Stellenangebot: Verwaltungsbeschäftigte/r im Servicebüro des Zentralen Prüfungsamtes (w/m/d)

Über uns

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) finden Sie https://www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-bewerbung

Anbieter

Abteilung 1.3 - Zentrales Prüfungsamt

Unser Profil

Innerhalb des Dezernates 1.0, Akademische und studentische Angelegenheiten, verwaltet das Zentrale Prüfungsamt (Abteilung 1.3) in Zusammenarbeit mit den Prüfungsausschüssen, den Lehrenden, den Prüfenden und den Fachstudienberatungen die Prüfungen für fast alle Studiengänge der RWTH Aachen. Dies umfasst unter anderem die Erfassung von Prüfungsleistungen in RWTHonline, die Verwaltung von Prüfungsan- und abmeldungen und die Zulassungsprüfung zu Abschlussarbeiten. Außerdem ist das Zentrale Prüfungsamt eine Serviceeinheit, die verschiedene Bescheinigungen ausgibt und Absolvent*innen erhalten hier ihre Zeugnisunterlagen. Zusätzlich stellt das Zentrale Prüfungsamt Zweitschriften von Abschlussunterlagen aus und führt deren Verifikation durch. Daneben besteht ein wesentlicher Punkt der Arbeit des Zentralen Prüfungsamtes in der Beratung und Kommunikation. Es ist zentraler Ansprechpartner für Studierende, aber auch Prüfende und andere Organisationseinheiten der RWTH Aachen, in allen Fragen rund um Prüfungsangelegenheiten.

Für das Zentrale Prüfungsamt suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Mitarbeiter*in zur Unterstützung im Servicebüro.

Aufgaben

• Bearbeitung von Abschlussdokumenten in enger Zusammenarbeit mit den Sachbearbeiter*innen
• Persönliche Ausgabe und Versand von Abschlussunterlagen an die Absolvent*innen
• Bearbeitung von Verifikationsanfragen
• Erfassung eingehender ärztlicher Atteste von Studierenden
• Erstellung von Zweitschriften
• Beratung der Studierenden zu allgemeinen Fragen (telefonisch und per E-Mail)

Profil

Wir sind auf der Suche nach einem neuen Teammitglied mit

• einer abgeschlossenen kaufmännischen Berufsausbildung oder einer vergleichbaren Qualifikation,
• einer sehr hohen Serviceorientierung, Freude im Umgang mit Studierenden sowie einer hohen Motivation, Lösungen für die Anliegen der Studierenden und Absolvent*innen zu finden
• einem sehr hohen Maß an Sorgfalt, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein sowie einer strukturierten Arbeitsweise,
• einer ausgeprägten Teamfähigkeit und hoher Belastbarkeit,
• sehr guten Deutsch- und guten Englischkenntnissen,
• sicherem Umgang mit den gängigen Microsoft Office-Programmen (Word, Excel, Outlook).

Wünschenswert sind darüber hinaus

• Erfahrungen mit einer Campus-Management-Software und einem Dokumentenmanagementsystem oder die Bereitschaft, sich zügig in die von uns verwendeten Programme einzuarbeiten,
• Berufserfahrung an einer Hochschule sowie Kenntnisse über den Aufbau und Ablauf eines Studiums.

Wir bieten

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und befristet auf zwei Jahre.
Die Befristung richtet sich nach § 14 Abs. 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG).
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 6, je nach persönlichen Voraussetzungen.