Abwesenheitsnotiz: So klappt es mit der automatischen Antwort-E-Mail

Abwesenheitsnotiz: So klappt es mit der automatischen Antwort-E-Mail

Der Countdown läuft, bald geht es in den Urlaub. Nur noch schnell eine Abwesenheitsnotiz einrichten, und los gehts. Doch welche Informationen müssen enthalten sein, welche Formulierungen sind richtig? Damit es während Ihrer Abwesenheit keine Turbulenzen gibt und bei der Rückkehr kein Ärger droht, erhalten Sie hier wichtige Tipps zu Out-of-Office E-Mails.

Was sind "Abwesenheitsnotizen"?

Als Abwesenheitsnotiz wird eine automatische Antwort auf eine E-Mail bezeichnet. Damit antworten Sie in Abwesenheitszeiten auf eingehende Mails automatisch. Sie informiert Geschäftspartner, Kollegen oder Kunden über Ihre Abwesenheit. Im englischen Sprachgebrauch, der auch hierzulande in vielen Unternehmen üblich ist, wird sie Out-of-Office E-Mail genannt. Die automatische Notiz zeigt dem Empfänger außerdem auf, welche Alternativoptionen es derzeit gibt. Vor allem bei dringenden Anliegen ist das wichtig. Zusätzlich gibt sie Hinweise, wie mit der Nachricht des Versenders umgegangen wird, etwa ob Ihre Kollegen als Vertretung einspringen.

Als Verfasser einer Abwesenheitsnotiz informieren Sie nicht nur, sondern repräsentieren auch sich und Ihre Firma. Deshalb gilt es beim Verfassen von Abwesenheitsnotizen einige Dinge zu beachten, was Formulierungen, Inhalt und Ton angeht.

Gründe für Abwesenheitsnotizen

Eine Abwesenheitsnotiz ist in vielen Situationen nützlich, die mit Unerreichbarkeit zu tun haben. Die Klassiker sind dabei Urlaub, Dienstreise, Elternzeit oder Krankheit. Aber auch im Falle von Betriebsferien, einer Teilzeitbeschäftigung oder Kündigung ist es sinnvoll, eine automatische
Antwort-E-Mail aufzusetzen und auf eingehende Nachrichten direkt zu antworten.

Sogar bei kurzer Unerreichbarkeit aufgrund von Meetings oder einem Digital Detox kann eine Abwesenheitsnachricht in Jobs hilfreich sein, in denen häufig mit kurzfristigen oder dringenden Anfragen zu rechnen ist. Denn sie zeigt dem Empfänger, dass er und sein Anliegen ernst genommen werden - auch wenn er ungewöhnlich lange auf Ihre Rückkehr und eine persönliche Antwort von Ihnen warten muss.
Vor allem bei längerfristigen Abwesenheiten oder einer dauerhaften Aufgabe der Tätigkeit (etwa durch Kündigung, Rente etc.) werden Geschäftspartner, Kunden oder Interessenten dank Abwesenheitsnotizen nicht einfach ohne Auskunft hängen gelassen.

Aufbau einer gelungenen Abwesenheitsnotiz: Das muss der Empfänger wissen

Abwesenheitsnotizen müssen bestimmte Informationen enthalten, damit sie für den Empfänger wirklich sinnvoll sind. Eine einfache Bekanntgabe der Abwesenheit ist dabei nicht ausreichend, denn Ihr Kontakt weiß danach trotzdem nicht, wohin er sich mit seinem Anliegen wenden soll oder wann Sie wieder erreichbar sind. Deshalb sollten folgende Punkte in jeder Abwesenheitsnachricht stehen:

Betreffzeile: Sie ist das Erste, was man im digitalen Posteingang sieht und sollte sofort Klarheit schaffen. Wählen Sie die Formulierung mit Bedacht, denn "Abwesenheitsnotiz" ist bei vielen E-Mail-Programmen voreingestellt und landet oft direkt im Spam-Ordner. Im Idealfall testen Sie mit
einem eingeweihten Kollegen vor Ihrer Abwesenheit, ob Ihre Nachricht tatsächlich raus gefiltert wird. Alternative Formulierungen für Betreffzeilen sind etwa "Bitte um etwas Geduld" oder "Vielen Dank - momentan bin ich nicht im Büro".

