Jour fixe: mehr als nur ein fester Termin

Jour fixe: mehr als nur ein fester Termin

Eine gute Kommunikation innerhalb eines Teams ist die grundlegende Basis. Um diese zu optimieren, ist ein fester Termin - also ein Jour fixe - ideal. Worauf Sie dabei achten müssen und was der Unterschied zu einem normalen Meeting ist, lesen Sie im Weiteren.

Was ist ein Jour fixe?

Der Begriff Jour fixe ist im Projektmanagement nicht mehr wegzudenken. Der feste Termin lädt einen bestimmten Personenkreis dazu ein, sich regelmäßig zu treffen und auszutauschen. Das fördert die Kommunikation und bildet eine gute Teamfähigkeit.

Dabei ist ein Blick auf die Herkunft des Begriffs nötig, um ihn besser zu verstehen: Der Ausdruck stammt aus einer Zeit, in der sich das politische und gesellschaftliche Leben in Frankreich formierte. Im 18. Jahrhundert fanden immer häufiger solcher Treffen regelmäßig statt, zu denen die Damen des Hauses Künstler einluden.

Heute dient der Jour fixe allen Beteiligten unterschiedlicher Projekte, um auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Der Vorteil daran ist, dass Teilnehmer, die selten zusammenkommen, den regen Austausch finden.

Typische deutsche Synonyme für den Jour fixe sind zum Beispiel

  • wöchentliche Meetings,
  • Besprechungen,
  • Sitzungstreffen
  • oder Versammlungen.

Dennoch ist der französische Begriff klarer definiert, sodass sich die Kollegen und Mitarbeiter ein besseres Bild vom Meeting machen können.

Die richtige Schreibeweise im Deutschen, Englischen und Französischen

Der französische Ausdruck ist außerdem maßgebend für die richtige Schreibweise. Wenn Sie im Französischen die Wörter "jour" und "fixe" nachschlagen, finden Sie die Übersetzungen für "Tag" und "fest". So manch einer schreibt den festen Termin zum Beispiel

  • Jourfix,
  • Jourfixe
  • oder Jour fixe.

Etwas irritierend ist der Umstand, dass das Adjektive "fixe" auf -e endet. Denn das Wort "jour" ist im Französischen maskulin, sodass es eigentlich "Jour fix" heißen müsse. Das Adjektiv wird allerdings immer "fixe" geschrieben, weshalb die Schreibweise sowohl für maskuline als auch für feminine Wörter gilt.

Dabei lautet die richtige Rechtschreibung, die Sie im Wörterbuch finden, einfach nur Jour fixe. Diese Schreibweise hat sich an das Französische angepasst. Wenn Sie also die Einladung per Mail verschicken und die Agenda hinzufügen, ist die korrekte Schreibweise ratsam. Das schafft einen guten Eindruck bei den Kollegen und Mitarbeitern.

Ein Tipp für ausländische Meetings: Sollten Sie mit frankophonen Mitarbeitern einen Besprechungstermin ausmachen, verwenden Sie am besten den Begriff réunion de travail régulière - also ein regelmäßiges Arbeitstreffen. In der frankophonen Berufswelt existiert der Jour fixe nicht und wird missverständlich dem geschichtlichen Hintergrund aus dem 18. Jahrhundert zugeschrieben. Schreiben Sie eine Einladung ins Englische, dann nutzen Sie bestmöglich den Begriff fixed day.

So läuft ein Jour fixe ab

Der Jour fixe findet regelmäßig statt, sodass sich die Teilnehmer auf ein bestimmtes Konzept verlassen können. Diese Regelmäßigkeit hat viele Vorteile und braucht nur wenig Vorbereitung.

Einladung

Eine gute Vorbereitung ist das A und O bei für jedes Meeting. Das gilt auch für den Jour fixe, der oftmals keiner Einladung bedarf. Dennoch ist es gut, wenn Sie als Organisator eine Erinnerungsmail verschicken. Darin listen Sie die Agenda auf, die Sie klar formulieren. Ein knapper Überblick ist ausreichend, um keine Zeit zu verschwenden.

Sofern ein Meeting wöchentlich stattfindet, sollten Sie die E-Mail nicht zu früh und nicht zu spät verschicken. Einen Tag vorher reicht meist aus, damit sich alle Beteiligten auf das kommende Treffen vorbereiten. Hilfreich ist es, wenn Sie das mitgeschriebene Protokoll als Anhang beifügen.

Ablauf

Der Ablauf ist fast immer identisch, um in kurzer Zeit effizient zu arbeiten. Überprüfen Sie grob die Anwesenheit aller, damit Sie keinen vergessen.

Unnötige Förmlichkeiten und Ablenkungen wie etwa reichhaltige Snacks auf dem Tisch sind nicht förderlich. Achten Sie darauf, dass das Treffen kurz und knapp gehalten wird. Je nach Teamgröße und Inhaltspunkte sollten zischen 15 und 60 Minuten eingeplant werden. Das reicht in der Regel aus, um alle wesentliche Punkte abzuhaken.

Inhalt

Bei jedem Jour fixe ist die Zielsetzung maßgebend für den Inhalt:

Warum haben sich die Teilnehmer getroffen und was muss besprochen werden?

Die Kernpunkte gilt es zu besprechen, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Hilfreich sind die Agenda und das Protokoll aus der letzten Sitzung. Drucken Sie dafür ein paar Blätter mehr aus, damit sich jeder Notizen machen kann.

