Elektronische Lohnsteuerbescheinigung: Die digitale Lohnsteuerkarte

Elektronische Lohnsteuerbescheinigung: Die digitale Lohnsteuerkarte

2013 wurde die elektronische Lohnsteuerbescheinigung für alle steuerpflichtigen Arbeitnehmer in Deutschland eingeführt. Bekannt ist dieses System unter der Abkürzung Elstam, das die analoge Steuerkarte aus Karton endgültig abgelöst hat. Lesen Sie hier alles Wissenswerte über die digitale Lohnsteuerkarte.

Arbeitgeber und Arbeitnehmer stützen sich bei der Lohnabrechnung auf die im Elstam-System hinterlegten Steuerabzugsmerkmale, die sich zuvor auf der vorderen Seite der analogen Lohnsteuerkarte befanden. Hierzu gehören Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Lohnsteuerfreibetrag und Kirchensteuermerkmale (nur bei Mitgliedschaft in der Kirche). Die für die elektronische Lohnsteuerbescheinigung wichtigen Daten sind beim Bundeszentralamt für Steuern hinterlegt.

Was ist die elektronische Lohnsteuerbescheinigung?

Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung, kurz Elstam, enthält alle für den monatlichen Lohnsteuerabzug wichtigen Steuerabzugsmerkmale. Diese Bescheinigung ist eine Jahresabrechnung und zeigt, welche Beträge im Lauf des vergangenen Kalenderjahres vom Bruttogehalt abgezogen wurden. Darüber hinaus ist diese Bescheinigung eine wertvolle Hilfe für die Erstellung der Steuererklärung. Gesetzliche Grundlage ist das Einkommenssteuergesetz (EstG).

Elektronische Lohnsteuerbescheinigung und Lohnsteuerkarte – wo liegt der Unterschied?

Die elektronische Bescheinigung hat für den Arbeitnehmer den Vorteil, dass sie nicht mehr verlegt, bzw. gesucht werden muss.  Das kam vor der Einführung der elektronischen Lohnsteuerkarte häufig vor.
Beim Wechsel des Arbeitsverhältnisses müssen Arbeitnehmer keine Lohnsteuerkarte mehr im Personalbüro des neuen Arbeitgebers abgeben, sondern lediglich die Steueridentifikationsnummer und die Steuerklasse angeben, über die der Arbeitslohn versteuert werden soll. Weitere Informationen betreffen das Geburtsdatum und ein eventuell vorhandener Lohnsteuerfreibetrag. Aus dem Arbeitsvertrag ergibt sich, ob es sich um ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt.

Auf der Grundlage dieser Informationen ist der Arbeitgeber in der Lage, den neuen Arbeitnehmer in der Elstam-Datenbank anzumelden.
Um den individuellen Lohnsteuerabzug vorzunehmen, ist allerdings eine vorherige Anmeldung des Arbeitnehmers im ELSTER-Online-Portal vorzunehmen. In der Regel besteht eine derartige Registrierung steuerpflichtiger Arbeitnehmer bereits, weil die elektronische Abgabe der Steuererklärung über dieses System bereits seit 2013 Vorschrift ist. Übernimmt ein Steuerberater diese Aufgaben, erfolgt der Abruf der entsprechenden Angaben über diesen Dienstleister.

Geänderte Zuständigkeiten

Ein weiterer Unterschied zur analogen Lohnsteuerkarte besteht hinsichtlich der geänderten Zuständigkeiten, die jeder Arbeitgeber kennen muss.

Bei Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale ist nicht mehr das Einwohnermeldeamt, sondern das Finanzamt am Wohnort des Arbeitnehmers zuständig. Auch für einen Wechsel der Steuerklasse oder die Lohnsteuerermäßigung ist das Finanzamt zuständig. Für alle Änderungen im höchstpersönlichen Bereich wie Wohnortwechsel, Heirat, Tod, Geburt eines Kindes sowie Kircheneintritt oder –austritt ist jedoch weiterhin das Einwohnermeldeamt zuständig.

Wer stellt die elektronische Lohnsteuerbescheinigung aus?

