Was ist die Alpen-Methode und was bringt sie?
Bei der ALPEN-Methode handelt es sich um eine beliebte Zeitmanagement-Methode mit dem Ziel, Abreitszeit produktiver nutzen zu können. Wie genau sie funktioniert und wo sie herkommt, lesen SIe hier.
Woher kommt die ALPEN-Methode?
Die ALPEN-Methode wurde von Lothar Seiwert, einem deutschen Wirtschaftswissenschaftler und Experten für Zeitmanagement, entwickelt. Mittlerweile zählt sie zu den bekanntesten Methoden im Zeitmanagement. Viele Menschen haben hierdurch wertvolle Tipps und Anregungen für ihren Arbeitsalltag nutzen können. ALPEN ist ein Akronym, also ein aus den Anfangsbuchstaben verschiedener Wörter zusammengesetzterName. Dieses steht für:
- Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
- Länge schätzen
- Pufferzeiten einplanen
- Entscheidungen treffen
- Nachkontrolle
Alpen-Methode: Die Schritte
Mit jedem dieser Schritte sind bestimmte Anforderungen verbunden.
Schritt 1: Aufgaben notieren
In diesem ersten Schritt sollten Sie alle anstehenden Aufgaben, Termine und Aktivitäten für den kommenden Arbeitstag auflisten. Hierzu gehört zum Beispiel ein Meeting, ein Telefonat, die Bearbeitung von E-Mails oder die Vorbereitung einer Präsentation. Es ist sinnvoll, diesen ersten "Alpen-Schritt" morgens oder am Abend für den nächsten Tag durchzuführen. Im Prinzip handelt es sich beim ersten Schritt um die klassische To-Do-Liste. Mit diesem Tagesplan stellen Sie die Weichen für ein effektives Zeitmanagement. Achten Sie darauf, keine Aktivitäten oder Termine zu übersehen!
Schritt 2: Länge abschätzen
Nun ist es erforderlich, die zeitliche Ausdehnung der einzelnen Aktivitäten einzuschätzen. Sie sollten sich also überlegen, wie viel Zeit Sie jeweils benötigen, um eine Aufgabe abzuarbeiten. Auf diese Weise können Sie erkennen, welches Zeitbudget Sie am kommenden Tag insgesamt benötigen. Rechnen Sie dabei nehmen der reinen Arbeitszeit auch ausreichend Pausen ein.
Realistische Einschätzung ist wichtig
Bei der Einschätzung sollten Sie möglichst realistisch vorgehen. Beispielsweise können Sie sich daran orientieren, wie lange sie für die jeweilige Aufgabe in der Vergangenheit gebraucht haben. Wichtig ist, dass Sie sich für jede Aktivität eine eindeutige Frist setzen und diese notieren. Nach dem Parkensonschen Gesetz kann sich eine Aufgabe während der Erledigung zeitlich ausdehnen. Genau dies gilt es zu verhindern!
Auch die strategische Bedeutung berücksichtigen
Die Einschätzung bezüglich der zeitlichen Länge kann auch mit ihrer Bedeutung und Dringlichkeit der Tätigkeit verknüpft sein, die Sie einer Aufgabe zuweisen. Dadurch soll verhindert werden, dass für Aktivitäten mit einer eher geringen strategischen Bedeutung ein unangemessen langes Zeitfenster eingeplant wird. Diese Ressourcen würden Ihnen dann fehlen, um strategisch bedeutende Aufgaben abarbeiten zu können. Wenn Sie zum Beispiel in einem Telefonat viele wichtige Informationen erfragen wollen, dann sollten Sie dafür nicht zu wenig Zeit einplanen.
Schritt 3: Pufferzeiten einplanen
In diesem Schritt sollten Sie zusätzliche Zeiten einplanen, um unerwartete Zeitverluste auffangen zu können. Solche Reserven können erforderlich werden, wenn beispielsweise unerwartet ein Auftrag mit einer kurzen Frist eingeht oder ein Kollege sich für den Tag krankmeldet.
