Durch Tagesplan besseres Zeitmanagement erreichen

Durch Tagesplan besseres Zeitmanagement erreichen

Zeitmanagement ist heutzutage kein Fremdwort mehr. Deshalb sollte es eigentlich selbstverständlich sein, sich Pläne zu erstellen, wann man welche Aufgaben erledigt. Das kann sich auf Jahre, Monate oder Wochen beziehen. Derartige Pläne geben die grobe Linie, die übergeordneten Ziele vor. Zu welcher Zeit man was im Detail erledigt, sollte man sich aber durch einen Tagesplan im Voraus überlegen. Damit man sich nicht im Eifer des Gefechts im wahrsten Sinne des Wortes verzettelt und nichts vergisst. Was auf den ersten Blick wie zusätzliche Arbeit klingt, hilft in Wahrheit entscheidend dabei, seine Aufgaben strukturierter und damit schneller zu erledigen. Welche Systeme es für die Erledigung der anliegenden Tasks bereits gibt und welche Tipps man beherzigen sollte, erfährt man in den folgenden Absätzen.

Woraus besteht ein Tagesplan?

Nun, im Prinzip ist das Wort Tagesplan schon selbsterklärend. Doch einige Kleinigkeiten sind dabei vielleicht nicht ganz eindeutig klar. Geht es nur um berufliche Termine oder auch um Privates? In welcher Form sollte man sich einen solchen Tagesplan erstellen? Und wer bestimmt, was hineingehört und was nicht? Auf alle diese Fragen gibt es im Zusammenhang natürlich keine richtigen oder falschen Antworten. Vielmehr hängt es schlicht von den eigenen Wünschen und Bedürfnissen ab, in welcher Form und mit welchen Inhalten man in Bezug auf den eigenen Tagesplan vorgeht.

Ein Tagesplan beinhaltet einfach alle an einem bestimmten Tag anliegenden Aufgaben - sowie die dazugehörenden Pausen. Wie gesagt, in welcher Detailtiefe das geschieht, ist jedem selbst überlassen. Die wenigsten werden Dinge wie Frühstück zubereiten oder Zähne putzen in ihren Tagesplan aufnehmen. Was routinemäßig ohnehin immer wieder erledigt wird bedarf keiner Planung, erst recht nicht, wenn es ohnehin immer zum selben Zeitpunkt stattfindet.

Doch im Falle von sich von Tag zu Tag unterscheidenden Aufgaben, einer sich immer wieder aufs Neue anders ergebenden Tagesplanung ist es für die allermeisten Menschen äußerst hilfreich, die Reihenfolge der Tasks und die erforderlichen Zeitpunkte bzw. -räume im Vorhinein exakt zu planen.

Der Kern einer solchen Tagesplanung besteht darin, einen Überblick über die anliegenden Aufgaben zu gewinnen. Diese dann sinnvoll zu priorisieren, was nichts anderes bedeutet, als sie in eine Reihenfolge zu bringen, nach der man vorgehen möchte. Und schließlich gehört auch der allerwichtigste Schritt zu einer sinnvollen Tagesplanung dazu: Die anstehenden Tasks auch tatsächlich abzuarbeiten.

Besseres Zeitmanagement durch einen Tagesplan

Grundlegendes Ziel einer solchen im Vorhinein geplanten Reihenfolge der Tasks ist es natürlich, dass man sich ein besseres Zeitmanagement aneignet. Das wiederum führt zu mehreren positiven Auswirkungen. Zum einen wird es so sein, dass man seine Aufgaben zielstrebiger oder zumindest konzentrierter erledigen wird, weil man den Kopf freihat. Alle übrigen anstehenden Schritte stehen ja auf dem Tagesplan - ob nun auf Papier oder in digitaler Form. Für den Zeitraum der Bearbeitung einer konkreten Aufgabe muss man sich keine Gedanken über die ansonsten noch wartenden Tasks machen. Zum anderen minimiert man die Gefahr, dass man überhaupt Aufgaben übersieht, vergisst oder auch unnötig aufschiebt. Letzteres verhindert eine (sinnvolle und ehrliche!) Priorisierung. Die ersten beiden Aspekt werden dadurch abgewehrt, dass man sich ja einmal grundlegend Zeit nimmt, alle Aufgaben, die zurzeit relevant sind, zu erfassen.

