Zeitmanagement: So verbessern Sie Ihre Arbeitsergebnisse

Zeitmanagement: So verbessern Sie Ihre Arbeitsergebnisse

Wenn der Arbeitstag mal wieder zu wenig Stunden hat, drängt sich bald die Frage auf: Wie lässt sich die Arbeit besser organisieren? Sind die Arbeitsabläufe effizient, was kann verbessert werden? Besonders Führungskräfte sind mit dem Problem häufig konfrontiert, denn Termine und diverse Aufgaben stehen an und wollen in die richtige Reihenfolge gebracht werden. Ein systematisches Zeitmanagement schafft hier Abhilfe, nicht nur um effektiver zu arbeiten, sondern auch um wertvolle Freiräume zu schaffen. Wichtige Zeitmanagement-Tipps finden Sie in diesem Artikel, um Ihre Ziele durch bessere Organisation der Zeitkontingente zu erreichen.

Was bedeutet Zeitmanagement?

Zeitmanagement bedeutet zunächst eine bessere Organisation der anstehenden Tätigkeiten. Damit entsteht aber zunächst das Problem, die notwendigen Arbeiten, die unbedingt durchgeführt werden müssen, von unwesentlichen Dingen zu unterscheiden. Die zweite Frage ist anschließend die Frage nach den Ressourcen. Die beste Planung ist sinnlos, wenn keine ausreichende Stundenzahl für die Tätigkeiten zur Verfügung steht. Dann heißt Zeitmanagement, die einzelnen Arbeitsschritte auf die vorhandenen Ressourcen sinnvoll zu verteilen. Entweder auf die Stunden im Tagesverlauf, aber auch auf die Mitarbeiter und deren jeweilige Zeitkontingente. Überflüssiges, Überschneidungen, Wartezeiten bei Anschlussaufträgen sind von vornherein aus der Liste der Tätigkeiten zu entfernen.

Wozu braucht man Zeitmanagement?

Das Bedürfnis nach einer besseren Einteilung der Aufgaben, der effektiven Verteilung der Arbeitskontingente auf die vorhandenen Kapazitäten entsteht meist, wenn am Ende des Tages Arbeit liegen bleibt. Geschieht dies wiederholt, häuft sich die unerledigte Arbeit nach und nach an. Die Folge: Sonderschichten werden notwendig, die meist zu Lasten der persönlichen Freizeit und der Familie auch der Mitarbeiter gehen. Stress entsteht, weil andere Verpflichtungen nicht wahrgenommen werden, denn auch das Privatleben besteht heute aus Terminen und Verpflichtungen. Derartige Komplikationen gilt es mit der richtigen Zeitmanagement-Methode zu verhindern. Und um stattdessen dauerhaft zufriedene Mitarbeiter zu beschäftigen, benötigt es eine vernünftige Planung und ein Management der Arbeiten.

Wenn das vorhandene Zeitkontingent besser eingeteilt wird, wundert sich der Teamleiter zusätzlich über die weißen Flecken im Terminkalender. Raum für neue Projekte entsteht, Platz für andere Dinge und eine verlässliche Freizeit. Eine erhöhte Zufriedenheit der eigenen Person und auch der Mitarbeiter ist die Folge, und damit verbessern sich auch die Ergebnisse der Arbeiten, die Ziele werden zuverlässig erreicht. Wissenschaftliche Studien kommen zu dem Ergebnis, dass eine Planungszeit von wenigen Minuten pro Tag die Arbeitsresultate nachhaltig verbessert.

Zeitmanagement: Wie lernen?

Wie im wirklichen Leben auch steht auch am Anfang einer vernünftigen Organisation die Analyse. Durch Beobachtung wird der notwendige Zeitaufwand für die anstehenden Aufträge fassbar. Zur besseren Orientierung hilft das Erstellen eines Zeitprotokolls. Über den Verlauf einer Woche sollten Sie genauestens notieren, welche Dinge wann erledigt wurden und wie viel Zeitaufwand jeweils notwendig war.

