Lohnsteuerkarte: der Weg vom Papier zur elektronischen Datenerfassung

Lohnsteuerkarte: der Weg vom Papier zur elektronischen Datenerfassung

Durch die Daten auf der Steuerkarte kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer für seinen Arbeitnehmer berechnen. Früher handelte es sich bei diesem Dokument um einen DIN A5 großen Vordruck aus Pappe, der jedem Steuerpflichtigen einmal pro Jahr von der Gemeinde aus- und zugestellt wurde. Heute sind die klassischen Lohnsteuerkarten nur noch ein Relikt aus der Vergangenheit.

Die Lohnsteuerkarte - der Weg vom Papier zur elektronischen Datenerfassung

Was ist die Lohnsteuerkarte?

Lohnsteuerkarten, die Vorgänger elektronischer Steuerkarten, sind keine Erfindung der Neuzeit. Bereits im Jahr 1925 wurden die ersten derartigen Dokumente herausgegeben. Die Karte, die jährlich in einer anderen Farbe herauskam, diente als offizielles Dokument der Lohnsteuermerkmale. Angaben wie die Anschrift, das Geburtsdatum und der Güterstand, die Anzahl an Kindern und Freibeträgen, aber auch die Konfession waren auf der Karte zu finden. Prinzipiell beinhaltete die Karte alle wichtigen Lohnsteuerabzugsmerkmale. Der Arbeitnehmer musste das Dokument bei Aufnahme eines neuen Arbeitsverhältnisses UND zum Jahresbeginn des neuen Jahres beim Arbeitgeber einreichen. Die jährliche Lohnsteuer und deren Berechnungsgrundlage wurden als Ausdruck vom Arbeitgeber angeheftet. Dieses Dokument war die Grundlage jeglicher steuerlichen Berechnung durch das zuständige Finanzamt. Schon in Zeiten der Papierlohnsteuerkarte war die Steuernummer des Einzelnen das essenzielle Zuordnungsmerkmal zur jeweiligen Person. Eine Lohnsteuerkarte - heute in elektronischer Form - ist die Grundlage der Abzugsberechnung auf der Lohnsteuerbescheinigung.

Wofür Lohnsteuerkarten?

Lohnsteuerkarten zählen zu den urkundlichen Dokumenten, da sie aller lohnsteuerrechtlichen und die Lohnabrechnung betreffenden Informationen zum Karteninhaber aufweisen. Die Karte war nicht nur in Deutschland, sondern auch in Österreich und in anderen Ländern eine Grundlage für die Lohnsteuerabzug-Berechnung durch den Arbeitgeber. Im Zuge des papierlosen Büros und der Umstellung auf die digitale Personenverwaltung wurde die klassische Lohnsteuerkarte durch elektronische Lohnsteuerkarten abgelöst. Der Informations- und Datengehalt ist identisch. Seit 2013 werden die Lohnsteuerabzugsmerkmale mit ELStAM gespeichert und sind für jeden Zugangsberechtigten digital abrufbar. Durch die Digitalisierung der Datenspeicherung zur Lohnsteuerberechnung haben sich die Übertragungswege verkürzt und vereinfacht. Seit der Umstellung auf ELStAM ist das Finanzamt allein zuständig. Eine Datenabfrage über die Meldebehörden oder eine Speicherung in der Gemeindeverwaltung wurden abgeschafft.

Wo finde ich die Informationen von der Lohnsteuerkarte heute?

ELStAM ist die abkürzende Bezeichnung für die auf elektronischer Basis erfolgende Datenspeicherung der Lohnsteuerabzugsmerkmale. Der Datensatz beinhaltet die Steuernummer und die Steuer-ID, die Steuerklasse und die Kinderfreibeträge. Die Speicherung der Daten erfolgt in Deutschland beim Bundeszentralamt für Steuern. Dort können Sie, Ihr Arbeitgeber und das Finanzamt alle Angaben zur Lohnabrechnung, über die Freibeträge und die Lohnsteuerbescheinigung abrufen. Die zentral gespeicherten Daten sind verbindlich und beinhalten jegliche Information, die zum Beispiel für Ihre Steuererklärung wichtig ist. Bei Jobwechseln muss kein Papierdokument in der Chefetage eingereicht werden. Die Angabe der Steueridentifikationsnummer und des Geburtsdatums reichen aus, um die Lohnabrechnung anhand der im digitalen Dokument vermerkten Steuerabzugsmerkmale vorzunehmen.

Seit wann gibt es die elektronische Lohnsteuerkarte?

