz und handeln kund*innen- und serviceorientiert
• Eine verlässliche, verantwortungsbewusste und teamorientierte Arbeitsweise sowie eine Hands-On-Mentalität zeichnet Sie aus
• Fließende Deutsch- und gute Englisch- sowie IT-Kenntnisse sind vorhanden

Wir bieten

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und befristet auf 2 Jahre.
Die Befristung richtet sich nach § 14 Abs. 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG).
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 9a, je nach persönlicher Voraussetzung.