Viele Menschen verzetteln sich im Alltag. Unwichtige Dinge werden zuerst erledigt, so dass Wichtiges "angestaut" wird und oft nicht bewältigt werden kann. Durch das Prinzip nach Eisenhower werden Aufträge kategorisiert und lassen eine Priorisierung erkennen. Mit dieser Methodik gewinnen Sie einen schnellen Überblick, in welcher Reihenfolge Sie die Probleme am besten "abarbeiten" können. So können Sie ihr Zeiteinteilung in Beruf und Alltag optimieren und dem wirklich Wichtigen auch genug Zeit einräumen.
WAS IST DAS EISENHOWER-PRINZIP?
Das Prinzip nach Eisenhower ist eine beliebte Methodik für das Zeitmanagement, die angeblich vom früheren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower entwickelt worden ist. Durch dieses Prinzip werden anstehende Aufträge nach den zwei folgenden zwei Parametern kategorisiert:
- die Wichtigkeit: die Aufgabe dient der Erreichung eines Ziels
- die Dringlichkeit: die Aufgabe MUSS zeitnah erledigt werden
Es ist nicht nachzuweisen, dass Eisenhower diese Methodik angewendet hat. Angeblich hat er auch seine Mitarbeiter mit diesem Prinzip betraut.
Dem ehemaligen Präsidenten wird auch das folgende Zitat nachgesagt:
"Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen.
Die dringenden sind nicht wichtig und die wichtigen sind nicht dringend."
Durch diese Methode lassen sich Probleme und Aufträge sehr schnell und übersichtlich priorisieren. Die Methodik kann Ihnen dabei helfen, das eigene Zeitmanagement effektiver zu gestalten.
WIE FUNKTIONIERT DAS EISENHOWER-PRINZIP? - DIE VIER QUADRANTEN
Grundsätzlich ist das Eisenhower-Prinzip eine Tabelle/Matrix mit den Parametern "Wichtig" versus "Dringend" (eilig, drängend). Diese Übersicht wird daher auch als "Eisenhower-Matrix" bezeichnet.
Durch eine Zuordnung zu den Parametern werden für anstehende Ziele bzw. Probleme Prioritäten gesetzt. Durch die Übersicht wird festgelegt, mit welcher Eiligkeit Dinge von einen selbst erledigt werden müssen und was weiter delegiert oder sogar gestrichen werden kann. Diese Tabelle hat vier Quadranten:
Q1: eilig & wichtig ⇒ sofort selbst erledigen
Q2: wichtig und nicht eilig⇒ einplanen & selbst erledigen
Q3: dringend (eilig) aber unwichtig ⇒ delegieren
Q4: nicht dringend (nicht eilig) & unwichtig ⇒ Papierkorb (nicht erledigen)
Q1: EILIG UND WICHTIG
Eine Aufgabe ist eilig und wichtig, sie erfordert somit die gesamte Aufmerksamkeit und ist oft an eine Deadline geknüpft. Es handelt sich oft um "Probleme" oder "Krisen", die sofort bewältigt werden müssen. Diese Dinge sollten nicht zu lange aufgeschoben werden, da man sonst unter Dauerstress steht. Menschen, die sich zu lange in diesen Quadranten aufhalten, sind anfälliger für ein Burnout.
Q2: NICHT EILIG, ABER WICHTIG
In diesen Quadranten finden sich Aufträge/Angelegenheiten wieder, die zur Selbstverwirklichung wichtig sind und eine hohe Priorität haben. Typisch sind langfristige Vorhaben, Planungen, Beziehungen etc. Es handelt sich oft um Dinge, die erledigt werden müssen, doch am Ende aufgeschoben werden.
Besonders erfolgreiche Menschen arbeiten Dinge im Quadranten Q1 rasch ab und wenden sehr viel Zeit für Angelegenheiten im Quadranten Q2 auf. Das sind die Macher dieser Welt.
Q3: EILIG, ABER UNWICHTIG
In diesem Quadranten finden Probleme Platz, die für andere drängend sind, aber nicht für Sie. Manche Dinge sind eilig für die Prioritäten anderer. Es sind Aufgaben, die auch an andere weiter delegiert oder an einen virtuellen Assistenten weitergeleitet werden können.
Benötigt Ihr Praktikant vielleicht ein Arbeitszeugnis? Diese Angelegenheit können Sie auch an einen Mitarbeiter weiter delegieren. Viele Menschen verlieren durch Aufträge im 3. Quadranten unnötige Zeit. Aus diesem Grund werden Aufgaben aus dem Quadranten Q2 oft vernachlässigt.
Q4: NICHT WICHTIG UND NICHT EILIG
Es handelt sich um triviale Routine-Angelegenheiten, unbedeutende Emails und Anrufe oder auch Ablenkungen. Wenn Sie gerade sehr bedeutende Präsentation für nächste Woche vorbereiten (Quadrant Q2) und aus Langeweile Staubsaugen, dann verschwenden Sie in diesen Moment Ihre Zeit.
FÜR WEN LOHNT SICH DAS EISENHOWER-PRINZIP?
