Mehr Produktivität durch Timeboxing

Mehr Produktivität durch Timeboxing

Eine Verbesserung der eigenen Produktivität wünscht sich praktisch jeder. Dies gilt sowohl für Einzelpersonen als auch für Teams. Dank unterschiedlicher Strukturen und Methoden lassen sich in diesem Bereich erstaunliche Erfolge erzielen. Eine dieser Methoden ist das Timeboxing, welches vor allem unter Scrum, der agilen Projektentwicklung, bekannt wurde. Wir zeigen Ihnen, was Timeboxing ist, in welchen Bereichen Sie diese Methode einsetzen können und wie Sie diese am besten nutzen.

Was ist Timeboxing?

Ganz knapp zusammengefasst ist Timeboxing eine Zeitmanagement- und Organisationsmethode, bei der Sie feste Zeitblöcke, die Timeboxes, für einzelne Arbeitsaufgaben reservieren.

Wichtig ist, dass Sie beim Timeboxing im Vorfeld definieren, welche Ergebnisse am Ende eines solchen Zeitfensters erreicht werden soll. Die Größe der Timebox hängt dabei unter anderem von der Aufgabe und auch von Umfeld ab. Eine Timebox kann Minuten, Stunden, aber auch mehrere Tage umfassen.

Durch diese klare Verknappung von Zeit können Aufträge häufig deutlich strukturierter und vor allem effizienter angegangen werden. Wird eine Aufgabe so lange verfolgt, bis diese abgeschlossen ist, kann dies nicht nur viel Zeit kosten, sondern auch beispielsweise das Budget überziehen, da kein Ende gefunden wird. Durch eine künstliche Zeitlimitierung im Timeboxing können Sie genau diese Probleme vermeiden und sich deutlich besser auf das Wesentliche konzentrieren.

Zudem gibt es viele Vorbilder, welche auch nach dieser Methodik ihre Arbeit strukturieren. Unter anderem nutzen Bill Gates und auch Elon Musk eine ähnliche Technik, um produktiver und vor allem strukturierter die Arbeitsabläufe zu gestalten. Je klarer die Zeitfenster definiert sind, umso effizienter lassen sich die Anforderungen des Tages, der Woche oder auch des Monats umsetzen.

Wo wird Timeboxing eingesetzt?

Timeboxing kann auf zwei unterschiedliche Arten eingesetzt werden. Es hängt davon ab, welche Bereiche verbessert werden sollen. Am einfachsten ist es natürlich das Timeboxing zunächst einmal nur bei sich selbst einzusetzen. Es ist dann eine individuelle Methode im Bereich Projekt- und Zeitmanagement. So können Sie unter anderem für einzelne Arbeiten bestimmte Zeitfenster einplanen und produktiver werden. Zudem lässt sich somit die Überarbeitung gezielt vermeiden, wenn nicht nur Arbeits-Zeitblöcke, sondern auch klare Pausen definiert werden.

Das andere Einsatzgebiet ist vor allem in der Arbeit mit Teams wichtig. Häufig wird das Timeboxing unter anderem im agilen Projektmanagement wie beispielsweise Scrum eingesetzt. Hier definieren die Sprints beispielsweise die einzelnen Timeboxes. Doch auch auf kleinerem Level können Timeboxes die produktive Arbeit in einem Team erheblich verbessern. Wenn beispielsweise ein Meeting mit einer solchen Timebox geplant wird, dann darf es nur die festgelegte Dauer haben und sollte nach Möglichkeit mit einem vorher definierten Ergebnis enden. Der Tag lässt sich somit produktiver strukturieren, da eine Überziehung von Arbeitszeit nicht mehr möglich ist.

So funktioniert Timeboxing im Detail

In der Teamarbeit beziehungsweise im Projektmanagement kommt es stark auf die Art der Arbeit, die Zusammensetzung der Teams und auch auf die definierten Ziele an. Hier kann nur bedingt eine Anleitung gegeben werden, da sich Teams für diese Art der Umsetzung gemeinsam entscheiden müssen.

Wir erläutern Ihnen das optimale Vorgehen also zunächst einmal anhand des Beispiels der persönlichen Zeitoptimierung. Zunächst einmal sollten Sie sich einen Überblick über die anstehenden Aufgaben verschaffen. Hier können unter anderem Task-Planer, Kalender oder auch To-Do-Listen als Quelle genutzt werden. Dabei sollten Sie darauf achten, dass Sie die unterschiedlichsten Aufgaben sowohl nach ihrer Priorität als auch nach ihrer Dringlichkeit sortieren. Nur so können Sie es schaffen von den Zeitfenstern optimal zu profitieren.

