Wenn ein Kollege, ein Vorgesetzter, ein Mandant, ein langjähriger Klient oder ein geschätzter Geschäftspartner verstirbt, dann ist eine Beileidsbekundung nicht nur eine Herzensangelegenheit, sondern zutiefst eine Frage des Anstands sowie guter Umgangsformen. Eine solche Nachricht sollte nicht aus einem einzigen Satz und einer Signatur bestehen und auch ein Vordruck ist ein absolutes No Go! Eine Beileidsbekundung muss Anteilnahme und Trost zum Ausdruck bringen und den Verstorbenen ehrbar würdigen.
Geschäftliche Beileidsbekundungen erfordern sehr viel Fingerspitzengefühl
Es ist nicht immer ganz einfach, Beileidsbekundungen zu schreiben, doch im Geschäftsleben häufig unvermeidbar und eine Frage der Professionalität. Gerade der Todesfall einer nahestehenden und geliebten Person ist etwas, das kein Mensch allein durchleben sollte. Die Schmerzen und die tiefe Trauer, die der Verlust mit sich bringt, kann die Angehörigen schnell an den Rand der Verzweiflung bringen. Die Anteilnahme der Mitmenschen und das aufrichtige Beileid sind eine sehr wertvolle Unterstützung, wenn es darum geht, für immer Abschied zu nehmen.
Bei einer geschäftlichen Beileidsbekundung müssen jedoch einige Dinge ausreichend Beachtung finden, so beispielsweise der Stil. Das Kondolenzschreiben sollte weder zu pathetisch noch theatralisch oder gar kreativ geschrieben sein.
In diesem Beitrag erfahren Sie alles Wichtige rund um dieses zentrale Thema im Job.
Was ist eigentlich eine Beileidsbekundung?
Es fällt uns allen meistens sehr schwer, den Angehörigen eines Verstorbenen aufrichtiges Beileid auszusprechen. Wenn ein lieber Mensch stirbt, geht es darum, seine eigenen Emotionen in schlichte, aber aufrichtige Wort zu fassen. Der Terminus „Kondolenz“ stammt aus dem Lateinischen und bedeutet übersetzt „Mitgefühl haben“.
Mitgefühl ist das zentrale Stichwort in diesem Zusammenhang, denn es vermittelt den Angehörigen in ihrer schwersten Zeit, Ihr aufrichtiges Beileid, Ihr Trost und Ihre tiefe Trauer.
In eine Beileidsbekundung gehören ausschließlich positive Worte, dennoch erfordern die Formulierung und der Schreibstil viel Feingefühl.
Wann ist der richtige Zeitpunkt, um eine Beileidsbekundung zu versenden?
Im Idealfall sollten Sie das Kondolenzschreiben unmittelbar nach dem Erhalt der Todesnachricht verfassen. Wenn es um den richtigen Zeitpunkt geht, gilt die Faustregel: „Je früher, desto besser.“ Auch wenn es Ihnen alles andere als leichtfällt, Ihr Beileid zu bekunden, so sollten Sie dennoch nicht allzu lange damit warten! Reagieren Sie sofort, nachdem Sie vom Ableben erfahren haben. Wenn Sie über die Traueranzeigen in der Zeitung vom Tod der Person erfahren haben, sollten Sie sich daraufhin mit einem Kondolenzschreiben an die hinterbliebenen Angehörigen melden. Auf diese Weise können Sie Ihre Gefühle vermitteln und die trauernden Angehörigen in diesen schmerzlichen Zeiten in ihrer Trauer begleiten.
Sie sollten also in keinem Fall zu lange mit Ihrer Kondolenz-Nachricht warten, denn sonst könnten mühsam heilende Wunden bei den Angehörigen wieder aufreißen.
Es spielt dabei keine Rolle, ob der Todesfall überraschend und unerwartet eingetreten ist, durch einen Verkehrsunfall oder einen Suizid verursacht wurde oder die Folge einer schweren Krankheit ist.
