Ganz egal, ob in einem großen Unternehmen, in der Workation oder im Homeoffice: Eine strukturierte Büroorganisation erleichtert maßgeblich das Arbeiten und spart viel Zeit. Besonders im Homeoffice ist es wichtig, richtig Prioritäten zu setzen und sich eigenständig zu organisieren, um noch produktiver arbeiten zu können. Wer auf eine gute Schreibtischorganisation setzt, spart sich viel lästiges Suchen: Alle wichtigen Schriftstücke, Ordner und andere Materialien sind sofort griffbereit und Sie können sich produktiv Ihren hochpriorisierten Aufgaben und Projekten widmen. Ordnung im Büro ist daher sehr bedeutsam für ein cleveres Zeitmanagement.
Die nachfolgenden Informationen und Tipps in diesem Artikel beziehen sich nicht auf die klassischen Aufgaben einer Sekretärin. Vielmehr geht es um die eigene Arbeitsorganisation in den dienstlichen Büros oder im eigenen Homeoffice. Vor allem in der heutigen Zeit ist unser Arbeitsalltag von sehr viel Leistungsdruck und Hektik geprägt. Es braucht eine durchdachte Organisation, um alle Anforderungen und Aufgaben in der angedachten Zeit auch umsetzen zu können. Lesen Sie hier, wie Sie Ihren Arbeitsplatz, vor allem aber Ihren Schreibtisch organisieren.
Warum ist eine gute Büroorganisation so unentbehrlich?
Eine gewisse Grundordnung und Organisation ist sehr wichtig, ganz egal ob in Geschäftsräumen oder zu Hause im Homeoffice.
Werden Ordner, Dokumente oder lose Papiere einfach irgendwo abgelegt, muss im Allgemeinen recht viel Zeit eingeplant werden, um diese wiederzufinden. Das ist vor allem dann sehr nachteilig, wenn es schnell gehen muss. In den meisten Fällen entsteht auf diese Weise Stress und eine innere Anspannung, die definitiv vermeidbar ist.
In dienstlichen Büros ist jedoch nicht nur Zeit ein sehr bedeutender Aspekt, sondern auch Geld: Für Firmen und Betriebe wird es unwirtschaftlich, wenn Mitarbeiter mehr Zeit mit der Suche nach Unterlagen verbringen als mit der eigentlichen Arbeit.
Wie die Ordnung allerdings gestaltet wird, obliegt den eigenen Wünschen, Vorstellungen und Bedürfnissen.
3 Gründe für eine ideale Büro- und Schreibtischorganisation
- Ein aufgeräumter Arbeitsplatz spart Zeit und Geld.
Eine mangelhafte Organisation entpuppt sich nicht selten als Geld- und Zeitfresser. Wer an einem unordentlichen Schreibtisch sitzt, muss immer wieder Materialien von Stapel 1 auf Stapel 2 räumen, um Platz für aktuelle Arbeiten zu finden. Die Suche nach einer wichtigen Notiz oder einem Kugelschreiber ist im unordentlichen Durcheinander vergleichbar mit der Suche nach der Nadel im Heuhaufen.
Ähnlich problematisch sind unorganisierte Aktenschränke, Rollcontainer oder Ablage-Systeme. Wer lange nach den richtigen Dokumenten suchen muss, kommt nicht zu den eigentlich wichtigen Aufgaben. Das kostet sehr viel Zeit im Alltag und erschwert massiv ein produktives Arbeiten im Office.
Das Fraunhofer Institut in München hat eine wissenschaftliche Studie durchgeführt und ist zum Ergebnis gekommen, dass in schlecht organisierten und unordentlichen Büros rund ein Drittel der Arbeitszeit verschwendet wird. Die Suche nach wichtigen Unterlagen oder Arbeitsutensilien ist sehr zeitaufwendig und darunter leiden auch die einzelnen Arbeitsabläufe.
(Quelle: https://www.dgq.de/regional/dateien/Fraunhofer_Studie_Lean_Office.pdf)
- Eine gute Büroorganisation sorgt für mehr Konzentrationsleistung und Produktivität
Ein unorganisierter Arbeitsplatz hemmt ein effizientes Arbeiten – nicht allein durch zeitaufwendiges Suchen. In einem schlecht strukturierten Büro lauern aber ständig Ablenkungen, zum Beispiel durch Post-its, die auf dem Schreibtisch verstreut liegen, durch E-Mails oder ständiges Telefonklingeln.
