Eat the Frog: Zeitmanagement für maximale Produktivität

Das Wichtigste auf einen Blick: So funktioniert die "Eat the Frog"-Methode

• Ein klares Ziel nach dem SMART-Methode schriftlich festlegen; bei mehreren Zielen das wichtigste zuerst auflisten
• Zwischenschritte und Aufgaben bis auf den Tag herunterbrechen (To-do's bestimmen)
• Den dicksten Frosch des Tages als Erstes erledigen, Stichwort: Selbstdisziplin und Überwindung des inneren Schweinehundes
• Anschließend weitere Aufgaben nach Tagesplan erledigen
• Zeitfenster als Pausen sowie als Puffer für Unerwartetes einbauen

Wie erreiche ich ein gutes Zeitmanagement?

Fast jeder hat schon einmal von einem effektiven Zeitmanagement gehört oder vielleicht bereits die eine und andere Anleitung ausprobiert. Schließlich soll vor allem die berufliche Zeit so sinnvoll wie möglich genutzt werden. Nur so kommen Projekte in Schwung, werden Monats-, Quartals- und Jahresziele erreicht. Im Übrigen kann Zeitmanagement auch auf viele private Vorhaben angewendet werden. Es gibt zahlreiche Zeitmanagement-Modelle ganz unterschiedlicher Art, deren Umsetzung mehr oder weniger gut funktioniert. Das ist bei „Eat the Frog“ anders. Diese Variante funktioniert, und zwar auf Dauer, das ist der große Unterschied. Alles, was Sie dazu brauchen, sind Stift und Papier, ein paar Überlegungen und eine gute Portion Selbstdisziplin.

Eine gut geplante Zeiteinteilung steigert die Produktivität, so will es die ehrgeizige Vorgabe. Manches Prinzip hat allerdings vielleicht nicht richtig oder dauerhaft geklappt, was unterschiedliche Gründe haben kann, und Sie haben es wieder aufgegeben. Mit dem Eat-the-Frog-Prinzip wird das wahrscheinlich nicht passieren, denn diese Methode geht etwas anders vor. Sie motiviert für den ganzen Tag, und das möchten Sie jeden Morgen neu erleben. Sie sorgt zum Beispiel dafür, dass Sie schon morgens nach einem kurzen Anlauf ein besseres Wohlgefühl haben, denn Sie „essen den Frosch“, wie die direkte deutsche Übersetzung lautet. Das klingt im ersten Moment sehr gegensätzlich und unappetitlich, aber Sie werden im Folgenden sehen, wie sinnvoll diese Vorgehensweise ist. Mit dem anschließenden guten Gefühl geht die Arbeit bekanntermaßen besser von der Hand und Sie sind bis zum Arbeitsschluss sehr motiviert und effektiv. Somit ist das erwähnte Wohlgefühl auch noch zum Feierabend vorhanden, den Sie entsprechend ohne schlechtes Gewissen genießen können.

Lassen Sie sich daher auf dieses Prinzip ein und probieren Sie es zumindest für eine Weile selbst aus. Sie brauchen rund einen Monat bis sechs Wochen, um sich an ein neues Verhalten zu gewöhnen. So lange sollten Sie also durchhalten. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die Methode mit dem merkwürdigen Namen „Eat the Frog“: Woher sie kommt, warum sie effektiv ist und wie sie funktioniert. Dazu erhalten Sie hilfreiche Tipps, wie Sie sie am besten anwenden können.

Was ist die „Eat the Frog“-Methode?

Der amerikanische Redner und Sachbuchautor Brian Tracy veröffentlichte vor vielen Jahren das Buch „Eat that Frog“, das Anfang der 2000er-Jahre auf Deutsch erschien. Den Erfolg der Methode, die er darin beschreibt, hat er am eigenen Leib erfahren. Außerdem hat er sich mit zahllosen Zeitmanagement-Theorien auseinandergesetzt. Insofern steht seine Kompetenz außer Frage.