Einteilung 60 - 20 - 20
Laut der Alpen-Methode ist es empfehlenswert, nur rund 60 Prozent der Zeit für die tatsächlich Aufgaben zu verplanen. Ein Fünftel sollten Sie demzufolge als Pufferzeiten einplanen. Die übrigen 20 Prozent können Sie für soziale Aktivitäten einsetzen. Hierzu zählen beispielsweise Gespräche mit den Kollegen in der Kantine oder auf dem Gang. Somit dienen 40 Prozent des gesamten Zeitbudgets als Puffer. Damit sichern Sie Ihren Zeitplan ab.
Schritt 4: Entscheidungen treffen
Nun gilt es, Entscheidungen über die Aufgaben zu treffen, indem Sie diese priorisieren. Sie sollten in diesem Schritt also beurteilen, was wichtig und was eilig ist, was unwichtig und was nicht dringend ist.
Eisenhower-Prinzip
Tipps für die Priorisierung liefert das Eisenhower-Prinzip, ein weiteres bekanntes Konzept zum Zeitmanagement, das beim Setzen von Prioritäten helfen kann.
Was wichtig und eilig ist, sollten Sie innerhalb des nächsten Tages selbst umsetzen. Aufgaben, deren Erledigung eilig, aber nicht wichtig ist, eignen sich oft zum Delegieren. Sie sollten demzufolge überlegen, ob Mitarbeiter, Kollegen oder Praktikanten diesen Auftrag übernehmen können. Umgekehrt sollten Sie Aktivitäten, die wichtig, aber nicht eilig sind, möglichst vertagen. Schließlich sollten Sie Aufträge, die Ihnen weder wichtig noch eilig erscheinen, nicht weiter verfolgen, sondern auf Wiedervorlage legen. Ohne Priorisierung kommt es leicht zur Ernüchterung. Das Priorisieren fällt vielen Menschen schwer. Es ist aber unbedingt erforderlich, um die eigene Produktivität zu steigern. Anderenfalls kommt es leicht zur Enttäuschung darüber, scheinbar nie fertig zu werden oder zu wenig geschafft zu haben.
Schritt 5: Nachkontrolle
Im letzten Schritt geht es darum, die Aufgabenerledigung nachzuhalten. Dabei sollten Sie überprüfen, ob der aufgestellte Tagesplan tatsächlich umgesetzt wurde: Haben Sie am Ende des Tages erreicht, was Sie sich vorgenommen haben? Während Sie Bilanz ziehen, stellen Sie auch fest, ob die Zeitplanung realistisch war und ob die einkalkulierten Pufferzeiten ausgereicht haben. Das hilft Ihnen, die folgenden Arbeitstage besser zu organisieren.
ALPEN als Zyklus
Wenn Sie bei der Nachkontrolle den Eindruck haben, dass die Alpen-Methode nicht richtig funktioniert hat, sollten Sie dennoch am Ball bleiben. Dieses Konzept sollte über einen Zeitraum von mindestens zwei Wochen erprobt werden. An die Nachkontrolle schließt sich also ein weiterer Durchgang an, den Sie aufgrund Ihrer bisherigen Erfahrungen strategisch noch besser gestalten können. Es wird Ihnen im Laufe der Zeit immer deutlicher, wie Sie Ihr persönliches Zeitmanagement optimieren.
Vorteile der Alpen-Methode
Die Alpen-Methode ist ohne großen zeitlichen Aufwand durchführbar. Sie erfordert ein Zeitfenster von ungefähr einer Viertelstunde am Tag. Schon damit lassen sich einige entscheidende Vorteile erzielen.
Mehr Klarheit und Verbindlichkeit
Denn mit dieser Methode gelingt es Ihnen, sich mehr Klarheit über die aktuellen Aufträge und Aktivitäten zu verschaffen. Das Auflisten und Visualisieren der Aktivitäten hilft Ihnen, den Überblick zu behalten. Denn Bilder prägen sich besonders gut im Gedächtnis ein. Auf diese Weise vermeiden Sie Zeitverluste und Kosten, die durch Terminkollisionen oder versäumte Fristen entstehen. Die Festlegung auf die Dauer der Aktivitäten führt zu einer höheren Verbindlichkeit. Deadlines und andere zeitlich gebundene Tätigkeiten haben Sie besser auf dem Schirm und können die Tagesplanung individuell nach ihnen ausrichten.
