Prokrastination: Ursachen und Strategien für mehr Produktivität

Prokrastination: Ursachen und Strategien für mehr Produktivität

Prokrastination ist die Eigenheit, dringende Arbeiten bis zuletzt vor sich her zu schieben. Im Berufsleben kann das sehr prekäre Auswirkungen haben. Lernen Sie hier die Ursachen dieser unproduktiven Praxis und Möglichkeiten zu ihrer Überwindung kennen.

Seit der Coronapandemie suchen viele Arbeitnehmer nicht mehr ihren Arbeitsplatz 'vor Ort' auf, sondern erledigen die anfallenden Aufgaben im Homeoffice. Das Arbeiten am völlig neuen Umfeld geht leider oft mit Prokrastination einher. Was mit dem Begriff gemeint ist und wie sich Prokrastination überwinden lässt, wird in diesem Artikel erläutert.

Definition: Was bedeutet Prokrastination?

Ungeliebte Aufgaben lieber auf später zu verschieben ist sicherlich niemandem fremd. Beim Prokrastinieren wird daraus hingegen eine feste Angewohnheit.

Der Fachbegriff 'Prokrastination' wird in der Umgangssprache häufig als 'Aufschieberei' oder 'Aufschrieberitis' bezeichnet. Wer von Prokrastination betroffen ist, neigt zum Aufschieben seiner (zumeist beruflichen) Tätigkeiten. Meistens werden die Aufgaben in letzter Minute halbherzig erledigt - mit ungenügenden Arbeitsergebnissen, fehlerhaften Leistungen und negativen Folgen für das eigene Selbstbewusstsein.

  • Laut statistischen Untersuchungen prokrastiniert etwa ein Zehntel unserer Bevölkerung. Andere Quellen gehen von einem Fünftel aus.
  • Im Übrigen betrifft das Problem sehr häufig angehende Akademiker.
  • Genauere Aussagen können über tatsächliche Zahlen noch nicht gemacht werden, da der Themenbereich erst noch eingehender erforscht werden muss. 

Prokrastination ist für sich gesehen kein eigenständiges Krankheitsbild, wohl aber eine Störung. Sie kann physische und psychische Erkrankungen auslösen, verschlimmern oder begünstigen. Zum Teil geht chronische Aufschieberei auch mit bereits bestehenden Depressionen etc. einher.

Spätestens ab diesem Zeitpunkt sollte sich der Betroffene unbedingt Hilfe suchen. Bei einer Psychotherapie wird nach Bedarf die zugrundeliegende Krankheit behandelt. Des Weiteren erarbeitet der Therapeut mit dem Patienten eine Strategie gegen die Prokrastination.

Psychotherapeutische Ansätze sind keineswegs bei allen Aufschiebern erforderlich. Es gibt unterschiedlichste Möglichkeiten, selbst etwas gegen ständiges Aufschieben zu tun. Auf diese Ratschläge wird im weiteren Verlauf des Artikels eingegangen.

 Prokrastination = Faulheit?

Prokrastinieren wird häufig mit Faulheit gleichgesetzt. An dieser Stelle muss ganz klar zwischen Unlust am Arbeiten und fehlender Motivation unterschieden werden.

Natürlich begegnet man im Zusammenhang von Prokrastinieren immer wieder auf Ausreden, warum eine bestimmte Aufgabe nicht erledigt wurde. Gleichzeitig gibt es aber auch die umgekehrte Variante.

Am Anfang fangen diese Betroffenen ihre Arbeit noch motiviert an. Zu diesem Zeitpunkt haben sie definitiv das Ziel vor Augen, die Tätigkeit facherfolgreich abzuschließen. Während des Arbeitens wirken sich Einflüsse von außen ablenkend aus. Dies geschieht vor allem im Homeoffice. Das Bearbeiten der Aufgaben erfolgt unter solchen Bedingungen unaufmerksamer. Oftmals brechen die Betroffenen ihre Arbeit an dieser Stelle ab und haben sie nicht Ende bringen können.

