Effizienz und Effektivität: Definition & Unterschied leicht erklärt

Effizienz und Effektivität: Definition & Unterschied leicht erklärt

In der Berufswelt werden Begriffe verwendet, die eine bestimmte Arbeitsweise beschreiben. Zwei dieser Fachwörter sind Effizienz und Effektivität. Trotz ihrer ähnlichen Lesart sind sie nur bedingt miteinander vergleichbar. Erfahre hier den Unterschied.

Effizienz und Effektivität: wo liegt der Unterschied?

Bevor man die Bedeutung von diesen zwei Begriffen analysiert, sollten sie definiert werden. Es ist falsch, Effektivität und Effizienz als Synonyme zu verwenden.

Definition Effizienz

'Effizienz' lässt sich von dem Wort 'efficere' ableiten. Es bedeutet 'etwas hervorbringen' oder 'eine Sache vollenden'. Wer effizient handelt, geht durchdacht vor. Die Zusammenhänge von einzelnen Prozesse werden erkannt. Mit diesem Wissen lässt sich ein Ziel mit geringerem Aufwand erreichen.

Effizientes Arbeiten spielt im wirtschaftlichen Sektor eine Schlüsselrolle. Die verfügbaren Ressourcen werden so eingesetzt, dass das Ziel mit einem geringeren Aufwand und in kürzerer Zeit erreicht wird. Die Frage 'Wie soll die Tätigkeit durchgeführt werden?' ist ein Indikator für effizientes Wirtschaften.

Die SMART-Formel kann als einprägsames Modell für Effizienz begriffen werden. Ziele müssen spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert sein. Für das zeitliche Management gilt die ALPEN-Methode: Aufgaben notieren, Länge abschätzen, Pufferzeit in Betracht ziehen, Entscheidungen fällen und Nachkontrollen anberaumen.

Effizienz in Kürze

  1. Die ausführende Person verfügt über Ressourcen wie Zeit oder Arbeitsmaterial. Am Arbeitsplatz kommt das Personal als Ressource hinzu.
  2. Die vorhandenen Ressourcen werden sinnvoll eingesetzt, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen.
  3. Bei effizienten Arbeitsweisen nimmt die zeitliche Komponente eine wichtige Rolle ein. Arbeitsprozesse werden dahingehend verbessert, dass sie wenig Zeit in Anspruch nehmen.
  4. 'Wenn man eine Sache tut, muss man sie richtig machen' fasst das Wesentliche der Effizienz in einem Satz zusammen.

Definition Effektivität

Effektivität ist mit dem Begriff 'Effekt' verwandt. Ein Effekt ist eine Wirkung oder auch eine Auswirkung auf ein Ergebnis.

Effektives Arbeiten ist wirksam, aber geht nicht zwangsläufig mit einem geringeren Aufwand einher. 'Welche Tätigkeit soll ausgeführt werden?' ist eine Frage der Effektivität.

Effektivität in Kürze

  1. Effektivität bedeutet, ein Ziel vor Augen zu haben. Die Zielerreichung sagt nichts über den Arbeitsaufwand und das zeitliche Management aus.
  2. Das Augenmerk liegt auf dem Ziel und weniger auf dem zeitlichen Aufwand.
  3. 'Es dauert so lange, wie es dauert' ist eine metaphorische Beschreibung für Effektivität.

Beispiele für Effizienz und Effektivität

In welchen betrieblichen Zusammenhängen nehmen Effizienz und Effektivität einen hohen Stellenwert ein?

Effektive und effiziente Maßnahmen werden nicht nur am Arbeitsplatz nutzbringend angewandt. Auch außerhalb des Betriebs ist ein durchdachtes Zeitmanagement förderlich, um auf ein Ziel hinzuarbeiten.

Beispiele für Effizienz

  1. Ein Unternehmen muss aufgrund der aktuellen wirtschaftlichen Lage Kosten einsparen. Der Vorgesetzte leitet seine Angestellten dazu an, ökonomisch vorteilhaft zu arbeiten.
  2. Während der Erkältungssaison ist die Belegschaft dezimiert. Die anfallenden Aufgaben werden auf die übrigen Kollegen verteilt, sodass ein effizientes Arbeiten trotz krankheitsbedingten Ausfällen möglich ist.
  3. Dem Kollegenkreis wird für ein Projekt ein Zeitrahmen vorgegeben. Bis zum Stichtag muss das Projekt beendet sein. Der Organisator setzt die verfügbaren Ressourcen (Mitarbeiter, Material) so ein, dass sein Projekt im dafür vorgesehenen Zeitraum durchgeführt werden kann.
  4. Die Anschaffung eines Möbelstücks ist notwendig, aber kostspielig. Der Kunde lässt sich bei verschiedenen Anbietern beraten und vergleicht die Preise der Waren, um Kosten einzusparen.

