Was ist ein Jour fixe?
Der Begriff Jour fixe ist im Projektmanagement nicht mehr wegzudenken. Der feste Termin lädt einen bestimmten Personenkreis dazu ein, sich regelmäßig zu treffen und auszutauschen. Das fördert die Kommunikation und bildet eine gute Teamfähigkeit.
Dabei ist ein Blick auf die Herkunft des Begriffs nötig, um ihn besser zu verstehen: Der Ausdruck stammt aus einer Zeit, in der sich das politische und gesellschaftliche Leben in Frankreich formierte. Im 18. Jahrhundert fanden immer häufiger solcher Treffen regelmäßig statt, zu denen die Damen des Hauses Künstler einluden.
Heute dient der Jour fixe allen Beteiligten unterschiedlicher Projekte, um auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Der Vorteil daran ist, dass Teilnehmer, die selten zusammenkommen, den regen Austausch finden.
Typische deutsche Synonyme für den Jour fixe sind zum Beispiel
- wöchentliche Meetings,
- Besprechungen,
- Sitzungstreffen
- oder Versammlungen.
Dennoch ist der französische Begriff klarer definiert, sodass sich die Kollegen und Mitarbeiter ein besseres Bild vom Meeting machen können.
Die richtige Schreibeweise im Deutschen, Englischen und Französischen
Der französischsprachige Ausdruck ist außerdem maßgebend für die richtige Schreibweise. Wenn Sie im Französischen die Wörter "jour" und "fixe" nachschlagen, finden Sie die Übersetzungen für "Tag" und "fest". So manch einer schreibt den festen Termin zum Beispiel
- Jourfix,
- Jourfixe
- oder Jour fixe.
Etwas irritierend ist der Umstand, dass das Adjektive "fixe" auf -e endet. Denn das Wort "jour" ist im Französischen maskulin, sodass es eigentlich "Jour fix" heißen müsse. Das Adjektiv wird allerdings immer "fixe" geschrieben, weshalb die Schreibweise sowohl für maskuline als auch für feminine Wörter gilt.
Dabei lautet die richtige Rechtschreibung, die Sie im Wörterbuch finden, einfach nur Jour fixe. Diese Schreibweise hat sich an das Französische angepasst. Wenn Sie also die Einladung per Mail verschicken und die Agenda hinzufügen, ist die korrekte Schreibweise ratsam. Das schafft einen guten Eindruck bei den Kollegen und Mitarbeitern.
Ein Tipp für ausländische Meetings: Sollten Sie mit frankophonen Mitarbeitern einen Besprechungstermin ausmachen, verwenden Sie am besten den Begriff réunion de travail régulière - also ein regelmäßiges Arbeitstreffen. In der frankophonen Berufswelt existiert der Jour fixe nicht und wird missverständlich dem geschichtlichen Hintergrund aus dem 18. Jahrhundert zugeschrieben. Schreiben Sie eine Einladung ins Englische, dann nutzen Sie bestmöglich den Begriff fixed day.
So läuft ein Jour fixe ab
Der Jour fixe findet regelmäßig statt, sodass sich die Teilnehmer auf ein bestimmtes Konzept verlassen können. Diese Regelmäßigkeit hat viele Vorteile und braucht nur wenig Vorbereitung.
Vereinbarung
Im Gegensatz zu einem einmaligen Treffen ist es bei einem Jour Fixe wichtig, eine feste Uhrzeit (z.B. donnerstags um 8:00 Uhr) und einen festen Treffpunkt zu vereinbaren. Es muss darauf geachtet werden, dass alle vorher festgelegten Teilnehmer langfristig zur Verfügung stehen. So wird die gemeinsame Teilnahme von Personen gewährleistet, die sonst terminlich schwer zusammenzubringen sind. Eine ausdrückliche Einladung ist nicht erforderlich. Allenfalls eine kurze Erinnerung per Handy oder E-Mail ist empfehlenswert. Idealerweise sollten Punkte wie ein festes Datum und eine Uhrzeit in die schriftliche Vereinbarung aufgenommen werden, damit es keine Missverständnisse über die von allen Beteiligten geforderte Verbindlichkeit gibt.Ablauf
Der Ablauf ist fast immer identisch, um in kurzer Zeit effizient zu arbeiten. Überprüfen Sie grob die Anwesenheit aller, damit Sie keinen vergessen.