In der Regel herrscht dann ein Gefühl der Unzufriedenheit vor, die Aufgaben für den Tag nicht abgeschlossen zu haben. Ein grundsätzliches Pflichtbewusstsein liegt also noch vor. Solche Empfindungen fehlen hingegen bei reiner Faulheit. Anders als bei schlichter Unlust schätzen viele Aufschieber ihre Arbeitsergebnisse schlechter ein.

Diese Selbstreflexion findet sich bei Arbeitsfaulen nicht wieder. Unfähigkeit zum Hinterfragen der eigenen Leistungen ist bei ihnen weit verbreitet. Aufschieber leiden jedoch erheblich unter ihrem Arbeitsverhalten. Allein aus diesem Grund muss Prokrastinieren von Faulheit abgegrenzt werden.

 Gründe fürs Prokrastinieren:

Für andauerndes Aufschieben können Betroffene größtenteils Erklärungsversuche vorbringen. Solche Beweggründe sind für Außenstehende mehr oder weniger leicht nachvollziehbar. In allen Fällen hängen sie von den jeweiligen Lebens- und Arbeitsbedingungen des Aufschiebers ab. Für prokrastinierende Arbeitnehmer lassen sich Profile erstellen, um sie in Aufschieber-Typen einzuordnen. Dadurch sollen nähere Einblicke in die Gedankenwelt der Betroffenen ermöglicht werden.

 Welcher Aufschieber-Typ sind Sie?

Die Beweggründe für Prokrastination sind nicht einheitlich. Ebenso individuell sind die Betroffenen selbst. Beim chronischen Aufschieben trifft man wiederum auf bestimmte Persönlichkeitszüge. Dazu gehören die folgenden:

Der Perfektionist

Alles muss perfekt sein. Klingt im ersten Moment richtig, hat bezüglich Prokrastinieren mitunter Nachteile. Gesunde Ansprüche an das eigene Können sind zunächst lobenswert. Sie dürfen aber nicht dazu führen, dass man sein Selbstwertgefühl von ihnen abhängig macht. In dem Fall ist die persönliche Überforderung nicht mehr weit. Perfektionisten erlegen sich nicht selten zu viel Arbeit auf, um vor anderen zu glänzen.

 Das Gewohnheitstier

Schon in der Unizeit haben Sie Ihre schriftlichen Arbeiten erst am Stichtag abgegeben? Statt vorausschauend auf den Abgabetag hinzuarbeiten, haben Sie die Nacht zum Tag gemacht? Vorher erschienen alle anderen Dinge irgendwie viel wichtiger und interessanter...auch wenn es nur Bügeln oder Aufräumen ist. Angewöhnte Prokrastination ist keine Ausnahme, hat aber einen Vorteil: Mit einiger Selbstdisziplin kann man sie sich wieder abgewöhnen. Entscheidend ist hierbei eine gute Zeiteinteilung und der Wille, seine Gewohnheiten zu ändern.

 Der Überforderte

Dieser Aufschieber-Typ sitzt oftmals im Hörsaal. Mit anderen Worten: Er studiert an der Universität oder Fachhochschule. Solche Betroffenen fühlen sich mit dem Wechsel vom Schulalltag zum Studium überfordert. Früher war der Stundenplan vorgegeben, jetzt heißt das Stichwort eigenverantwortliches Arbeiten. Auf die neuen Anforderungen reagieren viele Studierende mit einem Gefühl, im Stich gelassen zu werden. Psychosoziale Beratungsstellen an der Hochschule sind auf solche Situationen eingestellt. An sie können sich die Betroffenen wenden. Bei einem rechtzeitigen Eingreifen kann ein beginnendes Aufschieben in der Regel unterbunden werden.