Nun entscheiden Sie, für was Sie mehr Zeit aufwenden wollen und welche Aufgabe zu aufwendig behandelt wurde. Im Vordergrund einer verbesserten Zeiteinteilung steht immer das Unterscheiden von Tätigkeiten, die vordringlich sind, von denen, die warten können oder gar nicht ausgeführt werden sollten.

Zeitmanagement: Welche Methoden können Sie anwenden?

Die Organisation von Arbeit, das bewusste Einsparen von Zeitanteilen ist mittlerweile so bedeutsam geworden, dass sich bestimmte „Schulen“ herausgebildet haben. Wertvolle Zeitmanagement-Tipps sind so entstanden. Und die Vertreter dieser verschiedenen Richtungen bieten jeweils spezielle Methoden an, die bei der Bewertung des Zeitaufwands helfen sollen. Diese wichtigen Zeitmanagement-Tipps sind effektiv und haben sich in der Praxis über einen langen Zeitraum bewährt, um die Motivation zu erhöhen.

Das Pareto-Prinzip

Diese Methode geht zurück auf den Soziologen und Ökonomen Vilfredo Pareto. Achtzig Prozent der Resultate können mit nur zwanzig Prozent des gesamten Aufwands realisiert werden. Zum Beispiel der Umsatz: Nur zwanzig Prozent der Produkte eines Unternehmens stehen für achtzig Prozent des Umsatzes. Im Internet schafft nur ein kleiner Teil der Online-Anbieter (wieder 20 Prozent) insgesamt einen Anteil am Gesamtumsatz von 80 Prozent. Die Liste kann beliebig fortgesetzt werden. Auch für das Zeitmanagement ist das Pareto-Prinzip bedeutsam.

Die Eisenhower-Matrix

Ein Quadrat wird in vier Felder unterteilt: Dringend und auch wichtig. Dringend. Dringend, aber unwichtig. Wichtig, jedoch nicht dringend. So erhält man einen Überblick über die Merkmale der einzelnen Arbeiten. Die letzte Gruppe ist die interessanteste: weder dringend noch wichtig. Alle Tätigkeiten in dieser Gruppe können gestrichen werden.

Die Alpen-Methode

Die Alpen-Methode ist in einem Akronym zusammengefasst. Um produktiver zu werden und effektiv, sollten Sie Ihre Aufgaben aufschreiben, die Länge einschätzen, eine Pufferzeit einplanen, Ihre Entscheidungen treffen und am Ende die Ergebnisse nachkontrollieren. Mit Tipp werden die Ziele Ihrer Arbeitsorganisation sehr kompakt dargestellt.

Zeitmanagement: Wie Sie Ihr Arbeitspensum in den Griff bekommen

Viele Berufstätige sind mit diversen dringlichen Angelegenheiten beschäftigt. Sie sollen ständig erreichbar sein, oft auch am Feierabend zu Hause, in den wohlverdienten Ferien. Auf den vielen Kommunikationswegen, die heute verwendet werden, wird immer wieder unklar, welche Sachen vorrangig behandelt werden müssen. Die Mitarbeiter fühlen sich unter Druck gesetzt, E-Mail, SMS und das gute alte Telephon führen zu einer Dauerbelastung, und schließlich werden Dinge verschoben oder bleiben liegen. Hier helfen einige einfache Maßnahmen, die das Aufgabenchaos übersichtlich gestalten und zu mehr Effizienz führen.

Die To-Do-Liste

Mit einer einfachen Methode sind die anfallenden Arbeiten sofort geordnet und können bewertet werden. Die To-Do-Liste schafft auch für den Anwender Klarheit, seine Gedanken werden geordnet und Entspannung stellt sich ein. Schon sieben Minuten am Anfang des Arbeitstages reichen aus, um den Tag zu strukturieren. Und die Arbeitsersparnis von einer Stunde pro Tage macht deutlich, wie sinnvoll diese Technik ist, sie gehört zu den wichtigen Tipps.