Moderne Digitalisierung hin oder her – eine Beileidsbekundung sollten Sie immer handschriftlich verfassen. Wenn Sie die Beileidsbekundung unbedingt am Computer verfassen wollen, sollten Sie in jedem Fall die Anrede, die Grußformel und Ihre Unterschrift handschriftlich hinzufügen.
Unterschriftsergänzungen wie zum Beispiel „i. V.“ oder „i. A.“ sind völlig unangemessen.
Die richtigen Worte finden: Wie wird im Trauerfall richtig kondoliert?
Sein Beileid drückt man gegenüber den nahestehenden Angehörigen des Verstorbenen aus:
- Ehepartnern
- Eltern
- Kindern
- Schwiegertöchter und Schwiegersöhne.
- Die nächsten Familienangehörigen sind also die Empfänger des Kondolenzschreibens, doch auch Lebenspartner wird im Allgemeinen das Beileid ausgesprochen.
Man kondoliert nicht:
- entfernten Verwandten des Verstorbenen
- Vereinskameraden
- Nachbarn
- Arbeitskollegen.
Wenn zu einer hinterbliebenen Person ein besonders enges Verhältnis besteht, so kann man dieser in einer gesonderten Nachricht nochmals die Anteilnahme bekunden. Das sollte aber immer zusätzlich zur Kondolenzkarte an die anderen Trauernden geschehen.
Welche Form sollte eine Beileidsbekundung haben?
Welche Form für das Kondolenzschreiben angemessen ist, hängt hauptsächlich von Ihrem Verhältnis zur verstorbenen Person sowie zu den Hinterbliebenen ab. Hatten Sie eine vertraute und freundschaftliche Beziehung, sollten Sie unbedingt persönlich kondolieren. In einem reinen Geschäftsverhältnis ist eine schriftliche Beileidsbekundung in Form einer Trauerkarte angemessen. Doch hier müssen einige Regeln beachtet werden, um den notwendigen Respekt zu wahren.
Mündlich, telefonisch, per WhatsApp oder E-Mail?
Die Kondolenzkarte oder der Beileidsbrief sollte immer handschriftlich geschrieben werden. Ein passendes Zitat, ein kleines Trauergedicht oder ein tröstender Spruch darf aber gerne auch eingedruckt sein. Sie können der Karte oder dem Brief auch eine ausgedruckte tröstende Geschichte beilegen. Einige persönliche Worte dürfen jedoch in keinem Fall fehlen.
Wenn Sie ein enges Verhältnis zu den trauernden Hinterbliebenen pflegen oder auch häufiger mit ihnen telefonieren, können Sie Ihr Beileid auch über einen Telefonanruf bekunden. Das ist zum Beispiel dann angebracht, wenn Sie zum Zeitpunkt der Todesnachricht im Ausland unterwegs sind und eine schriftliche Kondolenzkarte zu spät ankommen würde. In einer solchen Situation dürfen Sie gerne zum Hörer greifen.
Das Telefonat ersetzt das schriftlich ausgedrückte Beileid jedoch nicht. Schreiben Sie trotzdem eine Karte an die hinterbliebenen Trauernden. Sie können im Text Bezug auf das Telefongespräch nehmen.
SMS oder Whats App ist kein geeigneter Weg, um sein Beileid und seine Anteilnahme zu bekunden.
Die geschäftliche Beileidskarte – wer verfasst sie und was sollte sie enthalten?
Bei einem Mandanten oder Klienten schreibt der Anwalt oder die Person im Unternehmen, die den Verstorbenen betreut hat.
Bei Geschäftspartner oder Mitarbeitern schreibt der zuständige Vertreter der Geschäftsführung beziehungsweise der zuständige Abteilungs- oder Bereichsleiter.
