WAS IST TIMEBOXING?
Ganz knapp zusammengefasst ist Timeboxing eine Zeitmanagement- und Organisationsmethode, bei der Sie feste Zeitblöcke , die Timeboxes ("Zeitboxen"), für einzelne Arbeitsaufgaben reservieren.
Wichtig ist, dass Sie im Vorfeld definieren, welche Ergebnisse am Ende eines solchen Zeitfensters erreicht werden soll. Die Größe der Timebox hängt dabei unter anderem von der Aufgabe und auch von Umfeld ab. Eine Timebox kann Minuten, Stunden, aber auch mehrere Tage umfassen.
Durch diese klare Verknappung von Zeit können Aufträge häufig deutlich strukturierter und vor allem effizienter angegangen werden. Wird eine Aufgabe so lange verfolgt, bis diese abgeschlossen ist, kann dies nicht nur viel Zeit kosten, sondern auch beispielsweise das Budget überziehen, da kein Ende gefunden wird. Durch eine künstliche Zeitlimitierung können Sie genau diese Probleme vermeiden und sich deutlich besser auf das Wesentliche konzentrieren.
Zudem gibt es viele Vorbilder, welche auch nach dieser Verfahrensweise ihre Arbeit strukturieren. Unter anderem nutzen Bill Gates und auch Elon Musk eine ähnliche Technik, um produktiver und vor allem strukturierter die Arbeitsabläufe zu gestalten. Je klarer die Zeitfenster definiert sind, umso effizienter lassen sich die Anforderungen des Tages, der Woche oder auch des Monats umsetzen.
WO WIRD TIMEBOXING EINGESETZT?
Timeboxing kann auf zwei unterschiedliche Arten eingesetzt werden. Es hängt davon ab, welche Bereiche verbessert werden sollen. Am einfachsten ist es natürlich, das Timeboxing zunächst einmal nur bei sich selbst einzusetzen. Es ist dann eine individuelle Methode im Bereich Projekt- und Zeitmanagement. So können Sie unter anderem für einzelne Tasks bestimmte Zeitfenster einplanen und produktiver werden. Zudem lässt sich somit die Überarbeitung gezielt vermeiden, wenn nicht nur Arbeits-Zeitblöcke, sondern auch klare Pausen festgelegt werden.
Das andere Einsatzgebiet ist in der Arbeit in Teams. Häufig wird das Timeboxing unter anderem im agilen Projektmanagement wie beispielsweise Scrum eingesetzt. Hier definieren die Sprints beispielsweise die verschiedenen Timeboxes. Doch auch auf kleinerem Level können Timeboxes die Produktivität der Arbeit in einem Team erheblich verbessern. Wenn beispielsweise ein Meeting mit einer solchen Timebox geplant wird, dann darf es nur die festgelegte Dauer haben und sollte nach Möglichkeit mit einem vorher definierten Ergebnis enden. Der Tag lässt sich somit besser strukturieren, da eine Überziehung von Arbeitszeit nicht mehr möglich ist.
SO FUNKTIONIERT TIMEBOXING IM DETAIL
In der Teamarbeit beziehungsweise im Projektmanagement kommt es stark auf die Art der Arbeit, die Zusammensetzung der Teams und auch auf die definierten Ziele an. Hier kann nur bedingt eine Anleitung gegeben werden, da sich Teams für diese Art der Umsetzung gemeinsam entscheiden müssen.
Wir erläutern Ihnen das optimale Vorgehen also zunächst einmal anhand des Beispiels der persönlichen Zeitoptimierung. Zunächst einmal sollten Sie sich einen Überblick über die anstehenden Aufgaben verschaffen. Hier können unter anderem Task-Planer, Kalender oder auch To-Do-Listen als Quelle genutzt werden. Dabei sollten Sie darauf achten, dass Sie die unterschiedlichsten Aufgaben sowohl nach ihrer Priorität als auch nach ihrer Dringlichkeit sortieren. Nur so können Sie es schaffen von den Zeitfenstern optimal zu profitieren.
Nehmen Sie nun für jede Aufgabe eine erste Schätzung vor, wie viel Arbeitszeit diese Aufgabe beanspruchen wird. Das mag am Anfang erst einmal komisch sein, mit der Zeit bekommen Sie allerdings ein Gefühl für den Zeitbedarf. Denken Sie daran, dass die einzelnen Zeitfenster unterschiedlich lang sein können und zur Aufgabe passen müssen. Das Endergebnis müssen Sie bei den meisten Aufgaben nicht planen, da es in der Aufgabe bereits enthalten ist. Wäre die Aufgabe "Aufräumen des Arbeitsplatzes" wäre das Ergebnis ein sauberer Arbeitsplatz.