Unnötige Förmlichkeiten und Ablenkungen wie etwa reichhaltige Snacks auf dem Tisch sind nicht förderlich. Achten Sie darauf, dass das Treffen möglichst knapp gehalten wird. Je nach Teamgröße und Inhaltspunkte sollte eine Dauer zwischen 15 und 60 Minuten eingeplant werden. Das reicht in der Regel aus, um alle wesentliche Tagesordnungspunkte abzuhaken.
Inhalt
Bei jedem Jour fixe ist die Zielsetzung maßgebend für den Inhalt:
Warum haben sich die Teilnehmer getroffen und was muss besprochen werden?
Die Kernpunkte gilt es zu besprechen, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Hilfreich sind die Agenda und das Protokoll aus der letzten Sitzung. Drucken Sie dafür ein paar Blätter mehr aus, damit sich jeder Notizen machen kann.
Rollen der Teilnehmer
Als Organisator haben Sie zunächst das Recht, den Anfang einzuläuten. Sie sind gewissermaßen der Moderator. Geben Sie nach wenigen Minuten das Wort an die Mitarbeiter weiter, die Sie im Vorfeld kontaktiert und um Redezeit gebeten haben oder die Näheres zu den einzelnen Punkten erläutern können. Sollten die Teilnehmer zu sehr ausschweifen, ist eine Eieruhr ein guter Tipp.
Häufig ist es so, dass jeder Teilnehmer einmal zu Wort kommt. Wenn das nicht in der heutigen Sitzung passiert, ist es meistens in den weiteren der Fall. Es wird also aktiv gehandelt und besprochen, was in Kürze oder in Zukunft ansteht. Daher wird von jedem Teilnehmer auch eine entsprechende Vorbereitung erwartet. In der Regel gibt es einen Teilnehmer, der ein Protokoll führt, das im Anschluss an die übrigen Teilnehmer weitergeleitet wird.
Protokoll und Nachbereitung
Nicht immer können alle der vorgesehenen Teilnehmer den regelmäßigen Sitzungen auch tatsächlich beiwohnen. Indem die Besprechung schriftlich festgehalten wird, kann jeder auf das Protokoll zurückgreifen und sicherstellen, dass der vereinbarte Plan umgesetzt wird. Diese Technik hilft auch, Missverständnisse zu vermeiden, da alle Teilnehmer das Protokoll einsehen und bestätigen können, dass sie den Plan verstanden haben. Außerdem ist es durch die schriftliche Aufzeichnung der Sitzung einfacher, Bereiche zu identifizieren, in denen weiterer Diskussionsbedarf besteht.
Insgesamt ist das Jour-Fixe-Protokoll ein wirksames Mittel, um alle Mitglieder eines Projektteams zu informieren und auf dem Laufenden zu halten.
In welcher Regelmäßigkeit findet ein Jour fixe statt?
Der Jour fixe setzt ein Treffen voraus, das regelmäßig stattfindet. So bestimmt beispielsweise ein Team, dass es sich jeden Donnerstag um 11 Uhr zu einer der Besprechungen trifft. Dieser Regeltermin ist von Vorteil, da alle Beteiligten lange im Voraus um den Termin wissen und entsprechend unverplant sind. Alle Teilnehmer sollten zugegen sein, sodass ein optimaler Termin gefunden werden muss. Planen Sie diesen Termin rechtzeitig im Voraus, damit sich die Mitarbeiter und Kollegen ihre Kalender dementsprechend einrichten. Die Regelmäßigkeit des Termins sollten an die Bedürfnisse des jeweiigen Teams angepasst werden. So muss er nicht wöchentlich stattfinden, sondern kann bei bedarf auch alle zwei Wochen oder einmal im Monat abgehalten werden.
Häufige Fehler beim Jour Fixe
Es gibt einige häufige Fehler, die Planer häufig machen. Ein Fehler besteht darin, dass der Zweck des Treffens nicht klar definiert ist. Jour Fixe-Meetings konzentrieren sich traditionell auf ein Hauptthema, und alle Entscheidungen und Diskussionen sollten sich auf dieses Thema beziehen. Ohne einen klaren Zweck können die regelmäßigen Treffen schnell zu einem unkonzentrierten Geschwafel werden.