Wenn es sich bei dem Verstobenem zum Beispiel um einen Mitarbeiter handelt, kann im Kondolenzschreiben darauf hingewiesen werden, wie:
- angenehm die Zusammenarbeit mit der Person gewesen ist.
- was seine Persönlichkeit besonders ausgezeichnet hat.
- welche Verdienste die Person im Unternehmen oder in der Kanzlei hatte
- wie beliebt und angesehen die verstorbene Person bei den anderen Kollegen, Vorgesetzten und/oder Geschäftspartnern war.
Solche warmherzigen und positiven Worte haben für die hinterbliebenen Angehörigen etwas sehr Tröstendes.
Die äußere Form der Beileidsbekundung – das A und O
Die Beileidsbekundung beginnt nicht erst mit dem Inhalt! Vielmehr sollten Sie auch größte Sorgfalt auf die äußere Form des Kondolenzschreibens legen.
Dabei gibt es folgendes zu beachten:
Verzichten Sie bitte auf Papier und Kuvert mit schwarzem Rand: Diese Form bleibt ausschließlich den hinterbliebenen Angehörigen vorbehalten.
- Verwenden Sie kein farbiges Kuvert und auch keinen Umschlag mit Fenster.
- Benutzen Sie bitte keine Frankiermaschine, sondern machen Sie den Umschlag mit einer normalen Briefmarke frei.
- Das verwendete Briefpapier sollte keine Anschrift enthalten und ebenso keine Betreffzeile!
- Schreiben Sie als Empfänger nicht: „An das Trauerhaus“. Nennen Sie die Adressaten beim Namen.
- Verfassen Sie die Beileidskarte oder den Kondolenzbrief in jedem Fall handschriftlich. Das Schreiben mit dem PC oder der Schreibmaschine ist nicht angebracht.
- Schreiben Sie mit einem schwarzen Stift auf einem weißen Papier. Sie können die zweite Seite Ihres Firmenbriefpapiers nutzen, doch achten Sie unbedingt darauf, dass keine Bankverbindungen oder Steuer-ID darauf abgedruckt sind. Nur unbedrucktes Papier kommt in Frage.
- Senden Sie Ihre Beileidsbekundung so zeitnah wie möglich ab.
Sollte die Kondolenzkarte von Kollegen mitunterschrieben werden?
Die geschäftliche Beileidsbekundung sollte ausschließlich vom Vorgesetzten unterschrieben werden. Die anderen Kollegen sollten sich in diesem Fall zurückhalten. Falls ein persönliches Freundschaftsverhältnis zum verstorbenen Mitarbeiter bestand, kann eine private Kondolenzkarte geschrieben werden.
Zu einer Glückwunschkarte passt es, wenn darauf zwanzig Unterschriften stehen, doch zu einer Trauerkarte absolut nicht. Die Führungskraft sollte immer im Namen des gesamten Unternehmens das Mitgefühl und die Anteilnahme bekunden.
Bei einer Traueranzeige sieht es ein wenig anders aus: Hier ist auch der Betriebsrat und/oder der Vorstand mit dabei.
Wie muss eine Beileidsbekundung formuliert werden?
Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, Ihre Gefühle in Worte zu fassen und der Familie der verstorbenen Person somit viel Trost und Anteilnahme zu spenden.
Das Wichtigste an der persönlichen Beileidsbekundung ist, dass Sie das, was Sie sagen, aufrichtig meinen. Das wird Ihr Gesprächspartner sofort spüren, vor allem dann, wenn es sich bei der verstorbenen Person um einen guten Freund oder Kollegen gehandelt hat, der Sie schon länger kannte.
Den Formulierungen auf der Trauerkarte oder im Kondolenzschreiben kommt natürlich eine große Bedeutung zu. Denken Sie beim Verfassen Ihres Beileids an die verstorbene Person und versuchen Sie den schmerzhaften Verlust empathisch mit den Hinterbliebenen zu teilen. Wenn Ihnen das gelingt, wird sich das in warmherzigen und trostreichen Worten widerspiegeln und das werden die Trauernden dankbar spüren.
