Brief richtig beschriften: Anleitung und Empfehlungen

Brief richtig beschriften: Anleitung und Empfehlungen

Berufsleben | 24.03.2023

Können Sie von sich behaupten, einen Brief richtig beschriften zu können? Wo kam noch gleich die Adresse hin? Jeder kennt es, da hat man lange keinen Brief verschickt und ist sich mit den Details schnell unsicher. Kurz und knapp lesen Sie hier das Wichtigste, auf das Sie achten müssen - inklusive der nützlichsten Fragen zum Versenden von Post.

Wie beschriftet man einen Briefumschlag?

Die Gestaltung der Adresse auf einem Brief beeinflusst, wie professionell er erscheint. Und man möchte ja einen guten Eindruck machen! Beachten Sie also folgende Regeln:

  • Platzieren Sie die Absenderadresse in der oberen linken Ecke des Briefes
  • Die Empfängeradresse gehört in den rechten Bereich
  • Lassen Sie genug Rand zur Beschriftung frei, am besten 1,5 cm
  • Falls Sie digital beschriften, setzten Sie die Adressen in Blocksatz, das heißt, die Buchstaben untereinander und die Zeilen linksbündig ausgerichtet
  • Wählen Sie eine leicht lesbare Schriftart und Schriftgröße wie zum Beispiel Times New Roman oder Arial in einer Größe, die groß genug ist, aber nicht zu viel Platz einnimmt (11pt)
  • Eine gut lesbare Schriftfarbe wie z.B. schwarz oder dunkelblau erleichtert der Post das Sortieren
  • Am besten immer vollständig angeben: Name, Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort
  • Sind Sendungen ins Ausland zu adressieren, sollte stets das Land mit angegeben werden

Ein Beispiel einer ordentlich formatierten Adresse:

Absender:

Max Mustermann
Musterstraße 10 
54321 Musterstadt
Deutschland
 
Empfänger:
 
Firma ABC Herrn/Frau Muster
Musterstraße 20
12345 Musterstadt
Deutschland
 

Vergewissern Sie sich, dass die Adresse des Empfängers korrekt geschrieben ist und der Brief einen professionellen Eindruck hinterlässt.

Bei einem kleinen Umschlag in der Größe Din A5 kann der Absender auch auf die Rückseite in der oberen Hälfte mittig platziert werden. 

Halten Sie sich am besten an die Empfehlungen der DIN 5008, einer deutschen Norm für die Gestaltung von Schriftstücken. Sie enthält Empfehlungen für Schriftart, Schriftgröße und Schriftfarbe.

DIN 5008: Was sagt die Norm und wie wird sie angewandt?

Die DIN 5008 ist eine deutsche Norm, die Empfehlungen für die Gestaltung von Schriftstücken und Texten, wie z.B. Briefen und E-Mails, enthält.
In Bezug auf die Anschrift legt sie beispielsweise fest, dass die Hausnummer direkt hinter der Straße, in arabischen Ziffern, angegeben werden sollte.
Die Norm wurde erstmals im Jahr 2011 veröffentlicht. Sie ist nicht nur für die Gestaltung von Briefen nützlich, sondern auch für das Erstellen anderer Schriften wie z.B. bezüglich der Verwendung von Groß- und Kleinschreibung, Abständen und Aufzählungszeichen.

Brief mit Fenster: Wie gestalte ich das Dokument in Word?

Briefe mit Fenster sind eine besondere Art von Umschlag, da sie ein Sichtfenster auf der Vorderseite haben, durch das die Empfängeradresse auf dem Brief lesbar ist, ohne dass der Umschlag geöffnet werden muss. Diese Art von Umschlägen gibt es in den Formaten A4 und C5/6.