Bereits kleinste Ablenkungen oder Konzentrationspausen können einen effektiven Arbeitsflow maßgeblich beeinträchtigen. Nach Pausen von der Arbeit dauert es im Schnitt rund 20 Minuten, bis man wieder mit voller Konzentrationsleistung weiterarbeiten kann. Aus diesem Grund sollten Ablenkungen, so gut es geht, minimiert werden. Das sorgt für eine Optimierung der Konzentration, der Produktivität sowie der Effizienz am Arbeitsplatz.
- Ein geordnetes Büro optimiert das Arbeitsklima und steigert auch die Karrierechancen
Die Büromarktkette Staples hat eine Forschungsstudie durchgeführt und ist zum Ergebnis gekommen, dass ein unorganisierter Arbeitsplatz eine negative Auswirkung auf das allgemeine Arbeitsklima und auch auf die persönlichen Karriereaussichten hat.
(Quelle: https://www.presseportal.de/pm/43823/1136718).
Insbesondere in Großraumbüros wird das Chaos schnell zu einem großen Ärgernis. Muss permanent in der Unordnung anderer Kollegen nach gemeinsam genutzten Arbeitsutensilien oder Dokumenten gesucht werden, führt das schnell zu Frust.
Ein chaotischer Arbeitsplatz spricht auch eher weniger für eine strukturierte Arbeitsweise. Das hat auf Vorgesetzte eher eine negative Wirkung und schmälert somit auch die Karrierechancen.
Den eigenen Schreibtisch organisieren - wie geht es am besten?
- Tipp 1 – alles runter vom Schreibtisch!
Der erste Schritt beim Aufräumen: Räumen Sie zunächst einmal den Schreibtisch leer. Schauen Sie sich die einzelnen Dinge, Zettel und Arbeitsutensilien genau an: Was brauchen Sie für Ihre tägliche Arbeit? Was verwenden Sie überhaupt nicht? Das, was Sie unbedingt für die Erledigung Ihrer Aufgaben benötigen, darf wieder auf den Schreibtisch. Wer ganz gründlich sein will, leert auch gleich die Schubladen des Schreibtischs.
- Tipp 2 – schaffen Sie ein cleveres Ablagesystem
Alte Unterlagen, Schriftstücke und Notizen, die nicht mehr benötigt werden, müssen entsorgt werden. Schaffen Sie sich für aktuelle Unterlagen ein Ablagesystem, das nach Kategorien sortiert ist. Sie können entweder nach Aufgaben kategorisieren oder nach Abgabefristen – je nachdem, in welchem Bereich Sie tätig sind.
Stellen Sie klare Regeln für das Ablagesystem auf, damit Sie später genau wissen, welche Unterlagen in die Ablage gehören und welche nicht. Ansonsten könnte alles planlos in der Ablage landen. Somit wird diese innerhalb kürzester Zeit unübersichtlich und verliert ihr eigentliches Ziel!
Für eine optimale Arbeitsplatzstruktur können Sie auf Hilfsmittel zurückgreifen wie etwa:
- Aktenfolien, gerne auch farbig
- Ablagekörbe
- Ablagefächer
- Stehsammler
- Hängemappen
- Schnellhefter und Mappen.
Überlegen Sie sich, welche Hilfsmittel am besten zu Ihnen und zu Ihrer beruflichen Situation passen. Sie können auch unterschiedliche Möglichkeiten miteinander kombinieren. Achten Sie aber immer darauf, dass die Struktur, wie bereits erwähnt, übersichtlich bleibt! Auf diese Weise orientieren Sie sich schnell und auf einem Blick!
- Tipp 3 – beenden Sie die Woche mit einem sauberen Arbeitsplatz
Räumen Sie am besten jeden Abend vor Dienstschluss und vor dem Wochenende Ihren Schreibtisch auf!
Nehmen Sie sich ruhig 10 bis 15 Minuten Zeit bevor Sie ins Wochenende starten und räumen Sie ordentlich auf. Sortieren Sie alle Ihre Dokumente und entsorgen Sie das, was Sie nicht mehr benötigen. Sie werden sehen, dass ein sauberer und geordneter Arbeitsplatz am Montagmorgen die größte Belohnung ist. So starten Sie zunächst einmal entspannt in Ihr Wochenende und am Montag wieder voller neuer Motivation und Energie in die neue Arbeitswoche!
