Tätigkeitsbeschreibung: Inhalt, Zweck, Muster

Tätigkeitsbeschreibung: Inhalt, Zweck, Muster

Die Tätigkeitsbeschreibung ist im Berufsalltag ein häufig eingesetztes Instrument. Sie begegnet Bewerbern in der Stellenanzeige und auch im Arbeitsvertrag, nämlich als konkrete Arbeitsplatzbeschreibung. Die Tätigkeitsbeschreibung ist jedoch auch von zentraler Bedeutung im Rahmen einer diskreten Bewerbung oder als Ersatz für ein fehlendes Arbeitszeugnis. Erfahren Sie hier mehr.

Die Tätigkeitsbeschreibung taucht nicht nur in der Stellenanzeige auf, sondern auch später im Arbeitsvertrag des eingestellten Mitarbeiters.

Eine Tätigkeitsbeschreibung kann jedoch auch ein wichtiges Instrument für eine diskrete Bewerbung sein. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn Sie sich aktuell in einem ungekündigten Arbeitsverhältnis befinden und noch kein Arbeiszeugnis besitzen, das Sie in Ihre Bewerbungsunterlagen aufnehmen können. Die selbstverfasste Tätigkeitsbeschreibung listet in dem Fall alle Aufgaben, Tätigkeiten, Verantwortungsbereiche und Projekte auf, die Sie derzeit in Ihrer aktuellen Position im Unternehmen ausüben. Das steigert Ihre Verhandlungsposition im Bewerbungsprozess und erhöht die Chance auf ein Vorstellungsgespräch.

Was ist eigentlich eine Tätigkeitsbeschreibung?

Am häufigsten begegnet uns eine Tätigkeitsbeschreibung bei der Jobsuche. Die Tätigkeitsbeschreibung – auch als Arbeitsplatzbeschreibung bezeichnet – findet sich in Stellenanzeigen und beschreibt konkret, welche Tätigkeiten und Aufgaben der künftige Mitarbeiter im Unternehmen übernehmen soll. Die Tätigkeitsbeschreibung ist ein sehr wichtiger Bestandteil einer Stellenausschreibung, denn sie definiert nicht nur genaue Tätigkeitsfelder des neuen Mitarbeiters, sondern auch andere Aspekte der Stelle, wie zum Beispiel:

  • Position des neuen Mitarbeiters im Unternehmensorganigramm
  • die erwünschten fachlichen Qualifikationen
  • die Verantwortungsbereiche und Befugnisse des neuen Mitarbeiters
  • die Vorgesetzten und Stellvertreter.

Eine Tätigkeitsbeschreibung findet sich aber nach der Einstellung des gewünschten Bewerbers auch im Arbeitsvertrag wieder. Hier legt das Unternehmen schriftlich fest, welche Leistungen vom neu eingestellten Arbeitgeber konkret erwartet werden. Der Arbeitnehmer ist auch dazu verpflichtet, die im Vertrag fixierten Aufgaben ordnungsgemäß zu erfüllen. Die Tätigkeitsbeschreibung im Arbeitsvertrag ist rechtlich also bindend und genau das weist ihr eine so hohe Bedeutung zu!

In manchen Fällen ist die Tätigkeitsbeschreibung im Arbeitsvertrag verbunden mit einem sogenannten „Versetzungsvorbehalt“. Dadurch hat der Vorgesetzte die Möglichkeit, dem Mitarbeiter auch andere Aufgaben zuzuweisen.

In diesem Zusammenhang gilt folgende Faustregel: Wenn die Tätigkeitsbeschreibung eher allgemein formuliert ist, dann ist der Spielraum des Arbeitgebers deutlich breiter gefächtert.

Auch im Zwischenzeugnis oder im Arbeitszeugnis findet sich die Tätigkeitsbeschreibung wieder.

Die Tätigkeitsbeschreibung im Arbeitsvertrag

Im Arbeitsvertrag hat die Tätigkeitsbeschreibung einen sehr hohen Stellenwert. Sie regelt die genaue Position eines neu eingestellten Mitarbeiters im Organigramm eines Betriebs, aber auch die konkreten Aufgaben, Verantwortungsbereiche und Befugnisse.