- Kannten Sie die oder den Verstorbenen sehr gut?
- Wie tief und vertraut war das Verhältnis zueinander?
- Wie haben Sie de dahingeschiedenen Menschen in Erinnerung?
- Denken Sie über diese und ähnliche Fragen nach, um eine angemessene Formulierung zu finden und Ihre Wertschätzung, aber auch Ihre Trauer zum Ausdruck zu bringen.
- Im Allgemeinen ist es sehr gut, wenn Sie auf persönliche Erlebnisse und Erfahrungen mit der verstorbenen Person eingehen können.
- Je besser Sie die verstorbene Person gekannt habe, desto mehr Zeit dürfen Sie sich für die Wertschätzung und Verabschiedung dieses Menschen nehmen.
- Achten Sie darauf, aus Ihren Worten keine Lobeshymne zu machen.
- Schreiben Sie wirklich nur über Dinge, die Sie auch gemeinsam erlebt haben.
- Schreiben Sie nur über Eigenschaften, die Sie an der verstorbenen Person auch tatsächlich geschätzt haben.
Genau diese gemeinsame Erinnerung an den verstorbenen Menschen, an eine schöne, gemeinsam verbrachte Zeit kann für die Trauerfamilie oder einzelne Hinterbliebene sehr viel bedeuten.
Wenn eine vertraute und enge Beziehung zur verstorbenen Person und der hinterbliebenen Familie bestand, ist es eine sehr freundliche und zuvorkommende Geste, nicht nur das eigene Mitgefühl zu bekunden, sondern auch tatkräftige Unterstützung für die nun folgenden schweren Zeiten anzubieten. Auch ein gutes und vertrautes Gespräch kann den trauernden Personen sehr helfen, den schmerzlichen Verlust zu verarbeiten.
Kennen Sie die Hinterbliebenen nur flüchtig, weil Sie zum Beispiel mit Ihnen zusammenarbeiten? In einem solchen Fall ist eine aufrichtige Anteilnahme und Beileidsbekundung vollkommen angemessen.
Beispiele, Tipps & Inspirationen für die Trauerkarte
Wenn Sie eine Kondolenzkarte schreiben, können Sie sich natürlich gerne Inspiration im Internet holen. Dort finden Sie viele schöne Trauersprüche oder Zitate bekannter Schriftsteller, Philosophen oder Dichter. Solche Zitate oder Sprüche fassen meistens genau das in Worte, was Sie gerne sagen möchten, doch vielleicht nicht genau wissen, wie.
Sie müssen auch nicht immer einen langen Text verfassen. Auch kurze Beileidsbekundungen reichen vollkommen aus, um die eigene Anteilnahme und die Trauer zu zeigen.
Ein Beispiel hierfür:
„Wir trauern mit Ihnen und möchten Ihnen unser herzliches Beileid und unser Mitgefühl in diesen schweren Stunden aussprechen.“
War die Beziehung zum Verstorbenen vertrauter und inniger, können Sie Ihre Wertschätzung und Anteilnahme auch in einer längeren Beileidsbekundung ausdrücken:
„Liebe Familie Bachmeier,
zum schmerzlichen und plötzlichen Verlust Eures Ehemannes und Vaters möchte ich – stellvertretend auch für das gesamte Team – unser herzliches Beileid aussprechen. Wir werden Martin immer als einen lebensfrohen, geduldigen, fleißigen und aufrichtigen Menschen in Erinnerung behalten. Sein Tod hinterlässt in unseren Herzen und unserem Unternehmen eine große Lücke. Gemeinsam mit Euch stehen wir diese schmerzliche und schwere Zeit durch. Wir sind immer für Euch da.“
Wie sieht der korrekte Aufbau einer Beileidsbekundung aus?
