Termin absagen: So formulieren Sie Absagen taktvoll und diplomatisch

Termin absagen: So formulieren Sie Absagen taktvoll und diplomatisch

Es gibt wahrlich einfachere Aufgaben im Geschäftsleben, als einen vereinbarten Termin oder eine Einladung kurzfristig abzusagen. Obwohl es meist nur um ein paar Zeilen geht, fällt es oft schwer, sie angemessen zu formulieren. Kein Wunder, schließlich kann sich der Empfänger der schlechten Nachricht schnell auf den Schlips getreten fühlen. Umso wichtiger ist es, die Worte sorgsam zu wählen wenn Sie einen Termin absagen.

Geschäftlichen Termin absagen: So geht es

In diesem Beitrag erhalten Sie allerhand wichtige praktische Tipps zur taktvollen Absage eines vereinbarten Termins oder einer Einladung. Sie erfahren,

  • weshalb Sie einen Termin/eine Einladung mit Bedacht absagen sollten,
  • welches Medium (E-Mail?) Sie für die Terminabsage am besten verwenden,
  • ob Sie Gründe für die Absage nennen und ehrlich sein sollten,
  • wann es angebracht ist, direkt einen neuen Termin vorzuschlagen,
  • welche Formulierungen beim Termin absagen ein absolute No-Gos sind,
  • wie Sie eine Terminabsage konkret ausdrücken könnten und
  • wie Sie selbst auf einen abgesagten Termin reagieren sollen.

Weshalb Sie Terminabsagen mit Bedacht formulieren sollten

Es liegt einfach in der Natur des Menschen, dass er sich durch die Absage eines mit ihm vereinbarten Termins schnell gekränkt fühlt. Er fragt sich, ob er der anderen Person nicht wichtig genug ist. Selbstverständlich drohen derart negative Gefühle der geschäftlichen Beziehung einen Dämpfer zu verpassen und sie in Zukunft zu beeinträchtigen.

Unangenehme Folgen für die Zwischenmenschlichkeit können Sie häufig nur vermeiden, wenn Sie die Terminabsage schlüssig und vor allem emotional nachvollziehbar vorbringen. Die Wahl der Worte und der Aufbau der Absage entscheiden in hohem Maße darüber, ob das Verhältnis zu Ihrem Geschäftspartner vollkommen intakt bleibt oder nicht.

Das Bedeutsamste, wenn Sie einen Termin absagen: Signalisieren Sie Ihrem (potenziellen) Geschäftspartner unmissverständlich, dass er Ihnen wichtig ist.

Welches Medium verwende ich um einen Termin abzusagen?

Prinzipiell stehen drei Medien zur Wahl, über die Sie wichtige Termine absagen können:

  • telefonisch
  • per E-Mail
  • postalisch

Es hängt von der jeweiligen Situation ab, welcher Weg der Beste ist.

Termine kurzfristig telefonisch absagen oder verschieben

Die telefonische Absage eines Geschäftstermins hat in erster Linie den Vorteil, direkt und demnach auch schnell zu sein. Sie teilen Ihrem Gegenüber persönlich mit, dass Sie den vereinbarten Termin nicht wahrnehmen können. Zugleich haben Sie die Gewissheit, dass der Geschäftspartner die Nachricht wirklich rechtzeitig erhält. Wenn es zeitlich pressiert, die Absage also kurzfristig erfolgt, sollten Sie unbedingt zum Telefonhörer greifen. Das Telefon ist überdies das passende Medium, wenn Sie die Person schon sehr gut kennen.

Termin absagen oder Termin verschieben per E-Mail

Sie können den Termin ruhig per E-Mail absagen, wenn Sie auch sonst vornehmlich über dieses Medium mit Ihrem Geschäftspartner kommunizieren. Sie sollten aber sicher sein, dass der Empfänger noch deutlich vor dem Zeitpunkt des Termins in sein Postfach schaut und von der Absage erfährt. Vorsicht: Geht es um eine sehr förmliche Einladung, ist das Verfassen einer E-Mail häufig nicht die richtige Variante, um abzusagen, weil dies unhöflich, beziehungsweise den Anlass herabwürdigend wirken kann.

Wichtige Termine per Brief canceln oder verlegen

Die Terminabsage per Brief ist klar die eleganteste und stilvollste, aber aus zeitlichen Gründen oftmals nicht realisierbar. Liegt der Termin noch in relativ weiter Ferne (zwei Wochen aufwärts), sollten Sie sich generell für diesen Weg entscheiden. Dadurch zeigen Sie schon rein formal, dass Sie dem Termin an sich und damit einhergehend auch der dahinterstehenden Person große Bedeutung beimessen. Kurzum sind Sie mit einem Brief immer auf der sicheren Seite, sofern es nicht eilt.

