Urlaubsvertretung: Wer macht's, wenn man nicht da ist?

Urlaubsvertretung: Wer macht's, wenn man nicht da ist?

Die Taschen und Koffer sind fertig gepackt, der Flug längst gebucht. Dann kann der heiß ersehnte Urlaub doch endlich anfangen - oder nicht? Moment, welcher Kollege übernimmt die Urlaubsvetretung und meine Aufgaben während meiner Abwesenheit? Habe ich überhaupt nach einem Vertreter gesucht?

Auch die Urlaubsvertretung ist Teil der Urlaubsplanung. Schließlich bleibt im Büro die Uhr nicht stehen. Aus diesem Grund muss im Vorfeld genau geklärt werden, wer die Vertretung im Job erledigt.

Im folgenden Artikel erfahren Sie, welche Punkte bei der Planung berücksichtigt werden müssen. Darüber hinaus gibt es wertvolle Tipps für die Organisation - damit Sie nicht am ersten Tag nach dem Urlaub einen Berg an Papier auf Ihrem Schreibtisch wiederfinden.

Wer organisiert die Urlaubsvertretung?

Eine Abwesenheit ohne Vertretung stellt für die übrigen Kollegen ein Problem dar. Aufgrund des Fehlens einer Arbeitskraft müssen sie zum Beispiel Mehrarbeit leisten, wichtige Projekte oder dergleichen bleiben unvollendet. Im schlimmsten Fall werden Sie vom Chef dazu angehalten, Ihre Abwesenheit - und damit den Urlaub - vorzeitig zu beenden und ins Büro zurückzukehren.

Zudem kann eine mangelhafte oder fehlende Organisation Ihrer Karriere im Job Schaden zufügen. In vielen Jobs gilt dieses Thema daher als 'Zankapfel'. Um solche unangenehmen Situationen zu vermeiden, muss klar abgesprochen werden, welcher Mitarbeiter die Arbeit übernimmt.

In den folgenden Rubriken bekommen Sie hilfreiche Tipps, wie die Urlaubsvertretung zufriedenstellend gelingen kann.

Wer ist als Urlaubsvertretung geeignet?

Gesucht und gefunden - jetzt ist es an der Zeit, zu planen.

Als Vertreter eignen sich beispielsweise Kollegen aus Ihrer Abteilung. Ansonsten auch der Mitarbeiter, mit dem Sie sich ein Zimmer teilen oder der im Nebenraum zugegen ist. In einigen Betrieben hat jeder Arbeitnehmer einen Vertretungspartner. Dann erübrigt sich die Suche.

Dennoch sollten Sie sich absprechen und planen, wann die Urlaubszeit beginnt und wie lange sie dauert. Sichern Sie sich bei der Gelegenheit lieber ab, ob ihr Stellvertreter nicht vielleicht selbst in dem Zeitraum abwesend sein wird.

Im Einzelfall können Auszubildende die Vertretung im Job übernehmen. Allerdings sollten dabei einige Dinge beachtet werden:

  • Der/die Auszubildende kennt sich mit Ihrem Aufgabenfeld aus, in dem Sie arbeiten. Das heißt, er/sie sitzt in der gleichen Abteilung oder erledigt dieselben Tätigkeiten.
  • Auszubildende können nur an den Tagen arbeiten, an denen sie im Büro anwesend sind und keine Berufsschule stattfindet. Planen Sie deshalb einen Ersatz für die Zeit ein, in der sie nicht da sind.
  • Um auf der ganz sicheren Seite zu sein, fragen Sie lieber bei Auszubildenden aus höheren Lehrjahren nach. Jüngeren fehlt in der Regel noch die notwendige fachliche Expertise.
  • Bei Auszubildenden muss immer ein zuständiger Kollege mit im Haus sein. Noch nicht ausgelernte Arbeitnehmer sind nicht befähigt, eigene betriebliche Entscheidungen zu treffen.
  • Auszubildende dürfen nur eine bestimmte Zeit lang im Büro sein. Daher können sie nur dann als Ersatz fungieren, wenn keine Überstunden anfallen.

Neben diesen potentiellen Vertretern lässt sich die Arbeit auf Mitarbeiter von außerhalb übertragen. Darunter fallen unter Anderem externe Arbeitnehmer. Wenn sich sonst niemand findet, gehen sogar Aushilfen als stellvertretende Kräfte durch.

Urlaubsvertretung und Arbeitsrecht: Das Arbeitszeitgesetz

Hier geht es um die gesetzliche Regelung, denn in allen Jobs kommt die Frage nach der passenden Vertretung für die Urlaubszeit auf. Grundsätzlich steht jedem Arbeitnehmer eine festgelegte Anzahl an Urlaubstagen zu. Sie beschränken sich auf das aktuelle Jahr.