Für welche Bereiche eignet sich ein Tagesplan?

Im Prinzip gibt es da keine Einschränkungen. Ob man ein Ferienlager von Tag zu Tag planen möchte, seinen Haushalt oder allgemein seine Arbeit - für alle Zwecke lohnt sich ein Tagesplaner. Besonders profitieren können davon aber vor allem jene, bei denen die Arbeit keiner vorgegebenen Struktur folgt. Also all jene, die ihren Arbeitsablauf selbst organisieren müssen und ihre Zeit frei einteilen können. Das betrifft insbesondere Menschen, die selbständig tätig oder im HomeOffice tätig sind.

Welche verschiedenen Methoden zur Tagesplanung gibt es?

Glücklicherweise muss man als jemand, der erst heute damit beginnt, seinem Leben mittels Tagesplanung mehr Struktur zu geben als zuvor, nicht bei Null beginnen. Eine ganze Menge Leute hat sich zu diesem Thema schon Gedanken gemacht und dabei so manche Klippe erkannt, die man auch bei gutem Zeitmanagement umschiffen muss.

Hier werden einige bekannte und erwiesenermaßen wirksame Methoden vorgestellt, wie man seine vorhandenen Aufgaben so planen kann, dass man auch tatsächlich die wichtigsten zuerst erledigt. Nicht jede Methode passt für jeden Menschen gleichermaßen. Doch alleine schon, dass es mehrere zur Auswahl gibt, sollte all jene beruhigen, die mit der ersten oder zweiten Methode vielleicht nicht ganz so gut zurechtkommen.

Die ALPEN-Methode

Eine der vielen existierenden Methoden trägt ein Akronym als Namen, das sich aus den einzelnen Schritten zusammensetzt, die man dabei leisten sollte.

Aufgaben notieren
Länge schätzen
Pufferzeiten einplanen
Entscheidungen treffen
Nachkontrolle

Im Prinzip sind diese Schritte auch allesamt selbsterklärend benannt. Beim ersten Schritt macht man eine Bestandsaufnahme, um einen Überblick zu erhalten, was aktuell ansteht.

Im zweiten Schritt schätzt man die Länge dieser anstehenden Aufgaben ein. Dieser geht Hand in Hand mit Schritt drei, bei dem man einkalkuliert, dass nicht immer alles so klappt wie gewünscht. Dies ist sogar eher die Regel als die Ausnahme. Zudem sollte man proaktiv Pausen mit einplanen.

Danach geht es darum, die vorliegenden Tasks zu priorisieren. Also Entscheidungen zu treffen, was zuerst erledigt werden sollte und woran man erst später arbeiten möchte.

Letzter Schritt, der tatsächlich nicht ganz unwichtig ist, ist es, eine wiederum ehrliche Nachkontrolle durchzuführen. Welche Tasks sind nicht erledigt worden und müssen am nächsten Tag wieder in den Tagesplaner aufgenommen werden?

Diese Alpen-Methode bietet vor allem den Vorteil, dass man sich anhand ihres Namens den beinhalteten Ablauf hervorragend merken kann. Allerdings mangelt es hier an so mancher Hilfestellung, die für viele wichtig ist. Wie entscheidet man, was auf die Liste gehört? Damit befasst sich in erster Linie die folgende, nach einem berühmten Mann benannte Methode.

Die Eisenhower-Methode

Ob diese Methode fürs Zeitmanagement wirklich von Eisenhower erfunden wurde, ist unbekannt. Zumindest hat er sie selbst angewendet. Bei seiner Methode schafft man sich eine Matrix mit zwei mal zwei Feldern. Die obere Dimension ist dabei die "Dringlichkeit" einer Aufgabe. Die Dimension an der linken Seite der Matrix ist die "Wichtigkeit". So ergeben sich vier Felder von Aufgabentypen. Solche, die dringend und wichtig sind. Solche, die nur dringend oder nur wichtig sind - und solche, die keins von beidem sind.