Rollen der Teilnehmer

Als Organisator haben Sie zunächst das Recht, den Anfang einzuläuten. Sie sind gewissermaßen der Moderator. Geben Sie nach wenigen Minuten das Wort an die Mitarbeiter weiter, die Sie im Vorfeld kontaktiert und um Redezeit gebeten haben oder die Näheres zu den einzelnen Punkten erläutern können. Sollten die Teilnehmer zu sehr ausschweifen, ist eine Eieruhr ein guter Tipp.

Häufig ist es so, dass jeder Teilnehmer einmal zu Wort kommt. Wenn das nicht in der heutigen Sitzung passiert, ist es meistens in den weiteren der Fall. Es wird also aktiv gehandelt und besprochen, was in Kürze oder in Zukunft ansteht. In der Regel gibt es einen Teilnehmer, der ein Jour Fixe Protokoll führt, das im Anschluss an die übrigen Teilnehmer weitergeleitet wird.

In welcher Regelmäßigkeit findet ein Jour fixe statt?

Der Jour fixe setzt ein Treffen voraus, das regelmäßig stattfindet. So bestimmt beispielsweise ein Team, dass es sich jeden Donnerstag um 11 Uhr zu einer der Besprechungen trifft. Dieser Regeltermin ist von Vorteil, da alle Beteiligten lange im Voraus um den Termin wissen und entsprechend unverplant sind. Alle Teilnehmer sollten zugegen sein, sodass ein optimaler Termin gefunden werden muss. Planen Sie diesen Termin rechtzeitig im Voraus, damit sich die Mitarbeiter und Kollegen ihre Kalender dementsprechend einrichten.

Das ist der Unterschied zu einem normalen Meeting

Ein normales Meeting findet in der Regel zu unterschiedlichen Zeiten statt. Es gibt kein konkretes Datum oder eine festlegte Uhrzeit dafür. Eine schriftliche Einladung erfolgt, die wesentlich länger ausfällt als die für einen Jour fixe. Zu diesem normalen Treffen kommen andere Personen hinzu, sodass die Zahl der Anwesenden deutlich höher sein kann. Bei einem Jour fixe ist das Team, das sich um bestimmte Projekte kümmert, recht klein gehalten. So wird vermieden, dass unnötige Zeit verschwendet wird und dass effizient gearbeitet wird.

Außerdem kann der Raum für die Besprechungen bei einem normalen Meeting wandeln: Bei einem Jour fixe findet das Treffen in der Regel am selben Ort statt.

Der inhaltliche Ablauf ist deutlich länger, weshalb Sie auf dem Tisch Softdrinks oder Knabbereien vorfinden können. Das normale Meeting kann mehr als 30 bis 60 Minuten in Anspruch nehmen, da auf die Formalitäten geachtet werden. Diese fallen bei einem Jour fixe weg.

Jour fixe: die Vor- und Nachteile

Der Jour fixe hat viele Vorteile wie zum Beispiel

  • ein effizientes Arbeiten,
  • kurze Meetings mit Klärungsbedarf,
  • Update aller Teilnehmer
  • und präsente Anwesenheit aufgrund der Regelmäßigkeit.

Als Nachteil ist zu sehen, dass der Kalender der Teilnehmer um diesen fixen Termin gebaut werden muss.

Wie bedeutend ist ein Jour fixe heutzutage noch?

Der Jour fixe ist heutzutage immer noch bedeutsam, da sich die Teilnehmer in Echtzeit treffen. Das gilt auch, obwohl das Intranet ein regelmäßiges Update erlaubt. Die digitale Kommunikation ist zwar hilfreich, hindert das Team aber an seinen Leistungen. Der persönliche Austausch ist erforderlich, um Rückfragen zu stellen. Nicht immer wird die schriftliche Lesart korrekt verstanden, sodass Fehlschlüsse gezogen werden.

Der Austausch kann sowohl in persönlicher Anwesenheit als auch als Videokonferenz erfolgen.

Fazit zu Jour fixe: mehr als nur ein wiederkehrender Termin

Die Wörter "jour" und "fixe" beschreiben ganz gut, was sich dahinter verbirgt. Dabei handelt es sich um einen festen Termin, der regelmäßig zu einem bestimmten Zeitpunkt stattfindet. Überlegen Sie sich, ob ein festes Treffen sinnvoll ist und wer dazu eingeladen werden soll. Der Vorteil daran ist, dass sich die Teilnehmer auf

  • einen bestimmten Tag,
  • eine feste Uhrzeit,
  • einen kurzen und gleichbleibenden Ablauf
  • und auf einen und denselben Raum

verlassen. Das macht es einfacher, schnell ins Treffen einzusteigen und es somit kurz und möglichst effektiv zu gestalten.

Der Jour fixe ist also eine gute Möglichkeit, um die Team- und Kommunikationsfähigkeit für bestimmte Projekte zu fördern.

Dr.Hans-Peter Luippold

Autor: Dr.Hans-Peter Luippold

Dr. Hans-Peter Luippold studierte Betriebswirtschaft in Freiburg und Köln und sammelte als Führungskraft bei Daimler, Volkswagen, Lufthansa, Wella und Vorwerk Erfahrungen in allen wesentlichen Unternehmensbereichen. Seit April 2000 ist er als Unternehmens- und Personalberater in Frankfurt am Main tätig. Er hält regelmäßig Vorträge und lehrt zu den Themen Erfolg und Karriere. Vernetzen Sie sich mit ihm über Xing und Facebook.