Prioritäten setzen: So gelingt es

Prioritäten setzen: So gelingt es

Manch einem fällt es nicht leicht, Prioritäten zu setzen. Dabei sind sie äußerst wichtig, um im Leben voranzuschreiten. Sie geben uns Halt, Struktur und ein Gefühl der Kontrolle. Wie Sie Ihre Prioritäten bestimmen und diese umsetzen, erfahren Sie im nachfolgenden Artikel.

Prioritäten setzen im Alltag und im Berufsleben

Das Leben wird oftmals von Hektik und Chaos beherrscht, sodass im schlimmsten Fall alles in Stress ausartet. Das muss nicht sein, wenn Sie Ihre Aufgaben, Wünsche und Ziele in einer Reihenfolge bündeln. Um effizient und langfristig alle Termine und Aufgaben abzuarbeiten, ist ein gutes Zeitmanagement gefragt. Setzen Sie sich Ihre eigenen Prioritäten, um Unwichtiges vom Wichtigen zu trennen.

Die Priorisierung ist nicht nur im Berufsleben hilfreich, um sich voll und ganz auf die wichtigen Projekte zu konzentrieren: Auch für das Privatleben sind die erlernten Techniken wirkungsvoll und führen zu mehr Zeit für sich und seine Liebsten.

Um das zielsicher umzusetzen, erlernen Sie im nachfolgenden Artikel einige wirksame Methoden und Strategien kennen. Dabei erfahren Sie auch, welche typischen Fehler häufig gemacht werden.

Was bedeutet Prioritäten setzen?

Es gibt zahlreiche Dinge, die Sie sich vornehmen: Das gilt sowohl auf das ganze Leben gesehen als auch im Alltag. Die meisten Ziele und Projekte müssen in einer bestimmten Zeit erreicht oder erledigt werden. Sowohl das Privatleben als auch der berufliche Alltag profitieren davon, wenn Sie sich Zeit zum Priorisieren Ihrer wichtigsten Projekte nehmen.

Etwas, das Priorität hat, wird häufig mit

  • dringend,
  • wichtig,
  • nicht aufschiebbar
  • oder günstig gelegen

beschrieben. Die Entscheidung, eine Sache zu priorisieren, ist also der Schlüssel zum Erfolg.

Dabei ist es nicht immer leicht, Dinge, die Vorrang haben, den benötigten zeitlichen Rahmen zu gewähren. Um den Fokus nicht zu verlieren, gibt es bestimmte Methoden. Damit lässt sich ein bewusstes Zeitmanagement erlernen und festlegen.

Warum ist es wichtig, Prioritäten zu setzen?

Prioritäten zu setzen ist sehr wichtig, um größere und kleinere Projekte erfolgreich zu meistern.

Das Problem dabei ist, dass alles immer und sofort erledigt werden soll. Das gilt vor allem im beruflichen Alltag, wenn die Kollegen oder die Führungskräfte mit neuen dringlichen Aufgaben zu Ihnen herantreten.

  • Eine wichtige E-Mail,
  • ein spontanes Meeting
  • oder eine sofortige Lösung für aufgetretenes Problem

haben für die anderen oberste Priorität. Doch was ist mit Ihnen und Ihren derzeitigen Projekten?

Stellen Sie sich daher die Frage:

Was hat in diesem Moment Vorrang, um priorisiert angegangen zu werden?

Andernfalls führt es dazu, dass Sie erledigte Dinge nicht mehr von den dringend zu erledigenden Aufgaben unterschieden und durcheinanderkommen. Das belastet Körper und Geist schwer, sodass Sie unter Umständen mit

  • Kopfschmerzen,
  • Übelkeit,
  • seelischen Belastungen,
  • Schlafstörungen,
  • Reizüberflutung

kämpfen.

Rechnen Sie damit, dass es nicht immer allen gefallen wird, wie Sie im aktuellen Fall agieren. Am Ende des Tages sind Sie mit Ihren Aufgaben zufrieden und fertig geworden. Das macht es für Sie einfacher, in den Spiegel zu schauen und stolz auf sich zu sein.

Darum ist es so wichtig, die Prioritäten für den Alltag als auch für die Zukunft festzulegen.

Welche Ziele verfolgen Sie für die nächsten Jahre und wie erreichen Sie das Schritt für Schritt?

Welche Strategien gibt es, um meine Prioritäten herauszuarbeiten?

Es gibt gleich mehrere Strategien, die Sie zur richtigen Entscheidung der Prioritätensetzung führen. Die folgenden drei Strategien helfen Ihnen bei der erfolgreichen Feststellung Ihrer Prioritäten.

1. Aufgaben erkennen und niederschreiben

Um eine Tätigkeit erledigen zu können, ist es wichtig zu erkennen, welche Dinge überhaupt anstehen. Schreiben Sie dafür alles auf, was Sie für einen bestimmten Zeitraum wie etwa

  • für den Vormittag,
  • für den gesamten Tag,
  • für die Arbeitswoche
  • oder für das kommende Quartal

zu erledigen haben. Dabei muss es sich noch nicht um eine konkrete Festlegung der dringlich zu bearbeitenden Dinge handeln. Eine klassische Mindmap mit einzelnen Strängen ist in diesem Fall sehr hilfreich. Auch Tabellen oder eine gut strukturierte Pinnwand sind für die meisten Menschen wirkungsvoll. Finden Sie das beste Mittel für sich, um effektiv zu arbeiten.