Der Arbeitgeber erstellt die elektronische Lohnsteuerbescheinigung. In der Regel erhält der Arbeitnehmer diese Steuerbescheinigung des vergangenen Jahres mit der ersten oder zweiten Lohnabrechnung nach dem Jahreswechsel, also im Januar oder Februar. Ferner ist diese Steuerbescheinigung an das für den Arbeitnehmer zuständige Finanzamt zu übermitteln. Seit dem 01. Januar 2005 sind Arbeitgeber verpflichtet, das Lohn- beziehungsweise Gehaltskonto der Mitarbeiter bis zum Ende des Kalenderjahres abzuschließen. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses besteht eine Frist bis zum 28. Februar des Folgejahres.

Wie oft wird die Lohnsteuerbescheinigung ausgestellt?

Die Lohnsteuerbescheinigung wird in der Regel einmal am Ende des Kalenderjahres mit der Lohnabrechnung oder am Anfang des Folgejahres durch den Arbeitgeber ausgestellt. Ferner wird diese Steuererklärung mit Ende des Arbeitsverhältnisses als Nachweis ausgestellt. Der steuerpflichtige Mitarbeiter erhält diese Bescheinigung als Ausdruck, um die Angaben in der eigenen Steuererklärung zu verwenden.

Woher bekomme ich die elektronische Lohnsteuerbescheinigung?

Arbeitnehmer brauchen sich um die Ausstellung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung nicht zu kümmern. Wurde früher die Lohnsteuerkarte aus Karton nach Hause geschickt, läuft mit der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung alles automatisch.

Was kann ich tun, wenn ich keine Lohnsteuerbescheinigung bekommen habe?

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die elektronische Lohnsteuerbescheinigung auszustellen. Sollten Sie keinen Ausdruck ihrer Lohnsteuerbescheinigung erhalten haben, ist eine Nachfrage im Personalbüro notwendig.

Welche Informationen enthält die elektronische Lohnsteuerbescheinigung?

Im Gegensatz zur Steuerkarte aus Karton ist die elektronische Lohnsteuerbescheinigung umfangreicher; der Ausdruck hat die Größe eines DIN-A4-Blattes. Die Angaben sind dort in zwei Tabellen aufgeteilt.
Auf der linken Seite befinden sich die persönlichen Daten des steuerpflichtigen Mitarbeiters, auf der rechten Seite sämtliche für den monatlichen Lohnsteuerabzug wichtigen Daten. Die wichtigste Angabe ist die Steueridentifikationsnummer, mit der die Daten steuerpflichtiger Arbeitnehmer über das Bundeszentralamt für Steuern umgehend abrufbar sind.

Insgesamt sind 34 Positionen vorgesehen, die auch für die jährliche Steuererklärung wichtig sind. Nicht jede dieser Positionen ist jedoch für alle Arbeitnehmer relevant. Neben den persönlichen Daten gehören hierzu Angaben zum Arbeitgeber und die Höhe des Bruttolohns, nachdem sich die Steuerabzugsmerkmale richten.

Weitere wichtige Positionen sind die Steuerklasse, die Höhe der Lohnsteuer und des Solidaritätszuschlages. Eventuelle Steuerfreibeträge werden gleichfalls eingetragen. Kirchensteuer wird nur bei entsprechender Mitgliedschaft eingezogen. Besonders wichtig sind die unter Position 25 bis 27 aufgelisteten Beiträge zur Sozialversicherung. Konkret betreffen diese Zahlungen die Beiträge zur Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung.

Die Beiträge zur Krankenversicherung werden gleichfalls berücksichtigt. Die weiteren Positionen betreffen steuerliche Merkmale, die nicht auf alle Arbeitnehmer zutreffen, zum Beispiel Versorgungsbezüge, Kurzarbeitergeld, Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, Aufstockungs- und Zuschläge für Altersteilzeit, Verpflegungsmehraufwendungen für Auswärtstätigkeit, Kindergeld, private Krankenversicherung, Sachbezüge neben dem Arbeitslohn sowie Entfernungspauschalen. Weitere Positionen können Ehegatten, Kinderfreibeträge, steuerfreie Arbeitgeberleistungen sowie Auslandstätigkeiten betreffen. Ab Position 35 sind weitere, außergewöhnliche und daher nicht standardisierte Steuermerkmale vorgesehen.

