Protokoll schreiben: Tipps für die effektive Dokumentation

Protokoll schreiben: Das Wichtigste auf einen Blick

• Ein Protokoll dokumentiert wesentliche Inhalte, Diskussionen, Entscheidungen und vereinbarte Maßnahmen einer Besprechung.
• Vorteile von Protokollen: Klarheit, Übersichtlichkeit, Erinnerungsstütze, Informationsweitergabe, Grundlage für zukünftige Entscheidungen und Dokumentation.
• Ein Ergebnisprotokoll fasst wichtigste Ergebnisse und Beschlüsse zusammen
• Das Verlaufsprotokoll beschreibt ausführlich Diskussionen und Entscheidungsprozesse.
• Vor- und Nachbereitung sind das A und O: Informieren Sie sich vor der Besprechung über Zweck und Agenda, machen Sie während des Meetings umfassende Notizen und stellen Sie Rückfragen. Bereiten Sie das Protokoll nach dem Meeting auf und lassen Sie es gegebenenfalls freigeben.
• Verwenden Sie klaren und verständlichen Ausdruck, achten Sie auf eine korrekte Schreibweise von Namen und Fachbegriffen sowie eine einheitliche Zeitform.

Wozu ein Protokoll?

Ein Protokoll ist eine Niederschrift, das in verschiedenen Kontexten eingesetzt wird, um Ereignisse, Diskussionen und Entscheidungen festzuhalten. Es kann in unterschiedlichen Formen und mit verschiedenen Schwerpunkten verfasst werden.

Das sind die Zwecke und Vorteile von Protokollen:

• Klarheit und Übersichtlichkeit: Ein gut geschriebenes Protokoll bietet eine klare und übersichtliche Zusammenfassung des Meetings. Dadurch können alle Teilnehmer schnell und einfach nachlesen, was besprochen wurde und welche Entscheidungen getroffen wurden.

• Erinnerungsstütze: Ein Protokoll kann auch als Erinnerungsstütze dienen, da es die wichtigsten Punkte und Diskussionen festhält. Somit können sich die Teilnehmer später leichter daran erinnern, was besprochen wurde.

• Informationsweitergabe: Ein Protokoll kann auch dazu genutzt werden, um Informationen an andere Personen weiterzugeben, die nicht am Meeting teilgenommen haben. Dadurch bleiben alle Beteiligten auf dem gleichen Stand und Entscheidungen lassen sich besser nachvollziehen.

• Grundlage für zukünftige Entscheidungen: Ein Protokoll kann als Grundlage für zukünftige Entscheidungen dienen, da es die Diskussionen und Entscheidungen der Sitzung festhält. Dadurch können später Entscheidungen auf Basis dieser Informationen getroffen werden.

• Dokumentation: Ein Protokoll dokumentiert das Geschehene und dient somit als Beweismittel. Es kann später als Nachweis verwendet werden, falls es Streitigkeiten oder Missverständnisse gibt.

Was ist ein Protokoll?

Ein Protokoll ist eine schriftliche Dokumentation der wesentlichen Inhalte, Diskussionen, Entscheidungen und vereinbarten Maßnahmen, die während eines Meetings, eines Jour Fixe oder einer Sitzung stattgefunden haben. Es dient als Nachschlagewerk und Informationsquelle für die Teilnehmer und andere relevante Personen und unterstützt die Kommunikation, Zusammenarbeit und Nachverfolgung von Aufgaben.

Warum es wichtig ist, ein Protokoll zu schreiben

Protokolle ermöglichen es, Diskussionen, Entscheidungen und Aktionen genau zu verfolgen und sind ein wichtiges Instrument, um Fehler und Missverständnisse zu vermeiden. Sie können auch als rechtliche Dokumentation dienen und dazu beitragen, Meinungsverschiedenheiten und Konflikte zu lösen.

Ergebnisprotokoll vs. Verlaufsprotokoll: wo liegt der Unterschied?

Sind Sie zum ersten mal mit der Aufgabe der Protokollführung betraut? Dann sollten Sie sich zunächst darüber im Klaren sein, welche Protokollart Sie anfertigen wollen. Wenn es um das Prokollieren von Sitzungen geht, wird in der Regel zwischen einem Ergebnisprotokoll und einem Verlaufsprotokoll unterschieden.

Ergebnisprotokoll

Das Ergebnisprotokoll ist ein zusammenfassendes Protokoll, das die wichtigsten Ergebnisse, Entscheidungen und Maßnahmen eines Meetings oder einer Besprechung wiedergibt. Es ist eine Art "Schnappschuss" des Treffens und konzentriert sich auf das Wesentliche. Kein Augenmerk wird hierbei auf den Verlauf der Sitzung gelegt.

Verlaufsprotokoll

Im Gegensatz dazu ist das Verlaufsprotokoll ein ausführliches Protokoll, das alle Diskussionen, Anmerkungen und Entscheidungsprozesse wiedergibt. Es ist eine umfassende Aufzeichnung, die jede Äußerung der Teilnehmenden erfasst. Das Verlaufsprotokoll kann verwendet werden, um den gesamten Ablauf einer Diskussion nachzuvollziehen und mögliche Unklarheiten zu beseitigen.

Welche Protokollart kommt wann in Frage?

Es ist unverzichtbar, vor der Erstellung des Protokolls zu klären, welche Art von Protokoll erstellt werden soll. Ein Ergebnisprotokoll ist in der Regel schneller zu erstellen und vermittelt einen klaren Überblick über die wichtigsten Ergebnisse des Meetings. Ein Verlaufsprotokoll erfordert hingegen mehr Arbeit und Zeit, aber es bietet eine detaillierte Dokumentation der Diskussionen und Entscheidungen.