Ein weiterer Fehler ist, dass man nicht jedem die Möglichkeit gibt, seine Meinung zu äußern. Jour-Fixe-Sitzungen sollen der Zusammenarbeit dienen, daher ist es wichtig, dass jeder die Möglichkeit hat, seine Ideen einzubringen. Und schließlich können Jour Fixes zu regelmäßig werden, was zu schwindender Teilnahme und nachlassendem Interesse führt. Es ist wichtig, die Dinge frisch zu halten, indem man das Format von Zeit zu Zeit ändert oder neue Themen zur Diskussion stellt. Durch die Vermeidung dieser häufigen Fehler können Planer von Jour Fixe-Meetings sicherstellen, dass ihre Meetings produktiv und für alle Teilnehmer angenehm sind.
Das ist der Unterschied zu einem normalen Meeting
Ein normales Meeting findet in der Regel zu unterschiedlichen Zeiten statt. Es gibt kein konkretes Datum oder eine festlegte Uhrzeit dafür. Ein reguläres Meeting findet zudem nicht in einem regelmäßigen Turnus statt.
In einer schriftlichen Einladung findet sich in der Regel eine Agenda über die zu besprechenden Themen. Zu diesem normalen Treffen kommen andere Personen hinzu, sodass die Zahl der Anwesenden deutlich höher sein kann. Bei einem Jour fixe ist das Team, das sich um bestimmte Projekte kümmert, recht klein gehalten. So wird vermieden, dass unnötige Zeit verschwendet wird und dass effizient gearbeitet wird.
Außerdem kann der Raum für die Besprechungen bei einem normalen Meeting wandeln: Bei einem Jour fixe findet das Treffen in der Regel am selben Ort statt.
Der zeitliche Ablauf ist deutlich länger, weshalb Sie auf dem Tisch Softdrinks oder Knabbereien vorfinden können. Das normale Meeting kann mehr als 30 bis 60 Minuten in Anspruch nehmen, da auf die Formalitäten geachtet werden. Diese fallen bei einem Jour fixe weg.
Jour fixe: die Vor- und Nachteile
Der Jour fixe hat viele Vorteile wie zum Beispiel
- ein effizientes Arbeiten,
- kurze Meetings mit Klärungsbedarf,
- Update aller Teilnehmer
- und präsente Anwesenheit aufgrund der Regelmäßigkeit.
Er hat aber auch einige Nachteile:
Erstens können Jour Fixes unflexibel sein und passen möglicherweise nicht in den Zeitplan jedes Einzelnen. Zweitens können Jour Fixes sich wiederholen und langweilig sein, vor allem wenn jedes Mal die gleichen Themen besprochen werden. Schließlich können Jour Fixes ein Gefühl der Exklusivität vermitteln, da nur diejenigen, die an dem Treffen teilnehmen können, als Teil der Gruppe betrachtet werden.
Wie bedeutend ist ein Jour fixe heutzutage noch?
Der Jour fixe ist heutzutage immer noch bedeutsam, da sich die Teilnehmer in Echtzeit treffen. Das gilt auch, obwohl das Intranet ein regelmäßiges Update erlaubt. Die digitale Kommunikation ist zwar hilfreich, hindert das Team aber an seinen Leistungen. Der persönliche Austausch ist erforderlich, um Rückfragen zu stellen. Nicht immer wird die schriftliche Lesart korrekt verstanden, sodass Fehlschlüsse gezogen werden.
Der Austausch kann sowohl in persönlicher Anwesenheit als auch als Videokonferenz erfolgen.
Fazit: Mehr als nur ein wiederkehrender Termin
Die Wörter "jour" und "fixe" beschreiben ganz gut, was sich dahinter verbirgt. Dabei handelt es sich um einen festen Termin, der regelmäßig zu einem bestimmten Zeitpunkt stattfindet und zum Zweck des Projektmanagements abgehalten wird, um alle Teilnehmer gegenseitig über den aktuellen Stand zu informieren. Überlegen Sie sich, ob ein festes Treffen sinnvoll ist und wer dazu eingeladen werden soll. Der Vorteil daran ist, dass sich die Teilnehmer auf
- einen bestimmten Tag,
- eine feste Uhrzeit,
- einen kurzen und gleichbleibenden Ablauf
- und auf einen und denselben Raum
verlassen. Das macht es einfacher, schnell ins Treffen einzusteigen und es somit kurz und möglichst effektiv zu gestalten.
Der Jour fixe ist also eine gute Möglichkeit, um die Team- und Kommunikationsfähigkeit für bestimmte Projekte zu fördern.
