Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement: Ausbildung, Gehalt & Aufgaben

Diesen Ausbildungsberuf gibt es erst seit dem Jahr 2014. Vorher gab es Ausbildungen als Bürokaufmann, Bürokauffrau, Fachangestellter für Bürokommunikation oder als Kaufmann für Bürokommunikation. Die Bezeichnung Bürokaufmann/-Frau (m/w/d) wurde durch die neue Berufsbezeichnung „Kaufmann für Büromanagement“ abgelöst. Auszubildende, die sich für diesen Beruf entscheiden, haben gute Chancen geeignete Ausbildungsplätze in Top-Unternehmen zu finden.

Die möglichen Arbeitsfelder für den Beruf als Kaufmann (m/w/d) sind:

• in unterschiedlichen wirtschaftlichen Bereichen der Assistenz und Verwaltung
• im öffentlichen Dienst
• in Bereichen verschiedener Organisationen, Unternehmen, Interessenvertretungen oder Verbänden

Um den Beruf „Kaufmann für Büromanagement“ bzw. „Kauffrau für Büromanagement“ gut ausüben zu können, sollten Bewerber einige Skills und Anforderungen erfüllen.

Allgemeine Voraussetzungen und Zertifikate

Für die Ausbildung zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann für Büromanagement ist rechtlich kein Schulabschluss vorgeschrieben. Handwerksbetriebe oder Handel- und Industrieunternehmen bevorzugen meistens Bewerber mit einem Mittlere Reife Bildungsabschluss. Um Stellen im öffentlichen Dienst zu besetzen, sollten Bewerber im Idealfall über eine Fachhochschulreife oder sogar ein Abitur verfügen.

• Bei manchen Bildungsträgern wird die Ausbildung zum Kaufmann oder zur Kauffrau für Büromanagement auch rein schulisch angeboten. Für diese Ausbildung gibt es keinen Praxisbezug und auch keine Vergütung. Die praktische Erfahrung sammeln die Auszubildenden im letzten Jahr während eines Praktikums. Die rein theoretische Büromanagement-Ausbildung ist nicht so beliebt.
• Um die Berufsausbildung als Kaufmann oder Kauffrau erfolgreich zu beenden, gibt es eine Abschlussprüfung, die aus zwei Teilen besteht. Der erste Teil findet ungefähr in der Hälfte des zweiten Ausbildungsjahres statt. Der finale Teil findet am Ende des letzten Ausbildungsjahres statt.

Schulische & fachliche Voraussetzungen

Um die Ausbildung zur Kauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement gut absolvieren zu können, sollten Bewerber über bestimmte Vorkenntnisse und Fähigkeiten in folgenden Fächern verfügen:

• Wirtschaft: Die Affinität ist für Kaufleute für Büromanagement von großem Vorteil, da ein Großteil der Alltagsaufgaben mit Rechnungswesen zusammenhängen.
• Mathematik: Kaufleute für Büromanagement beschäftigen sich in der täglichen Arbeit häufig auch mit dem Erstellen von Rechnungen oder mit der Buchhaltung, weshalb ein gewisses Zahlenverständnis von Vorteil ist.
• Englisch: Besonders für die internationale Kommunikation bei Kundenanfragen oder für den Schriftverkehr sind gute Englischkenntnisse von Bedeutung.
• Deutsch: Gerade im geschäftlichen und internen Schriftverkehr sind Deutschkenntnisse unerlässlich.

Körperliche Voraussetzungen

Um die Tätigkeit als Kaufmann/-Frau für Büromanagement gut ausüben zu können, sollten bestimmte körperliche Voraussetzungen erfüllt werden. Die Informationen sind allerdings nur als grobe Orientierung anzusehen und müssen bei Bedarf durch eine medizinische Untersuchung abgeklärt werden.

Die folgenden Voraussetzungen sollten bereits während der Ausbildung und auch später im Berufsleben als Kaufmann/-Frau für Büromanagement erfüllt werden:

• Problemloses Sprechvermögen
• Gute Sehfähigkeit
• Gute Feinmotorik der Finger und Hände
• Belastbare Rückenmuskulatur
• Hörvermögen und gutes Sprachverständnis für die tägliche Kommunikation

Persönliche Kompetenzen – Soft Skills

Nicht nur für Stellen im Büro werden gewisse Kompetenzen im Arbeits- und Sozialverhalten wie Ehrlichkeit, Pünktlichkeit, Zuverlässigkeit oder Kritikfähigkeit vorausgesetzt, sondern auch bei anderen Berufen.