Wer hat Zugriff auf die Daten der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung?

Ausschließlich der aktuelle Hauptarbeitgeber ist zum Abruf der steuerlichen Abzugsmerkmale berechtigt. Bestehen mehrere Arbeitsverhältnisse nebeneinander, sind alle Arbeitgeber zum Abruf dieser Daten berechtigt. Besteht ein Nebenbeschäftigungsverhältnis, kann die Personalabteilung jedoch nur die für die Lohnsteuerberechnung notwendigen Daten abrufen. Ein besonderer Vorteil von Elstam besteht darin, dass Arbeitnehmer durch die Funktion der Positivliste Einfluss darauf nehmen können, welchem Arbeitgeber diese Steuerdaten zur Verfügung gestellt werden. Die zuständigen Mitarbeiter in der Personalabteilung haben ausschließlich Zugriff auf die für die Ausstellung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung wirklich wichtigen Lohnsteuermerkmale.

Wofür brauche ich die elektronische Lohnsteuerbescheinigung?

Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung ist die Voraussetzung für das Ausfüllen der Steuerklärung. Die in dieser Bescheinigung aufgelisteten Angaben zu wichtigen Lohnsteuermerkmalen wie Bruttolohn, Lohnsteuer, Beiträge zu Sozialversicherung und Krankenkasse, Lohnsteuer, Kirchensteuer sowie Solidaritätszuschlag können direkt übernommen werden. Diesbezügliche Einträge werden in Anlage „N“ übernommen. Der Ausdruck der elektronischen Steuerbescheinigung ist also eine wertvolle Hilfe für die Erstellung der Steuerklärung.

Fazit 

Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung ersetzt die Lohnsteuerkarte aus Karton und wird vom Arbeitgeber ausgestellt. Der Arbeitnehmer erhält den entsprechenden Ausdruck zusammen mit der ersten beziehungsweise zweiten Monatsabrechnung im Folgejahr, also im Januar oder Februar. Die Elstam-Steuerbescheinigung ist Grundlage für die Erstellung der Steuererklärung über ELSTER.

Zum darauf enthaltenen Datensatz gehören neben den persönlichen Angaben die Steueridentifikationsnummer und sämtliche, für den Arbeitnehmer zutreffende Steuerabzugsmerkmale.
Der Arbeitnehmer erhält alle wichtigen Informationen betreffend die Lohnsteuer, Beiträge zu Sozialversicherungen und Krankenkasse, Kirchensteuer, Kinder- und sonstige Freibeträge.

Die Steuerabzugsmerkmale werden über das Bundeszentralamt für Steuern gespeichert und sind dort abrufbar. Diese Daten sind verbindlich.
Das hat den großen Vorteil, dass der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber keine Lohnsteuerkarte mehr übergeben muss.

Quellen

https://www.vlh.de/wissen-service/steuer-abc/was-ist-eine-elektronische-lohnsteuerbescheinigung.html, https://taxfix.de/steuertipps/was-ist-die-lohnsteuerbescheinigung/, https://www.finanztip.de/elstam/, https://taxfix.de/steuertipps/was-ist-die-lohnsteuerbescheinigung/

Dr.Hans-Peter Luippold

Autor: Dr.Hans-Peter Luippold

Dr. Hans-Peter Luippold studierte Betriebswirtschaft in Freiburg und Köln und sammelte als Führungskraft bei Daimler, Volkswagen, Lufthansa, Wella und Vorwerk Erfahrungen in allen wesentlichen Unternehmensbereichen. Seit April 2000 ist er als Unternehmens- und Personalberater in Frankfurt am Main tätig. Er hält regelmäßig Vorträge und lehrt zu den Themen Erfolg und Karriere. Vernetzen Sie sich mit ihm über Xing und Facebook.