Bewerbung zurückziehen: So sagen Sie elegant ab

Bewerbung zurückziehen: So sagen Sie elegant ab

Auch wenn Bewerber ungern eine Bewerbung zurückziehen, so ist eine ordentliche Absage genauso wie Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse unverzichtbarer Bestandteil im Bewerbungsverfahren. Absagen ist im Grunde auch gar nicht so schwer, es kommt nur auf die richtige Formulierung an.

Nicht immer sind es Firmen, die einen Bewerber ablehnen. Denn auch Bewerber können sich gegen ein Unternehmen entscheiden. Die Gründe dafür können vielfältig sein. Doch wie sollten Bewerber am besten kommunizieren, dass sie kein Interesse mehr an der Stelle haben und macht es überhaupt Sinn, eine Bewerbung zurückzuziehen?

Wir haben die richtigen Tipps, damit Bewerber freundlich und wertschätzend von einer Bewerbung wieder Abstand nehmen können, ohne dabei ihr Gesicht zu verlieren.

Gründe für Bewerbungsrückzieher

Der häufigste Grunde für eine Absage ist schlicht und ergreifen ein anderes, lukrativeres Jobangbeit. Üblicherweise bewerben sich Arbeitnehmer nicht nur auf eine Stelle. Dementsprechend ist es vollkommen legitim, wenn Bewerber dann den Job auswählen, der ihren beruflichen Vorstellungen und Wünschen am meisten entspricht.

Aber es gibt noch viele andere Beweggründe, die Bewerber veranlassen, ihre Bewerbungen wieder zurückzunehmen. Diese können sein:

  • Die persönlichen Umstände haben sich ungeplant und kurzfristig geändert.
    Ob Familienzuwachs, Umzug, Trennung, eine neue Partnerschaft oder einschneidende finanzielle Veränderungen – manchmal passt ein Jobangebot einfach nicht mehr zur aktuellen persönlichen Situation.

  • Eine andere berufliche Alternative hat sich inzwischen ergeben, zum Beispiel eine Weiterbildung, ein Studium oder eine spannende Tätigkeit im Ausland.

  • Die Konditionen sind anders als erhofft.

  • Die Stelle wird nur befristet angeboten. Oder die Gehaltsvorstellungen gehen zu weit auseinander. Die Arbeitszeit ist nicht attraktiv.

  • Die Herausforderung ist doch zu groß.
    Der Bewerber möchte eine weniger verantwortungsvolle Stelle. Das Aufgabenportfolio ist zu anspruchsvoll.
  • Eine bereits absolvierte Probearbeit hat nicht ganz überzeugt.

  • Die Stelle auf dem Papier klang besser als sie es in Realität ist.
    Auch Arbeitgeber werben in ihren Stellenanzeigen mit tollem Arbeitsklima, flachen Hierarchien und attraktiven Benefits. Möglicherweise stellt sich jedoch bereits im Bewerbungsgespräch heraus, dass dem in der Praxis nicht so ist.
  • Der Arbeitgeber hat sich seit der laufenden Bewerbung noch nicht gemeldet.
    In manchen Branchen sind lange Wartezeiten nicht unüblich. Dem Bewerber dauert eine Rückmeldung zu lange, andere Betriebe haben sich in der Zwischenzeit bei ihm gemeldet.
  • Es passt einfach nicht.
    Nach „einer Nacht drüber schlafen“ überwiegt das Gefühl, dass die Stelle nicht die richtige ist. Auch wenn alle Rahmenbedingungen stimmen, das Bauchgefühl stimmt möglicherweise aber nicht.
  • Die Sympathie ist nicht da.
    Wenn der zukünftige Chef unsympathisch wirkt oder die Chemie zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer schon im Vorstellungsgespräch fehlt, entscheiden sich Bewerber oft gegen den Job.

Schweigen ist nicht Silber, Absagen aber Gold

Warum Bewerber in jedem Fall absagen sollten, wenn sie sich gegen eine Stelle entschieden haben? Ganz einfach: Weil es anständig ist.
Sie präsentieren sich in Ihrer Bewerbung mit Stil und Höflichkeit. Dieses Bild sollten Sie mit einer höflichen Absage auch bestätigen, sonst machen Sie sich unglaubwürdig.
Wer rechtzeitig und ehrlich seine Entscheidung mitteilt, kann anderen Mitbewerben damit Türen öffnet.
Zeigen Sie mit Ihrer Absage dem Arbeitgeber auch, warum er Sie als Bewerber nicht zu Unrecht aus den vielen Bewerbungen ausgewählt hat.