Große Erleichterung für alle, die mit dieser Methode arbeiten: Jene Tasks, die in der letzten Kategorie landen, werden schlicht überhaupt nicht erledigt. So erfährt man beim Einordnen seiner existenten Tasks, welche davon eigentlich überflüssig sind.

Bei den verbliebenen drei Kategorien geht man so vor, dass man die dringenden und wichtigen Aufgaben sofort erledigt. Die dringenden, aber nicht wichtigen werden "delegiert", was man zwar als Präsident leicht tun kann, nicht aber als Selbständiger, Lehrer oder Freiberufler. Man sollte aber darüber nachdenken, ob man sie nicht outsourcen kann. Für die Aufgaben der Kategorie "wichtig, aber nicht dringend" sollte man einen festen Termin finden, zu dem man sie erledigen kann - und sie dann selbst erledigen.

Zugegebenermaßen passt diese Methode nicht ganz genau auf das eigentliche Ziel einer effizienten Tagesplanung. Sie hilft aber enorm dabei, sich darüber klarzuwerden, vor welcher Art von Aufgaben man eigentlich steht. Sind diese nur dringend oder sind sie tatsächlich wichtig? Auch hilfreich ist es, jene Aufgaben der letzten Kategorie fortan einfach zu ignorieren. Was nicht wichtig und nicht dringend ist, braucht auch nicht erledigt zu werden.

50:50-Methode

Die Legende vom 12 Stunden durchpowernden Workoholic ist selbst bei diesen nur eine solche. Niemand schafft es, ununterbrochen am Tag konzentriert zu arbeiten. Schließlich gibt es nicht zufällig überall Pausen, ob im Betrieb, in der Schule. Und selbst Kinofilme überschreiten nur selten eine Länge von anderthalb Stunden. Deshalb ist es unrealistisch anzunehmen, man würde in der kompletten zur Verfügung stehenden Zeit produktiv arbeiten können. Die 50:50-Methode besagt dabei schlicht nichts anderes, als dass man nur 50 Prozent der vorhandenen Zeit als effektive Arbeitszeit einplanen sollte. Dinge wie Toilettengänge, einen Kaffee zu trinken oder den Geist ein wenig wandern zu lassen, sind einfach zwangsläufig nötig, verbrauchen aber ebenso zwangsläufig auch Arbeitszeit. Einer von der wichtigsten Tipps hierbei: Kein schlechtes Gewissen zu haben, dass man nur 50 Prozent seiner Zeit sinnvoll und effektiv wirkt. Das geht fast allen anderen genauso. Nur nicht stressen lassen, heißt hier die Devise.

Wichtige Tipps für das Erstellen eines Tagesplans

Es gibt einige Punkte, die sich bei dem Erstellen eines Tagesplans als äußerst hilfreich erwiesen haben. Das sind die folgenden Aspekte:

1. Ein sehr guter unter den Tipps fürs Zeitmanagement: immer in Zeitblöcken planen - und dazwischen ganz bewusst auch Pausen einplanen. Diese gehören genauso zur Arbeit hinzu. Und helfen auch dabei, im folgenden Zeitblock wieder konzentriert arbeiten zu können.

2. "Eat your frog"

Diese englische Redewendung bedeutet einfach, dass man die unangenehmste Aufgabe eines Tages als erste angehen soll. Dann nämlich, wenn man noch am meisten Energie und nicht zuletzt Willen besitzt, diese anzugehen. Das hat als angenehmen Nebeneffekt zur Folge, dass man den Rest des Tages deutlich entspannter arbeiten kann.

