Virtuelle Assistenz werden: Frei, selbstbestimmt & digital arbeiten

Als Virtuelle Assistenz – kurz VA – übernimmst du Aufgaben für deine Kunden digital, meist im Homeoffice. Das kann von E-Mail-Management über Terminplanung bis zu Social Media, Buchhaltung oder Kundenservice reichen. Je nach deinen Fähigkeiten und Interessen kannst du dich als Allrounder:in oder Spezialist:in positionieren.

Typische Aufgabenbereiche:

• Kommunikation & E-Mail-Management
• Kalenderpflege & Reiseplanung
• Datenrecherche & Dokumentenerstellung
• Social Media Betreuung
• Online-Kundensupport
• Rechnungserstellung & vorbereitende Buchhaltung

• Flexibilität pur: Du entscheidest, wann und wo du arbeitest.
• Selbstbestimmung: Du suchst dir deine Kunden selbst aus.
• Vielfalt: Kein Tag ist wie der andere, du kannst dich stetig weiterentwickeln.
• Zukunftssicher: Immer mehr Unternehmen lagern Aufgaben an virtuelle Assistenzen aus.

Gerade für Menschen, die sich ein freies Arbeitsleben wünschen, ist der VA-Job ein echtes Karriereupgrade – und oft der erste Schritt in die Selbstständigkeit.

Das Schöne: Um virtuelle Assistenz zu werden, brauchst du keinen bestimmten Abschluss. Viel wichtiger sind Soft Skills und deine Bereitschaft, dich in neue Tools und Themen einzuarbeiten.

Geeignete Ausgangsberufe & Ausbildungen

Du musst nicht aus dem Online-Marketing kommen, um VA zu werden. Viele Berufe bringen bereits wertvolle Grundlagen mit, die du ideal ins VA-Business einbringen kannst:

Beispiele:

• Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement
• Office-Manager:in
• Hotelfachfrau/-mann
• Veranstaltungskauffrau/-mann
• Fremdsprachenkorrespondent:in
• Medien- oder Marketingkauffrau/-mann
• Assistenz der Geschäftsführung
• Personaldisponent:in
• Kundenservice oder Call-Center-Erfahrung
• Verwaltungsfachangestellte
• Steuer- oder Rechtsanwaltsfachangestellte
• Social-Media-Manager:in
• Journalist:innen oder Blogger:innen
• Studierende mit Organisationstalent und Digitalaffinität

Kurz gesagt: Alles, was mit Organisation, Kommunikation, Administration oder digitalen Tools zu tun hat, ist eine gute Basis.

Wichtige Eigenschaften:

• Zuverlässigkeit & Selbstorganisation
• Kommunikationsstärke
• Digitales Grundverständnis
• Lernbereitschaft
• Diskretion & Professionalität

• Was kannst du gut? → Notiere deine Stärken, Soft Skills und Erfahrungen.
• Wen willst du unterstützen? → Definiere deine Zielgruppe (z. B. Coaches, Selbstständige, Online-Shops).
• Was bietest du an? → Erstelle eine Angebotsübersicht.
• Sichtbarkeit aufbauen: Präsentiere dich über eine eigene Website, Social Media (z. B. Instagram, LinkedIn) oder spezialisierte Plattformen für virtuelle Assistenz.

Du hast einen festen Job, träumst aber von mehr Freiheit? Perfekt! Gerade in dieser Phase kannst du dich gut vorbereiten und langsam deine Selbstständigkeit aufbauen.

So geht’s:

• Wissen aufbauen: VA-Blogs lesen, Podcasts hören, Online-Kurse machen.
• Tools ausprobieren: Trello, Asana, Notion, Google Workspace – viele Tools sind kostenlos.
• Google-Zertifikate & Online-Kurse: Projektmanagement, Kommunikation, digitale Tools – z. B. über Coursera oder Udemy.
• Nebenbei starten: Erste Mini-Aufträge am Wochenende oder abends.
• Struktur schaffen: Feste Zeitfenster für den VA-Aufbau.
• Netzwerken: Facebook-Gruppen, Online-Communities, virtuelle Meetups.
• Finanzen prüfen: Wann kannst du den Absprung wagen? Rücklagen helfen!

Die meisten VAs arbeiten selbstständig mit eigenen Kunden. Doch für den Einstieg kann auch eine Tätigkeit über eine Agentur oder Plattform sinnvoll sein – etwa auf Stundenbasis oder Minijob-Basis.