Die Tätigkeitsbeschreibung ist zudem die Basis für die Eingruppierung des Arbeitnehmers in bestimmte Tarifgruppen.

Im Arbeitsvertrag kann die Tätigkeitsbeschreibung sogar eine Aussage darüber treffen, ob eine betriebsbedingte Kündigung von Seiten des Arbeitgebers überhaupt rechtswirksam ist.

 

Hier ein Beispiel zur näheren Erläuterung:

Im Arbeitsvertrag von Herrn Meyer steht, dass seine Tätigkeit die Herstellung von Verpackungen umfasst.

Eine betriebsbedingte Kündigung ist somit nur dann möglich, wenn das Unternehmen die Verpackungsproduktion komplett einstellen würde und etwa anders herstellt, wie etwa Textilwaren.

Jeder Arbeitnehmer sollte im Vorfeld immer genau überprüfen, auf welchen Formulierungen die Tätigkeitsbeschreibung basiert, denn diese sind in nicht seltenen Fällen ein zweischneidiges Schwert:

  • Je spezieller und genauer eine Tätigkeit beschrieben wird, desto leichte ist es, den Arbeitsplatz plötzlich zu streichen. Eine Versetzung des Arbeitnehmers kann dadurch erschwert werden.
  • ist die Tätigkeitsbeschreibung allgemeiner gehalten, kann der Vorgesetzte dem jeweiligen Arbeitnehmer umso leichter eine neue Aufgabe zuweisen, die unter Umständen überhaupt nicht der fachlichen Qualifikation entspricht. Ablehnen kann das der Mitarbeiter im Allgemeinen nicht.

Im Fall einer allgemeinen Tätigkeitsbeschreibung ist aber auch der potenzielle Kündigungsschutz höher.

Die Tätigkeitsbeschreibung als Ersatz für das Arbeitszeugnis

Wenn Sie Ihren aktuellen Job wechseln möchten, müssen Sie sich mit „vollständigen Bewerbungsunterlagen“ bei anderen Arbeitgebern bewerben. Zusätzlich zum Anschreiben sowie zu Ihrem Lebenslauf brauchen Sie auch entsprechende Arbeitszeugnisse.

Arbeitszeugnisse sind die wichtigste Dokumentation Ihrer tatsächlichen Aufgaben und Tätigkeiten. Das Arbeitszeugnis beurteilt umfassend Ihren bisherigen beruflichen Werdegang durch einen neutralen Dritten.

Die Tätigkeitsbeschreibung kann aber auch verwendet werden, um die Zeit zu überbrücken, bis der aktuelle Arbeitgeber ein Zeugnis ausgestellt hat. In einem solchen Fall kann in einem „PS“ angegeben werden, dass Sie noch auf das finale Arbeitszeugnis waren und dieses gerne zu Ihren Bewerbungsunterlagen nachreichen werden, sobald es Ihnen vorliegt.

Fehlendes Arbeitszeugnis – was sind die möglichen Gründe?

Hierzulande hat jeder Arbeitnehmer einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Dennoch kann es immer wieder dazu kommen, dass kein Zeugnis vorliegt und die Gründe hierfür sind ganz unterschiedlich:

  • Einige Arbeitnehmer verlassen ein Unternehmen und vergessen schlicht und ergreifend, Ihr Recht auf ein Arbeitszeugnis wahrzunehmen. Der Anspruch verjährt jedoch nach drei Jahren, in vereinzelten Fällen sogar noch früher.
  • Wer sich innerhalb der Probezeit bei einem anderen Unternehmen bewerben möchte und bereits weiß, dass die Probezeit nicht erfolgreich abgeschlossen werden kann, braucht auch nicht auf ein besonders gutes Zeugnis zu hoffen. In einem solchen Fall liegt kein Arbeitszeugnis vor, weil der Mitarbeiter freiwillig darauf verzichtet.