In den Jahrgängen 2011 und 2012 lag es im Ermessen des Arbeitgebers, ob er Lohnsteuerkarten aus Papier oder den digitalen Abruf mit ELStAM bevorzugte. Seit 2013 ist die Umstellung amtlich und bereits die Dezember-Lohnabrechnung wurde auf elektronischem Weg gefordert. Dementsprechend gilt der Monat Dezember 2013 als offizielles Einführungsdatum der digitalen Erstellung und Abwicklung der Lohnsteuerbescheinigung. Viele Arbeitnehmer warteten vergeblich auf eine Papierlohnsteuerkarte, die aber nicht mehr ausgegeben wurde.

Welche Informationen enthält die elektronische Lohnsteuerkarte?

In elektronischer Form enthält die heute gültige Steuerkarte alle Angaben, die früher auf der Vorderseite der Papierkarte enthalten waren. Der Abruf aller Lohnsteuerabzugsmerkmale ist beim Bundeszentralamt für Steuern digital abrufbar. Enthalten sind neben den persönlichen Angaben zum Steuerpflichtigen

  • die Steuerklasse
  • die Kirchensteuermerkmale (konfessionslos, kirchlich)
  • die Zahl der Freibeträge für Kinder
  • der Freibetrag für Lohnsteuern.

Die Abrufberechtigung ist auf die Anfrage des Arbeitgebers beschränkt. Um als Arbeitnehmer beim Bundeszentralamt für Steuern einen eigenen Abruf vorzunehmen, muss der Arbeitgeber im Elster-Online-Portal registriert sein. Da die Übermittlung der digitalen Lohnsteuerbescheinigung seit Längerem verpflichtend ist, sollte dem Abruf der Daten von Seiten des Arbeitnehmers nichts entgegen stehen. Auch die Steuererklärung selbst wird heute hauptsächlich digital erstellt und lediglich zur Unterzeichnung vom Steuerbüro ausgedruckt.

Welche Vorteile haben elektronische Lohnsteuerkarten?

Ein großer Vorteil der Aufstellung auf die elektronischen Verfahren beruht auf der Tatsache, dass die Papieraufkommen in Deutschland schrumpfen. Gleiches gilt für die Zustellleistungen der Post, die den Lohnsteuerkartenverkehr zwischen der Meldebehörde und dem Arbeitnehmer, sowie den Arbeitnehmern und Arbeitgebern, den Steuerbüros und Finanzämtern gemanagt hat. Mit dem papierlosen Datenverkehr geht eine übersichtlichere Archivierung in den eigenen vier Wänden, in der Lohnbuchhaltung und beim Finanzamt einher. Durch die Umstellung haben sich

  • der Aufwand
  • die Zustellwege
  • die Zustellzeiten
  • die Abruf- und Bearbeitungszeiten
  • die Lagerkapazitäten
  • die rechtssichere Vornahme von Änderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale

optimiert. Änderungen in der Steuererklärung, beispielsweise nach einer Heirat, werden heute digital gemeldet und automatisch inklusive der neuen Freibeträge und sonstiger Angaben übernommen.

Wofür benötige ich die elektronische Lohnsteuerkarte?

Die Daten werden für die Lohnabrechnung, sowie für die Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung von Seiten des Arbeitgebers benötigt. Das Finanzamt kann dank Steuer-ID eine direkte Zuordnung der Merkmale zur steuerpflichtigen Person vornehmen, was wiederum den Arbeitsaufwand verkürzt und die Fehlerquote in der Bearbeitung der Steuererklärung senkt. ELStAM ist die essenzielle Grundlage für die Lohnberechnung, für die steuerliche Veranlagung und für die Anfertigung der Steuererklärung. Beim Jobwechsel und bei der Aufnahme einer beruflichen Tätigkeit ersetzt die elektronische Karte das ehemals aus Karton bestehende urkundliche Dokument zur steuerlichen Berechnung und Erfassung.

Häufige Fragen zur "Lohnsteuerkarte"

Wie ändere ich die Informationen von meiner elektronischen Lohnsteuerkarte?

Im Regelfall müssen Sie als Steuerpflichtiger nichts tun, da alle Änderungen automatisch ans Bundeszentralamt für Steuern übermittelt werden. Da Fehler nicht prinzipiell ausgeschlossen sind, hat jeder Bundesbürger das Recht, Einsicht in die Eintragungen der elektronischen Lohnsteuermerkmale zu nehmen und bei Fehlern eine Korrektur zu verlangen. Einen Steuerklassenwechsel nach Eheschließung können Sie mit dem entsprechenden Korrekturformular online beauftragen. Nachdem Sie alle Felder ausgefüllt und die Änderungen mitgeteilt haben, wird das Dokument ausgedruckt, von Hand unterzeichnet und auf dem Postweg an die zuständige Behörde gesandt. Werden Sie von einem Steuerberater betreut, nimmt dieser die Änderungen automatisch in Ihrem Auftrag vor und prüft die Informationen, die in Ihrem elektronischen Steuerdatensatz gespeichert sind.