Für das Tätigkeitsprofil im Büromanagement gibt es typische Soft Skills, die Bewerber erfüllen sollten:

• Sorgfältige Arbeitsweise: Geschäftsbriefe müssen in Word mit exakter Rechtschreibung erstellt werden. Zudem müssen Bewerber Statistiken, Berechnungen und Ausgaben erstellen und überprüfen.
• Flexibilität: Für die Ausübung des Berufs sollten Mitarbeiter in der Lage sein, sich immer wieder neu auf andere Arbeitsaufgaben einzustellen. So können sich der Empfang von Kunden mit der Terminplanung, mit Gesprächen am Telefon oder auch mit dem Einholen von Infos für die Geschäftsleitung abwechseln.
• Serviceorientierte Arbeitsweise: Besonders in der Kommunikation mit Kunden und der Geschäftsführung sollten Mitarbeiter freundlich und kundenorientiert handeln.
• Selbstorganisation: Konferenzen, Dienstreisen und die täglichen Arbeitsabläufe müssen eigenständig organisiert werden.
• Einsatzbereitschaft und Engagement: Anfallende Arbeiten kurzfristig und auch außerplanmäßig zu erledigen.

Der Beruf Kaufmann/-frau für Büromanagement ist staatlich anerkannt. Für diesen Ausbildungsberuf finden Bewerber Stellen im öffentlichen Dienst, in der Industrie oder im Handel. Die reguläre Ausbildungsdauer beträgt 3 Jahre und kann unter gewissen Voraussetzungen verkürzt werden. Im Handwerk können Auszubildende ebenfalls eine Ausbildung zum Kaufmann bzw. zur Kauffrau beginnen.

Im Ausbildungsbetrieb erlernen die Auszubildenden folgende Inhaltsschwerpunkte:

• Anwendung von Textverarbeitungssystemen wie Word
• Bearbeitung des Postein- und Postausgangs
• Richtige Auswahl und Anwendung betriebsinterner Kommunikationssysteme für die Tätigkeit
• Recherche, Beurteilung, Aufbereitung und Archivierung der Informationen und Zusammenhänge
• Projektplanung inklusive der Durchführung und Kontrolle
• Angebotseinholung und anschließende Überprüfung
• Erstellen und Auswerten von Statistiken, Auswertungen und Kalkulationen
• Abrechnung von Reisekosten und Anträge für die Geschäftsreise erstellen
• Auswertung und Aufbereitung von Kundendaten
• Ausgaben, Zahlungen und Rechnungen überprüfen.

Während der gesamten Ausbildung werden zudem weitere Kenntnisse über die Organisation des Betriebs, Rechte und Pflichten der Auszubildenden und Umweltschutz vermittelt.

In der Berufsschule werden weitere Fachkenntnisse in berufsspezifischen Lernfeldern erworben:

• Branchenübliche Aufgaben wie Kundenakquise, Projektplanung etc.
• Allgemeinbildende Fächer wie Wirtschaftslehre, Deutsch, Sozialkunde
• Spezialisierungsmöglichkeiten im Büromanagement

Während der Ausbildung besteht die Möglichkeit für eine Spezialisierung von zwei Wahlbereichen. Die zwei Wahlbereiche werden während der Ausbildung in einer Zeitspanne von fünf Monaten besonders intensiv durchgenommen. Der Azubi hat so die Möglichkeit, sich bereits am Anfang der Ausbildung auf einen Bereich zu spezialisieren, in dem er auch später tätig sein möchte.