Im Deutschen sagen wir nicht „Iss den Frosch“, sondern „Schluck die Kröte“. Und damit kommen wir dem Thema des Prinzips auch schon näher. Natürlich ist dies nur eine Metapher, niemand muss in der Realität Frösche oder Kröten verspeisen. Die Tiere stehen für die größte, schwierigste oder gemeinste Aufgabe des Tages. Es geht darum, diese jeden Tag als Erstes zu erledigen. Falls es zwei oder mehr wichtige Aufgaben gibt, gilt die Maxime: die hässlichste zuerst. Dieses Modell klingt sehr einfach und ist es auch. Nur: Wie stellen Sie fest, welches die wichtigste Aufgabe des Tages ist?

Dafür sind mehrere Vorarbeiten zu leisten. Erstens ist es unumgänglich, sich ein Ziel zu setzen, für das Sie wirklich brennen: Was hat Priorität in Ihrem Leben, was soll am liebsten erreicht werden? Steht dieses Ziel fest, sind vielleicht Zwischenziele erforderlich, die sogleich auf kleinere zeitliche Einheiten heruntergebrochen werden. Am Ende sollte eine To-do-Liste für den Tag stehen, die ebenfalls klare Prioritäten aufweist. Somit wird die wichtigste und meist auch schwierigste Aufgabe des jeweiligen Tages definiert. Wer sie zuerst erledigt, hat auf Dauer mehr Erfolg. Das haben wissenschaftliche Studien ergeben. Ebenso wichtig ist es, sich diese Ziele und To-do-Listen schriftlich zu notieren. Es hat sich herausgestellt, dass Menschen, die so vorgehen, erfolgreicher sind als diejenigen, die nur an ein Ziel denken, es aber nicht aufschreiben. Was nicht schriftlich fixiert ist, bleibt außerdem oft schwammig oder gerät wieder in Vergessenheit. Eines Tages ärgern Sie sich dann darüber, dass Sie immer noch nicht weitergekommen sind.

Warum ist die „Eat the Frog“-Methode so effektiv?

Niemand erledigt gern schwierige und unangenehme Aufgaben. Es ist jedoch unumgänglich, diese sofort anzupacken. Der Unterschied zwischen erfolgreichen und weniger erfolgreichen Menschen liegt darin, dass Erstere sich ohne Murren und Aufschieben darum kümmern. Denn auch die unliebsamsten Arbeiten müssen nun mal auf jeden Fall erledigt werden. Letztere dagegen prokrastinieren, das heißt, sie schieben das Thema so lange vor sich her, bis es ihnen quasi auf die Füße fällt und dann unter starkem Druck auf die Schnelle abgearbeitet werden muss. Das macht noch weniger Spaß, als hätten Sie dies zu einem früheren Zeitpunkt getan. Warum also sollten Sie es nicht gleich unter Dach und Fach bringen?

Prokrastination, die berühmte Aufschieberitis, sorgt auch dafür, dass der Kopf nicht wirklich frei ist. Das Gehirn weiß, dass eine wichtige Aufgabe auf Sie wartet, und mahnt diese fortlaufend im Hintergrund an. So ist ein Teil Ihrer Konzentration stetig gebunden, statt dass Sie sich mit aller Kraft auf die nächsten Aufgaben einlassen können. Zudem steht der Körper unter Stress, wenn Sie alle Themen immer nur in letzter Minute (oder gar nicht) erledigen. Vielleicht merken Sie diesen nicht, weil er inzwischen für Sie zum Alltag gehört, aber solcher Stress muss nicht sein und kann darüber hinaus bekanntermaßen auch zu gesundheitlichen Problemen führen. Nicht zuletzt können sich Fehler häufen, wenn Sie unter Zeitdruck arbeiten. Mit der „Eat that Frog“-Methode kommen Sie daher sehr viel weiter, denn Sie bleiben an Ihren wichtigsten Zielen dran. Ihr Fokus verschiebt sich auf das Wesentliche in Ihrem Beruf und/oder im Privatleben.

Wie funktioniert die „Eat the Frog“-Methode?