- Tipp 4 – verwandeln Sie Ihren Schreibtisch in eine Wohlfühloase
Natürlich dürfen Sie auf Ihren Schreibtisch auch etwas Persönliches setzen wie zum Beispiel ein Foto Ihrer Liebsten oder eine kleine Pflanze. Doch personalisiert bedeutet nicht überladen! Ihr Arbeitsplatz sollte auch eine Wohlfühloase sein, denn schließlich verbringen Sie rund ein Viertel des Tages am Schreibtisch. Dennoch sollte die Devise lauten: Weniger ist mehr! Daher übertreiben Sie es nicht mit den persönlichen Gegenständen!
- Tipp 5 – keine Stapelbildung!
Vermeiden Sie unbedingt Papierstapel auf Ihrem Arbeitsplatz. Diese sind schnell angesammelt, doch umso schwerer wieder zu beseitigen. In solchen Papierstapeln gehen jedoch wichtige Informationen unter und Unterlagen, die Sie für Ihre tägliche Arbeit im Grunde gar nicht benötigen, behindern Sie nur und schränken Sie in Ihrer Bewegungsfreiheit ein.
Aufschieben macht definitiv keinen Sinn: Sortieren Sie Unterlagen immer sofort in die richtigen Mappen und Ordner ein.
Überlegen Sie bei jedem Dokument, ob Sie es überhaupt noch brauchen oder ob ein digital abgelegtes Exemplar nicht auch vollkommen ausreichend ist.
- Tipp 6 - einmal vierteljährlich: Große Aufräumarbeiten!
Einmal im Quartal sollten Sie sich unbedingt ein wenig Zeit zum Aussortieren nehmen. Auf diese Weise halten Sie Ihr Ablagesystem schlank und bestens geordnet. Gleichzeitig beseitigen Sie Dokumente, die Sie nicht mehr brauchen.
Das Ergebnis: Ein perfekter Überblick über alle To Dos´.
Ablagesysteme für Ihren Arbeitsplatz
Die 5 besten Ablagesysteme für einen perfekt organisieren und aufgeräumten Arbeitsplatz:
- 3-er Regel
Jedes Mal, wenn Sie in einem stetig wachsenden Ordner etwas suchen, sollten Sie drei veraltete Informationen entfernen.
- Tauschhandel
Für jede neue Information oder Aufgabe, die in die Ablage kommt, muss eine ältere entsorgt werden.
- Posteingang und Postausgang
Schaffen Sie eine Ablage für die eingehende sowie für die ausgehende Post: Auf diese Weise haben Sie alles gut und übersichtlich sortiert und können sich schnell und konzentriert der weiteren Bearbeitung widmen.
- Zwischendurch-Methode
Legen Sie zum Feierabend eine oder zwei Mappen beziehungsweise Ordner oder Ablagekörbe, die aussortiert werden müssen auf Ihren Schreibtisch.
Schauen Sie diese am nächsten Tag einfach „nebenbei“ durch, zum Beispiel während Sie einen Pausenkaffee genießen. Auch Wartezeiten zwischen zwei Meetings oder ein kleines persönliches Tagestief können Sie ideal zum Aussortieren unnötiger Dokumente nutzen.
- SOS-Taktik
Wenn Ihr Ablagesystem überquillt und überhaupt nicht mehr der Übersichtlichkeit dient, sollten Sie sofort zur Tat schreiten. Oder legen Sie einen konkreten Termin zum Ausmisten fest – entweder an einem Freitag, bevor Sie ins Wochenende starten oder notfalls an einem arbeitsfreien Samstag. Setzen Sie sich selbst Ziele wie zum Beispiel: „Ich werde mindestens 50 % der Unterlagen entsorgen.“ Oder: „Ich werde diese Mappe vollständig auflösen“.
- „Verfallsdatum“
Kennzeichen Sie wichtige Ordner und Mappen sozusagen mit einem Verfallsdatum. Vermerken Sie also, zu welchem bestimmten Zeitpunkt der Inhalt dieser Mappen oder Ordner ihren Nutzen verlieren.
Schreiben Sie zum Beispiel: „Zeitraumbezogene Kalkulation. Altpapier: 31.12.2022.“ Oder: „Ins Archiv: 01.09.2021.“
Eine Erinnerung an dieses Verfallsdatum können Sie sich auf Wiedervorlage legen oder in Ihren Terminkalender eintragen.
- Wiedervorlage
Ein Wiedervorlage-Ablagesystem müssen Sie ordentlich pflegen, wenn es einwandfrei funktionieren soll. Dann können Sie von vielen Vorteilen profitieren, so zum Beispiel:
Eine Wiedervorlage bringt bedeutende Materialien zu einem bestimmten Termin wieder auf Ihren Tisch und erinnert Sie automatisch an die Weiterverarbeitung.