 Als Sonderfall müssen psychisch erkrankte Aufschieber betrachtet werden. Bei ihnen steht weniger der Aspekt des angewöhnten Prokrastinierens im Vordergrund. Vielmehr ist es ihnen aufgrund ihrer Krankheit nicht möglich, ihren beruflichen Tagesablauf einwandfrei zu bewältigen. Im Gegensatz zu den vorigen Typen brauchen sie am ehesten Unterstützung von außen, um an ihrem Verhalten zu arbeiten.

 Falls Sie selbst zur Prokrastination neigen, entdecken Sie sich vielleicht in einem der aufgezählten Typen wieder. Trotzdem ist die Tabelle nicht vollständig. Sie kann durch eigene Ideen und Erfahrungen ergänzt und erweitert werden.

 Was geht im Kopf eines Aufschiebers vor?

Ähnlich wie bei den herkömmlichen Aufschieber-Typen kann man versuchen, sich in den jeweiligen Aufschieber gedanklich hineinzuversetzen.

Morgen ist auch noch ein Tag

Den Gedanken kennen wir nicht nur aus der Arbeitswelt. Auf das Privatleben hat er nur selten negative Auswirkungen. Wenn die Gartenarbeit zum Beispiel erst auf den nächsten Tag verschoben wird, entstehen kaum Nachteile. Im Beruf sieht es schon anders aus. Nicht eingehaltene Fristen (wie z.B. Abgabetermine an der Uni) haben als Konsequenz eine schlechte Bewertung. Alternativ werden die Karriereaussichten am Betrieb nachteilig beeinflusst

 Ich bin einfach nicht gut genug

Ein klassischer Gedankengang von Aufschiebern mit einem Hang zum Perfekten. Bei depressiven Betroffenen kann er aus einem Mangel an Selbstbewusstsein entstehen. Oft versuchen sie dann, ihr negatives Selbstwertgefühl durch berufliche Erfolge auszugleichen. Aus der zusätzlichen Belastung ergibt sich am Ende eine Überanstrengung. Die Aufgaben werden nicht beendet oder bleiben liegen - was das Selbstbewusstsein weiter verringert.

 Früher hab ich genauso so gearbeitet und das ging auch

Aufschieberei wurde überwiegend schon vor dem Einstieg in die Berufswelt 'praktiziert'. Solche Antworten sind daher Folgen einer reinen Angewohnheit. Teilweise können einige Aufschieber tatsächlich nur unter Zeitdruck fruchtbare Arbeitsergebnisse vorlegen. Eine bestimmte Menge Stress ist dann durchaus aktivierend.

Sind prokrastinierende Verhaltensweisen erlernt? Zeigt sich schon im Kindesalter aufschiebendes Verhalten?

Aufschieberitis hat ihre Ursprünge bei vielen schon im (Grund-)Schulalter. Manchmal entsteht sie erst während der Berufsfähigkeit. Letzteres ist aber seltener. Trotzdem kann selbst angelerntes Verhalten aus Kindertagen wieder überwunden werden. Wird dieser selbstgemachte Stress allerdings nicht als Leiden wahrgenommen, besteht kein Handlungsbedarf. Manche Arbeitende können unter Zeitdruck einfach bessere Leistungen erbringen.

Was sind die Ursachen von Prokrastination?

Die Ursachen für das Aufschieben bestimmter Arbeiten können vielfältig sein. Meistens sind erhöhte Ablenkung im Homeoffice und/oder ein unzureichendes Zeitmanagement die Auslöser. Daneben lösen auch Gewohnheiten eine Neigungen zum Prokrastinieren aus. Gewohnheitsmäßiges Aufschieben hat seine Wurzeln häufig in der Schulzeit und wurde auf die eigene Berufswelt übertragen.