Die Kommunikation verbessern

Schlechte oder mangelnde Kommunikation kann eine weitere Ursache für Zeitmangel sein. Die Kollegen sollten über Entscheidungen, die den Arbeitsalltag betreffen, rechtzeitig informiert werden. Will ein Mitarbeiter bereits um 15:00 den Tag beenden, können andere Aufgaben nicht weiter bearbeitet werden. Das Team muss wissen, wann und ob der Chef erreichbar ist, sonst stockt der Arbeitsprozess, die Aufgabenanteile der einzelnen Mitarbeiter bleiben bis zum folgenden Tag unbearbeitet. Und die besten Absichten werden am Ende nicht belohnt. Werden die Arbeiten aber zügig und ohne Unterbrechung abgearbeitet, entsteht ein Zeitgewinn, die Motivation steigt und Sie werden produktiver. Von allen Zeitmanagement-Tipps hat sich diese Methode besonders bewährt.

Das Delegieren von Aufgaben

Aber auch das Erkennen von überflüssigen Tätigkeiten ist eine bewährte Zeitmanagement-Methode, denn dadurch werden die besten Ziele im Arbeitsprozess leichter erreicht, und es wird viel freier Zeitraum frei für Sinnvolles. Außerdem: Die anderen sind auch noch da, und auch durch das Delegieren von Teilaufgaben entstehen freie Kapazitäten.

Oft schleppt man eine Menge an Projekten und Aufträgen mit sich herum, die keinen Sinn mehr machen. Beim Durchsehen der Aufgabenliste werden diese längst überholten Dinge bald offenkundig. Wer sich dessen bewusst wird, spart erheblich an Arbeitszeit ein. Der nächste Schritt besteht im Automatisieren von Aufgaben. Eine vernünftige Tagesplanung beinhaltet bestimmt Abläufe, der E-Mail Verkehr wird routiniert zu bestimmten Zeiten abgearbeitet, die Kundengespräche ebenso. Der Samstag bleibt frei für administrative Arbeiten.

Die Dinge werden bei dieser Methode völlig unkompliziert nur über einen längeren Zeitraum gesammelt und später zu einem vorher festgelegten Zeitpunkt angegangen. Solche Routinen disziplinieren, und es wird nicht immer wieder kostbare Arbeitszeit verschwendet, weil man ständig abschweift und sich anschließend wieder neu in die eigentliche Aufgabe einfinden muss. Konzentration auf die anstehende Tätigkeit verbessert das Arbeitsergebnis, der Aufwand für Korrekturen entfällt, die Erfolgserlebnisse nehmen zu.

Der nächste Schritt ist das Delegieren. Viele glauben, nur sie selber sind in der Lage, die Arbeiten zu erledigen. Damit setzen sie sich unnötig unter Druck mit allen negativen Folgen für das Arbeitsergebnis. Aber wozu haben Sie Mitarbeiter, denen Sie Arbeiten überlassen können, wenn nicht in stressigen Zeiten? Alles was nicht wichtig genug ist, um von Ihnen selber bearbeitet zu werden, kann von anderen ausgeführt werden. Sofort sinkt der Stress, und was übrig geblieben ist, kann mit besseren Ergebnissen ausgeführt werden.

Die Arbeit geht nicht voran?

Wartezeiten entstehen im Arbeitsalltag immer wieder. Zwar gilt es, sie zu überwinden durch eine verbesserte Arbeitsorganisation und -konzentration. Aber so lange die verbesserte Strukturierung noch nicht greift, die methoden noch nicht konsequent angewendet werden, kann man die Pausen auch nutzen. Man wartet auf das öffentliche Verkehrsmittel, das Meeting findet wieder nicht pünktlich statt, beim Arzt wird ein Privatpatient „dazwischen geschoben“. So entsteht viel ungenutzte Zeit, die Sie sinnvoll verwenden können. Und hier ein weiterer Tipp für eine Optimierung der Organisation: Eine ganze Menge von sonst lästigem Kleinkram, zu dem man einfach nicht gekommen ist kann jetzt erledigt werden. E-Mails beantworten, die Ablage organisieren, Programme aktualisieren, Updates aufspielen, Windows aufräumen. All das wird sonst immer wieder hinausgeschoben, weil der Stress es wieder nicht zulässt. Die Ablage gehört aber auch dazu, und Wartezeiten sind eine gute Gelegenheit, die lästigen Nebenaufgaben abzuarbeiten.