  • Auch wer selbstständig oder freiberuflich tätig ist, kann kein Arbeitszeugnis vorweisen.

  • Es kann unter Umständen sogar sein, dass das Arbeitszeugnis verloren gegangen ist, zum Beispiel bei einem Umzug.

  • Es kann sein, dass ein angestellter Mitarbeiter seine aktuelle Stelle noch nicht gekündigt hat, sich aber dennoch auf eine neue Stelle in einem anderen Unternehmen bewerben möchte. Auch in diesem Fall liegt kein Arbeitszeugnis vor, denn der Vorgesetzte weiß schließlich noch nichts vom Bestreben des Mitarbeiters, das Unternehmen zu verlassen.

Die Tätigkeitsbeschreibung für die „diskrete Bewerbung“

Doch glücklicherweise gibt es auch Alternativen, um sich ohne Arbeitszeugnis zu bewerben: Eine davon ist die Tätigkeitsbeschreibung, denn sie schließt die Lücke zum fehlenden Zeugnis.

Eines ist in diesem Zusammenhang aber unbedingt zu beachten: Selbst eine ausgezeichnet formulierte Tätigkeitsbeschreibung kann nicht denselben Effekt wie ein positives, vom Arbeitgeber ausgestelltes Arbeitszeugnis erzielen. Für Personalabteilungen und potenzielle Vorgesetzte hat eine solche Tätigkeitsbeschreibung immer einen anderen Stellenwert und eine andere Glaubwürdigkeit.

Schließlich ist die Tätigkeitsbeschreibung sozusagen eine Selbsteinschätzung: Sie wird vom Bewerber selbst formuliert und den Bewerbungsunterlagen beigelegt.

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, bei der Tätigkeitsbeschreibung das aktuelle Unternehmen mitanzugeben. Wer sich jedoch verdeckt bewerben möchte, sollte das unbedingt unterlassen, denn der potenzielle Arbeitgeber hat die Möglichkeit, die gemachten Angaben zu überprüfen und könnte somit ganz einfach beim aktuellen Arbeitgeber anrufen.

Vertraulichkeit – das A und O im „verdeckten Bewerbungsprozess“

Wenn Ihr derzeitiger Vorgesetzter auf keinen Fall Kenntnis von Ihrer neuen Jobsuche erhalten soll, sollten Sie unbedingt im Bewerbungsanschreiben um Vertraulichkeit bitten.

Hier finden Sie ein Muster für eine solche mögliche Formulierung:

„Aktuell befinde ich mich noch ein einem ungekündigten Arbeitsverhältnis. Aus diesem Grund bitte ich Sie, meine Bewerbung vertraulich zu behandeln. Bitte kontaktieren Sie mich telefonisch nur am Abend ab 18:00 Uhr unter der obenstehenden Telefonnummer. Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis.“

Beispiele für eine Tätigkeitsbeschreibung

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um eine Tätigkeitsbeschreibung zu formulieren. Hier finden Sie ein beispielhaftes Muster:

Tätigkeitsbeschreibung

Meine aktuelle Tätigkeit als Online-Marketing-Managerin in der Medienbranche.

Beschäftigungsdauer: Monat/Jahr bis heute (nicht gekündigtes Arbeitsverhältnis)

Aufgabenfelder und Tätigkeiten:

  • Entwicklung und Erstellung zielgruppenspezifischer Multimediainhalte wie zum Beispiel Videos oder Podcasts
  • Betreuung der Unternehmenswebseite
  • Betreuung und Aktualisierung der Social-Media-Kanäle des Unternehmens
  • Content-Erstellung für Flyer, Broschüren, Newsletter oder Banner
  • Recherche-Aufgaben
  • Präsentationen für die Geschäftsleitung und den Vorstand
  • Werbekampagnenerstellung und Betreuung
  • On-Page-Suchmaschinenoptimierung

