Verwaltungsfachangestellter: Ausbildung, Aufgaben & Karrierechancen

Am 1. August 2024 wurden im Berufsbildungsgesetz (BBiG) sowie in der Handwerksordnung (HwO) mit dem Berufsbildungsvalidierungs- und Digitalisierungsgesetz umfangreiche Änderungen beschlossen. Im Berufsbildungsgesetz und in der Handwerksordnung wurde die Möglichkeit für digitales und mobiles Ausbilden festgesetzt. In einem bestimmten Umfang dürfen somit gewisse Inhalte der Ausbildung digital - also ohne Präsenz vermittelt werden. Neben dem digitalen Unterricht wurden für den Ausbildungsberuf Verfahren eingeführt, um die individuelle berufliche Handlungsfähigkeit ohne einen formalen Berufsausbildungsabschluss festzustellen und zu beschleunigen. Das Verfahren tritt ab dem 1. Januar 2025 in Kraft. Für die Ausbildung im Verwaltungsbereich gilt der entsprechende Tarifvertrag (TVA l bbig).

Aufgaben

Ein Verwaltungsfachangestellter hat ein breit gefächertes Aufgabenspektrum. Hierzu zählen vor allem:

• Antragsbearbeitung: Im Rahmen ihrer Tätigkeit sind die Mitarbeiter für die Erstellung, Bearbeitung und Annahme von Anträgen zuständig, so beispielsweise für Anträge auf Sozialleistungen, Genehmigungen für Bauvorhaben, Reisepässe, Führerscheine oder Personalausweise.
• Aktenführung: Verwaltungsfachangestellte sind für die Führung und Verwaltung von Akten zu unterschiedlichen Sachverhalten zuständig.
• Mündliche und schriftliche Korrespondenz: Erledigung schriftlicher Korrespondenz per E-Mail oder Briefe an die Bürgerinnen und Bürger.
• Termine vereinbaren: Organisation und Vereinbarung von Terminen, um den Beteiligten lange Wartezeiten zu ersparen.
• Tätigkeiten nach Fachrichtung: Im Hinblick auf die Fachrichtung erledigen Verwaltungsfachangestellte unterschiedliche Aufgaben, so etwa im Rechnungswesen, bei der Personalgewinnung, bei Finanzierungsangelegenheiten, im Hinblick auf Rechtsvorschriften oder allgemeine Verwaltungsentscheidungen. Öffentlichkeitsarbeit oder Projektarbeit sind noch weitere Aufgabenfelder, die bereits während der Berufsausbildung anfallen können.

Arbeitgeber & typische Arbeitsorte

Verwaltungsfachangestellte finden in verschiedenen öffentlichen Behörden geeignete Stellen, so etwa:

• Kommunen
• Landesverwaltung
• Stiftung
• Stadtverwaltung
• Bundesverwaltungen
• Industrie- und Handelskammern.

Die meisten Verwaltungsfachangestellten finden Stellen im öffentlichen Dienst, doch es gibt auch die Möglichkeit, in privaten Unternehmen eine Anstellung zu finden. Die Fachangestellten arbeiten bei privaten Betrieben häufig in Abteilungen wie dem Personal- oder Rechnungswesen.

Verwaltungsfachangestellte arbeiten grundsätzlich im Büro oder im Homeoffice.

Arbeitsbedingungen

Bei der täglichen Arbeit ist eine Verwaltungsfachangestellte oder ein Verwaltungsfachangestellter mit verschiedenen Arbeitsbedingungen konfrontiert, so beispielsweise:

• Arbeit im Büro und am Bildschirm
• Täglicher Kundenkontakt
• Oft wechselnde Aufgaben
• Verantwortung gegenüber anderen Personen
• Rechtsvorschrift beachten.

Persönliche Kompetenzen 

Neben Sozialkompetenzen wie etwa Kritikfähigkeit, Ehrlichkeit, Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit und angemessenen Umgangsformen, sollten Verwaltungsfachangestellte über weitere persönliche Kompetenzen verfügen. Besonders wichtig sind hierbei:

• Einsatz- und Leistungsbereitschaft
• Sorgfältige Arbeitsweise
• Verantwortungsbewusstsein
• Selbstständige Arbeitsweise
• Schnelle Auffassungsgabe
• Organisationstalent
• Kommunikationsstärke
• Lernbereitschaft
• Verschwiegenheit
• Kundenorientierung.