Nach eigenem Ermessen darf der Arbeitnehmer an einzelnen Tagen vom Betrieb fernbleiben. Üblicherweise werden mehrere Tage am Stück als Urlaubszeit genommen. Auf die individuelle Verteilung darf der Vorgesetzte allerdings keinen Einfluss nehmen. Es ist ihm also nicht erlaubt, seinen Mitarbeiter zu kürzeren Urlaubsphasen zu verpflichten.

Anders verhält es sich mit außerplanmäßigen Betriebsurlauben. Sie werden vom Arbeitgeber angeordnet und gelten für alle Anwesenden. Hier gibt es eine Vorgabe: Von der gesamten Urlaubszeit dürfen nur rund 40 Prozent der Tage auf Betriebsferien entfallen. Ein Überschreiten dieser zeitlichen Grenze wäre unzulässig.

Darüber hinaus ist es nicht erlaubt, sich ohne Ankündigung in die Ferien zu verabschieden. Dasselbe gilt für nicht genehmigte Urlaube. Für Ausnahmen ist das Arbeitsgericht zuständig. Ein eigenständiges Beurlauben kann schlimmstenfalls eine Kündigung nach sich ziehen.

Müssen Arbeitnehmer die Urlaubsvertretung übernehmen?

Wenn ein Arbeitnehmer vom Arbeitgeber als Vertretung für einen Mitarbeiter ausgewählt wird, muss er der Forderung im Job nachkommen. Auch wenn die Weisung von oben mit Mehrarbeit verbunden ist. Ein Ablehnen kann sich hingegen negativ auf die eigene Karriere auswirken.

Möglichkeiten für die Urlaubsvertretung: Regelungen und Ideen

Damit die Planungen möglichst reibungslos ablaufen, bekommen Sie an dieser Stelle ein paar Ratschläge am Rande.

Setzen Sie vor der Organisation Ihren Arbeitgeber in Kenntnis, wann Sie in den Urlaub gehen. Auf diese Weise können beide Seiten besser planen.

Ein für alle Mitarbeiter zugänglicher Terminkalender verschafft einen besseren Überblick.

Lassen Sie sich bei der Suche nach einem Vertreter auf Ihr Gegenüber ein. Gemeinsam können Sie leichter einen Konsens finden, falls es zu Unstimmigkeiten kommt.

Wenn solch ein Gespräch das Problem nicht aus der Welt schafft, sollte ein Außenstehender zu Rate gezogen werden.

Wie können Sie die Urlaubsvertretung organisieren?

Diese Checkliste dient als Leitfaden für die Planung. Sie kann Schritt für Schritt 'abgehakt' werden.

Fragen Sie bei Ihren Kollegen nach, wann sie in den Urlaub gehen. So verschaffen Sie sich einen Überblick, wer für Sie in der Zeit arbeiten könnte.

Achten Sie während der Planung bitte darauf, dass nicht einer der Kollegen alle (unangenehmen) Aufgaben übernehmen muss. Versuchen Sie lieber, die anfallende Arbeit gleichmäßig auf mehrere Mitarbeiter aufzuteilen.

Wenn Sie beim Planen überfordert sind, kann zum Beispiel der Vorgesetzte unterstützend wirken und einen Ersatz organisieren.

Auf Ihrem Schreibtisch sollten Sie zuvor etwas Ordnung schaffen. Auch im Interesse Ihres Vertreters. Unterlagen werden abgeheftet, Papier bei Bedarf in den Papierkorb geworfen. Lassen Sie wirklich nur das Arbeitsmaterial zurück, welches Ihr Stellvertreter tatsächlich zum arbeiten benötigt.

Besonders dringliche Tätigkeiten sollten Sie vor der Übergabe eigenständig abgearbeitet haben. Somit ersparen Sie dem Vertreter einen Teil der Arbeit.

Erklären Sie dem stellvertretenden Mitarbeiter alle Arbeitsschritte, die für ihn neu sind. Dazu gehört auch die Ankündigung von Terminen.

Hinterlegen Sie ihm Adressen oder Anlaufstellen, an die er sich notfalls wenden kann.

Eine freundliche Verabschiedung am letzten Arbeitstag bleibt immer in positiver Erinnerung. Dabei kommt es ebenfalls gut an, wenn Sie sich beim Vertreter für seine Mühen bedanken.