Es geht bei der „Eat that Frog“-Methode um die Priorisierung von Aufgaben und um einen gut geplanten Tagesablauf, eben um ein besseres Zeitmanagement. Sie können niemals alle Pläne in Ihrem Leben umsetzen, das stellt Brian Tracy sehr richtig fest. Doch Sie können effektiver werden. Um Ihrem Frosch, der schlimmsten Tagesaufgabe, auf die Spur zu kommen, hilft diese Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Nehmen Sie sich Papier und Stift oder wählen Sie eine digitale Variante und notieren Sie zunächst alle Ihre Ziele, so wie Sie Ihnen einfallen. Diese können kurz- oder langfristig sein.
2. Bringen Sie sie nun in eine Reihenfolge mit dem wichtigsten Ziel als Nummer eins. Dieser Schritt ist unumgänglich und kann einiges Nachdenken erfordern.
3. Beschreiben Sie diesen Traum genau: Was wollen Sie erreichen? Bis wann soll er erreicht werden? Eine Hilfe dabei ist das Prinzip SMART: S steht dabei für „Spezifisch“ (genaue Beschreibung), M für „Messbar“ (genaue Mengen/Zahlen angeben), A für „Attraktiv“ (Motivation angeben), R für „Realistisch“ (unbedingt erreichbar sein) und T für „Terminiert“ (Deadline angeben).
4. Braucht es dafür Unterziele und Zwischenschritte? Brechen Sie Ihre Planung auf Monats- und Wocheneinheiten herunter.
5. Aus der Wocheneinheit lassen sich nun Tageseinheiten formulieren, die berühmten To-do's. Dabei stehen die Aufgaben, die zu diesem wichtigen Ergebnis führen, an erster Stelle. Anschließend folgen weitere Punkte, die an diesem Tag zu erledigen sind.
6. Stellen Sie die unangenehmste Aufgabe des Tages dabei immer an erste Stelle. Es ist ganz gleich, worum es sich handelt: das Gespräch mit dem Chef oder einem Kollegen, der Anruf bei einem Verwandten oder Geschäftsfreund, die Steuererklärung oder das Einarbeiten in schwierige neue Prozesse (privat oder beruflich). Wenn Sie Frühaufsteher sind, terminieren Sie diese wichtige Aufgabe auf den erstmöglichen Zeitpunkt des Tages (morgens um sieben Uhr ist der Chef vielleicht noch nicht im Hause oder der Verwandte kann noch nicht gestört werden).
7. Erledigen Sie diese Aufgabe! Dieser Punkt ist nicht verhandelbar. Wenn Sie spüren, dass Sie lieber anderes erledigen oder Ablenkungen nachgeben würden, handelt es sich höchstwahrscheinlich um die übelste und wichtigste Aufgabe des Tages. Sie müssen jetzt unbedingt dranbleiben und diese abarbeiten, egal wie lange sie dauert. Eat the frog!
8. Bringen Sie auch alle anderen Tagesaufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge nach Wichtigkeit und arbeiten Sie sie anschließend diszipliniert ab. Bleiben Sie dabei aber flexibel für Unerwartetes.

Praktische Tipps zur Anwendung

Sie können nicht den ganzen Tag über nur Frösche schlucken. Sie brauchen auch bei der Frog-Methode Pausen. Diese dienen der Erholung, der Reflexion und der Analyse. Sie lehnen sich zurück, denken an das Erreichte und überprüfen, ob Sie mit ihren täglichen Aufgaben auf dem Weg zu Ihrem wichtigsten Ziel sind. Wenn nicht, korrigieren Sie die To-do-Liste ab sofort oder für den nächsten Tag. Wie häufig Sie Pausen brauchen, müssen Sie ausprobieren. Aber bleiben Sie fokussiert.

Denken Sie auch daran, dass Ihre Träume realistisch, also erreichbar sein sollten. Sie können anspruchsvoll sein, aber es muss eine reelle Chance geben, dass Sie dort ankommen. Helfen Sie sich zusätzlich mit Tools und Techniken, ob Meditationsratgeber oder Aufräumaktivitäten. Mancher kann beispielsweise nur arbeiten, wenn der Schreibtisch möglichst leer ist. Und denken Sie daran, in Ihrem Tagesplan Zeitpuffer einzubauen, damit Sie flexibel sind, wenn unerwartete Aufgaben dazukommen.

Fazit: Nach dem "Frosch" wird es einfacher

Die „Eat the Frog“-Methode von Brian Tracy ist einfach, produktiv und klar umzusetzen: Die unangenehmen Aufgaben kommen stets zuerst. Vor allem vermittelt sie ein besseres Gefühl für den restlichen Tag und sorgt für deutlich mehr Effizienz.