Unabhängig davon, welche Motivation Bewerber haben, eine Stelle nicht anzutreten, sie sollten ihre Entscheidung in geeigneter Weise kommunizieren. Denn nur so geben sie der Firma die Chance, die Bewerberauswahl auf andere potenzielle Bewerber zu beschränken und ersparen Personalern damit unnötigen Zeit- und Personalaufwand.

Absagen sind wichtig, weil sie:

  • mehr Effizienz auf beiden Seiten schaffen:
    Ersparen Sie sich und allen anderen weiteren Aufwand, wenn Sie sowieso wissen, dass Sie dort nicht arbeiten wollen.

  • für Fairness stehen:
    Der Personaler oder Vorgesetzte, der sich Mühe gemacht und vielleicht schon mit Ihnen als neuen Mitarbeiter geplant hat, wird wahrscheinlich nicht jubeln, wenn Sie abspringen. Aber er wird Ihre Offenheit zu schätzen wissen. Auch gegenüber anderen Bewerbern, die den Job gern machen würden, ist es nur fair, wenn Sie Ihre Bewerbung zurückziehen.

  • eine mögliche zweite Chance nicht ausschließen:
    Niemand kann in die Zukunft schauen. Selbst wenn der Betrieb heute nicht für Sie in Frage kommt, so vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt? Denken Sie einen Schritt weiter. Was ist, wenn nochmal eine andere interessante Stelle bei dem Unternehmen ausgeschrieben wird? Behalten Sie sich allein deshalb in guter Erinnerung und sagen Sie immer mit Stil ab.

  • zum eigenen Wohlbefinden beitragen und mit Höflichkeit punkten:
    Alle Beteiligten möchten gern wissen, woran sie sind. Versetzen Sie sich in die Lage des Personalers oder desjenigen, der in Sie als Bewerber großes Vertrauen gesetzt hat. Eine Absage ist immer eine kleine Enttäuschung. Sie schafft zugleich aber auch Klarheit und Ihnen das Gefühl, alles richtig gemacht zu haben.

Warum es so wichtig ist, die Absage gegenüber Arbeitgebern zu kommunizieren

Wenn Bewerber zeitnah mitteilen, dass sie kein Interesse mehr haben, können sie mit dieser Bewerbung abschließen und der Arbeitgeber kann sich auf andere geeignete Kandidaten fokussieren. Eine Absage erspart allen Beteiligten weitere Mühen, unnötigen Zeitaufwand und eröffnet zugleich neue Wege.

Hinweis: Einige Bewerber warten vor einer endgültigen Absage noch die Probezeit ab. Doch wer mit einer inneren Abwehrhaltung oder dem Vorhaben, sowieso nicht lang bleiben zu wollen, eine Stelle antritt, der agiert unfair und unsozial.

Wann ist eine Absage sinnvoll?

Eine Absage ist immer dann sinnvoll, wenn Sie sich entschieden haben, die Stelle nicht anzutreten, sowohl im laufenden Bewerbungsprozess als auch nach einer Zusage. Beenden Sie, auch für sich selbst, jedes Bewerbungsverfahren mit einem guten sauberen Abschluss. So haben Sie sich am Ende nie etwas vorzuwerfen. Warten Sie nicht unnötig lang damit, eine Bewerbung zurückzunehmen.

Natürlich dürfen sich Bewerber bei Ihrer Entscheidung ausreichend Zeit lassen. Wer noch unsicher ist, sollte auf keinen Fall übereilt eine Bewerbung zurückziehen. Viele Arbeitgeber geben Bewerbern im Einladungsschreiben zum Vorstellungsgespräch nochmal die Möglichkeit, abzusagen. Sätze wie „Sofern Sie kein Interesse mehr an der Stelle haben, informieren Sie uns kurz“, sind üblich. Spätestens dann aber müssen Bewerber reagieren.

Wer noch vorm Vorstellungsgespräch absagt, muss dies nicht expliziter begründen. Hier genügt einfach die Mitteilung, dass kein Interesse mehr besteht oder sich inzwischen etwas anderes ergeben hat. Arbeitgeber müssen damit leben und wissen, dass gute Mitarbeiter schwer zu finden sind. Wer sich lang Zeit lässt bei der Bewerberauswahl, trägt auch das Risiko, die besten Bewerber zu verlieren.

Bewerbungen zurückziehen – Ein Leitfaden für die passenden Worte

Natürlich können Bewerber sich auch schweigend aus einem Bewerbungsprozess entziehen und nie wieder etwas von sich hören lassen. Aber wer will schon gern bei einem Betrieb in schlechter Erinnerung bleiben? Es besteht theoretisch immer die Möglichkeit, dass dort ein anderer Job ausgeschrieben wird und niemand möchte sich die Chance auf eine erneute Bewerbungsmöglichkeit komplett verspielen.