Die Übergabe für die Urlaubsvertretung

Bevor Sie sich in den verdienten Urlaub verabschieden, sollten Sie die unteren Fragen einmal gedanklich durchgehen:

  • Für wie viele Aufgabenbereiche wird eine Vertretung gesucht?
  • Ist es tatsächlich abgeklärt, welcher Kollege Sie während Ihrer Abwesenheit vertritt?
  • Gibt es noch einen weiteren Kollegen, der als Vertretung infrage käme?
  • Sind elektronische Geräte wie Telefon und Faxgerät auf einen anderen Mitarbeiter umgestellt?
  • Liegen in Ihrer Abwesenheit relevante Konferenzen oder ähnliche Termine an? Bitten Sie Ihren Vertreter, Sie bei diesen Anlässen zu entschuldigen.
  • Kann er Ihnen eine Mitschrift anfertigen, die er Ihnen hinterlegt und in die Sie sich nach der Rückkehr einlesen?

Die Abwesenheitsnachricht

In manchen Jobs wird von den Mitarbeitern verlangt, dass sie auch während der Urlaubszeiten erreichbar sind. Allerdings ist dies nicht der Regelfall. Meistens erledigt ein Kollege die anfallenden Telefonate oder Kundengespräche.

  • Für wie viele Aufgabenbereiche wird eine Vertretung gesucht?
  • Ist es tatsächlich abgeklärt, welcher Kollege Sie während Ihrer Abwesenheit vertritt?
  • Gibt es noch einen weiteren Kollegen, der als Urlaubsvertretung infrage käme?
  • Sind elektronische Geräte wie Telefon und Faxgerät auf einen anderen Mitarbeiter umgestellt?
  • Liegen in Ihrer Abwesenheit relevante Konferenzen oder ähnliche Termine an? Bitten Sie Ihren Vertreter, Sie bei diesen Anlässen zu entschuldigen.
  • Kann er Ihnen eine Mitschrift anfertigen, die er Ihnen hinterlegt und in die Sie sich nach der Rückkehr einlesen?

Ein Hinweis zum arbeitsrechtlichen Aspekt

Es ist Arbeitgebern untersagt, bewilligte Urlaubszeiten von Mitarbeitern zu streichen. Als Vorgesetzter dürfen Sie einen Arbeitnehmer nicht dazu auffordern, seine Ferien abzubrechen oder abzusagen. Stattdessen fallen seine Aufgaben in den Zuständigkeitsbereich des Vertreters.

 

Urlaubsvertretung für Arbeitgeber

Als Arbeitgeber oder Chef sind natürlich auch Sie dazu angehalten, eine Stellvertretung für sich selbst zu organisieren. Für Ihren Job eignen sich entweder sehr erfahrene, leitende Kollegen oder Ihr persönlicher Stellvertreter, der Ihre Position übernimmt.

Selbst wenn ein Stellvertreter vorhanden ist, kommt es besser an, vorher zu fragen. Im Gespräch tun Sie Ihre Absichten kund, dass eine Leitung gesucht wird. Unter diesen Umständen fühlt sich der betreffende Mitarbeiter nicht ins sprichwörtliche kalte Wasser geworfen. Mit einer frühzeitigen Ankündigung kann er sich gezielter auf die Mehrarbeit vorbereiten.

Fazit:

Erholungsphasen sind das gute Recht eines jeden Arbeitnehmers. Trotzdem sind Berufliches und Privates hier nicht völlig voneinander zu trennen. Vielmehr gehen sie fließend ineinander über. Zumindest unter dem Aspekt der Urlaubsvertretung.

Eine klar geregelte Urlaubsvertretung ist daher eine Notwendigkeit in allen Jobs. Jeder Mitarbeiter braucht im Falle von Abwesenheit einen Ersatz. Hier ist Planung gefragt. Überlegen Sie sich vorher, welcher der Kollegen Ihre Arbeit um Beispiel übernehmen könnte. Fragen Sie gezielt nach, sprechen Sie mögliche Vertreter direkt an.

Die oben aufgeführten Tipps eignen sich für alle Jobs. Wenn Sie diese Hinweise beherzigen und umsetzen, wird die Ferienzeit tatsächlich sorglos. Mit einer guten Organisation schonen Sie sich im Urlaub nicht nur die Nerven, sondern immer auch die Karriere.

Dr.Hans-Peter Luippold

Autor: Dr.Hans-Peter Luippold

Dr. Hans-Peter Luippold studierte Betriebswirtschaft in Freiburg und Köln und sammelte als Führungskraft bei Daimler, Volkswagen, Lufthansa, Wella und Vorwerk Erfahrungen in allen wesentlichen Unternehmensbereichen. Seit April 2000 ist er als Unternehmens- und Personalberater in Frankfurt am Main tätig. Er hält regelmäßig Vorträge und lehrt zu den Themen Erfolg und Karriere. Vernetzen Sie sich mit ihm über Xing und Facebook.