Wie viel Zeit verplanen?

Viel Stress entsteht, weil die Tagesplanung zu eng angelegt ist. Jede Tätigkeit braucht eben eine gewisse Zeit, aber sie dauert oft auch etwas mehr als vorgesehen. Nicht nur für Termine, bei denen sich jemand verspätet, gilt dies, sondern auch für die einzelnen Arbeiten. Und hier die Zeit besser zu organisieren ist wirklich einfach. Nehmen Sie sich bei der Tagesplanung einfach vor, dass immer ein Zeitpuffer vorhanden sein sollte.

Werden Termine zu eng aneinander gelegt, bleibt keine Zeit für Unvorhergesehenes und für die üblichen Komplikationen, die bei jeder Aufgabe unweigerlich vorkommen. Auch hier ist Weniger mehr, denn stressbedingte Komplikationen werden so vermieden.

Optimierung durch Untätigkeit

Aber es reicht nicht, flexibel zu planen, also Leerzeiten bei der Planung zuzulassen, um Kollisionen von Terminen zu vermeiden. Der Aspekt der Erholung auch im Verlauf des Arbeitstages sollte bedacht werden. Zwei bis dreimal die Woche sollten deshalb Freiräume zugelassen werden, in denen keine Aktivitäten vorgesehen sind. In diesen Freiräumen können Sie unabhängig vom täglichen, stündlichen Funktionieren einfach mal abspannen und aus der Hektik aussteigen. Bald werden Sie feststellen: Die Kreativität stellt sich wie von selbst ein. Völlig spontan fallen Ihnen Sachen ein, die liegen geblieben sind, die aber doch nicht unwichtig waren. Oder andere, bessere Alternativen zu vermurksten Projekten, die Sie fast schon aufgegeben hatten. Freizeit bedeutet auch, dass die Routine, das tägliche Funktionieren, für eine oder zwei Stunden angehalten wird. Nicht nur schöpft man damit neue Kraft, was ohnehin die Produktivität verbessert, sondern neue Lösungswege tun sich urplötzlich auf. Und am Ende wird das Ergebnis der Arbeiten erheblich verbessert – durch Freizeit, Muse und Kreativität.

Fazit

Denn auch die unwichtigen Aspekte im Leben führen zur Verbesserung der Arbeitsergebnisse. Deshalb sollten Sie die Freizeit nicht vernachlässigen. Auch das ist eine Methode. Nicht nur das Arbeiten selbst ist wichtig, es will auch organisiert sein. Verbesserungen ergeben sich, wenn Sie den ein oder anderen Tipp in die Tat umsetzen und Ihr Zeitmanagement auf diese Weise verbessern. Dabei helfen Ihnen die vorgestellten Tipps, um produktiver und wirklich effektiv zu werden. Und mit der für Sie passenden Zeitmanagement-Methode und den Erfolgen steigt auch Ihre Motivation und die Ihrer Mitarbeiter. Und welche die besten Tipps für Ihr Unternehmen sind, kann nur die Praxis entscheiden.

Dr.Hans-Peter Luippold

Autor: Dr.Hans-Peter Luippold

Dr. Hans-Peter Luippold studierte Betriebswirtschaft in Freiburg und Köln und sammelte als Führungskraft bei Daimler, Volkswagen, Lufthansa, Wella und Vorwerk Erfahrungen in allen wesentlichen Unternehmensbereichen. Seit April 2000 ist er als Unternehmens- und Personalberater in Frankfurt am Main tätig. Er hält regelmäßig Vorträge und lehrt zu den Themen Erfolg und Karriere. Vernetzen Sie sich mit ihm über Xing und Facebook.