Kontaktdaten: Was angeben, was nicht?

Kontaktdaten: Was angeben, was nicht?

Die eigenen Kontaktdaten nehmen im Geschäftsverkehr, sowie bei Bewerbungen eine wichtige Position ein. Doch welche Information gehört in den Kontakt und wie wird der Empfänger einer E-Mail auf die Angaben hingewiesen? "Hier wie besprochen meine Kontaktdaten" ist eine häufige Formulierung im E-Mailverkehr mit zukünftigen Geschäftspartnern oder Arbeitgebern. Die Einleitung ist gut und richtig, doch nun kommt es auf die Details - auf die Vollständigkeit der angekündigten Daten an. Vergessen Sie eine wichtige Information oder machen in der Angabe Ihrer Daten einen Fehler, wirkt sich dieser Umstand nachteilig auf Ihr Image aus.

Was muss in eine vollständige Kontaktinformation?

In klassischen Bewerbungsschreiben und Geschäftsbriefen finden sich die Details zu Ihrer Person auf der rechten Seite des Anschreibens wieder. Diese Positionierung ist bei Übersendung eines Anschreibens per E-Mail jedoch unüblich. Hier können Sie den Kontakt unter Ihr eigentliches Anliegen setzen, wobei Sie vorab über die Bereitstellung der Kontaktdaten informiert haben sollten. Diesbezüglich ist der Satz aus der Einleitung optimal. Ihre vollständigen Kontaktdaten beinhalten Ihren vollen Namen und die Adresse, unter der Sie postalisch erreichbar und meldeamtlich ansässig sind.

  • Vor- und Nachname
  • Straße und Hausnummer
  • Postleitzahl, Wohnort

eine Leerzeile

  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer (Handy und / oder Festnetznummer)

Die Festnetznummer ist nur von Relevanz, wenn man Sie tatsächlich unter der Telefonnummer erreichen kann. In allen anderen Fällen sollten Sie sich besser auf die Handynummer beschränken und ausschließen, dass der Empfänger Ihrer E-Mail nach einigen erfolglosen Kontaktversuchen per Telefon aufgibt und sich nicht bei Ihnen meldet.

Kann man Sie unter der Telefonnummer zu bestimmten Uhrzeiten erreichen, sollten Sie diese Zeiträume in der Bewerbung oder im Geschäftsbrief angeben. Unvollständige Kontaktangaben und eine E-Mail-Adresse mit Pseudonym gehören nicht in den geschäftlichen E-Mailverkehr. Bedenken Sie, dass Ihre Information nicht nur zur Kontaktaufnahme dient, sondern auch Ihre seriösen Absichten aufzeigt und Sie als "echte Person" ausweist.

Wichtige Kontaktdaten in der Bewerbung

Im digitalen Zeitalter haben sich Online Bewerbungen etabliert. Außerhalb einer Kurzbewerbung per E-Mail sind Anhänge mit Ihrem Lebenslauf, mit dem Bewerbungsschreiben und mit den Nachweisen Ihrer Qualifikationen nötig. In diesem Fall sollten Sie nicht nur auf die angehängten Dateien verweisen, sondern strikt darauf achten, dass

  • jedes Dokument Ihren Namen und die Adresse beinhaltet
  • unter Ihrem Namen und der Dokument-Bezeichnung gespeichert wird
  • in einem üblichen Format (bestenfalls als PDF) vorliegt
  • von Ihrer im Kontakt angegebenen E-Mail-Adresse verschickt wird
    einen zuordenbaren Betreff enthält.

Ein weiterer wichtiger Faktor für Ihren Erfolg mit der Bewerbung beruht auf der Einhaltung der Form. Bereits in der Betreffzeile, also noch vor dem Öffnen der E-Mail benötigt der Empfänger Details, worum es geht und warum er die Mail öffnen sollte. Damit Sie Ihr Ziel erreichen und eine Einladung zum Vorstellungsgespräch bekommen, ist die vollständige Angabe aller wichtigen Daten eine Information, auf deren Richtigkeit Sie größten Wert legen müssen. 

Kontaktdaten im klassischen Geschäftsverkehr

Bei geschäftlichen Schreiben werden zusätzliche Daten benötigt. Während bei einer Bewerbung die aufgeführten Informationen vollständig und damit ausreichend sind, braucht ein Geschäftsbrief mehr als die Adresse, den Namen und die Erreichbarkeit online und telefonisch. Zur Adresse und Ihrem Namen als Ansprechpartner müssen Sie Kunden und Geschäftspartner über einige weitere Details in Kenntnis setzen. Dementsprechend beinhalten die Kontaktdaten

  • den Firmennamen und die Gesellschaftsform
  • die Steuernummer / Umsatzsteuer-ID
  • eine geschäftliche Telefonnummer
  • eine Fax-Nummer, sofern vorhanden
  • Ihre Geschäftszeiten zwecks Erreichbarkeit.

Die E-Mail-Signatur

Kommunizieren Sie über die Firmen-E-Mail-Adresse, können und sollten Sie eine Signatur festlegen. Diese unterstreicht die Seriosität aller Schreiben und muss nicht Ihren persönlichen Namen, sondern den Firmennamen enthalten. Ihr Nachname kann für den Fall persönlicher Kontakte Bestandteil der Signatur sein.