Gründe für die Terminabsage nennen - ja oder nein?

Auf manchen Sites im Internet wird Ihnen empfohlen, keine Gründe zu nennen, wenn Sie einen Termin absagen. Von einer solchen „Verschleierungstaktik“ raten wir Ihnen allerdings ausdrücklich ab. Wenn Sie einfach nur angeben, nicht zu erscheinen, fängt der Empfänger der Absage meist unwillkürlich an, sich irgendetwas zusammenzureimen, das weder der Wahrheit entspricht, noch förderlich für Ihre weitere Geschäftsbeziehung ist.

Also: Geben Sie durchaus die Gründe an, aus denen Sie den Termin absagen müssen. Das sorgt von Beginn an für Klarheit auf beiden Seiten und beugt etwaigen Hirngespinsten vor.

Ja, seien Sie ehrlich!

Wahrscheinlich fragen Sie sich auch, wie Sie es dann mit den Gründen halten: lieber etwas erfinden, um womöglich besser dazustehen, oder ehrlich sein? Auch dazu haben wir eine klare Meinung: Seien Sie unbedingt ehrlich. Eine Geschäftsbeziehung, die auf Lügen fußt, wird nicht allzu lange währen. Selbst wenn sich der Schwindler dabei geschickt anstellt, wirkt sich die Lüge unbewusst und unterschwellig doch ungünstig auf das wechselseitige Vertrauen aus. Denn: Wer selbst lügt, geht gemeinhin auch schneller davon aus, dass andere ihn belügen.

Bleiben Sie stets bei der Wahrheit, wenn Sie einen Termin absagen und die Gründe dafür nennen. Sie bildet die Basis für eine lange vertrauensvolle Geschäftsbeziehung. Freilich ist es wichtig, die Gründe in angemessene Worte zu packen, um auf Verständnis zu stoßen.

Termin absagen: Das sind wichtige Gründe

Es gibt natürlich Gründe, die universell von (fast) jedem sofort akzeptiert und verstanden werden. Andere Erklärungen hingegen sorgen im ersten Moment eventuell für Verwirrung. Doch in diesen Fällen bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als auf ausgeprägte empathische Fähigkeiten Ihres Geschäftspartners zu hoffen. Und wenn er Ihnen direkt oder indirekt deutlich machen sollte, dass er Ihre Gründe nicht nachvollziehen kann, wissen Sie dadurch immerhin, dass Sie wohl nicht auf einer Wellenlänge sind.

Hier wichtige Gründe im Überblick, die allgemein auf Verständnis stoßen dürften:

Wenn die Absage kurzfristig erfolgt...

  • Unfall im Straßenverkehr oder Haushalt
  • plötzliche eigene Erkrankung oder Verletzung
  • plötzliche Erkrankung oder Verletzung einer nahestehenden Person
  • dringende Geschäftsreise
  • spontanes Vorstellungsgespräch, von dem Ihre Zukunft abhängt

Wenn die Absage frühzeitig erfolgt...

  • im Voraus vereinbarter Arzttermin, der sich nicht oder nur schwer verschieben lässt
  • im Voraus geplante Geschäftsreise
  • im Voraus vereinbartes Vorstellungsgespräch
  • im Voraus geplanter Urlaub

Soll ich einen neuen Termin vorschlagen?

Ja, Sie sollten gleich einen neuen Vorschlag machen - zumindest, wenn Sie den Termin nicht komplett absagen, sondern nur verschieben wollen. Dies könnte beispielsweise bei einem Vorstellungsgespräch der Fall sein. Sofern Ihre persönlichen Unterlagen soweit überzeugen und die Terminabsage für den Chef nachvollziehbar ist, wird er Ihnen sicher eine weitere Chance geben.

Wir raten Ihnen, die Bitte, den Termin zu verschieben, als schöne Aussicht am Ende der Absage zu platzieren. Diesen Teil liest der Empfänger in der Regel besonders aufmerksam durch. Deshalb ist ein positiv konnotierter Abschluss der Nachricht Gold wert.

Termin absagen: Wie am besten formulieren?

Diese Formulierungen sind absolute No-Gos

Wenn Sie einen Termin verschieben oder komplett absagen möchten, gibt es einige Dinge, die Sie vermeiden sollten. Dazu gehören das schon angesprochene Verheimlichen von Gründen und das Lügen.
Überdies gilt es unbedingt darauf zu achten, den Text - ob schriftlich oder mündlich - nicht zu kalt und distanziert zu formulieren. Umgekehrt sollte die Absage allerdings auch nicht in eine zu starke Gefühlsduselei ausarten.
Ganz wichtig ist außerdem, vermeintlich lässige Umgangssprache ebenso zu vermeiden wie allzu gestochene Ausdrücke und Floskeln. Reden Sie nicht umständlich um den heißen Brei herum und sparen Sie sich üppige Ausschweifungen! Absolute No-Gos sind auch Rechtschreib- oder Grammatikfehler, Füllwörter und Emoticons.