Eine Wiedervorlage ermöglicht Ihnen, an einem Ort Schriftstücke und Informationen zu diversen Vorgängen zu sammeln.
Eine Wiedervorlage sorgt dafür, dass die Organisation und Ordnung auf Ihrem Schreibtisch gewahrt werden kann. So finden sich auf Ihrem Schreibtisch nur die Arbeiten, die für den jeweiligen Tag terminiert sind. Alles andere ist sauber weggeräumt, ohne aber in Vergessenheit zu geraten.
Die Wiedervorlage ist vergleichbar mit einem „Gedächtnis“ für die gesamte Büroorganisation des ganzen Unternehmens. Selbst wenn Sie zum Beispiel nicht vor Ort im Büro sind, wissen Ihre Mitarbeiter genau, was Sie erledigen wollten.
So machen Sie Struktur in Ihrem Arbeitsalltag sichtbar
- To-do-Liste erstellen
Dieser Tipp ist für alle besonders geeignet, denen viele verschiedene Aufgaben und Termine im Kopf umherschwirren. Wer fast erdrückt wird von lauter Aufgaben, Meetings und Verpflichtungen, sollte zu Papier und Stift greifen und eine To-do-Liste schreiben.
Das geht übrigens auch digital in einer Notes-App Ihrer Wahl!
- Erstellen Sie einen konkreten Zeitplan
To-do-Listen können zum Teil bis ins Unendliche anwachsen und die Gefahr steigt, irgendwann nur noch viele kleine und vielleicht eher unwichtige Aufgaben auszuführen. Vergeben Sie daher – im Idealfall bereits am Vorabend – Ihren einzelnen Aufgaben Prioritäten. Das Pareto Prinzip oder die ALPEN-Metthode kann Sie beispielsweise bei einem effektiven Zeitmanagement unterstützen. Auch Checklisten können Sie sehr sinnvoll für ein professionelles Zeitmanagement einsetzen.
Mit der richtigen Prioritätensetzung arbeiten Sie sehr effizient und erledigen auch die tatsächlich wichtigen Dinge.
In einem guten Zeitplan sollten Sie auch jede Aufgabe mit einer fixen Zeit versehen, so beispielsweise: E-Mails beantworten von 9:00 Uhr bis 10:00 Uhr oder Kundentelefonate 10:30 bis 11:15 Uhr. Auf diese Weise haben Sie gleich eine gute Übersicht über den Tag.
Digitale Büroorganisation – sorgen Sie für Ordnung im E-Mail-Postfach
- In vielen Fällen enthält das E-Mail-Postfach noch Nachrichten, die noch nicht final bearbeitet worden sind. Sind sie jedoch einmal geöffnet, können sie schnell in Vergessenheit geraten. Aus diesem Grund ist es sehr vorteilhaft, wenn Sie sich für die E-Mail-Bearbeitung eine bestimmte Bearbeitungszeit vornehmen, so zum Beispiel eine halbe Stunde vor der Mittagspause und nochmals eine halbe Stunde vor Dienstschluss.
- Ein weiterer essentieller Punkt in der digitalen Büroorganisation ist das Anlegen von Unterordnern.
Kennzeichnen Sie diese mit Benennungen wie „Dringend“, „Archiv“ oder „Wichtig“. Sie können auch Zahlen zu den Ordnernamen vergebe, so etwa: „1-Rechnungen“, „2-Kunden“ und „3-Buchhaltung“. Achten Sie aber bitte darauf, nicht zu viele Unterordner anzulegen, damit der Baum nicht zu lang und somit zu unübersichtlich wird.
Als bewährte Faustregel gilt: Legen Sie maximal fünf Unterordner an.
- Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit zum Ausmisten: Einmal in der Woche sollten Sie Newsletter, erledigte E-Mails und Ähnliches löschen. Auf diese Weise wird das Postfach nicht zu voll und Sie können immer davon ausgehen, dass Sie alles kompetent im Blick haben und fristgerecht erledigen können.
- Enthalten E-Mail-Nachrichten noch den ganzen Verlauf und ältere, nicht mehre relevante Nachrichten, können Sie diese einfach in den Papierkorb oder in einen anderen Ordner verschieben.
- Arbeiten Sie mit Clouds und dem eigenen Laufwerk. Das erleichtert Ihnen und auch Ihren Kollegen den Zugriff auf Dokumente. So müssen Dateien, mit denen beispielsweise mehrere Personen arbeiten, nicht doppelt und dreifach auf verschiedenen Rechnern abgespeichert werden, sondern können zentral auf einem gemeinsamen Laufwerk verwaltet werden.