Arbeitszeitmodelle 

Verwaltungsfachangestellte arbeiten überwiegend im Büro. Bereits während der Ausbildung und im späteren Beruf haben die Fachangestellten geregelte Arbeitszeiten in Vollzeit oder Teilzeit.

Ausbildungsdauer und Lernorte 

• Die Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter dauert drei Jahre und ist dual aufgebaut. Während der Ausbildungszeit wechselt sich der theoretische Unterricht in der Berufsschule mit praktischen Phasen im Betrieb ab.
• Die Auszubildenden können sich für unterschiedliche Fachbereichen entscheiden.
• In den ersten beiden Jahren sind die Ausbildungsinhalte identisch. Im dritten Jahr der Ausbildung wählt der Auszubildende eine spezifische Fachrichtung aus und eignet sich in dem gewählten Bereich ein fundiertes Fachwissen an. Fachrichtungen für die Spezialisierung sind beispielsweise Handwerksorganisation, Kirchenverwaltung, Kommunalverwaltung, Landesverwaltung oder Bundesverwaltung.

Abschluss als: Verwaltungsfachangestellter

Die Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter dauert drei Jahre und kann unter bestimmten Voraussetzungen verkürzt werden. Nach den ersten zwei Jahren entscheiden sich die Auszubildenden wie gesagt für einen Fachbereich, so etwa für Bundes-, Kirchen-, Kommunal- oder Landesverwaltung beziehungsweise Handwerksorganisationen sowie Industrie- und Handelskammern. In der Mitte des zweiten Ausbildungsjahres findet eine schriftliche Zwischenprüfung statt, im Rahmen derer Themengebiete wie "bürowirtschaftliche Abläufe, Ausbildungsbetrieb, Arbeitsorganisation", "Sozial- und Wirtschaftskunde" sowie "Haushaltswesen und Beschaffung" geprüft werden.

Am Ende des letzten Ausbildungsjahres findet die Abschlussprüfung statt. Hier müssen die Beteiligten mit fundierten Wissensinhalten in Themenbereichen wie Personalwesen, Wirtschafts- und Sozialkunde, Verwaltungsbetriebswirtschaft, fallbezogene Rechtsanwendung (Praxisfall) und Verwaltungsrecht sowie Verwaltungsverfahren überzeugen. Nach dem erfolgreichen Bestehen der Prüfung, dürfen sich die Auszubildenden als "Verwaltungsfachangestellte" oder "Verwaltungsfachangestellter" bezeichnen.

Anforderungen und erwünschte Schulbildung

Um die Ausbildung zu beginnen, ist keine gesetzliche Schulbildung Voraussetzung. Die meisten Ausbildungsplätze werden aber an Bewerber mit Abitur oder mittlerem Bildungsabschluss verliehen. In vielen Fällen wird vor der Vergabe der Stellen ein Auswahlverfahren durchgeführt.

Ausbildungsinhalte

Die Ausbildungsinhalte sind sehr breit gefächert und vermitteln die wichtigsten Kenntnisse in der Kirchen-, Kommunal-, Bundes-, oder Landesverwaltung. Die Inhalte für die Ausbildung werden im Lehrplan festgelegt und beinhalten unter anderem:

• Aufgaben und Ziele der Verwaltung.
• Staatsbegriff, Staatsaufgaben und Verfassungsprinzipien von Deutschland.
• Einbindung der Bundesrepublik Deutschland in das europäische Rechtssystem.
• Horizontale und vertikale Gliederung der Verwaltung.
• Grundlagen von den Verfassungen der Länder.
• Grundlagen der Kommunalverwaltung.
• Entwicklung von begründeten Lösungsvorschlägen der Bürger.
• Sachlich passende Kommunikation mit Mitarbeitern sowie Bürgern.
• Arten der Rechtsgeschäfte & Vertragsarten.
• Verwaltungstätigikeiten wie etwa Vertragsabschlüsse
• Anordnungsverfahren
• Techniken zur Anwendung der Rechtsvorschriften.
• Stärkung des Bewusstseins für den Umweltschutz.
• Ziele und Aufgaben der Personalpolitik.
• Planung von Personaleinsatz und Personalgewinnung.
• Beschäftigungsverhältnisse im öffentlichen Dienst
• Personalangelegenheiten, wie etwa Begründung und Beendigung von Arbeitsverhältnissen
• Rechte und Pflichten im Arbeitsverhältnis
• Informationen über den Arbeitsschutz
• Mitwirkung und Mitbestimmung
• Teamführung
• Tarifverträge
• Entgelt- und Besoldungsbestandteile
• Ermittlung des Jahreseinkommens.
• Berechnung der Nettogehälter.