Das richtige Kommunikationsmittel wählen

Wer sich auf einem Bewerberportal online beworben hat, muss für eine Absage keine persönliche Mail ausformulieren. Es genügt in diesem Fällen, auf den Button „Bewerbung zurückziehen“ zu klicken. Sie nehmen sich mit einem Klick aus dem Kreis der Bewerbe heraus und müssen sich auch keine weiteren Gedanken mehr darüber machen. Manchmal muss mit dem Zurückziehen gleichzeitig ein vollständiges Profil gelöscht werden, manchmal möchte der Betrieb auch einen Grund für das Zurückziehen der Bewerbung genannt bekommen. Auch wenn bei Bewerbungsportalen alles sehr anonym und unpersönlich abläuft, so sollte auch hier möglichst ehrlich eine Begründung für die Absage angegeben werden.

Bei allen Bewerbungen, die nicht über ein Portal laufen, müssen sich Bewerber für ein Kommunikationsmittel entscheiden. Doch hier ist die Frage - schriftlich oder mündlich?

  • Telefonische Absage

    Die mutigste und selbstbewussteste Variante ist die telefonische Absage. Hier müssen Bewerber mit Rückfragen oder nicht so begeisterten Bemerkungen rechnen. Dennoch ist ein Anruf oft von Vorteil. Das Anliegen ist schnell erledigt, und Bewerber müssen nicht erst noch auf eine Rückmeldung warten.

  • Absage per Brief

    Ein Brief ist das klassischste aller Kommunikationsmittel und macht allein deshalb Eindruck. Bewerber zeigen mit einem Brief immerhin, dass Ihnen die Stelle etwas bedeutet hat, aber es eben gute Gründe für eine Absage gibt.

  • E-Mail-Absage

    Das häufigste Kommunikationsmittel ist wohl die E-Mail. Sie ist mit weniger Aufwand als ein Brief verbunden und ist anonymer als ein Anruf. Bei einer E-Mail muss allerdings besonders gut auf die Formulierung geachtet werden, sonst kommt die Absage möglicherweise nicht gut an.

Tipp: Wenn Sie unsicher sind, wie Sie absagen sollen, dann wählen Sie das Kommunikationsmittel, bei dem Sie am stärksten überzeugen können und sich am sichersten fühlen.

Eine Absage korrekt und stilvoll formulieren

Die drei goldenen Regeln zusammengefasst: 

  • Seien Sie freundlich und charmant
  • Bleiben Sie möglichst ehrlich.
  • Verabschieden Sie sich mit Würde.

Halten Sie sich, wie beim Bewerbungsanschreiben auch, stets an die Formalien. Setzen Sie einen Briefkopf auf mit Ihrer Anschrift und der Firmenanschrift. Wählen Sie einen Betreff und schreiben Sie direkt an die Person, mit der Sie bisher Kontakt hatten.

Sie können zum Beispiel mit einer kleinen Danksagung einsteigen. Bedanken Sie sich für die Mühe, das entgegengebrachte Interesse, das Vertrauen in Sie als potentiellen Mitarbeiter und eventuell die Einladung zum persönlichen Kennenlernen und die vielen Eindrücke, die Sie vom Unternehmen gewinnen durften. Nennen Sie die Dinge, die Ihnen besonders positiv aufgefallen sind.

Danach folgt der Haupttext. Erklären Sie kurz in zwei bis drei Sätzen, warum Sie sich entschieden haben, die Bewerbung zurückzuziehen und warum eine Zusammenarbeit doch nicht in Frage kommt für Sie.

Am Schluss wünschen Sie dem Arbeitgeber alles Gute bei der weiteren Mitarbeitersuche und verabschieden sich höflich. Geben Sie sich auf jeden Fall Mühe bei der Absage und bringen Sie zum Ausdruck, dass Sie diesen Schritt bedauern.

Nutzen Sie wie gewohnt die Schlussformel und unterschreiben Sie. Das zeigt, dass es Ihnen wichtig ist, sich ordentlich und anständig zu verabschieden.

Tipp: Erklären Sie den Grund Ihrer Entscheidung in wenigen Sätzen und schweifen Sie dabei nicht unnötig aus. Vermeiden Sie es, sich in eine Rechtfertigungshaltung zu begeben. Das ist nicht Sinn einer Absage!

Wenn es Ihnen wichtig ist, bitten Sie am Ende Ihres Schreibens um Löschung Ihrer Unterlagen und Daten. Professionelle Personaler wissen um die Regeln im Bewerberprozess und nehmen solche Bitten sicherlich nicht persönlich.

