Stellenangebot: Verwaltungsbeschäftigte*r (w/m/d)

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) finden Sie https://www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-bewerbung

Anbieter

Lehrstuhl für Molekulare Pflanzenphysiologie

Unser Profil

Die Rheinisch-Westfälische Technische Hochschule (RWTH Aachen) wurde 1870 gegründet und ist mit etwa 45.000 Studierenden in ca. 190 Studiengängen die größte technische Hochschule in Deutschland. Mehr als 7.000 Studierende und mehr als 900 Doktorand/innen schließen jährlich ihr Studium an der RWTH Aachen ab. Die hohe Zahl internationaler Studierender sowie das exzellente globale Netzwerk mit über 100 Universitäten weltweit unterstreichen den guten internationalen Ruf der Hochschule. Die von uns angebotene Vollzeitstelle ist zur Hälfte am Lehrstuhl für Molekulare Botanik unter der Leitung von Frau Prof. Dr. Tony Heitkam und zur anderen Hälfte am Lehrstuhl für Molekulare Pflanzenphysiologie, derzeit kommissarisch geleitet von Prof. Dr. Joost van Dongen, des Fachbereichs Biologie und Biotechnologie der Fakultät für Mathematik und Naturwissenschaften der RWTH Aachen angesiedelt. Die Forschungsprojekte beider Lehrstühle reichen von der Grundlagenforschung bis hin zu anwendungsorientierten Projekten. Unsere Lehre leisten wir in den Studiengängen Bachelor Biologie, Bachelor Molekulare und Angewandte Biotechnologie und Bachelor Lehramt Biologie sowie in aufbauenden Masterstudiengängen.

Aufgaben

Als Verwaltungsbeschäftigte*r spielen Sie eine Schlüsselrolle für den reibungslosen Ablauf unserer Lehrstühle und tragen maßgeblich zum Erfolg unserer Forschungs- und Bildungsprojekte bei.

Ihre Aufgaben umfassen unter anderem:

• Selbstständige Abwicklung von verschiedenen Drittmittelprojekten (DFG, Bund, Land, Industrie & Wirtschaft), d.h. Budgetkalkulation- & überwachung, Erstellung von Mittelanforderungen sowie von Zwischen- & Schlussverwendungsnachweisen
• Administrative Abwicklung aller Personalangelegenheiten, dazu zählen die Erstellung von Einstellungsanträgen für nicht-wissenschafliches & wissenschaftliches Personal sowie aller studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräfte
• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen in SAP FIORI sowie von Exkursionen im In- & Ausland
• Bearbeitung der Eingangs- & Ausgangsrechnungen in SAP FIORI
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben und Büroorganisation inkl. Korrespondenz auf Deutsch und Englisch
• Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen (Meetings, Seminare, Workshops), Publikums- und Besucherempfang sowie Bewirtung von Gästen
• Unterstützung im Bereich Lehrorganisation, administrative Abwicklung von Abschlussarbeiten in den Lehrstühlen
• Unterstützung bei der Beschaffung von wissenschaftlicher Ausrüstung

Hinweis zur Bewerbung:

Bitte bewerben Sie sich mit aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, etc.) zusammengefasst als einziges PDF-Dokument per E-Mail an: sekretariat@bio3.rwth-aachen.de

Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung im Verwaltungs- oder Bürobereich, z. B. Kaufleute für Büromanagement
• Berufserfahrung im Verwaltungsbereich, vorzugsweise im Hochschulumfeld
• Sehr gute Kenntnisse und Fertigkeiten im Umgang mit MS-Office Anwendungen, bestenfalls auch mit SAP
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen und gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
• Freude am Arbeiten in einem Bereich mit Publikumsverkehr und einem internationalen Team
• Sicheres Auftreten sowie hohe kommunikative und soziale Kompetenz
• Strukturierte und systematische Arbeitsweise
• Organisationskompetenz sowie Fähigkeit zum eigenverantwortlichen Handeln
• Wünschenswert sind Kenntnisse im Bereich Haushalts- und Personalrecht sowie Drittmittelbewirtschaftung

Wir bieten

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum 01.02.2026 zu besetzen und unbefristet.
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 9a, je nach persönlicher Qualifikation.