Nebentätigkeiten

  • Datenbankpflege
  • Erstellen von Statistiken, zum Beispiel über den Webseiten-Traffic
  • Bearbeitung von User-Kommentaren oder E-Mail-Anfragen an die Redaktion

Im Rahmen meiner Tätigkeit besteht eine enge Zusammenarbeit mit:

  • Geschäftsleitung
  • Vorstand
  • Externen Agenturen wie zum Beispiel der Grafikagentur

Besonders hervorzuhebende Leistungen

  • Bessere Sichtbarkeit des Unternehmens im Web
  • Mehr Online-Neukunden

Fachliche Qualifikationen und persönliche Kompetenzen

  • Abgeschlossenes Studium im Marketing und Onlinemarketing
  • 5-jährige Berufserfahrung
  • Hervorragende Kenntnisse mit Google-Tools und CRM-Systemen wie Typo3, WordPress, usw.

Wie wird eine Tätigkeitsbeschreibung richtig verfasst?

Die Tätigkeitsbeschreibung ergänzt Ihre Bewerbungsunterlagen und kann Ihrem Bewerbungsanschreiben sowie Ihrem Lebenslauf beigelegt werden.

Folgende Dokumente können Sie bei der Erstellung der Tätigkeitsbeschreibung unterstützen:

  • Arbeitsplatzbeschreibung
  • Ihr Arbeitsvertrag oder
  • ähnliche Stellenbeschreibungen.

Wie sieht der Inhalt einer Tätigkeitsbeschreibung aus?

Eine professionelle Tätigkeitsbeschreibung sollte folgende Informationen und Inhalte umfassen:

  • der aktuelle Arbeitsort mit einer genauen Stellenbeschreibung
  • Offizieller Berufstitel, zum Beispiel Bürokauffrau
  • Beschäftigungsdauer
  • Inhalte Ihres aktuellen Arbeitsvertrages und möglicherweise bestehende Zusatzregelungen
  • Tatsächliche Aufgaben und Tätigkeitsfelder
  • Befugnisse
  • Verantwortungsbereiche
  • Zielvorgaben
  • Erzielte Erfolge und Leistungen
  • Notwendige Fähigkeiten, fachliche Qualifikationen und Fachkompetenzen
  • Tätigkeitsbewertung, zum Beispiel aus bislang geführten Mitarbeitergesprächen

Durch diese detaillierten Angaben vermittelt die Tätigkeitsbeschreibung dem möglichen künftigen Arbeitgeber – in Verbindung mit dem Bewerbungsanschreiben und Ihrer Vita – alle relevanten Informationen.

Wie sieht der Aufbau einer Tätigkeitsbeschreibung aus?

Beim Aufbau einer professionellen Tätigkeitsbeschreibung kann Ihnen ein Arbeitszeugnis eine sehr gute Orientierung geben.

  • Überschrift

Wichtig ist in jedem Fall eine Überschrift „Tätigkeitsbeschreibung“. So kann der potenzielle Arbeitgeber auf einen Blick erkennen, was für ein Bewerbungsdokument er gerade sichtet.

  • Erklärende Zeile

„Meine aktuelle Tätigkeit als „…“ in der „XY-Branche.“

  • Möglichst detaillierte Aufgabenbeschreibung

Dies funktioniert – ähnlich wie im Lebenslauf – in einer sauberen und übersichtlichen Tabellenform.

  • Mögliche Nebentätigkeiten

 Qualifikationen und Kompetenzen

Versuchen Sie Tätigkeiten und Projekte in vollständiger, aber in knapper und übersichtlicher Form zu nennen. Es ist die Hauptsache, dass die Tätigkeitsbeschreibung am Ende übersichtlich ist und dem potenziellen Arbeitgeber die Möglichkeit gibt, alle relevanten Angaben auf einen Blick zu erfassen.

Kostenlose Muster für eine Tätigkeitsbeschreibung können Sie online finden.

Was sollte bei der Erstellung einer Tätigkeitsbeschreibung vermieden werden?