Eine To-do-Liste ist nicht nur im Beruf, sondern auch für die ganze Familie ratsam. Markieren Sie jede Person mit einer anderen Farbe und tragen Sie die Zeiten ein, die für die Person wichtig sind.

2. Aufgaben an andere delegieren

Haben Sie alle Aufgaben erfasst und größere von kleineren Projekten getrennt? Dann geht es nun darum, sich bewusst zu machen:

Wer soll diese Tätigkeit übernehmen?

Denn nicht immer ist es gut, wenn Sie alle Aufgaben an sich reißen und am Ende keine Zeit für alles finden. Geben Sie Aufgaben an andere ab, die besser damit klarkommen oder die mehr Zeit zur Verfügung haben.

Das bedeutet aber nicht, dass Sie das Ganze nicht mehr überwachen müssen. Werfen Sie hin und wieder einen Blick darauf und fragen Sie denjenigen nach, ob Unklarheiten bestehen. Das Feedback gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Aufgabenfelder besser zu verteilen und das Zeitmanagement im Auge zu behalten.

3. Werte und Aufwand

Schauen Sie sich alle Aufgaben an, die Sie niedergeschrieben haben. Vergleichen Sie alles mit dem benötigten Aufwand und fügen Sie ein ungefähres Zeitfenster hinzu.

Wie lange braucht es, um die Tätigkeit auszuführen?

Anschließend stellen Sie den Vergleich zwischen allen Aufgaben, ihrer Dringlichkeit und den zeitlichen Rahmen her. Ist es mit Ihren Werten vertretbar, wenn Sie Dinge aufschieben und dafür andere Tätigkeiten priorisieren?

Prioritäten setzen – besonders wichtig im Arbeitsalltag

Wenn Sie die bislang erlernten Strategien erfolgreich angewendet haben, sind Sie nun bereit, das Ganze im Alltag umzusetzen. Damit die Methoden auch weiter zum Erfolg führen, sind die folgenden drei Strategien wichtig.

1. Einteilung der einzelnen Kategorien

Eine typische Strategie zur Priorisierung ist die Einteilung in bestimmte Kategorien, die nach dem Eisenhower-Prinzip fungiert. Dafür erstellen Sie vier Quadranten, die in

  • Delegieren,
  • sofort Erledigen,
  • unwichtig
  • und terminieren

eingeteilt werden. Auf der X-Achse schreiben Sie wichtig und auf der Y-Achse dringlich. Nun teilen Sie alles nach Ihrem Ermessen ein und erhalten eine gute Übersicht über alle Tätigkeiten.

Als wichtig gilt, was zur Erreichung Ihrer Träume und Ziele führt.

Als dringend sind Termine anzusehen, die eingehalten werden müssen.

2. Ähnliche oder konkurrierende Prioritäten vermeiden

Wer mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigt, sollte sich einer Sache voll und ganz widmen. Vermeiden Sie daher eingehende E-Mails oder Telefonate zu den anderen Aufgaben und führen Sie zunächst eine Sache konzentriert aus. Erst danach richten Sie sich den anderen Aufgaben zu. Dabei hilft die vorher eingeteilte Dringlichkeit und Wichtigkeit Ihrer Aufgaben nach der Eisenhower-Methode.

3. Ständige Überarbeitung der To-do-Liste

Zu guter Letzt ist es hilfreich, wenn Sie erledigte Aufgaben abhaken und Ihre To-do-Liste auf dem Laufenden halten. Das macht es auch für andere erkennbar, was noch ansteht. Wer mehr Zeit zur Verfügung hat, übernimmt die eine oder andere dringend ausstehende Aufgabe, sodass alle davon profitieren.

Diese Fehler gilt es zu vermeiden

Ein wesentlicher Fehler ist, sich nicht genügend Zeit zur Priorisierung zu nehmen. Das wirkt sich später negativ aus, sodass Sie in Stress geraten.

Zudem können Ihre Prioritäten aus den Augen verloren werden, wodurch der einzuhaltende Termin nicht mehr möglich ist. Behalten Sie immer den Überblick und aktualisieren Sie alle Tätigkeiten.

Vermeiden Sie jegliche Form von Ablenkung und betrügen Sie sich nicht selbst, indem Sie andere Dinge zwischenschieben. Allerdings machen Sie sich bewusst, dass Sie Ihre Prioritäten jederzeit überdenken und bearbeiten können!

Fazit: So gelingt die Prioritätensetzung

Prioritäten zu setzen ist sehr hilfreich, um den Alltag zu meistern und um bestimmte Aufgaben, Wünsche oder Ziele zu erfolgreich umzusetzen.

Mit den vorgestellten Strategien und Methoden wie etwa mit der Eisenhower-Methode lernen Sie auf schnelle Art und Weise, wie Sie Ihre Prioritäten festlegen.
Denken Sie daran, Aufgaben an andere zu delegieren und unter Beobachtung abzugeben. Das spart Ihnen eine Menge Zeit und Nerven ein, die Sie für wichtigere Dinge investieren.

Dr.Hans-Peter Luippold

Autor: Dr.Hans-Peter Luippold

Dr. Hans-Peter Luippold studierte Betriebswirtschaft in Freiburg und Köln und sammelte als Führungskraft bei Daimler, Volkswagen, Lufthansa, Wella und Vorwerk Erfahrungen in allen wesentlichen Unternehmensbereichen. Seit April 2000 ist er als Unternehmens- und Personalberater in Frankfurt am Main tätig. Er hält regelmäßig Vorträge und lehrt zu den Themen Erfolg und Karriere. Vernetzen Sie sich mit ihm über Xing und Facebook.