Ein weiterer Grund kann eine Überforderung mit den anfallenden Aufgaben sein. Diese Situation lässt sich in der Krankengeschichte bei vielen Burnout-Patienten beobachten. Ihnen erscheinen die Tätigkeiten als zu kompliziert oder zu umfangreich. Anders als am eigentlichen Arbeitsplatz fehlt im Homeoffice ein direkter Ansprechpartner, welcher bei fachlichen Fragen weiterhelfen kann. Meistens ist es ein Kollege oder auch der Chef selbst. Für viele Arbeitnehmer stellt der Austausch über Email oder Videoanruf keinen angemessenen Ersatz für den fehlenden Kontakt unter den Mitarbeitern dar.

In diesem Zusammenhang passt der Bezug zum erhöhten Leistungsdruck. Als Arbeitnehmer kann man sich selbst unter Druck setzen oder wird vom Arbeitgeber unter Druck gesetzt. Besonders schädigend ist natürlich eine Doppelbelastung aus Stress 'von außen und von innen'. Dem Mitarbeiter wächst die Arbeit über den Kopf, obwohl er gerade jetzt funktionieren muss. Solche ungünstigen Bedingungen verbunden mit Angst vor der Arbeit bringen ebenfalls die Gefahr von Prokrastination mit sich.

Strategien für den Kampf gegen die Prokrastination - Wie überwinde ich die Aufschieberitis?

Die gute Nachricht für Aufschieber lautet: Mann kann Prokrastination überwinden. Zunächst ist ein gelungenes Zeitmanagement entscheidend:

  •  Um sich Ihre Prioritäten vor Augen zu führen, können Sie eine persönliche To-Do-Liste anfertigen.
  • Beim Verfassen der Liste werden realistische Ziele für den jeweiligen Tag festgesetzt. Kleine, tägliche Schritte führen eher zur erfolgreichen Arbeit als das Aufschieben zu großer Projekte. Aufwändige oder umfangreiche Arbeiten lassen sich ebenfalls auf diese Weise zeitlich aufteilen.
  • Fertiggestellte Aufgaben können auf der Liste als erledigt abgehakt werden.
  • Generell sollte eine gewisse Zeitspanne als Restzeit vorbehalten sein. In der Restzeit erfolgt das Erledigen von Aufgaben, die zusätzlich angefallen sind und in der To-Do-Liste bislang nicht berücksichtigt werden konnten. Diese Mehrarbeit sollte dennoch Ausnahme statt Regel bleiben.
  • Zur Motivation gehört Belohnung. Beispielsweise in Form einer Pause, um Kaffee zu trinken. Und dabei Kraft für die nächste Aufgabe zu tanken.
  • Die Abendstunden sollten arbeitsfrei bleiben. In diesem Zeitraum fällt die Konzentration schwerer und Sie arbeiten nicht mehr produktiv genug.
  • Ein entscheidender Hinweis am Ende: Fehler machen gehört zur täglichen Arbeit dazu. Sie haben nichts mit Schwäche oder Unvermögen zu tun. Diesen Gedanken sollten Aufschieber besonders beherzigen. Dann fällt es leichter, sich fehlerhafte Ergebnisse selbst zu 'vergeben'.

 Prokrastination Selbsthilfe: Wie kann man Aufschieben vermeiden und Dinge erledigt bekommen?

Zur selbstständigen Überwindung von Aufschieberitis gibt es unterschiedliche Ansätze. Hier kommt es für jeden Betroffenen darauf an, den eigenen Weg zu finden. Das Erfinden von Ausreden gehört zum Beispiel nicht dazu. Es lässt den Aufschieber bloß in seinen Gewohnheiten feststecken. Das Ausbrechen aus der Spirale wird dadurch nur umso schwieriger.

Möglicherweise sind Sie aufgrund einer Depression oder anderen psychischen Störung von Prokrastination betroffen. In dem Fall ist die parallele Unterstützung eines Psychotherapeuten ratsam.

