Stellenangebot: Assistenz Prorektorate und Rektorat (w/m/d)

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) finden Sie https://www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-bewerbung

Anbieter

Rektorat

Unser Profil

Mit ca. 45.000 Studierenden und ca. 10.000 Beschäftigten ist die RWTH Aachen University eine der größten Universitäten Deutschlands und eine der führenden Technischen Hochschulen Europas. Das Rektorat der RWTH leitet unter dem Vorsitz des Rektors die Hochschule. Es ist verantwortlich für die Planung, Steuerung und Koordination fakultätsübergreifender Aufgaben, die strategische Weiterentwicklung der Hochschule und die wissenschaftsadäquate Ressourcenverteilung. Das Rektoratsbüro unterstützt den Rektor sowie die fünf Prorektor*innen durch direkte Zuarbeit bei der Erfüllung ihrer Aufgaben und arbeitet hierfür eng mit der Zentralen Hochschulverwaltung und den Fakultäten zusammen.

Aufgaben

• Unterstützung der Prorektorate und des Rektorats
• Planung, Terminierung und organisatorische Vor- sowie Nachbereitung externer und interner Termine der Prorektorate in Absprache mit den Institutssekretariaten
• Vorbereitung sowie organisatorische Betreuung von Sitzungen und Ausschüssen der Prorektorate und des Rektorats
• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung der wöchentlichen Rektoratssitzungen
• Kommunikation und Koordination sowie Schnittstelle ZHV/Fakultäten
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen
• Unterstützung des Dienstreisemanagement für die Prorektorate in Zusammenarbeit mit den Institutssekretariaten
• Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Verwaltung der Rektoratsräume einschließlich Technikbetreuung und Bewirtung
• Allgemeine Geschäftszimmertätigkeiten
• Beschaffungsvorgänge und Rechnungsbearbeitung
• Urlaubsvertretung für das Sekretariat des Rektors

Profil

• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Ausbildung
• Erfahrungen mit universitären Administrationsaufgaben
• Gute bis sehr gute Englischkenntnisse und Erfahrungen mit den gängigen MS-Office Programmen
• Teamfähigkeit, Flexibilität und serviceorientiertes Auftreten
• Vorausschauende, strukturierte und mitdenkende Arbeitsweise
• Engagement, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein

Wir bieten

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und befristet bis zum 31.07.2028.
Die Befristung richtet sich nach § 14 Abs. 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG).
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Auf Wunsch kann eine Teilzeitbeschäftigung ermöglicht werden.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 8, je nach persönlicher Qualifikation.