Beispiele für Effektivität

  1. In einem Betrieb mit dem Schwerpunkt auf Dienstleistungen steht der Kontakt zu den Klienten im Vordergrund. Die Klienten möchten innerhalb eines nicht näher bestimmten Zeitraums Ergebnisse sehen. Ihnen kommt es nicht auf die Methodik, sondern auf das Resultat an. Deshalb müssen die Angestellten bei ihrer täglichen Arbeit effektiv vorgehen.
  2. Ein Gastgeber möchte für seine Gäste eine Torte backen. Bis zu den Feierlichkeiten bleibt ihm noch genug Zeit für die Zubereitung. Der Vorgang des Backens ist zielführend und damit effektiv: Am Ende soll eine Torte auf der Kaffeetafel angerichtet werden. Im Ofen verbrennt der Teig und der Gastgeber muss eine Alternative finden: Er bestellt eine Torte und hält den Hersteller zur Eile an, da die Gäste in zwei Stunden eintreffen. Wegen der zeitlichen Begrenztheit muss der Hersteller effizient vorgehen und sich beim Backen beeilen.

Was ist wichtiger: Effizienz oder Effektivität?

Sowohl die Effizienz als auch die Effektivität sind aus der Arbeitswelt nicht wegzudenken. Sie ermöglichen ein produktives, zielgerichtetes Arbeiten. Dieses Vorgehen wirkt sich positiv auf die Arbeitsergebnisse aus.

Die Relevanz beider Maßnahmen hängt von der Wirtschaftlichkeit des Betriebs, von der Anzahl der Mitarbeiter und von der Tätigkeit ab. In vielen Branchen fallen Effizienz und Effektivität zusammen.

Im Projektmanagement wird antiproportional vorgegangen: Die Organisatoren möchten den Zeit- und Arbeitsaufwand gering halten, um das Projekt ressourcenschonend durchführen zu können. Hier steht die Effizienz im Vordergrund. Die Effektivität nimmt einen untergeordneten Stellenwert ein.

Dieses Beispiel verdeutlicht den Kontrast zwischen Effizienz und Effektivität. Beim effizienten Vorgehen wird zwischen geeigneten und ungeeigneten Arbeitsmethoden differenziert.

Fazit: Effizienz und Effektivität - eine Frage der Geduld?

Beide Handlungen stehen in einem Verhältnis zueinander. Man möchte mit effizientem, aber auch mit effektivem Vorgehen ein Ziel erreichen.

Effiziente Prozesse sind ein Synonym für wirtschaftliches Arbeiten. Ein effizienter Arbeiter versucht, den zeitlichen Aufwand so gering wie möglich zu halten und seine Tätigkeit in einem begrenzten Zeitraum zu erledigen. Im Gegensatz dazu ist effektives Arbeiten zielorientiert. Wer effektiv vorgeht, arbeitet seinem angestrebten Ziel entgegen. Dies geschieht mit geringerem oder hohem Aufwand.

Der zeitliche Aspekt muss als wichtigster Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität begriffen werden. Bei der Effektivität kann er in Betracht gezogen werden, bei der Effizienz muss die Zeit als grundlegender Faktor bedacht werden.

Trotz ihrer Unterschiede können Effizienz und Effektivität nicht strikt voneinander getrennt werden. In bestimmten Branchen kann und darf man diese Vorgehensweisen gar nicht als verschiedene Methoden betrachten. Beim Verfolgen privater Interessen kommt es selten auf ein strikt geregeltes Zeitmanagement an. Im Berufsleben bilden Wirtschaftlichkeit und Produktivität eine Einheit.

Bei der Durchführung von Projekten ist effizientes Arbeiten vorrangig. Das Verhältnis zwischen Aufwand und Arbeitsergebnis ist diametral.

Effizienz und Effektivität sind Grundsäulen, auf denen die Wirtschaft aufbaut. Nicht jede effektive Handlung ist effizient, aber effiziente Maßnahmen führen schneller zum Ziel. Aus diesem Grund sind sie effektiv.

Dr.Hans-Peter Luippold

Autor: Dr.Hans-Peter Luippold

Dr. Hans-Peter Luippold studierte Betriebswirtschaft in Freiburg und Köln und sammelte als Führungskraft bei Daimler, Volkswagen, Lufthansa, Wella und Vorwerk Erfahrungen in allen wesentlichen Unternehmensbereichen. Seit April 2000 ist er als Unternehmens- und Personalberater in Frankfurt am Main tätig. Er hält regelmäßig Vorträge und lehrt zu den Themen Erfolg und Karriere. Vernetzen Sie sich mit ihm über Xing und Facebook.