Egal, ob Sie sich für eine Beileidsbekundung auf einer Trauerkarte oder für ein längeres Kondolenzschreiben entscheiden, ein Punkt ist von essenziell wichtiger Bedeutung, nämlich: Die persönliche Note! Durch Ihre einfühlsamen Worte bringen Sie die Aufrichtigkeit Ihrer Anteilnahme zum Ausdruck.
Auch wenn Sie einen Trauerspruch miteinbringen, sollten Sie nicht auf einen kurzen persönlichen Gruß verzichten.
Es gibt keine festgelegten Regeln, wie eine schriftliche Beileidsbekundung aufgebaut sein muss. Doch es bietet sich durchaus an, eine klare Struktur zu befolgen.
Diese könnten wie folgt aussehen:
Anrede
„Liebe/Lieber…“ klingt wesentlich persönlicher als „Sehr geehrte/Sehr geehrter…“. Letzteres ist jedoch durchaus angebracht, wenn Sie die Empfänger nicht beziehungsweise nicht so gut kennen.
Möglich sind auch Formulierungen wie „Liebe Angehörige“, „Liebe Familie“ oder „(Mein/Meine) lieber/liebe Vorname“.
Einleitung
Schreiben Sie hier beispielsweise, wie Sie vom Tod der Person erfahren haben.
Eigene Beileidsbekundung
An dieser Stelle sprechen Sie Ihr persönliches Mitgefühl und Ihre Anteilnahme aus. Gehen Sie hier auf Ihre Gefühle ein und teilen Sie diese mit den Hinterbliebenen. Dieser Teil des Kondolenzschreibens kann sehr persönlich und auch emotional formuliert werden.
Eigene Worte und persönliche Gedanken
Schreiben Sie an dieser Stelle, woher Sie und die verstorbene Person sich kannten. In welchem Verhältnis standen Sie zueinander? Das verleiht Ihrer Kondolenz eine persönliche Note.
Andenken an den Verstorbenen
Sichern Sie den hinterbliebenen Trauernden zu, dass Sie die verstorbene Person niemals vergessen werden. Das Wissen, dass auch andere Mitmenschen den Verstobenen nicht vergessen werden, spendet sehr viel Trost.
- Unterstützung anbieten
- Falls es angebracht ist, können Sie Hilfe und Unterstützung bei der Trauerverarbeitung anbieten. Die Hilfe kann emotionaler oder praktischer Art sein.
- Hier kommt es darauf an, wie eng das Verhältnis zwischen Ihnen und dem Verstorbenen war.
- Schlussworte und Gruß
- Beenden Sie Ihre Beileidsbekundung mit einem respektvollen und persönlichen Gruß.
- „Mit freundlichen Grüßen“ ist hier definitiv der falsche Ansatz.
- Mögliche Formulierungen sind:
- In tiefer Verbundenheit
- In liebevollem Gedenken
- In stillem Gedenken
- Mit aufrichtiger Anteilnahme.
Der schwierigste Part einer schriftlichen Beileidsbekundung ist in jedem Fall der Anfang. Lassen Sie sich ruhig Zeit zum Verfassen der Zeilen.
10 beispielhafte Beileidsbekundungen:
Liebe/r … mit großer Trauer habe ich vom Tod deiner Mutter erfahren. Bitte nimm mein aufrichtiges Beileid entgegen. Ich wünsche dir und deiner Familie in dieser schweren Zeit viel Kraft und bin in Gedanken bei euch. Herzliche Grüße x
Liebe/r… die Nachricht vom Tod deines Vaters hat mich tief getroffen. Mein herzliches Beileid für dich und deine Familie. Ich erinnere mich gerne an die schönen Stunden, die wir zusammen mit deinem Vater verbracht haben. In dieser schweren Zeit wünsche ich dir viel Kraft. Dein/e Freund/in x
Liebe/r …, mit Bestürzung haben wir vom Ableben deiner Frau erfahren. Unser aufrichtiges Beileid gilt dir und deinen Kindern. Wenn wir irgendetwas für dich tun können, lass es uns bitte wissen. Unsere Gedanken sind in dieser schweren Zeit bei dir. Herzlichst, …
Liebe/r …, wir trauern mit dir um den Verlust deines geliebten Bruders. Unser herzliches Beileid für dich und deine Familie. Mögen die schönen Erinnerungen an die gemeinsame Zeit euch Kraft und Trost schenken. Wir sind in Gedanken bei euch. Alles Liebe, ….
