Warum eine durchdachte Terminabsage entscheidend ist
Absagen werden oft als Mangel an Wertschätzung empfunden. Der Empfänger kann sich zurückgesetzt fühlen. Das wirkt sich nicht selten negativ auf die weitere Zusammenarbeit aus. Mit einer klar begründeten, ehrlich und wertschätzend formulierten Absage lässt sich dieses Risiko deutlich reduzieren. Entscheidend ist: Zeigen Sie Ihrem Gegenüber, dass Ihnen der Kontakt weiterhin wichtig ist.
Das passende Medium für eine Terminabsage wählen
Es stehen verschiedene Kanäle zur Verfügung:
- Telefon: Die persönlichste und schnellste Variante, besonders bei kurzfristigen oder sehr wichtigen Terminen.
- E-Mail: Praktisch und im Geschäftsleben etabliert – vorausgesetzt, der Empfänger liest seine Nachrichten rechtzeitig.
- Brief: Sehr stilvoll, eignet sich aber nur, wenn ausreichend Zeit bis zum Termin bleibt (zwei Wochen oder mehr)
Für besonders dringende Absagen empfiehlt sich immer der Griff zum Telefon. Bei formellen Anlässen kann der Brief weiterhin das beste Signal für Wertschätzung sein.
Ehrlichkeit und eine klare Begründung sind Pflicht
Eine Absage ohne Angabe von Gründen wirkt schnell ausweichend oder gar respektlos. Viel wichtiger: Transparenz schafft Vertrauen. Bleiben Sie ehrlich, auch wenn der Grund vielleicht banal wirkt. Ein nachvollziehbarer Anlass wie zum Beispiel Krankheit, ein unaufschiebbarer Geschäftstermin oder familiäre Verpflichtungen wird in aller Regel akzeptiert.
Tipp: Erfinden Sie keine Ausreden. Aufrichtige Kommunikation ist die Grundlage für jede nachhaltige Geschäftsbeziehung.
Gute Gründe für eine Terminabsage
Kurzfristige Absage:
- Unerwartete Erkrankung (eigene oder in der Familie)
- Unfall oder plötzliche Notlage
- Dringende, nicht verschiebbare Geschäftsreise
- Spontanes Vorstellungsgespräch mit hoher Relevanz
Frühzeitige Absage:
- Länger geplanter Arzttermin
- Bereits terminierte Geschäftsreise
- Vorausgeplante Urlaubszeit
Sollte ich einen neuen Termin vorschlagen?
Absolut – sofern Sie nicht grundsätzlich absagen, sondern lediglich verschieben möchten. Ein alternativer Vorschlag signalisiert Verbindlichkeit und echtes Interesse an weiterer Zusammenarbeit. Platzieren Sie diese Einladung zum neuen Termin am besten am Ende Ihrer Absage, so bleibt sie positiv im Gedächtnis.
Typische Fehler bei der Terminabsage: Das sind No-Gos
- Keine oder unklare Begründung liefern
- Ausreden oder Unwahrheiten erfinden
- Zu distanziert, kalt oder übertrieben emotional formulieren
- Umgangssprache, Emojis oder abgedroschene Floskeln verwenden
- Rechtschreib- oder Grammatikfehler
Ungünstige Formulierungen:
- „Ich bedaure, Ihnen mitteilen zu müssen …“
- „Ich bitte, die Unannehmlichkeiten zu entschuldigen …“
- „Es tut mir so unsagbar leid und macht mich wahnsinnig traurig …“
- „Hallo XY, ich kann nun leider doch nicht kommen, sorry! :-)“
So formulieren Sie eine gelungene Terminabsage
Achten Sie auf einen klaren, freundlichen und seriösen Ton. Ehrlichkeit, Wertschätzung und ein positiver Ausblick sind die besten Zutaten für eine professionelle Absage. Hier zwei Formulierungsbeispiele:
Beispiel 1:
„Sehr geehrte/r Frau/Herr XY, leider muss ich unseren Termin am [Datum] absagen, da ich kurzfristig erkrankt bin. Gerne schlage ich vor, unser Treffen auf [neues Datum] zu verschieben. Vielen Dank für Ihr Verständnis und freundliche Grüße, [Ihr Name]“
Beispiel 2:
„Sehr geehrte/r Frau/Herr XY, vielen Dank für Ihre Einladung. Leider verhindert eine langfristig geplante Geschäftsreise meine Teilnahme. Ich hoffe, bei Ihrer nächsten Veranstaltung dabei sein zu können, und wünsche Ihnen einen erfolgreichen Abend. Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]“
Wie reagiere ich auf eine erhaltene Absage?
Antworten Sie zeitnah und verständnisvoll. Ein kurzer, freundlicher Dank für die rechtzeitige Information sowie ein positiver Ausblick, etwa die Hoffnung auf ein künftiges Treffen, bewahren das gute Klima.
Beispiel:
„Vielen Dank für Ihre Mitteilung. Schade, dass unser Termin nicht stattfinden kann, aber ich freue mich auf einen neuen Anlauf. Kommen Sie gerne auf mich zu, sobald es Ihnen passt.“
Fazit: mit Respekt und Empathie absagen
Eine professionell formulierte Absage schützt die Beziehung zum Geschäftspartner und sorgt dafür, dass Sie auch zukünftig als zuverlässiger und wertschätzender Kontakt wahrgenommen werden. Entscheidend ist, frühzeitig und persönlich zu kommuniziere: kurz, klar, freundlich und mit positivem Abschluss.