Es gibt einige spezielle Angaben, die nicht in eine Tätigkeitsbeschreibung mit hineingehören. Beispiele hierfür sind:

  • Angaben zum Gehalt
  • Angaben zum zeitlichen Umfang der Tätigkeit
  • Urlaubsansprüche
  • Mögliche Befristungen
  • Entgeltliche Sonderleistungen
  • Angaben zur Probezeit

Diese Angaben sind ein wichtiger Bestandteil eines Arbeitsvertrages, doch sie gehören nicht zur Beschreibung einer Tätigkeit. Vielmehr sind sie formaler oder rechtlicher Natur.

Die wichtigsten Tipps zur Stellenbeschreibung

  1. Realismus

Listen Sie Ihre Projekte und Tätigkeiten realistisch dar. Selbstmarketing ist zweifelsohne wichtig, doch übertreiben sollten Sie auf keinen Fall! Wirken Sie nicht unglaubwürdig!

  1. Sachlichkeit

Ihre individuellen Ziele oder Ihre persönliche Motivation gehört nicht in die Tätigkeitsbeschreibung. Solche Informationen können Sie in das Bewerbungsanschreiben schreiben. In der Tätigkeitsbeschreibung sollten Sie immer sachlich bleiben und sich auf die reinen Fakten beschränken.

  1. Professionalität

Verwenden Sie fachterminologische Begriffe, um Ihre Aufgaben professionell darzustellen.

Das lässt Sie wie einen echten Profi wirken.

  1. Einheitlichkeit

Sie sollten bei Ihrer Bewerbung einem roten Faden folgen. Der Sprachstil und auch das Layout Ihrer Tätigkeitsbeschreibung sollte den anderen Bewerbungsdokumenten ähneln und nicht „hinzugefügt“ wirken.

Checkliste – die wichtigsten Facts zur Erstellung einer Tätigkeitsbeschreibung

  • Achten Sie auf die korrekte Priorisierung: Die wichtigsten Informationen gehören natürlich nach oben!
  • Beschreiben Sie Ihre Tätigkeiten und Aufgaben ohne eine persönliche Bewertung. Eine solche mögliche Bewertung wäre zum Beispiel: „Die sehr verantwortungsvolle Aufgabe…“
  • Vermeiden Sie allgemeine Begriffe wie beispielsweise „Mitarbeit bei …“. Beschreiben Sie Ihre Aufgaben so präzise wie möglich.
  • Haben Sie die Tätigkeiten und Aufgaben übersichtlich gegliedert?
  • Sind Ihre Beschreibungen anschaulich und auch für außenstehende Dritte nachvollziehbar?
  • Sind Ihre aufgelisteten Informationen vollständig?
  • Haben Sie auch „besondere und einmalige“ Projekte dargestellt?
  • Vermeiden Sie persönlichkeitsbeschreibende Begrifflichkeiten wie „Organisationstalent“ oder „unheimlich belastbare Mitarbeiterin“.

Fazit – die Tätigkeitsbeschreibung als wichtiges Instrument im Berufsleben

Kurzum: Tätigkeitsbeschreibungen tauchen im beruflichen Alltag immer wieder auf. Sie bieten eine klare Orientierungslinie, rechtlich wie auch praktisch. Eine Tätigkeitsbeschreibung können Sie als Arbeitnehmer auch selbst verfassen und für eine diskrete Jobsuche verwenden. Die Tätigkeitsbeschreibung ist aber auch ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsvertrages.

Dr.Hans-Peter Luippold

Autor: Dr.Hans-Peter Luippold

Dr. Hans-Peter Luippold studierte Betriebswirtschaft in Freiburg und Köln und sammelte als Führungskraft bei Daimler, Volkswagen, Lufthansa, Wella und Vorwerk Erfahrungen in allen wesentlichen Unternehmensbereichen. Seit April 2000 ist er als Unternehmens- und Personalberater in Frankfurt am Main tätig. Er hält regelmäßig Vorträge und lehrt zu den Themen Erfolg und Karriere. Vernetzen Sie sich mit ihm über Xing und Facebook.