Die Sammlung der zu erledigenden Aufgaben könnte dann beispielsweise so aussehen:
- Arbeitsplatz aufräumen - 15 Minuten
- E-Mails abarbeiten - 45 Minuten
- Meetings koordinieren - 15 Minuten
- Besprechung vorbereiten - 2 Stunden
- Projekt XY bearbeiten - 3 Stunden
- Allgemeine Arbeiten in der Büroorganisation - 30 Minuten
Strukturieren Sie nun die Aufgaben und planen Sie die Zeitblöcke in Ihren Tag ein. Denken Sie daran, dass Sie zwischen den Zeitblöcken Pausen benötigen. Zudem kann es besonders am Anfang sinnvoll sein, mit Zeitpuffern zu planen. Denn ungewollte Störungen oder auch ein deutlicher und nicht erwartbarer Mehraufwand könnten Ihnen ansonsten einen Strich durch die Rechnung machen.
Fixieren Sie die Timeboxes schriftlich. Dies kann handschriftlich, in Excel oder auch in einer passenden App geschehen. So behalten Sie stets den Überblick. Bestenfalls sorgen Sie zudem für eine Sichtbarkeit des so erstellten Zeitplans, etwa, indem Sie sich den Tagesplan ausgedruckt neben Ihren PC legen.
TIPPS FÜR ERFOLGREICHES TIMEBOXING
Diese Methode erfordert vor allem zu Beginn viel Selbstdisziplin. Wenn ein Zeitfenster abgelaufen ist, muss die Aufgabe beendet werden. Versuchen Sie nicht auf Kosten Ihrer Pause die Aufgabe unter Zwang noch zu beenden, sondern erstellen Sie eine neue Timebox für den nächsten freien Termin. Nur durch diese anfängliche Strenge im Arbeitszeitmanagement können Sie von der Vorgehensweise langfristig profitieren.
Eine oder zwei Puffer-Timeboxes pro Tag können beim Arbeiten wahre Wunder wirken. Denn diese erlauben es beispielsweise, die oben beschriebenen, nicht fertiggestellten Aufgaben in dieser Zeit zu bearbeiten.
Geben Sie sich am Anfang Zeit zum Lernen. Zeit- und Projektmanagement laufen nicht von allein. Vor allem die richtige Zeitkalkulation für die Dauer der Timeboxen müssen Sie sich am Anfang noch erarbeiten. Ist das Zeitfenster zu knapp kalkuliert, können Sie nicht alles schaffen.
Sind die Zeitfenster zu groß, kann es zu Unproduktivität kommen. Tasten Sie sich einfach nach und nach an die passende Länge heran.
Im Projektmanagement unter Scrum können die Timeboxes zudem von äußeren Bedingungen diktiert werden. Hier gilt es das Scrum-System an das Timeboxing anzupassen und gemeinsame Lösungen zu finden. Denn auch außerhalb eines Sprints kann diese Vorgehensweise im Bereich Zeitmanagement erhebliche Vorteile mit sich bringen.
TIMEBOXING: VORTEILE DES SYSTEMS
Kurz gefasst bieten sich durch die Methode folgende Vorteile:
- besseres Zeitmanagement
- Steigerung der Produktivität durch fokussiertes Arbeiten
- weniger Prokrastination: Aufgaben ziehen sich nicht durch den Tag
- mehr Effizienz
Neigen Sie beispielsweise dazu, Aufgaben immer mit der höchsten Priorität zu behandeln und diese in Teilen über Tage zu zerdenken? Damit ist Schluss, wenn Sie sich angewöhnen, nur noch innerhalb einer Timebox an diesem Problem zu arbeiten.
Zudem müssen Sie sich mit dieser Methode auf ein anstehendes Problem vollkommen fokussieren. Denn die Dauer der Timebox ist endlich. Sie müssen sich also auf das Wichtigste konzentrieren und arbeiten somit nachweislich produktiver.