In einer Cloud können Sie übrigens auch Zugriffsrechte für einzelne Mitarbeiter vergeben.
Digitales Management im papierlosen Büro
Der PC-Desktop sollte immer so leer wie möglich sein. Achten Sie darauf, dass Sie diesen nicht als Dokumentenablage missbrauchen. Verschieben Sie jede Datei und jedes Dokument dorthin, wo es auch hingehört. So erzielen Sie eine deutlich bessere Übersicht und auch andere Kollegen können wichtige und für sie relevante Dokumente einsehen.
Auf dem Desktop sollten nur die wichtigsten Verknüpfungen verblieben, mit denen Sie täglich arbeiten. Für alles andere sollten Sie eine Ordnerstruktur auf Ihrer lokalen Festplatte pflegen.
Ein zu voller Desktop ist im Übrigen nicht nur unübersichtlich, sondern hindert Sie auch am effektiven Arbeiten, denn er verlangsamt Ihren Rechner.
Software und Dokumentenmanagement
- Wahllos abgelegte Dateien und planlos verteilte Zugriffsrechte erschweren die Arbeitsabläufe. Überlegen Sie sich daher ein durchdachtes System für das Dokumentenmanagement. Wenn Sie eine Cloud nutzen, auf die beispielsweise auch andere Kollegen Zugriff haben, sollten Sie immer darauf achten, dass die Vorgaben der DSGVO gewahrt werden.
- Für ein perfektes Projektmanagement können Sie auf unterschiedliche Tools zurückgreifen, die Ihnen die tägliche Büroorganisation abnehmen. Dort können Sie Projekte und Aufgaben planen, relevante Informationen markieren oder auch vermerken, wenn eine Aufgabe erfolgreich abgeschlossen ist.
- Auch spezielle Rechnungstools erleichtern Ihnen einiges im Arbeitsalltag. Zudem können Sie mit einer solchen Software Rechnungen, Angebote oder auch Mahnungen direkt digital verschicken. Mit nur wenigen Klicks ist alles abgerechnet und Sie werden automatisch benachrichtigt, wenn Zahlungen im Verzug sind. Schieben Sie Ihre Buchhaltung also in das papierlose Büro.
- Eine weitere sinnvolle Software ist ein Zeiterfassungstool. Das spart Ihnen, täglich, wöchentlich oder monatlich unübersichtliche Tabellen mit Überstunden zu pflegen. Sie haben für sich ein übersichtliches Arbeitszeitkonto, in dem Sie auch vermerken können, wie viel Zeit Sie für welches Projekt benötigen. So funktioniert ein modernes und erfolgreiches Zeitmanagement!
Solche Clouds, Programme und Tools gibt es im Übrigen für jede Branche und jede Unternehmensgröße. Welche Software für Sie also die Richtige ist, hängt von Ihren individuellen Bedürfnissen und Anforderungen ab. Es gibt kostenpflichtige Softwarelösungen und auch kostenlose Basisversionen.
Testen Sie am besten eine kostenlose Version aus, bevor Sie sich für die kostenpflichtige Lösung entscheiden. So können Sie gleich im Vorfeld ermitteln, ob die Software zu Ihren Wünschen und Anforderungen passt.
Sie können sich auch telefonisch im Service Center der Softwareanbieter zu den Vor- und Nachteilen diverser Tools beraten lassen.
Fazit – Büroorganisation ist eine zentrale Kernkompetenz im Job
Sie haben in diesem Artikel nun gesehen, wie wichtig eine durchdachte Büroorganisation für ein effektives und konzentriertes Arbeiten ist und wie vielseitig die Möglichkeiten sind, um Ordnung bis ins kleinste Detail zu halten. Das spart Ihnen viel Zeit und unnötige zusätzliche Arbeitsabläufe.
Sie müssen nicht alles von einem Tag auf den anderen umsetzen. Lesen Sie sich die Tipps gerne nochmals in Ruhe durch und entscheiden Sie sich für zwei bis drei Organisationsmaßnahmen, von denen Sie aktuell am meisten profitieren würden.
Starten Sie langsam mit dem Aufräumen und arbeiten Sie sich immer mehr zu einem perfekt organisierten Büro hin. Das sorgt für Effizienz und auch deutlich mehr Zufriedenheit: Wenn Sie produktiv Ihre Aufgaben erledigen können, haben Sie mehr Freizeit für andere schöne Dinge.