  • Prokrastination lässt sich bekämpfen und für die Zukunft vermeiden.
  • Die eigene Motivation ist für das Ziel ausschlaggebend.
  • Im Homeoffice muss Privates vom Beruflichen weitgehend getrennt werden. Ein ausgewogener Zeitplan ist dabei nützlich, einen gelungenen Abstand zwischen Freizeit und Arbeit aufzustellen.
  • Prokrastinieren ist zumeist die Folge von alten Gewohnheiten. Um sie zu überwinden, braucht es manchmal mehrere Anläufe. Lassen Sie sich davon nicht entmutigen. Machen Sie sich lieber bewusst, in welchen Punkten sich Ihr Arbeitsverhalten inzwischen weiter entwickelt hat.
  • Bei psychischen Störungen (Depression etc.): Beratung eines Psychotherapeuten sinnvoll. Als Facharzt kann er nicht nur die ursächliche Erkrankung behandeln. Auch beim Entgegenwirken von Prokrastination bzw. Aufschieben ist seine professionelle Betreuung sehr hilfreich.

 Fazit: Mit Methode lässt sich Prokrastination überwinden 

Prokrastination oder Aufschieberitis sind oftmals Folgen einer fehlenden Zeiteinteilung oder Motivation. Am Heimarbeitsplatz lassen sich diese beiden Ursachen noch durch Ablenkung am neuen Arbeitsumfeld ergänzen.

 Aufschieber befinden sich allerdings auf keinen Fall in einer ausweglosen Situation. Darüber hinaus darf Prokrastinieren nicht als Synonym für grundsätzliche Arbeitsunlust benutzt werden. Viele Betroffene möchten produktiv arbeiten, es wird ihnen aber durch ablenkende Faktoren oder psychische Erkrankungen erschwert. Schlimmstenfalls sind Arbeitnehmer aufgrund solcher Einflüsse zur Produktivität überhaupt nicht in der Lage.

Das Positive ist die Tatsache, dass es gar nicht erst zum Prokrastinieren kommen muss. Sogar für erlerntes Aufschieben gibt es Auswege. Dafür ist allerdings eine Überwindung der bisherigen Verhaltensweisen notwendig. Anders ausgedrückt kommt es auf den ausdrücklichen Wunsch des jeweiligen Betroffenen an, sein bisheriges Arbeitsverhalten zu verändern. Ohne eigene Motivation gelingt dieses Ziel zumindest nicht auf lange Sicht. Bei anderen Aufschiebern gehört ein gewisser Zeitdruck zum erfolgreichen Arbeiten dazu. Der Leidensdruck fehlt deshalb.

 Für das Erledigen unbeliebter Tätigkeiten ist eine gute Zeiteinteilung unverzichtbar. Ebenso die Belohnung nach einem gelungenen Arbeitstag. Beide Aspekte sollten konsequent in den eigenen Arbeitsalltag integriert werden. So wirken Sie dem Aufschieben entgegen, ohne Ausreden zu erfinden, weshalb eine Aufgabe 'heute leider gar nicht passt'.

Niemand muss sich seinen Problemen alleine stellen. Fragen Sie im Bekannten- oder Kollegenkreis nach, wer früher selbst gerne seine Arbeit aufgeschoben und einen Ausweg gefunden hat. Der Gang zum Therapeuten ist vor allem dann empfehlenswert, wenn psychische Ursachen das Aufschieben hervorrufen. Mit therapeutischer Hilfe können Sie einen Lösungsweg ausarbeiten, der genau Ihren Gründen für die Prokrastination entspricht und werden mit der Zeit Erfolge sehen.

Dr.Hans-Peter Luippold

Autor: Dr.Hans-Peter Luippold

Dr. Hans-Peter Luippold studierte Betriebswirtschaft in Freiburg und Köln und sammelte als Führungskraft bei Daimler, Volkswagen, Lufthansa, Wella und Vorwerk Erfahrungen in allen wesentlichen Unternehmensbereichen. Seit April 2000 ist er als Unternehmens- und Personalberater in Frankfurt am Main tätig. Er hält regelmäßig Vorträge und lehrt zu den Themen Erfolg und Karriere. Vernetzen Sie sich mit ihm über Xing und Facebook.