Wichtiges Detail auf der Website: Das Impressum

Eine Besonderheit im Bezug auf die notwendigen Daten stellt das Impressum dar. Jeder Unternehmer ist dazu verpflichtet, auf seiner Website ein vollständiges Impressum unter einem sichtbaren Link bereitzustellen und dort alle Kontaktdaten und zusätzlich

  • den Gerichtsstand
  • die Steuer-ID
  • die Gesellschaftsform
  • die hauptsächlichen Gewerbeadresse

zu veröffentlichen. Auch die Domain, eventuelle Zusatzdomains und die E-Mail-Adresse der Firma gehören in diese Information. Fehler im Impressum können nicht nur teuer werden, sondern sind ein Straftatbestand im Bezug auf das Transparenzgesetz und die Verpflichtung aller Unternehmen, ihre Daten als leicht überschaubare Information unter diesem Punkt der Homepage bereitzustellen.

Profile von sozialen Netzwerken - angeben oder nicht?

Ob Sie in einer Bewerbung oder bei generellen geschäftlichen Kontakten Ihre Profile in sozialen Netzwerken angeben, hängt hauptsächlich von der Nutzung ab. Bei Xing, LinkedIn und Co. handelt es sich um geschäftliche Social Media, so dass sich die Angabe durchaus lohnt und einen weiteren Punkt darstellt, wie man Sie erreichen und mit Ihnen in Kontakt treten kann. Anders verhält es sich mit Ihrem Facebook-, Twitter- oder Instagram Account. Ihre Privatprofile brauchen und sollten Sie im Geschäftsverkehr nicht angeben. Das gilt vor allem dann, wenn Sie dort viele persönliche Informationen von sich preisgeben und zum Beispiel Fotos einstellen, die Sie beim Feiern, im letzten Urlaub oder in Ihrem Freundeskreis zeigen. Private Social Media Profile und reine Geschäftsprofile sind voneinander zu trennen und im Hinblick auf die Angabe Ihrer Kontaktdaten unterschiedlich zu behandeln.

Ausnahmefall: Kontaktaufnahme über soziale Netzwerke

Wenn Sie über Facebook Bewerber generieren oder für Ihre Firma werben möchten, sehen Sie bitte zugunsten der Seriosität und Ihrem Image von Phantasienamen ab. Ihr Firmenname und Ihr vollständiger Vor- und Nachname sollten in diesem Fall als Profilname selbstverständlich sein. Nutzen Sie das Angebot der sozialen Medien, Ihre Kontaktdaten zu vervollständigen und bei gewerblicher Nutzung alle essenziellen Details wie Ihre Adresse, eine Telefonnummer und jede weitere wichtige Information zu Ihrem Unternehmen öffentlich anzuzeigen. Kontaktieren Sie Geschäftspartner oder Bewerber über Ihr Profil in den sozialen Medien, vergessen Sie nicht, eine Signatur zu verwenden und so für die Zuordnung der Nachricht zu sorgen. Nur wenn Sie mit vollständigen Informationen arbeiten, wird sich Ihre Aktivität im sozialen Netzwerk lohnen und als moderne Form der Kommunikation gerade bei der jüngeren Generation für Aufmerksamkeit sorgen.

Aktualität der Kontaktdaten ist essenziell

Sie haben Ihr Impressum, Ihre Signatur oder die Adresse auf den Muster-Anschreiben vor vielen Jahren angelegt. Prüfen Sie in regelmäßigen Abständen, ob Ihre Kontaktdaten noch aktuell und gültig sind. Bei einem Umzug ändern Sie die Adresse, bei einer Heirat vergessen Sie nicht, dass sich Ihr Nachname eventuell geändert hat. Am häufigsten ändern sich Details wie Handynummern oder die E-Mail-Adresse. Dementsprechend widmen Sie dieser Information besondere Aufmerksamkeit und prüfen vor der Kontaktaufnahme, ob man Sie tatsächlich noch unter der geschäftlichen Telefonnummer erreichen, oder Ihnen auf die Bewerbung über die angegebene E-Mail-Adresse antworten kann. Falsche und nicht vollständige Kontaktdaten können zur Imageschädigung führen und sind wenig vertrauensbildend.

Fazit | Die Angabe der vollständigen Kontaktdaten strahlt Seriosität aus

Welche Kontaktdaten Sie in welcher Form angeben müssen, hängt vom Anlass der E-Mail oder Ihrem Anschreiben an Kunden und Geschäftspartner ab. Wichtig ist prinzipiell, dass Ihre Daten aktuell sind und das Sie diese Information in der vorgegebenen Form liefern. Im geschäftlichen Schrift- und E-Mailverkehr sollten Sie zusätzlich angeben, in welchen Zeiten man Sie über die veröffentlichte Telefonnummer erreichen kann. Üblicherweise sind das Ihre Geschäftszeiten. Unvollständige, fehlerhafte oder vergessene Kontaktdaten wirken unseriös und können in einigen Fällen - siehe Impressum - sogar eine strafbare Handlung darstellen. Bedenken Sie immer, dass Ihr Gegenüber Sie nur kontaktieren kann, wenn Sie ihm die wichtige Information bereitstellen und Ihre Daten auf dem neuesten Stand halten. Eine Überprüfung der Angaben sollte neben der Prüfung der Rechtschreibung und Grammatik immer erfolgen, ehe Sie eine E-Mail senden oder einen Brief an den Empfänger schicken.

Dr.Hans-Peter Luippold

Autor: Dr.Hans-Peter Luippold

Dr. Hans-Peter Luippold studierte Betriebswirtschaft in Freiburg und Köln und sammelte als Führungskraft bei Daimler, Volkswagen, Lufthansa, Wella und Vorwerk Erfahrungen in allen wesentlichen Unternehmensbereichen. Seit April 2000 ist er als Unternehmens- und Personalberater in Frankfurt am Main tätig. Er hält regelmäßig Vorträge und lehrt zu den Themen Erfolg und Karriere. Vernetzen Sie sich mit ihm über Xing und Facebook.