Weniger Zeitverschwendung und eine höhere Produktivität
Es werden weniger zeitliche Ressourcen verschwendet und Ihre Arbeitsproduktivität nimmt zu. Durch die Kontrolle am Ende des Zyklus finden Sie außerdem heraus, an welchen Stellen Ihre Zeitgestaltung effektiv ist und wo Sie nachsteuern müssen. Dabei werden Sie auch "Zeitfresser" identifizieren.
Stabilität des Zeitplans
Unvorhergesehene Ereignisse gefährden nicht mehr den gesamten Zeitplan. Durch die zeitlichen Reserven wird vermieden, dass Sie unter Zeitdruck arbeiten müssen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Tagesplan mit der erforderlichen Ruhe und Konzentration abarbeiten können.
Erfolgserlebnisse und Motivation
Jeder Mensch empfindet es als einen Erfolg, wenn eine Aufgabe erledigt ist und von der To-do Liste gestrichen werden kann. Wenn Sie am Ende eines Tages feststellen, dass Sie Ihre Ziele erreicht haben, wirkt dies motivierend. Sie sind nun angespornt, auch für die kommenden 24 Stunden einen realistischen Zeitplan festzulegen.
Nachteile der Alpen-Methode
Oft wird der hohe Anteil der Pufferzeit am gesamten Zeitbudget kritisiert. Zwar ist der Anteil von 40 Prozent in der theoretischen Konzeption gut begründet. Aber in der Realität erweist sich dies oft als schwer praktikabel.
Pufferzeit erscheint zu unflexibel
An vielen Tagen steht dieses Zeitfenster einfach nicht zur Verfügung. Insofern können die 40 Prozent allenfalls als Erfahrungswert interpretiert werden, der nicht notwendigerweise für jeden individuell passend ist. Je nach Job kann es auch schwierig sein, im Voraus einzuschätzen, wie viel zusätzliche Zeit bei einer Aufgabe erforderlich werden könnte.
Außerdem braucht es viel Selbstdisziplin, um den vorgesehenen Puffer wirklich freizuhalten. Entsprechend des Parkinsonschen Gesetzes stellt sich im Alltag oft heraus, dass sich Aufgaben zeitlich ausdehnen. Das Einkalkulieren der Pufferzeit schützt also nicht wirklich davor, zeitliche Ressourcen zu verschwenden.
Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Arbeitsschritten
Ein weiterer Einwand ist, dass die Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten nicht berücksichtigt werden. Wenn eine Aufgabe mit einem Arbeitsschritt von Kollegen oder Kooperationspartnern zusammenhängt, kann der Zeitplan auch ohne eigenes Verschulden hinfällig werden.
Fazit: Ausprobieren lohnt sich!
Die Alpen-Methode verbindet nützliche Tipps zu einem umfassenden Konzept der Zeitplanung. Das Berücksichtigen zusätzlicher Zeiten als Puffer ist das charakteristische Merkmal dieser Methode. Vielen Menschen hilft die Alpen-Methode dabei, die eigene Arbeitsorganisation und das Zeitmanagement strategisch zu gestalten. Mit der bewussten Strukturierung des Tagesablaufs wird es deutlich einfacher, Ziele zu formulieren, zu verfolgen, nachzuhalten und fortzuschreiben. Wer dieses Konzept ausprobieren möchte, sollte dieses über einen längeren Zeitraum anwenden. Denn die Wirkung dieser Methode setzt voraus, dass Sie Ihrem Zeitplan bewusst einen Rahmen geben und diesen kontinuierlich überprüfen. Wenn Sie den Eindruck haben, dass Ihre Tagesplanung häufig durcheinander gebracht wird, dann lohnt es sich mit Sicherheit, die Alpen-Methode auszuprobieren.