Liebe/r …, mit tiefer Bestürzung haben wir die traurige Nachricht vom Tod deiner Großmutter vernommen. Bitte nimm unser aufrichtiges Beileid entgegen. Wir sind in Gedanken bei dir und wünschen dir in dieser schweren Zeit viel Kraft. Herzlichst, ….
Liebe/r …, die Nachricht vom plötzlichen Tod deines Mannes hat uns zutiefst getroffen. Wir möchten dir und deinen Kindern unser tief empfundenes Beileid aussprechen. Unsere Gedanken sind bei euch. In aufrichtiger Trauer, …
Liebe/r …, wir sind zutiefst erschüttert vom Tod deiner Schwester und sprechen dir und deiner Familie unser herzliches Beileid aus. Unsere Gedanken sind bei euch. Wenn wir dir in dieser schweren Zeit irgendwie beistehen können, lass es uns bitte wissen. Mit traurigen Grüßen, …
Liebe/r …, mit großer Betroffenheit haben wir vom Tod deiner lieben Oma erfahren. Bitte nimm unser aufrichtiges Beileid entgegen. Wir sind in Gedanken bei dir und wünschen dir viel Kraft in dieser schweren Zeit. In stiller Anteilnahme, …
Liebe/r …, der plötzliche Tod deines Vaters macht uns fassungslos. Bitte nimm unser tief empfundenes Beileid entgegen. Unsere Gedanken sind bei dir und deiner Familie. Wir wünschen euch viel Kraft für diese schwere Zeit. In aufrichtiger Anteilnahme, …
Liebe/r …, mit Bestürzung haben wir die traurige Nachricht vom Tod deines geliebten Großvaters vernommen. Unser herzliches Beileid gilt dir und deiner Familie. In Gedanken sind wir bei euch in dieser schweren Zeit. In stiller Trauer, …
Wann sollte keine Beileidsbekundung erfolgen?
Es gibt auch Fälle, in denen auf eine Beileidsbekundung verzichtet werden sollte. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn die Hinterbliebenen ausdrücklich in ihrer Traueranzeige darum bitten. In den meisten Fällen werden dabei Sätze verwendet wie zum Beispiel: „Von Beileidsbekundungen am Grab bitten wir abzusehen“.
An solche Wünsche der Trauernden sollten Sie sich unbedingt halten. Kondolieren Sie in einem solchen Fall am Grab nicht. Dennoch können Sie Ihr Mitgefühl bekunden und eine Trauerkarte versenden. In einigen Fällen gibt es die Möglichkeit, sich in ein Kondolenzbuch einzutragen.
Unser Fazit – eine Beileidsbekundung ist wichtig, aber bitte nur richtig!
Die Beileidsbekundung kann den Angehörigen in einer schwierigen Zeit Trost spenden und ist auch im geschäftlichen Miteinander angemessen und gehört zum guten Ton mit dazu. Sprechen Sie so bald wie möglich Ihre Anteilnahme aus, wenn Sie vom Tod eines anderen Menschen erfahren haben.
Äußern Sie Ihre Gedanken und Gefühle in einer Trauerkarte oder einem Kondolenzschreiben. Achten Sie aber auf die richtige Form und die passenden Formulierungen, insbesondere bei der Verwendung von Trauersprüchen. So können die Hinterbliebenen aus Ihren Worten der Wertschätzung noch lange Trost schöpfen.