3. Tagesplanung schriftlich erstellen

All dies, was hier skizziert wird, allein im Kopf zu haben, dürfte selbst dem größten Genie schwerfallen. Es ist weniger die Menge der Tasks, die oft überschaubar sein dürfte. Doch zu wissen, was man bereits abgehakt hat, was auf andere Tage verschoben werden muss. Bei all diesen Dingen sind schriftliche Aufzeichnungen eine enorme Hilfe, auf die man als Normalsterblicher keinesfalls verzichten sollte.

4. Tagesplanung bereits am Vorabend erstellen

Klingt ein wenig anstrengend. Wenn man gerade Feierabend machen möchte, sich noch einmal aufzuraffen, um eine neue Planung fürs Zeitmanagement zu erstellen? Ist aber sinnvoll, weil man im Feierabend noch nicht den Zeitdruck spürt, wie man ihn am nächsten Morgen erleben dürfte. Zudem hat man noch die Ergebnisse des gegenwärtigen Tages vor Augen - und wird mit seinen Einschätzungen realistischer sein als man es ist, wenn man am nächsten Morgen vor Energie sprüht. Doch bekanntlich muss man sich nicht sklavisch an alle hier gelisteten Tipps halten.

Welche Aufgaben kommen auf den Tagesplan?

Prinzipiell natürlich nur jene, welche an diesem Tag auch faktisch erledigt werden können. Wenn ein Geschäft oder Amt an jenem Tag nicht geöffnet ist, lässt sich der entsprechende Punkt nun einmal nicht angehen. Ansonsten sollten es, wie oben erwähnt, nur jene sein, die explizit für einen Tag anliegen. Mahlzeiten zu sich nehmen muss man ohnehin täglich und gehört nicht in einen solchen Tagesplaner.

Auswertung am Ende des Tages

Zum sinnvollen Umgang mit dem Tagesplan gehört auch eine abschließende Bestandsaufnahme zu erstellen. Welche Dinge wurden bis zum Feierabend vollständig erledigt? Welche benötigen noch weiteren Einsatzes? Und welche konnten gar nicht begonnen werden. Die letzteren beiden sollten dann selbstredend im Tagesplan des folgenden Tages wieder berücksichtigt werden. Auch dieser Schritt kostet nur ganz wenig Zeit, erleichtert aber wiederum die als nächste anstehende Planung.

Wie umgehen mit unerledigten Aufgaben?

Diese werden natürlich nicht einfach gelöscht. Vielmehr wird beurteilt, ob am folgenden Tag genug Zeit vorhanden sein wird, diese dann weiter zu bearbeiten. Oder ob sie sich durch Überschreiten von Fristen vielleicht schon von selbst erledigt haben. In den meisten Fällen dürften sie wieder Eingang finden in die Tagesplanung für den kommenden Tag.

Fazit zum Umgang mit seiner Tagesplanung

Wer noch nicht mit einem solchen Tagesplan arbeitet, wird überrascht sein, wie wenig Aufwand mit diesen Tipps nötig ist, um damit effizient seinen Alltag zu planen. Der wirklich geringe zeitliche und energetische Aufwand für einen Tagesplan zahlt sich in einer höheren Produktivität aus. Dies wiederum bewirkt ein schnelleres Arbeiten, was den empfundenen Stress senkt. Was wiederum die Effizienz erhöht. Wunder kann ein solcher Tagesplan zwar nicht bewirken. Doch er schafft mit wenig Zeitaufwand viel Struktur, ein einfaches Planen und einen deutlich entspannteren Feierabend.

Dr.Hans-Peter Luippold

Autor: Dr.Hans-Peter Luippold

Dr. Hans-Peter Luippold studierte Betriebswirtschaft in Freiburg und Köln und sammelte als Führungskraft bei Daimler, Volkswagen, Lufthansa, Wella und Vorwerk Erfahrungen in allen wesentlichen Unternehmensbereichen. Seit April 2000 ist er als Unternehmens- und Personalberater in Frankfurt am Main tätig. Er hält regelmäßig Vorträge und lehrt zu den Themen Erfolg und Karriere. Vernetzen Sie sich mit ihm über Xing und Facebook.