Die Wahlbereiche der Kaufleute für Büromanagement sind:

• Marketing und Vertrieb
• PR-Arbeit und Eventmanagement
• Auftragskoordination und Auftragssteuerung
• Sekretariat und Assistenz
• Personalwirtschaft
• Öffentliche Finanzwirtschaft
• Kaufmännische Steuerung und Kontrolle

Kaufmännische und wirtschaftliche Abläufe in kleineren und mittleren Unternehmen

• Logistik und Einkauf
• Recht und Verwaltung

Prozesse im Büro abwickeln/Büroorganisation

• Dokumente und Schriftsätze in Textverarbeitungsprogrammen wie Word anfertigen
• Schriftverkehr mit Mitarbeitern, Vorgesetzten und Kunden erledigen.
• Dienstpläne oder auch Organisationspläne anfertigen
• Posteingang und Postausgang bearbeiten und Postverteilung.
• Aufbereitung, Verarbeitung und Pflege von Daten
• Empfang, Betreuung, Kommunikation und Vorbereitung mit Kunden und Besuchern
• Die Planung und Überwachung der Termine
• Urlaubslisten pflegen.
• Verwaltung, Bestellung und Verteilung von Büromaterial
• Jegliche Dokumente für die Geschäftsleitung oder auch Kollegen vorbereiten.
• Meetings und Besprechungen organisieren und die anschließende Nachbereitung durchführen.
• Geschäftsreisen planen und Reiseunterlagen vorbereiten.

Rechnungen und Aufträge bearbeiten und Zahlungswesen überwachen

Controlling und Buchführung

• Mitarbeit in der Finanzbuchhaltung, beim Controlling und Kosten- und Leistungsrechnung

Personalverwaltung

• Mitarbeiterakten verwalten und führen.
• Arbeits- und Fehlzeiten dokumentieren
• Mitarbeit bei der monatlichen Lohnabrechnung
• Arbeitsverträge erstellen und zur Unterzeichnung vorbereiten.
• Personalbedarf und Einsatz ermitteln

Logistik und Einkauf

• Bestände im Lager dokumentieren und kontrollieren
• Wareneingang und Warenausgang überprüfen und eventuelle Mängel reklamieren
• Angebote einholen und Bestellungen aufgeben.

Marketing, Vertrieb und Öffentlichkeitsarbeit

• Angebotserstellung und Kundenbedarfsermittlung
• Marketingmaßnahmen durchführen und entwickeln.
• Angebote für die sozialen Medien erstellen und an Social-Media-Kampagnen und Onlinemarketingmaßnahmen mitwirken.
• Mitwirkung bei der Eventplanung und Organisation inklusive bei Kalkulationen.
• Umweltschutzstrategien für das Büro umsetzen.

Öffentlicher Dienst

• Antragserstellung und Bearbeitung
• Termine und wichtige Fristen überwachen und berechnen.
• Bescheid Erstellung
• Bei der Vorbereitung der alltäglichen Aufgaben in der Verwaltung mitarbeiten.
• Bei der Haushaltsplanung und Überwachung mitwirken und entsprechende Listen führen.

Während der Ausbildung als Kauffrau für Büromanagement oder als Kaufmann für Büromanagement werden von den Ausbildungsstellen meistens folgende Vergütungen gezahlt:

1 Ausbildungsjahr: 953 Euro

2. Ausbildungsjahr: 1.029 Euro

3. Ausbildungsjahr: 1.120 Euro

Welches Einstiegsgehalt wird nach der Ausbildung zum Kaufmann, Frau für Büromanagement durchschnittlich gezahlt?

Nach der erfolgreichen Ausbildung für Kaufmänner oder Kauffrauen können Mitarbeiter mit einer monatlichen Brutto-Vergütung von etwa 2.000 Euro bis 2.800 Euro rechnen. Unter verschiedenen Aspekten können die Gehälter variieren. Je nachdem in welcher Branche das Unternehmen tätig ist und ob hier Tarifverträge vorliegen, fallen die Gehaltszahlungen für Jobs im Büro unterschiedlich hoch ausfallen. Mit steigender Berufserfahrung und erfolgreichen Weiterbildungen können die Monatsgehälter auf bis zu 3.500 Euro brutto ansteigen.

Quelle: https://www.ausbildung.de/berufe/kauffrau-fuer-bueromanagement/

Berufe im Büromanagement verfügen über gute Arbeitszeitmodelle. Arbeitnehmer können in diesem Beruf in Teilzeit oder Vollzeit angestellt sein. Überstunden, Nacht- oder Wochenendarbeit sind in diesem Berufszweig normalerweise nicht üblich. Fallen bei der Arbeit doch einmal Überstunden an, können diese entsprechend durch Freizeit ausgeglichen werden. Viele Arbeitgeber in dieser Branche bieten ihren Mitarbeitern zudem die Möglichkeit, die Arbeitszeit im Homeoffice oder als Gleitzeit einzuteilen.