Die Vergütung im ersten Jahr der Ausbildung liegt bei durchschnittlich 1.220 Euro brutto im Monat. Im zweiten Ausbildungsjahr steigt das monatliche Bruttogehalt auf 1.270 Euro an und im dritten Jahr der Ausbildung sogar auf 1.315 Euro brutto im Monat. Die Informationen gelten für die Ausbildungsvergütung in einer Kommunalverwaltung ab 2024.

In Landesbehörden kann die Vergütung etwas niedriger ausfallen, das heißt im ersten Jahr der Ausbildung 1.087 Euro, im zweiten Ausbildungsjahr 1.141 Euro und im dritten Ausbildungsjahr 1.191 Euro brutto betragen. Findet die Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten in einem privaten Betrieb statt, so können die Höhe der Gehälter nochmals unterschiedlich ausfallen. Umso wichtiger ist es, sich bereits vor Beginn der Ausbildung ausreichend Informationen über den Arbeitgeber und die möglichen Arbeitsentgelte einzuholen.

Einstiegsgehalt als Verwaltungsfachangestellter nach der Ausbildung

Nach der Ausbildung liegt das Gehalt der Verwaltungsfachangestellten bei durchschnittlich 3.800 Euro brutto im Monat und kann im weiteren Verlauf auf bis zu 4.300 Euro brutto ansteigen.

Verwaltungsfachangestellte arbeiten meistens im öffentlichen Dienst und sind einem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD) angegliedert oder dem Tarifvertrag des Landes (TV-L). Die Tarifverträge regeln klar die Gehälter, die in den Ausbildungsberufen der Verwaltung ausgezahlt werden.

Entgeltgruppen und Erfahrungsstufen in Ausbildungsberufen der Verwaltung

Nach der erfolgreich bestandenen Prüfung werden die Fachangestellten in Entgeltgruppe E5 eingegliedert. Das monatliche Bruttogehalt in Stufe 1 liegt bei 2.576 Euro. Mit wachsender Berufserfahrung werden auch die Entgeltgruppen und Stufen angepasst. Ein Verwaltungsfachangestellter kann dann in der Entgeltgruppe E9, Stufe 6 im Monat durchschnittlich 4.300 Euro brutto verdienen.

Der Beruf als Verwaltungsfachangestellter gilt als zukunftssicher. Das breit gefächerte Aufgabengebiet an Verwaltungstätigkeiten eines Verwaltungsfachangestellten macht den Job sehr beliebt. Bereits während der Ausbildung lernen die angehenden Fachkräfte die Struktur auf Bundes-, Länder- oder Kommunalebene kennen und übernehmen Verantwortung für die unterschiedlichsten Sachverhalte. Nach einigen Jahren im öffentlichen Dienst sind Verwaltungsfachangestellte fast unkündbar.

Eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter eröffnet auch für andere Berufe gute Zukunftsaussichten: So finden sich Stellen als Sachbearbeiter in Unternehmen der Wirtschaft oder als Fachassistent.

Fortbildungsmöglichkeiten für Verwaltungsfachangestellte nach der Ausbildung

Die Karriere von Verwaltungsfachangestellten eröffnet in verschiedenen Bereichen ein breites Spektrum an Möglichkeiten der Fort- und Weiterbildung. Besonders beliebte Fachbereiche für Fortbildungen sind beispielsweise:

• Personalwesen: Im Bereich Personalwesen oder Personalabteilung eröffnen sich den Verwaltungsfachangestellten vielfältige Möglichkeiten, um das bereits erworbene Wissen zu vertiefen oder neue Kenntnisse zu erlangen. Besonders wichtige Inhalte sind vor allem die Bereiche Personalentwicklung, Personalmarketing oder Personalführung. Insbesondere für die Erledigung der unterschiedlichsten Personalangelegenheiten ist zusätzliches Know-how auf dem Gebiet von großem Vorteil.
• Verwaltungsrecht: Eine Weiterbildung in diesem Bereich vermittelt besondere Kenntnisse für das Verwaltungsverfahrensrecht und das öffentliche Recht.
• IT-Recht: Mit einer Weiterbildung in der Fachrichtung IT-Recht erwerben Fachangestellte zusätzliches Wissen in den Bereichen Vertragsrecht, Urheberrecht oder auch im Datenschutz.

erwaltungsfachangestellte haben mit verschiedenen Fortbildungen auch die Möglichkeit, sich für eine Führungsposition zu qualifizieren oder in den gehobenen Dienst aufzusteigen. Vor dem Beginn der Weiterbildung sollten sich die Fachleute über die Inhalte im jeweiligen Bundesland informieren, denn hier gibt es oftmals Unterschiede.