Möglichkeiten:

• Eigene Selbstständigkeit (mit Gewerbe)
• Freelance-Tätigkeit über Plattformen
• Anstellung über VA-Agenturen

Du brauchst keine High-End-Ausstattung. Ein stabiler Laptop, Internet und ein paar clevere Tools reichen aus.

Empfohlene Tools:

• Projektmanagement: Trello, Asana, Notion
• Kommunikation: Zoom, Slack, MS Teams
• Organisation: Google Workspace, Dropbox
• Buchhaltung: sevDesk, Lexoffice
• Zeiterfassung: Toggl, Clockify

Der Anfang ist meist das Schwerste. Wichtig ist: sichtbar werden und dranbleiben!

Möglichkeiten für die Kundensuche:

• VA-Jobplattformen (z. B. Fernarbeit.net, Virtuelle Assistentin)
• Freelancer-Marktplätze (z. B. Fiverr, Upwork)
• Facebook-Gruppen & Business-Foren
• Eigene Website, SEO, Content-Marketing
• Social Media (z. B. LinkedIn, Instagram)
• Empfehlungen aus dem Umfeld

Übliche Anfängerpreise liegen zwischen 25 und 40 €/Stunde. Fortgeschrittene verdienen 50 € und mehr – je nach Spezialisierung.

Wichtig:

• Kalkuliere deine Fixkosten (z. B. Versicherung, Steuerberater).
• Vermeide Dumpingpreise – dein Know-how ist wertvoll.
• Überlege: Stundenlohn oder Paketpreise?

• Selbstorganisation: Schaffe klare Strukturen und Routinen.
• Kundensuche: Nicht entmutigen lassen – es braucht Zeit!
• Unsicherheit: Tausch dich mit anderen VAs aus, hol dir Unterstützung.
• Rechtliches & Finanzen: Kläre Steuern, Gewerbeanmeldung & Co. frühzeitig.

Virtuelle Assistenz zu werden ist kein Hexenwerk. Du brauchst kein abgeschlossenes Studium, sondern Motivation, Lernbereitschaft und ein klares Ziel. Wenn du strukturiert vorgehst, dich weiterbildest und dein Angebot mit Herzblut entwickelst, kannst du dir ein flexibles, erfüllendes Arbeitsleben aufbauen.

👉 Du willst virtuelle Assistenz werden? Dann fang an, dich zu informieren, bau dein Profil auf und starte nebenberuflich durch. Die digitale Arbeitswelt braucht genau Menschen wie dich!

Mach den Selbsttest – je mehr du mit Ja beantworten kannst, desto besser bist du vorbereitet!

🔹 Persönliche Voraussetzungen

☐ Ich wünsche mir mehr Flexibilität in meinem Arbeitsleben
☐ Ich kann gut selbstständig und strukturiert arbeiten
☐ Ich bin offen für Neues und bereit, mich digital weiterzubilden
☐ Ich traue mir zu, mit verschiedenen Kund:innen zu kommunizieren
☐ Ich kann mit Unsicherheiten (z. B. beim Start) umgehen

🔹 Technisches Setup

☐ Ich habe einen Laptop oder PC mit Internetzugang
☐ Ich bin bereit, digitale Tools wie Trello, Google Workspace, Zoom etc. zu nutzen
☐ Ich kann mit E-Mail, Kalender und Office-Anwendungen sicher umgehen

🔹 Berufliche Erfahrung & Skills

☐ Ich habe berufliche Vorerfahrung in Organisation, Kommunikation oder Verwaltung
☐ Ich habe ein gutes Zeitmanagement und arbeite zuverlässig
☐ Ich bin bereit, meine Leistungen klar zu benennen und anzubieten

🔹 Vorbereitende Schritte

☐ Ich habe mich über virtuelle Assistenz informiert (z. B. Blogs, Podcasts, Kurse)
☐ Ich weiß grob, welche Aufgaben ich übernehmen könnte
☐ Ich habe eine Idee, wen ich als Kund:innen ansprechen möchte
☐ Ich plane Zeit ein, um mich nebenberuflich vorzubereiten
☐ Ich bin bereit, Schritt für Schritt loszulegen

✨ Ergebnis:

12–15x Ja – Du bist super vorbereitet! Leg los!
7–11x Ja – Du bist auf einem guten Weg. Mach weiter so und schließe noch ein paar Lücken.
0–6x Ja – Starte mit Weiterbildung und Klarheit über deine Ziele – du kannst es schaffen!