Die Verfahrensweise lohnt sich für alle, die im Alltag oder Berufsleben bestimmte Arbeiten mit unterschiedlicher Wichtigkeit/Dringlichkeit erledigen müssen. Durch die Tabelle mit den vier Quadranten kann den Aufträgen eine klare Priorität beigemessen werden, um sie der Reihe nach mit einer klugen Zeiteinteilung abzuarbeiten. Vor allem ist die Eisenhower Matrix für Führungskräfte mit einen knappen Zeitbudget sinnvoll. Gerade Angestellte können nicht immer unwichtige Aufgaben an andere delegieren.
Durch die Methode erhalten Sie einen Überblick über zu erledigende Angelegenheiten. Im Idealfall haben Sie abends die wichtigen Dinge abgehakt und müssen nur noch Unwichtiges erledigen, was keine oder nur wenig Konzentration erfordert. Oder haben Sie vielleicht Lust, noch vor dem Frühstück eine Präsentation für den gerade beginnenden Arbeitstag vorbereiten zu müssen?
WAS SIND DIE VORTEILE?
Der größte Vorteil des Eisenhower-Prinzip ist, dass Sie anstehende Erledigungen/Aufträge nach ihrer Priorität und Dringlichkeit gewichten. Auf diese Weise erhalten Sie bei richtiger Anwendung einen raschen Überblick. Außerdem ist es mit dieser Vorgehensweise möglich, Zeitfresser zu vermeiden. Ein wirklich großer Vorteil der Eisenhower Methodik ist, dass sie auch im Privatleben angewandt werden kann.
So werden wichtige Dinge zuerst erledigt und die weniger bedeutsamen Angelegenheiten zum Schluss. Zum Beispiel ein Einkauf erfordert nur sehr wenig Konzentration, da es sich um eine Routine-Angelegenheit handelt. So haben Sie im Alltag ein geordnetes Zeitmanagement und Sie können den wesentlichen Aufgaben auch ausreichend Zeit widmen. Dann haben Sie kein Problem, eine wichtige Präsentation für Ihre Arbeit rechtzeitig fertig zu bekommen.
Des Weiteren lernen Sie, dringende aber nicht wichtige Angelegenheiten an andere zu delegieren. Auch Ihr virtueller Assistent oder Ihre Sekretärin kann einen Flug buchen, einen Platz im Restaurant bestellen oder eine Einschätzung für den Praktikanten schreiben. Wenn Sie zu Hause sind, dann kann auch Alexa eine Pizza für Sie bestellen. Alles, was weder wichtig noch dringend ist, kann von der To-Do Liste gestrichen werden.
WAS SIND DIE NACHTEILE?
Es ist oft nicht einfach, jede einzelne Aufgabe in einen der vier Quadranten zuzuordnen und über deren Bedeutung eindeutig zu entscheiden. Gerade bei alltäglichen Routineangelegenheiten kann eine Zuordnung schwer fallen. Ins Besondere die Gewichtung von "Wichtig" und "Unwichtig" ist oft relativ und nicht immer offenbar. Nicht alle Erledigungen, die unbedeutend, aber eilig sind, können weiter delegiert werden. Des Weiteren haben nicht alle die Befugnis zum Delegieren. Wenn unerwartet ein Auftrag hinzukommt, dann ist man schnell überfordert. Bei sehr vielen Erledigungen kann die Tabelle auch schnell unübersichtlich werden.
Kritikern ist die Eisenhower-Matrix zu einfach. Im Alltag sind dringende Arbeiten/Aufträge oft auch wichtig und wichtige Aufträge sind auch oft eilig. Aus diesem Grund kann es oft zum "Stau" im ersten Quadranten kommen. Die Methode erfordert einige Gedanken darüber, wie eilig und wichtig bestimmte Angelegenheiten sind und manchmal sind andere Techniken sinnvoll. Die Effektivität ist von der eigenen Disziplin abhängig.
FAZIT
Die Methodik nach Eisenhower kann Ihnen dabei helfen, sich in Beruf und Alltag besser zu organisieren. Sie können über anstehende Aufträge bzw. Erledigungen schnell einen Überblick gewinnen, in dem Sie diese den vier Quadranten zuordnen. Auf diese Weisen können Sie sich vergegenwärtigen, in welcher Reihenfolge Sie alles erledigen können. Somit sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass man sich "verzettelt" und der Stapel an zu erledigenden Dingen wird gleich viel übersichtlicher.
Die Verfahrensweise kann helfen, das eigene Zeitmanagement optimaler zu gestalten. Angelegenheit mit einer höheren Bedeutsamkeit werden rasch bewältigt, so dass unwichtige Tätigkeiten zum Schluss abgearbeitet oder auch delegiert werden können. Ein großer Vorteil ist, dass das Prinzip auch im Alltag verwendet werden kann. Besonders wirksam im Berufsalltag wäre das Eisenhower-Prinzip für Menschen in Führungspositionen. Aber nicht alle Menschen können im beruflichen Alltag etwas weiter delegieren.
