Der Bewerbungsprozess – vom Lesen der Stellenanzeige bis zum Vertragsabschluss

In einem Bewerbungsprozess gibt es viele spannende Momente. Schon das Absenden einer Bewerbung kann Herzklopfen verursachen, denn es verbinden sich große Hoffnungen damit. Wird der Personalchef auf der anderen Seite umgehend die digitale oder papierne Post öffnen? Wird er gleich antworten? Gibt es nach zwei Tagen die erste Einladung zum Vorstellungsgespräch? So und so ähnlich lauten die Hoffnungen von Bewerbern, doch so glatt läuft es nur in seltenen Ausnahmefällen. In der Regel sind Enttäuschungen und eine allgemeine Ernüchterung während der Jobsuche vorprogrammiert. Wir wollen zeigen, wie der Prozess auch aus Sicht der Unternehmen abläuft

Nach dem Absenden der Bewerbung

Die meisten Bewerbungen werden heute elektronisch entgegengenommen. Entweder schicken die Bewerber eine Mail mit Anhang, oder sie bewerben sich in einem Online-Formular des Unternehmens. Dieses hat im Optimalfall eine automatische Antwort programmiert: die Eingangsbestätigung. Auf mehr darf der Bewerber zunächst nicht hoffen. Er weiß nun, dass seine Bewerbung angekommen ist und im besten Fall auch noch, dass aufgrund der “Vielzahl an Bewerbungen” (Standardformulierung) mit einer Antwort frühestens in xxx Tagen zu rechnen ist. So eine genaue Auskunft liefern aber nur sehr gut organisierte Personalabteilungen großer Unternehmen. Manchmal gibt es nicht einmal die Eingangsbestätigung. Das Unternehmen verfügt nicht über die Tools und/oder technischen Kenntnisse, um diese automatisiert zu versenden.

Was geschieht jetzt mit der Bewerbung?

Auf jede Stellenanzeige melden sich mehrere Kandidaten, in großen Unternehmen sind es manchmal einige Hundert. Daher schafft es kein Personaler der Welt, alle eingegangenen Bewerbungen sofort zu sichten. Er möchte ohnehin vergleichen und wartet auch aus diesem Grund eine gewisse Frist ab, in der für gewöhnlich die interessantesten Bewerbungen eintrudeln. Sie werden häufig über eine Woche gesammelt und erst dann gesichtet. Es gibt auch automatische Programme, die Online-Bewerbungen miteinander abgleichen. So ein Programm füttert der Personaler ebenfalls am besten mit sämtlichen Bewerbungen, um nicht den interessantesten Kandidaten zu verpassen, der sich vielleicht nicht sofort bewirbt. Dann erfolgt eine digitale oder händische Sichtung.

Sortierung durch den Personaler

Personalchefs müssen sich oft für eine Stelle unter 100 und manchmal auch (je nach Unternehmen) unter 200 bis 300 Bewerbern entscheiden. Es gilt: Je größer das Unternehmen und je attraktiver die Stelle ist, desto mehr Bewerber gibt es für diese Stelle. Die Personalabteilungen großer Konzerne setzen daher längst auf die Online-Bewerbung, bei der die Daten der Bewerber durch ein Softwareprogramm automatisch vorsortiert werden. Dieses siebt konsequent mangelhafte Bewerbungen mit unvollständigen Unterlagen, falscher Anrede, Rechtschreibfehlern, zu langen Anschreiben, unrealistischen Gehaltsvorstellungen, mangelhafter Qualifikation und ungeklärten Lücken im Lebenslauf aus. In kleineren Unternehmen ohne so ein Softwareprogramm nimmt der Personalchef diese Sortierung von Hand vor. Auch eine Sortierung nach dem Geburtsdatum, nach Geschlecht und sogar nach der vermeintlichen Herkunft (schlechtere Chancen für Bewerber mit ausländisch klingenden Namen) gibt es. Das kommunizieren die Unternehmen nicht offen, weil sie keine Klagen wegen Diskriminierung riskieren wollen, aber es geschieht. Bewerber sollten auf jeden Fall ihre Unterlagen so perfekt wie möglich gestalten, um nicht durchs Raster zu fallen. Die Aussortierung von vermeintlich oder tatsächlich nicht passenden Bewerbern trifft ein Personalchef in kurzer Zeit. Schon im ersten Durchlauf sortieren sie mindestens 80 Prozent aller Bewerber aus - schließlich haben sie nur eine Stelle zu vergeben. Bewerbungsunterlagen müssen also vollständig sein sowie in ihrer Form und ihrem Inhalt sofort überzeugen.

Der zweite Blick

Übriggebliebene Bewerbungen unterzieht der Personaler einer genaueren Prüfung. Es geht nun um spezielle Hard- und Soft-Skills sowie um die Motivation eines Bewerbers, die ausgeschriebene Position zu erhalten. Nach diesem Prozess bleiben - je nach Unternehmen und Stelle - noch fünf bis zehn Prozent aller Bewerber übrig. Wer zu diesem Kreis gehört, hat eine wichtige Hürde im Bewerbungsprozess genommen.

Das Vorstellungsgespräch

Die verbliebenen Kandidaten werden manchmal komplett zum Vorstellungsgespräch eingeladen. Es kann sich immer noch um 20 bis 30 Bewerber handeln, weshalb dieses Gespräch höchste Bedeutung für die Besetzungsentscheidung hat. Einige Firmen nehmen vor dem Vorstellungsgespräch eine weitere Vorsortierung vor, weshalb bis zur Einladung durchaus Wochen vergehen können. Über die vorherige Auswahl werden die Bewerber in der Regel nicht informiert. Sie können bestenfalls davon ausgehen, dass sie zum engeren Auswahlkreis gehören, wenn sie nicht gleich nach dem Absenden ihrer Bewerbung eine Absage erhalten. Doch das ist kein Automatismus: Manche Unternehmen sagen nicht ab. Wer einen Job sucht, sollte sich daher immer auf mehreren Stellen bewerben. Ein Vorstellungsgespräch folgt eigenen Spielregeln, die Bewerber kennen müssen. Es gibt diverse Leitfäden für solche Gespräche, die man kennen sollte. Personaler stellen harmlose und weniger harmlose Fragen, auf die sich die Kandidaten vorbereiten können. Manche Unternehmen unterhalten sich grundsätzlich mit chancenreichen Bewerbern zweimal. Nach dem ersten Gespräch kommt dann etwa im Verlauf des nächsten Monats (je nach Zahl der Gespräche, die der Personaler führen muss), die Absage oder die Einladung zum zweiten Gespräch. Einige Unternehmen entscheiden auch schon nach dem ersten Gespräch.

Der Arbeitsvertrag

Der Bewerbungsprozess endet mit einer endgültigen Absage oder dem Angebot eines Arbeitsvertrages. Dieser wird komplett als Entwurf zugestellt, der Bewerber muss ihn durchzulesen und akzeptieren oder verifizieren. Erst mit der Unterzeichnung hat er den Job.

Autor: Dr. Hans-Peter Luippold

Dr. Hans-Peter Luippold studierte Betriebswirtschaft in Freiburg und Köln und sammelte als Führungskraft bei Daimler, Volkswagen, Lufthansa, Wella und Vorwerk Erfahrungen in allen wesentlichen Unternehmensbereichen. Seit April 2000 ist er als Unternehmens- und Personalberater in Frankfurt am Main tätig. Er hält regelmäßig Vorträge und lehrt zu den Themen Erfolg und Karriere. Vernetzen Sie sich mit ihm über Xing und Facebook.

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