Hier ein paar Beispiele, wie Sie die E-Mail oder den Brief NICHT schreiben sollten:

  • "Ich bedaure, Ihnen mitteilen zu müssen..."
  • "Ich bitte Sie, die Unannehmlichkeiten zu entschuldigen..."
  • "Es tut mir so unsagbar leid und macht mich so wahnsinnig traurig..."
  • "Hallo Frau/Herr XY, ich kann nun dummerweise doch nicht kommen, sorry. :-("

Die ersten beiden Beispiele sind nichts als abgeschmackte Floskeln, die nur von Kälte und Gleichgültigkeit zeugen. Beispiel 3 ist zu gefühlsduselig und zu reich an Füllwörtern. Und Beispiel Nummer 4 kombiniert Umgangssprache mit Emoticons.

Eine Terminabsage diplomatisch und pfiffig formulieren

Dann ist es an der Zeit, Ihnen Tipps zu geben, wie Sie Ihre Terminabsagen möglichst takt- und würdevoll formulieren können. Die No-Gos ins Gegenteil verkehrt, das ist die richtige Herangehensweise. Das heißt konkret:

  • Begründen Sie das Verschieben oder Absagen des Termins.
  • Seien Sie ehrlich.
  • Wählen Sie einen persönlichen, warmen Sprachstil.
  • Formulieren Sie seriös.
  • Sagen Sie klar und direkt, was Sache ist.
  • Achten Sie auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik.
  • Vermeiden Sie Füllwörter.
  • Lassen Sie Emoticons weg.

Formulierungshilfen

Hier zwei Formulierungshilfen als Tipps, die Ihnen den richtigen Weg weisen:

  • "Sehr geehrte/r XY, mit Bedauern muss ich unseren Termin am XX.XX.XXXX absagen, da ich kurzfristig erkrankt bin. Wäre es möglich, das Treffen auf den XX.XX.XXXX zu verschieben? Mit freundlichen Grüßen, XY"
  • " Sehr geehrte/r XY, herzlichen Dank für Ihre Einladung. Gerne wäre ich dabei gewesen, doch eine lange geplante/dringende Geschäftsreise verhindert mich. Es würde mich sehr freuen, bei Ihrer nächsten Veranstaltung zu Gast sein zu dürfen. Ich wünsche Ihnen einen erfolgreichen Abend und verbleibe mit freundlichen Grüßen, XY"

Kurzum: Formulieren Sie Ihre Terminabsagen stets diplomatisch, aber pfiffig, und knapp, aber aussagekräftig.

Wie reagiere ich selbst auf Terminabsagen?

Wenn Sie selbst derjenige sind, der eine Absage auf eine Einladung oder einen Termin hinnehmen muss, sollten Sie darauf reagieren - und zwar zeitnah und freundlich. Drücken Sie Ihr Verständnis aus. Auf diese Weise schließen Sie den Dialog harmonisch ab und halten die Geschäftspartnerschaft auf einem positiven Level.

Geht es zum Beispiel um ein Vorstellungsgespräch, das ausfällt, da die Position inzwischen anderweitig besetzt worden ist, können Sie Ihre Traurigkeit darüber (kurz!) zum Ausdruck bringen und am Ende Ihrer Rückmeldung noch anführen, dass die Firma Ihre Daten gerne speichern und bei Bedarf auf Sie zukommen darf.

Fazit

Wenn Sie die oben genannten Kniffe beim Termin absagen beachten, sollte dies der Weiterführung einer professionellen Beziehung zu Ihrem Gegenüber keinen Abbruch tun. Das wohl Bedeutsamste ist, Ihrem Gegenüber so schnell wie möglich über aufkommende Hinderungsgründe in Kenntnis zu setzen. Eine knappe, aber persönliche und freundlich formulierte Nachricht mit positivem Schluss ist hier der Schlüssel, um ein positives Kommunikationsklima beizubehalten.

Dr.Hans-Peter Luippold

Autor: Dr.Hans-Peter Luippold

Dr. Hans-Peter Luippold studierte Betriebswirtschaft in Freiburg und Köln und sammelte als Führungskraft bei Daimler, Volkswagen, Lufthansa, Wella und Vorwerk Erfahrungen in allen wesentlichen Unternehmensbereichen. Seit April 2000 ist er als Unternehmens- und Personalberater in Frankfurt am Main tätig. Er hält regelmäßig Vorträge und lehrt zu den Themen Erfolg und Karriere. Vernetzen Sie sich mit ihm über Xing und Facebook.