Die erfolgreiche Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement bietet für die weitere Karriere beste Aufstiegsmöglichkeiten. Durch das erworbene Fachwissen können Arbeitnehmer in den verschiedensten Bereichen eine Anstellung finden. Zudem bietet die Ausbildung ein gutes Fundament für weitere Karrieremöglichkeiten.

• Weiterbildung zum Fachwirt oder zur Fachwirtin:

Die Weiterbildung zum Fachwirt kann mit dem Meistertitel, der im Handwerk erworben wird, gleichgesetzt werden. Die Zusatzqualifikation kann an Fachschulen oder Fernschulen erworben werden. Während der Weiterbildung erlernen Arbeitnehmer weitere Fachqualifikationen, um später Führungsaufgaben übernehmen zu können. Die Dauer für die Fortbildung beträgt in der Regel 2 Jahre.

• Weiterbildung zum Eventmanager oder zur Eventmanagerin:

Bei dieser Weiterbildung erwerben Arbeitnehmer nach ihrer Ausbildung zusätzliches Wissen für das Planen und Durchführen von Veranstaltungen. Je nach Anbieter kann die Dauer zwischen 2 Monaten und 3 Jahren variieren.

• Weiterbildung zum Bilanzbuchhalter oder zur Bilanzbuchhalterin:

Diese Weiterbildung ist besonders für Arbeitnehmer interessant, die ihr Wissen in Steuer- und Rechnungswesen erweitern möchten. Mitarbeiter erlernen während der Fortbildung das Erstellen von Jahresabschlüssen, von verschiedenen Steuererklärungen und ebenso die Auswertung von Kennzahlen. Um die Weiterbildung beginnen zu können, müssen Angestellte nach der Ausbildung zum Kaufmann/-Frau für Büromanagement mindestens drei Jahre Berufserfahrung gesammelt haben. Je nachdem, ob die Weiterbildung in Teilzeit oder Vollzeit durchgeführt wird, dauert sie zwischen 5 Monaten und 2,5 Jahren.

• Studium:

Nach der Ausbildung zum Kaufmann, Frau für Büromanagement besteht zudem die Möglichkeit, ein Studium zu beginnen. Einige Arbeitgeber bieten nach dem Abschluss der Ausbildung die Möglichkeit, ein berufsbegleitendes Bachelor-Studium anzuschließen. Hierfür kooperieren sie mit Hochschulen oder Akademien. Das Studium kann aber auch in Vollzeit durchgeführt werden.

Verschiedene Studiengänge stehen hier zur Auswahl:

• Handelsbetriebswirtschaft
• Industriebetriebswirtschaft
• Handwerksmanagement

Nach der Ausbildung haben Kaufleute im Büromanagement gute Chancen auf eine Festanstellung. Die unterschiedlichen Branchen ermöglichen es, dass Mitarbeiter hier ausreichend Arbeit finden können.

Die Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement oder zum Kaufmann für Büromanagement zählt in Deutschland zu einem der meistgewählten Ausbildungsberufe. Die Ausbildungsinhalte werden gerade für diesen facettenreichen Beruf immer wieder überarbeitet und an neue Anforderungen angepasst

Die Digitalisierung ist auch gerade im Bereich Büromanagement ein aktuelles Thema. Es gibt immer mehr Arbeitsabläufe, die in Unternehmen digitalisiert werden, wie zum Beispiel die Aktenführung, das digitale Dokumentenmanagement, ERP-Systeme oder auch die Rechnungsstellung. Die Aufgabenfelder verändern sich dadurch stetig und Sie müssen als Kaufmann für Büromanagement oder Kauffrau für Büromanagement sich immer weiterentwickeln und in neue Themengebiete einarbeiten. Durch die digitale Entwicklung haben Sie immer weiter die Chance, mit neuen Technologien zu arbeiten und an der Entwicklung mitzuwirken.