Nehmen Sie nun für jede Aufgabe eine erste Schätzung vor, wie viel Arbeitszeit diese Aufgabe beanspruchen wird. Das mag am Anfang erst einmal komisch sein, mit der Zeit bekommen Sie allerdings ein Gefühl für den Zeitbedarf. Denken Sie daran, dass die einzelnen Zeitfenster unterschiedlich lang sein können und zur Aufgabe passen müssen. Das Endergebnis müssen Sie bei den meisten Aufgaben nicht planen, da es in der Aufgabe bereits enthalten ist. Wäre die Aufgabe "Aufräumen des Arbeitsplatzes" wäre das Ergebnis ein sauerer Arbeitsplatz.

Planen Sie nun die Zeitblöcke in Ihren Tag ein. Denken Sie daran, dass Sie zwischen den Zeitblöcken Pausen benötigen. Zudem kann es besonders am Anfang sinnvoll sein mit Zeitpuffern zu planen. Denn ungewollte Störungen oder auch ein deutlicher und nicht erwartbarer Mehraufwand
könnten Ihnen ansonsten einen Strich durch die Rechnung machen.

Fixieren Sie die einzelnen Timeboxes schriftlich. Dies kann handschriftlich, in Excel oder auch in einer passenden App geschehen. So behalten Sie stets den Überblick.

Tipps für erfolgreiches Timeboxing

Diese Methode erfordert vor allem zu Beginn viel Selbstdisziplin. Wenn ein Zeitfenster abgelaufen ist, muss die Aufgabe beendet werden. Versuchen Sie nicht auf Kosten Ihrer Pause die Aufgabe unter Zwang noch zu beenden, sondern erstellen Sie eine neue Timebox für den nächsten freien Termin. Nur durch diese anfängliche Strenge im Zeitmanagement können Sie von der Methode langfristig profitieren.

Eine oder zwei Puffer-Timeboxes pro Tag können beim Arbeiten wahre Wunder wirken. Denn diese erlauben es beispielsweise die oben beschriebenen, nicht fertiggestellten Aufgaben in dieser Zeit zu bearbeiten.

Geben Sie sich am Anfang Zeit zum Lernen. Zeitmanagement und Projektmanagement laufen nicht von allein. Vor allem die richtige Zeitkalkulation für die Dauer der Timeboxen müssen Sie sich am Anfang noch erarbeiten. Ist das Zeitfenster zu knapp kalkuliert, können Sie nicht alles schaffen.

Sind die Zeitfenster zu groß, kann es zu Unproduktivität kommen. Tasten Sie sich einfach nach und nach an die passende Länge heran.
Im Projektmanagement unter Scrum können die Timeboxes zudem von äußeren Bedingungen diktiert werden. Hier gilt es das Scrum-System an das Timeboxing anzupassen und gemeinsame Lösungen zu finden. Denn auch außerhalb eines Sprints kann diese Methode im Bereich Zeitmanagement erhebliche Vorteile mit sich bringen.

Timeboxing: Vorteile des Systems

Ein gutes Projektmanagement, egal ob alleine oder im Team, ist der Schlüssel zum Erfolg. Mittels dieser Methodik können Sie nicht nur Ihr Zeitmanagement verbessern, sondern auch persönliche Vorteile genießen.

Neigen Sie beispielsweise dazu, Aufgaben immer mit der höchsten Priorität zu behandeln und diese in Teilen über Tage zu zerdenken? Damit ist Schluss, wenn Sie sich angewöhnen nur noch innerhalb einer Timebox an diesem Problem zu arbeiten.

Zudem müssen Sie sich mit dieser Methode auf ein anstehendes Problem vollkommen fokussieren. Denn die Dauer der Timebox ist endlich. Sie müssen sich also auf das Wichtigste konzentrieren und arbeiten somit nachweislich produktiver.