Was mache ich mit meiner alten Lohnsteuerkarte?

In den Anfangsjahren der Umstellung war nicht ganz klar, ob alte Lohnsteuerkarten aufgehoben werden mussten. Doch es besteht kein Anlass mehr, die Berechnungen in Papierform aufzubewahren. Anders verhält es sich mit den Steuerunterlagen des Finanzamtes. Diese sollten weiterhin rund 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Papierlohnsteuerkarten sollten aufgrund der sensiblen Angaben darauf nicht in der Papiermülltonne entsorgt werden. Wenn Sie über einen Schredder verfügen, zerkleinern Sie die Dokumente und werfen sie in zerstörter Form weg. Eine Aufbewahrung ist unnötig, da alle über Sie gespeicherten Lohnsteuerabzugsmerkmale digital gespeichert sind. Ehe Sie die Entsorgung vornehmen, können Sie zur Sicherheit einen Abruf Ihrer Informationen beim Bundeszentralamt für Steuern starten. Tipp: Lediglich für Jahre, für die Sie einen Steuerbescheid unter Vorbehalt bekommen haben, sollten Sie die Steuerkarte aufheben und sie zur Hand haben, falls der Lohnsteuerabzug nachträgliche Fragen aufwirft. Gleiches gilt auch, wenn Sie mit einem älteren Steuerbescheid nicht zufrieden waren und sich in einem noch laufenden Widerspruchsverfahren befinden.

Müssen alte Papier-Lohnsteuerkarten aufbewahrt werden?

Wie bereits angesprochen, können Sie als Arbeitnehmer alle Papierlohnsteuerkarten entsorgen, die bereits älter als 10 Jahre sind. Die Finanzämter sprechen sich für eine Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren nach Vorlage und Ausstellung des Steuerbescheides aus. Für Unternehmen gilt die zehnjährige Aufbewahrung, da die Steuerbescheide prinzipiell unter Vorbehalt erstellt werden und eine steuerliche Nachprüfung erfolgen kann. Am besten erkundigen Sie sich bei Ihrem Steuerberater, wie Sie mit den alten Papierdokumenten verfahren und ob eine Entsorgung ratsam ist. In den meisten Fällen wird man Ihnen mitteilen, dass Sie alle Steuerkarten bis zum Jahr 2010 bedenkenlos vernichten können. Als Unternehmer sollten Sie mit der Vernichtung Ihrer Lohnsteuerkarten aus den Jahren 2011 bis 2013 noch bis zum Jahr 2023 warten und sich damit Ihrer Verpflichtung der zehnjährigen Aufbewahrung nachkommen.

Fazit

Weniger Papier geht mit deutlich weniger Lagerkapazitäten, einer Verringerung des Zeitaufwandes und mit dem Fokus auf den Umweltschutz einher. Für Arbeitgeber, aber auch für Arbeitnehmer und das Finanzamt hat ELStAM einige Vorteile mit sich gebracht. Während die Suche nach der aktuellen Kartonlohnsteuerkarte spätestens beim Arbeitgeberwechsel oftmals für Aufregung sorgte, teilen Sie heute ausschließlich Ihre Steueridentifikationsnummer und Ihr Geburtsdatum mit. Alle für die Lohnsteuerbescheinigung und deren Berechnung relevanten Daten werden von Seiten Ihres neuen Arbeitgebers ganz einfach in zentral beim Bundesamt für Steuern abgerufen. Dort nehmen Sie auch Änderungen in den Lohnsteuerabzugsmerkmalen vor und stellen einen Antrag, wenn die Änderung der Steuerklasse beispielsweise nach Ihrer Heirat nicht automatisch erfolgt. Das papierlose Büro sichert Ihnen eine unkomplizierte und schnellere Abwicklung aller Aufgaben, bei denen die Angaben auf Lohnsteuerkarten eine essenzielle Berechnungsgrundlage bilden.

Dr.Hans-Peter Luippold

Autor: Dr.Hans-Peter Luippold

Dr. Hans-Peter Luippold studierte Betriebswirtschaft in Freiburg und Köln und sammelte als Führungskraft bei Daimler, Volkswagen, Lufthansa, Wella und Vorwerk Erfahrungen in allen wesentlichen Unternehmensbereichen. Seit April 2000 ist er als Unternehmens- und Personalberater in Frankfurt am Main tätig. Er hält regelmäßig Vorträge und lehrt zu den Themen Erfolg und Karriere. Vernetzen Sie sich mit ihm über Xing und Facebook.