Alternativ können Sie auch darauf hinweisen, dass die Daten für weitere Stellenangebote gern aufgehoben werden dürfen.

Formulierungsvorschläge

  • Einstieg

    Erstmal bedanke ich mich nochmal ganz herzlich für die Möglichkeit, dass ich Ihre erfolgreiche Firma näher kennenlernen durfte.

    Vielen Dank für das freundliche Gespräch, zu dem Sie mich eingeladen haben und für die Zeit, die Sie sich für mich genommen haben.

    Nochmals herzlichen Dank für die tollen Eindrücke, die ich von Ihrem Unternehmen gewinnen konnte.

  • Absage

    Die Eindrücke, die ich von Ihrem Unternehmen gewonnen habe, sind durchweg positiv. Umso mehr bedaure ich, dass ich meine Bewerbung nun zurückziehen muss. Meine persönlichen Rahmenbedingungen haben sich ungeplant geändert, sodass die ausgeschriebene Stelle leider nicht mehr für mich in Frage kommt.

    Ich habe kurzfristig ein anderes lukratives Jobangebot erhalten, das ich nicht ablehnen möchte. Aus diesem Grund ziehe ich meine Bewerbung bei Ihnen zurück. Entschuldigen Sie meine spontane Absage und die damit verbunden Umstände, die ich Ihnen mache.

    Nach reiflicher Überlegung teile ich Ihnen mit, dass ich meine Bewerbung zurücknehme. Die Anforderungen Ihres Stellenangebotes übersteigen leider meine beruflichen Fähigkeiten in einigen Punkten. Ich bitte höflichst um Verständnis, die Entscheidung ist mir nicht leicht gefallen.

  • Verabschiedung

    Ich hoffe, ich habe Ihnen nicht allzu große Umstände bereitet und wünsche für Ihre weitere Mitarbeitersuche alles Gute.

    Ich wünsche Ihnen, dass Sie baldmöglichst den passenden Mitarbeiter für Ihr Unternehmen finden.

    Ich bitte Sie darum, meine Unterlagen zu vernichten und alle gespeicherten Daten zu löschen. Für Ihre Mühe möchte ich mich im Voraus bedanken. 

Tun Sie das bitte nicht

  • Nicht mehr melden
  • Auf Anfragen oder Kontaktversuche nicht mehr reagieren
  • Nummer blockieren

Und was ist, wenn…

 Sie sich nochmal bei demselben Unternehmen bewerben wollen?

Why not? Wenn Sie sich nach dem Prinzip des Fairplay verhalten, dann können Sie sich auch jederzeit wieder bei dieser Firma bewerben. Springen Sie über Ihren Schatten und beziehen Sie sich geschickt auf Ihre frühere Bewerbung und die notwendige Absage. Machen Sie deutlich, wie dankbar Sie sind für eine zweite Chance.

Fazit: Feedback ist ein Geschenk

Es passiert nicht selten, dass Bewerber mehrere Zusagen gleichzeitig bekommen und dann einem oder mehreren Unternehmen absagen müssen. Auch ist es nicht ungewöhnlich, wenn Bewerber nach einer absolvierten Probearbeit nicht mehr so überzeugt sind von der Stelle. Wie auch immer die Beweggründe sein können, dass ein Jobangebot an Attraktivität verliert, eine Absage muss in jedem Fall her. Denn sich still und leise aus dem Bewerbungsprozess ausklinken, ist nicht wertschätzend und kann im schlimmsten Fall später im Leben zum eigenen persönlichen Nachteil werden. Daher lohnt es sich, sich zu überwinden und Zeit in eine ordentliche und charmante Absage zu investieren. Absagen gehören zum Bewerbungsverfahren dazu, auf beiden Seiten.

Behalten Sie als Bewerber im Kopf: Anständiges Absagen ist professionell und fair. Personaler oder Vorgesetzte, die sich mit der Suche nach einem neuen Mitarbeiter beschäftigen, werden Ihnen Ihr ehrliches Verhalten danken.

 Und last but not least, vergessen Sie nicht: Eine Absage ist ebenso Aushängeschild wie eine Bewerbung selbst.

Dr.Hans-Peter Luippold

Autor: Dr.Hans-Peter Luippold

Dr. Hans-Peter Luippold studierte Betriebswirtschaft in Freiburg und Köln und sammelte als Führungskraft bei Daimler, Volkswagen, Lufthansa, Wella und Vorwerk Erfahrungen in allen wesentlichen Unternehmensbereichen. Seit April 2000 ist er als Unternehmens- und Personalberater in Frankfurt am Main tätig. Er hält regelmäßig Vorträge und lehrt zu den Themen Erfolg und Karriere. Vernetzen Sie sich mit ihm über Xing und Facebook.