Um ein Word-Dokument für einen Brief mit Fenster einzustellen, können Sie folgende Schritte anwenden:

  1. Öffnen Sie ein neues Word-Dokument und wählen Sie das Seitenlayout "Brief" aus.
  2. Legen Sie die Seitenränder fest:

  • Oben: 2,7 cm
  • Links: 2,5 cm
  • Rechts: 1,0 cm
  • Unten: 2,7 cm
  1. Platzieren Sie den Absender 5 Zeilen unterhalb des oberen Seitenrandes und geben Sie ihn in einer einzelnen Zeile ein. Verwenden Sie eine Schriftgröße von 8 und eine neutrale, gut leserliche Schriftart. Trennen Sie die einzelnen Teile des Absenders durch Kommas. Beispiel: Absender: Max Mustermann, Neustraße 1, 12345 Hauptstadt

  2. Der Empfänger kommt in die nächsten Zeilen (beginnend ab Zeile 6 vom oberen Seitenrand aus), nutzen Sie dabei Schriftgröße 11. Trennen Sie hier die einzelnen Teile des Empfängers durch Zeilenumbrüche. Beispiel: Empfänger: Firma XYZ Herrn/Frau XYZ Musterstraße 2 54321 Musterstadt Deutschland

  3. Stellen Sie sicher, dass die Empfängeradresse innerhalb des Fensters platziert ist und gut sichtbar ist. Korrigieren Sie ggf. die Position, falls nötig.

Es ist wichtig, darauf zu achten, dass die Empfängeradresse korrekt platziert und gut lesbar ist, damit der Brief schnell und problemlos vom Empfänger gelesen werden kann. Durch die Angaben mit Abstand in Zentimetern, Absatz und Schriftgrößen kann man sicherstellen, dass die Adressen gut sichtbar platziert sind.

Absender vergessen: Darf man einen Brief ohne Absender verschicken?

In Deutschland gibt es keine gesetzlichen Vorschriften, die das Anbringen eines Absenders auf einem Brief vorschreiben. Das bedeutet, dass es formal möglich ist, einen Brief ohne Absender zu versenden.

Dennoch gibt es bestimmte Gründe, warum es unklug sein kann, einen Brief ohne Absender zu verschicken. Wenn ein Brief – aus welchen Gründen auch immer – nicht an die Zieladresse zugestellt werden kann, wird er in der Regel von der Post zum Absender zurückgeschickt. Wenn kein Absender vorhanden ist, werden die Briefe in der Regel für einen gewissen Zeitraum aufbewahrt, um dem Absender die Möglichkeit zu geben, sich zu melden und eine nachholende Zustellung zu ermöglichen. Wenn sich innerhalb dieser Frist kein Absender meldet, werden die Briefe normalerweise entsorgt. In der Regel liegt diese Frist bei ca. 4–6 Wochen.

Außerdem besteht auch die Gefahr, dass ein Brief ohne Absender als Spam oder unerwünschte Werbung eingestuft wird und einfach vom Empfänger nicht gelesen wird.

Daher ist es empfehlenswert, immer einen Absender auf einem Brief anzugeben.

Brief falsch beschriftet: Was kann ich tun?

Wenn ein Brief falsch beschriftet wurde, hängt es davon ab, welche Art von Fehler gemacht wurde, ob der Brief ankommt oder nicht.

  • Zahlendreher: Wenn nur eine Ziffer in der Adresse vertauscht wurde, besteht eine gute Chance, dass der Brief immer noch an die richtige Person geliefert wird. In manchen Fällen wird sich eher an die Adresse gehalten, auch wenn der Name nicht übereinstimmt. So kann der Brief an eine andere Person geschickt werden als eigentlich beabsichtigt.

  • Buchstabendreher: Wenn ein Buchstabe in der Adresse oder im Namen des Empfängers vertauscht wurde, besteht eine gute Chance, dass der Brief trotzdem an die richtige Anschrift und Person geliefert wird.

  • Komplett fehlende oder unvollständige Adresse oder Namen: Wenn die Anschrift oder der Name des Empfängers fehlt oder unvollständig ist, wird der Brief oft einfach an das Postamt zurückgeschickt.

In Deutschland gibt es die Möglichkeit, den Weg eines Briefes nachzuverfolgen. Dazu kann man bei der Deutschen Post einen Nachforschungsauftrag erstellen. Hierbei wird das Schreiben von der Deutschen Post gesucht und, wenn es gefunden wird, dem tatsächlichen Empfänger zugestellt. Es kann jedoch nicht garantiert werden, dass der Brief tatsächlich wieder auftaucht. Um ganz sicherzugehen, kann ein Brief als Einschreiben versenden werden. Hier kann man den Versandverlauf verfolgen und sicherstellen, dass der Brief an die richtige Adresse geliefert wurde.