Da alle anstehenden Aufgabenbereiche für die Timeboxen aufgearbeitet und strukturiert werden müssen, haben Sie auch immer alle anstehenden Probleme und Termine im Blick. So lässt sich Prokrastination nachhaltig vermeiden. Vor allem, da ungeliebte Arbeitsbereiche ebenfalls in ihrer Zeit begrenzt sind. Zudem steigert diese Technik nachhaltig die Motivation. Denn Sie erkennen sofort, welche Aufgabe bereits erledigt ist und wie der Berg an Arbeit immer weiter schrumpft. So werden geliebte und ungeliebte Arbeitsinhalte gleichermaßen abgearbeitet, sodass Sie sich entspannt auf den Feierabend freuen können.
Durch ihr verbessertes Zeit- und Projektmanagement werden Sie zudem für Ihren Arbeitgeber noch attraktiver, da Sie Ihre Tätigkeiten mit der höchsten Effizienz ausführen. Dies fällt auf Dauer in jedem Fall auf und kann weitere Karrierechancen eröffnen.
WANN EIGNET SICH TIMEBOXING NICHT?
Nicht in jeder Situation können Sie mit diesem Vorgehen Vorteile erzielen. Dies gilt unter anderem dann, wenn Aufgaben in jedem Fall fertiggestellt werden müssen, Sie also einerseits eine Deadline im Nacken haben und die Aufgabe zudem sicherheitsrelevant sind. Wenn Sie sich zeitlich unter Druck setzen und aus diesem Grund beispielsweise nicht gewissenhaft genug arbeiten, kann dies enorm negative Folgen haben. Aus diesem Grund gibt es einzelne Aufgaben, welche nicht in diesem System angegangen werden sollten.
Zudem kann es sein, dass Sie sich durch das System gestresst fühlen. In diesem Fall sollten Sie die Länge der einzelnen Zeitfenster, deren Menge und auch die Pausen kontrollieren. Wenn das Gefühl dennoch bleibt, dann kann diese Herangehensweise schlichtweg für Sie der falsche Weg sein.
Auch Bill Gates oder Elon Musk arbeiten nicht streng und ausschließlich nach dieser Methodik. Denn es kann einfach vorkommen, dass bestimmte Aufgaben aktuell einen perfekten Workflow aufweisen und eine Timebox in diesem Fall nur hinderlich wäre. In Ausnahmefällen können Sie also durchaus einfach auf das Ende einer solchen Zeitbox auf den Switch in die nächste Aufgabe verzichten und weiter machen.
PRODUKTIVER ARBEITEN: ÄHNLICHE METHODEN
Ähnliche Methoden für das Zeitmanagement:
- die ALPEN - Methode
- die Pomodoro-Technik
Eine ähnliche Methode ist die Pomodoro-Technik. Auch bei dieser Technik nutzen die Anwender feste Zeitfenster und vordefinierte Pausen. So wird etwa 25 Minuten fokussiert gearbeitet, danach folgen 5 Minuten Pause oder nach mehreren Wiederholungen eine längere Pause. Allerdings ist das System deutlich weniger flexibel und weniger allgemein anwendbar als das Timeboxing.
FAZIT: METHODIK MIT EINER GUTEN LERNKURVE
Insgesamt ist diese Methode des Arbeitszeitmanagements mit den "Arbeitspaketen" in vielen Berufen und vor allem auch auf vielen Sprossen der Karriereleiter gleichermaßen nutzbar. Denn ein gutes und vor allem nachhaltiges Zeitmanagement wird sowohl bei der persönlichen Arbeit als auch im Projektmanagement immer Vorteile mit sich bringen.
Wichtig ist, dass Sie sich vor allem zu Beginn ausreichend Zeit nehmen, um sich mit der Methodik und ihrer Anwendung vertraut zu machen. Denn nicht alle Timeboxes erschließen sich auf den ersten Blick und nicht immer ist es einfach am Ende der Zeit einfach mit der Arbeit aufzuhören. Jedoch können Sie nur von der Technik profitieren, wenn Sie sich in die Abläufe eingearbeitet haben und die Zeitabschnitte gut einzuschätzen wissen. Das mag seine Zeit dauern.
Wer sich allerdings erst einmal an diese Vorgänge gewöhnt hat und das System effektiv nutzt, wird auf Dauer die anstehenden Anforderungen deutlich smarter und vor allem schneller bewältigen können. Das verschafft nicht nur mehr Ruhe, sondern auch mehr Zufriedenheit und zudem mehr Anerkennung im Beruf. Daher rentiert es sich für jeden Arbeitnehmer, diese Methodik einmal auszuprobieren um festzustellen, ob der eigene Arbeitsalltag von dieser Lösung profitiert.