Je nach Art des Meetings und des Themas kann es sinnvoll sein, ein Ergebnis- oder Verlaufsprotokoll zu erstellen. Es ist jedoch auch möglich, eine Kombination aus beiden Arten von Protokollen zu verwenden. In diesem Fall kann man ein Ergebnisprotokoll erstellen, das die wichtigsten Ergebnisse und Entscheidungen zusammenfasst, und ein Verlaufsprotokoll, das alle Diskussionen und Anmerkungen enthält.

Protokoll schreiben – so geht es

Um ein Protokoll zu schreiben, bedarf es einiger Vorbereitung, Aufmerksamkeit während des Meetings und sorgfältiger Nachbereitung. Im Folgenden werden die einzelnen Schritte erläutert.

Die Vorbereitung

Bevor das Meeting beginnt, sollte man sich über den Zweck und die Agenda des Meetings informieren. So können Sie die relevanten Informationen besser erfassen und strukturieren. Auch sollten die Teilnehmer des Meetings bekannt sein und eventuell vorab kontaktiert werden, um etwaige Fragen vorab zu klären.

Während des Meetings: Notizen & Rückfragen 

Während des Meetings sollten möglichst umfassende und strukturierte Notizen angefertigt werden. Hierbei ist es wichtig, die wichtigsten Aussagen und Ergebnisse in Stichpunkten zu notieren. Sollte Ihnen während der Protokollierung etwas unklar sein, lohnt es sich, Rückfragen zu stellen.
Eine umfassende Mitschrift aller zentralen Inhalte des Gesprächs wird Sie davor bewahren, im Nachhinein Nachfragen stellen zu müssen.

Die Nachbereitung

Nach der Besprechung sollten die Notizen in ein sauberes Protokoll überführt werden. Informieren Sie sich im Vorhinein, ob es hierzu eine Vorlage gibt, an dessen Aufbau Sie sich orientieren können. Arbeiten Sie die Stichpunkte aus der Mitschrift in eine übersichtliche Struktur.
Auch sollten mögliche Unklarheiten mit den Teilnehmern des Meetings geklärt werden, um ein möglichst vollständiges und fehlerfreies Protokoll zu erstellen.

Freigabe & Ausgabe

Lassen Sie das Protokoll gegebenenfalls von einer verantwortlichen Person freigeben und verteilen Sie es anschließend an alle Teilnehmer und andere relevante Personen.

Protokoll: Struktur & Aufbau

Um ein Protokoll strukturiert und übersichtlich zu gestalten, empfiehlt es sich, eine klare Gliederung zu verwenden. 

Welche Informationen sollten im Protokoll enthalten sein?

Es ist wichtig, dass das Protokoll eine klare und präzise Darstellung der besprochenen Themen und Entscheidungen bietet. Dabei sollte man sich an der vorgegebenen Struktur orientieren und darauf achten, dass das Protokoll verständlich und nachvollziehbar ist.

1. Überschrift: Hier sollte das Thema des Meetings sowie das Datum und der Ort notiert werden.
2. Teilnehmer: Es sollte eine Auflistung der Anwesenden erfolgen, gegebenenfalls inklusive Funktionen und Rollen.
3. Tagesordnungspunkte: Die wichtigsten Themen, die im Meeting behandelt wurden, sollten in chronologischer Reihenfolge aufgelistet werden. Strukturieren Sie den Inhalt des Protokolls entsprechend der Agenda des Meetings. Dies kann Ihnen dabei helfen, die Diskussionen und Entscheidungen nachzuvollziehen.
4. Ergebnisse: Hier werden die wichtigsten Entscheidungen und Ergebnisse des Meetings festgehalten.
5. Beschlüsse und Abstimmungen: Halten Sie getroffene Beschlüsse und Abstimmungsergebnisse fest und notieren Sie, ob es Einwände oder Diskussionen gab.
6. Zuständigkeiten und Fristen: Notieren Sie, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist und welche Fristen für die Umsetzung gesetzt wurden.
7. To-dos: Offene Punkte und Aufgaben sollten in einer eigenen Rubrik aufgeführt werden.

Ausdruck und Sprache

Ein Protokoll sollte in klarem und verständlichem Ausdruck verfasst werden. Hierbei sollten auch die jeweiligen Fachtermini berücksichtigt werden, um Missverständnisse zu vermeiden. Auch die Schreibweise der Namen und Fachbegriffe sollte sorgfältig geprüft werden.

Zeitform

In einem Protokoll wird üblicherweise die Vergangenheitsform verwendet, da das Meeting bereits stattgefunden hat. Es empfiehlt sich jedoch, eine einheitliche Zeitform zu wählen und diese konsequent beizubehalten. In einigen Verlaufsprotokollen wird auch im Präsens geschrieben.

Sonderfall: das laufende Protokoll

Ein laufendes Protokoll ist eine besondere Form des Protokolls, das fortlaufend während eines Projektes und über mehrere Meetings hinweg geschrieben wird. Dabei wird das Protokoll in Echtzeit erstellt und regelmäßig aktualisiert, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen festgehalten werden.

Ein laufendes Protokoll kann besonders nützlich sein, wenn es schnell gehen muss und Entscheidungen in kurzer Zeit getroffen werden müssen. Allerdings erfordert diese Methode auch ein hohes Maß an Konzentration und Fähigkeit zum Multitasking, da man gleichzeitig zuhören, Notizen machen und das Protokoll schreiben muss.