Bonus-Tipp: Wie beschrifte ich einen Briefumschlag für die Bewerbung?

Ein Briefumschlag für eine Bewerbung sollte folgendermaßen beschriftet werden:

Auf der Vorderseite

  • Ihren Namen und Adresse
  • ggf. das Datum
  • Adresse des Empfängers (Name, Firma, Adresse, Stadt, PLZ, Land)

Auf der Rückseite

  • Optional: Ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse

Gehört auch das Datum auf den Briefumschlag?

Für viele ist das Schreiben des Datums auf einem Brief eher ungewohnt. Bei einer Bewerbung kann das Datum auf dem Brief allerdings deutliche Vorteile mit sich bringen: Es gibt dem Empfänger einen Bezugsrahmen für die Relevanz des Briefes im Verhältnis zu anderen Briefen, die er erhalten hat. Stellen Sie sich vor, der Personaler hat einen Stapel Bewerbungen vor sich liegen – und das ohne Daten. Wie soll er/sie wissen, welche zuerst bearbeitet werden sollten? 

Zudem erleichtert es die Archivierung. Dokumente ohne Datum sind schwerer zu finden und zuzuordnen. Sollte jemand Ihre Bewerbung heraussuchen wollen, kann das Datum die wichtigen Sekunden einsparen, die entscheiden, ob ein Arbeitgeber sich für Sie oder jemand anderen entscheidet, dessen Bewerbung ihm schneller in die Hände fällt. 

Also, vergessen Sie nicht, das Datum auf Ihrem nächsten Brief oder Bewerbung hinzuzufügen. Es kann den Unterschied ausmachen!

Das Gleiche gilt für die Angabe weiterer Kontaktdaten: Telefonnummer und E-Mail-Adresse auf einen Briefumschlag zu schreiben, kann sich ein bisschen so anfühlen, als ob man dem Empfänger eine Einladung zu einer Party gibt. Aber es erleichtert ihnen einfach, sich mit Ihnen in Verbindung zu setzen. Es mag etwas seltsam wirken, es handelt sich um sensible Daten und die Angst vor unerwünschter Anrufe und E-Mails ist nicht zwangsläufig unbegründet. Wenn Sie unentschlossen sind, können Sie auch einfach Ihre professionelle E-Mail-Adresse angeben, die nur für Bewerbungen verwendet wird. Im Zweifelsfall ist es natürlich sicherer, die persönlichen Daten sorgfältig zu schützen.

Fazit: Briefe kommen in der Regel an 

Mit diesen Tipps sollten Sie jetzt in der Lage sein, einen Umschlag richtig zu beschriften und Ihre Briefe sicher und schnell zu versenden. Und das ist auch gut so! Ein bisschen Sorgfalt bei der Adressierung und dem Platzieren der Briefmarke kann nicht schaden. Niemand will riskieren, dass ein wichtiger Brief verloren geht oder verzögert ankommt.
Denken Sie daran, bevor Sie den Brief verschicken: überprüfen Sie die Angaben noch einmal, aber machen Sie sich keine allzu großen Gedanken. Selbst wenn die Adresse auf der falschen Seite oder in der falschen Position auf dem Umschlag steht oder wenn die Briefmarke nicht an der richtigen Stelle angebracht ist - der Postzusteller kann die Anschrift oft erkennen und den Brief an den richtigen Empfänger liefern!

Dr. Hans-Peter Luippold

Autor: Dr. Hans-Peter Luippold

Dr. Hans-Peter Luippold studierte Betriebswirtschaft in Freiburg und Köln und sammelte als Führungskraft bei Daimler, Volkswagen, Lufthansa, Wella und Vorwerk Erfahrungen in allen wesentlichen Unternehmensbereichen. Seit April 2000 ist er als Unternehmens- und Personalberater in Frankfurt am Main tätig. Er hält regelmäßig Vorträge und lehrt zu den Themen Erfolg und Karriere. Vernetzen Sie sich mit ihm über Xing und LinkedIn.