Verwaltungsfachwirt: Nach drei Jahren Berufserfahrung als Verwaltungsfachangestellter, gibt es die Möglichkeit einen Aufstiegslehrgang zum Verwaltungsfachwirt zu absolvieren. Der Lehrgang befähigt dazu, in einer Führungsposition tätig zu sein.

Betriebswirt Verwaltung: Eine Weiterbildung zum Betriebswirt vertieft betriebswirtschaftliche Aspekte innerhalb der Verwaltung. In einem solchen Lehrgang werden Themen wie etwa Controlling, Projektmanagement oder Qualitätsmanagement vermittelt.

Neben einer Weiterbildung gibt es auch die Möglichkeit eines Studiums. Beliebte Studiengänge für Fachangestellte sind unter anderem:

• Public Administration
• Duales Studium Rechtswissenschaft für die öffentliche Verwaltung
• Duales Studium der Verwaltung
• Duales Studium der digitalen Verwaltung
• Duales Studium Inklusion, Verwaltung und soziale Sicherung

Mit fortschreitender Digitalisierung verändert sich auch der Beruf in der Verwaltung der Länder, des Bundes und der Kommunen. Für das Berufsfeld eröffnen sich mit digitalen Systemen und Technologien neue Möglichkeiten, die den Arbeitsalltag erleichtern sollen, so beispielsweise:

• Automatisierte Bestandskontrolle: Bei der Beschaffung von Material kann eine automatisierte Bestandskontrolle den Arbeitsalltag erleichtern.
• Bewerbermanagementsysteme, um die Personalgewinnung zu erleichtern.
• Digitale Topografische Karten - DTK: Baugesuche können mit digitalen Karten leichter bearbeitet werden.
• Digitales Dokumentenmanagement: Mithilfe der Technologie kann die Bürosachbearbeitung, das Anlegen von Akten und die Verwaltung sowie Übermittlung von Bürgerdaten vereinfacht werden.
• Digitales Grundbuch, um elektronische Daten abrufen und aktualisieren zu können.
• E-Akte: Digitalisierung sowie Archivierung von Schriftstücken.
• Electronic Identity - eID: Bürgerinnen und Bürger werden bei digitalen Vorgängen in der Verwaltung unterstützt und über die elektronische Ausweisfunktion beraten.
• Formularmanagementsysteme, mit denen Formulare digital bearbeitet und archiviert werden können.
• Video-Ident-Verfahren: Das System soll eine digitale Identifizierung ermöglichen und dadurch den Alltag der Bürgerinnen und Bürger sowie der Fachangestellten deutlich erleichtern.

Welche Kerntätigkeiten im Beruf Verwaltungsfachangestellter kann in Zukunft die KI übernehmen?

Zum aktuellen Zeitpunkt können nur einige Aufgaben automatisiert werden. Der generelle Wegfall des Berufs ist nicht geplant, lediglich sollen einige Arbeitsprozesse optimiert und erleichtert werden. Besonders die Landes-, Kommunal- und Stadtverwaltung kann vom Einsatz neuer digitaler Technologien profitieren.

Der Arbeitsmarkt für Verwaltungsfachangestellte ist zukunftssicher und bietet viele Karrierechancen, vor allem im öffentlichen Dienst. Da Verwaltungsaufgaben immer notwendig bleiben und zunehmend durch digitale Werkzeuge ergänzt werden, sind Fachkräfte in diesem Bereich stark gefragt. Der Bedarf an qualifizierten Verwaltungsfachangestellten wächst, insbesondere in Kommunal- und Landesverwaltungen sowie im Bereich der Digitalisierung öffentlicher Prozesse.

Stellenangebote für Verwaltungsfachangestellte finden Sie in verschiedenen Behörden und Einrichtungen wie Stadtverwaltungen, Landkreisen, Bundesbehörden oder auch bei Industrie- und Handelskammern. Darüber hinaus gibt es Anstellungsmöglichkeiten in privaten Unternehmen, insbesondere in den Bereichen Personalwesen und Rechnungswesen.

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