Da alle anstehenden Aufgabenbereiche für die Timeboxen aufgearbeitet und strukturiert werden müssen, haben Sie immer alle anstehenden Probleme und Termine im Blick. So lässt sich Prokrastination nachhaltig vermeiden. Vor allem, da ungeliebte Arbeitsbereiche ebenfalls in ihrer
Zeit begrenzt sind. Zudem steigert diese Methodik nachhaltig die Motivation. Denn Sie erkennen sofort, welche Aufgabe bereits erledigt ist und wie der Berg an Arbeit immer weiter schrumpft. So werden geliebte und ungeliebte Arbeitsinhalte gleichermaßen abgearbeitet, sodass Sie sich entspannt auf den Feierabend freuen können.

Durch ihr verbessertes Projektmanagement und Zeitmanagement werden Sie zudem für Ihren Arbeitgeber noch attraktiver, da Sie Ihre Tätigkeiten mit der höchsten Effizienz ausführen. Dies fällt auf Dauer in jedem Fall auf und kann weitere Karrierechancen eröffnen.

Wann eignet sich Timeboxing nicht?

Nicht in jeder Situation können Sie mit diesem Vorgehen Vorteile erzielen. Dies gilt unter anderem dann, wenn Aufgaben in jedem Fall fertiggestellt werden müssen und sicherheitsrelevant sind. Wenn Sie sich zeitlich unter Druck setzen und aus diesem Grund beispielsweise nicht gewissenhaft genug arbeiten, kann dies enorm negative Folgen haben. Aus diesem Grund gibt es einzelne Aufgaben, welche nicht in diesem System angegangen werden sollten.

Zudem kann es sein, dass Sie sich durch das System gestresst fühlen. In diesem Fall sollten Sie die Länge der einzelnen Zeitfenster, deren Menge und auch die Pausen kontrollieren. Wenn das Gefühl dennoch bleibt, dann kann diese Herangehensweise schlichtweg für Sie der falsche Weg sein.

Auch Bill Gates oder Elon Musk arbeiten nicht streng und ausschließlich nach dieser Methodik. Denn es kann einfach vorkommen, dass bestimmte Aufgaben aktuell einen perfekten Workflow aufweisen und eine Timebox in diesem Fall nur hinderlich wäre. In Ausnahmefällen können Sie also durchaus einfach auf das Ende einer solchen Timebox verzichten und weiter machen.

Ähnliche Methoden

Neben den agilen Projektmanagement Scrum kommt unter anderem noch die Pomodoro(R)-Technik an diese Methodik heran. Auch bei der Pomodoro(R)-Technik nutzen die Anwender feste Zeitfenster und vordefinierte Pausen. Allerdings ist das System deutlich weniger flexibel und weniger allgemein anwendbar als das Timeboxing.

Fazit: Gute Methodik mit einer guten Lernkurve

Insgesamt ist diese Lösung in vielen Berufen und vor allem auch auf vielen Sprossen der Karriereleiter gleichermaßen nutzbar. Denn ein gutes und vor allem nachhaltiges Zeitmanagement wird sowohl bei der persönlichen Arbeit als auch im Projektmanagement immer Vorteile mit sich bringen.

Wichtig ist, dass Sie sich vor allem zu Beginn ausreichend Zeit nehmen, um sich mit der Methodik und ihrer Anwendung vertraut zu machen. Denn nicht alle Timeboxes erschließen sich auf den ersten Blick und nicht immer ist es einfach am Ende der Zeit einfach mit der Arbeit aufzuhören.

Wer sich allerdings erst einmal an diese Lösung gewöhnt hat und das System produktiv nutzt, wird auf Dauer die anstehenden Anforderungen deutlich einfacher und vor allem schneller bewältigen können. Das verschafft nicht nur mehr Ruhe, sondern auch mehr Zufriedenheit und zudem mehr Anerkennung im Beruf. Daher rentiert es sich für jeden Arbeitnehmer oder Arbeitgeber diese Methodik einmal auszuprobieren um festzustellen, ob der eigene Arbeitsalltag von dieser Lösung profitiert.

Dr.Hans-Peter Luippold

Autor: Dr.Hans-Peter Luippold

Dr. Hans-Peter Luippold studierte Betriebswirtschaft in Freiburg und Köln und sammelte als Führungskraft bei Daimler, Volkswagen, Lufthansa, Wella und Vorwerk Erfahrungen in allen wesentlichen Unternehmensbereichen. Seit April 2000 ist er als Unternehmens- und Personalberater in Frankfurt am Main tätig. Er hält regelmäßig Vorträge und lehrt zu den Themen Erfolg und Karriere. Vernetzen Sie sich mit ihm über Xing und Facebook.