Anrede: Je nach Situation formell oder persönlicher. Denken Sie kurz nach, wer Sie anschreiben könnte. Sind das nur Kollegen und Ihnen bekannte Personen oder auch unbekannte Interessenten? Wenn Ihnen sehr unterschiedliche Leute schreiben könnten, wählen Sie lieber eine formelle Anrede.
Dank: Indem Sie sich für die erhaltene E-Mail bedanken, drücken Sie Wertschätzung für Ihre Kollegen, Kunden oder weiteren Kontakte aus und sichern sich so Verständnis für Ihre Abwesenheit.

Abwesenheitszeitraum: Kommunizieren Sie klar, wann Sie wieder erreichbar sein werden. Dabei lieber auf positive Formulierungen setzen, also nicht: "Ich bin bis zum 12. November nicht im Hause". Auch Wörter wie "einschließlich" oder Uhrzeiten können für Klarheit sorgen.

Alternativen: Geben Sie dem Empfänger Optionen, wenn Sie persönlich nicht erreichbar sind. Das kann eine Abwesenheits- oder Urlaubsvertretung sein, an die alle eingehenden E-Mails automatisch weitergeleitet werden. Oder die Kontaktdaten einer Kollegin, an die sich Ihr Kontakt selbstständig wenden muss - eventuell nur in dringenden Fällen. Falls eingehende Nachrichten nicht automatisch weitergeleitet werden, sollten Ihre Kontakte das wissen. Mögliche Formulierungen sind etwa:

  • Ihre E-Mail wird in der Zwischenzeit nicht gelesen und nicht weitergeleitet.
  • Aus Datenschutzgründen wird Ihre Nachricht nicht weitergeleitet.
  • Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass Ihre E-Mail nicht weitergeleitet wird.

Für welche Option Sie sich entscheiden, lassen Sie Ihre Kontakte nicht im sprichwörtlichen Regen stehen, sonst suchen sie womöglich den Weg zur Konkurrenz.

Internationalität: Falls Sie häufiger Kontakt mit Geschäftspartnern, Kollegen oder Kunden aus dem Ausland haben oder es in Ihrer Branche üblich ist, eine bestimmte Fremdsprache zu nutzen, sollten Sie die Abwesenheitsnachricht auch in anderen Sprachen verfassen.

Grußformel am Schluss: In Abwesenheitsnotizen ist es nicht unüblich, komplett auf die Grußformel zu verzichten. Wenn Sie sich verabschieden wollen, können Sie eine typische Grußformel wählen, etwa:

  • Mit freundlichen Grüßen
  • Beste Grüße
  • Schöne Grüße
  • Liebe Grüße

Signatur: Die Signatur wird allen E-Mails automatisch hinzugefügt und lässt sich in Ihrem E-Mail-Programm einstellen. Sie enthält Ihren Namen, Ihre Position, Ihre Firma und Ihre Kontaktdaten. Prüfen Sie die Signatur nochmals auf Richtigkeit.

Abwesenheitsnotiz: der richtige Ton

Bei Abwesenheitsnotizen sollte der Ton sowohl zu Ihnen als auch zu den Empfängern Ihrer automatischen Antwort passen. Wenn Sie grundsätzlich jeden duzen, müssen Sie in der Out-of-Office E-Mail nicht plötzlich mit dem Siezen anfangen. Und auch das Gegenteil ist der Fall: Falls es bei
Ihnen beruflich eher formell zugeht, sind Abwesenheitsnotizen nicht der richtige Kontext, um flapsig oder humorvoll zu werden.

Formulierungen, die Sie als Vorlage nutzen können: Urlaub, Elternzeit, Krankheit, Kündigung

Welche Informationen in Abwesenheitsnotizen gehören, ist kontextabhängig. Mit folgenden Vorlagen liegen Sie richtig:

Urlaub / kürzere Abwesenheit - formelle und informelle Variante

Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Dies ist eine automatische E-Mail. Das Büro ist aktuell nicht
besetzt. Ab dem 14. November bin ich wie gewohnt wieder für Sie erreichbar. In der Zwischenzeit
werden E-Mails nicht gelesen und nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen können Sie sich an
Frau Sperber wenden: Telefon 012/345678 oder E-Mail sperber@beispiel.de.
Mit freundlichen Grüßen

Guten Tag,
herzlichen Dank für die Nachricht. Wir gönnen uns eine kurze Auszeit und können E-Mails aktuell
nicht beantworten. Zurück sind wir wieder am 10.10 und können dann alle Anfragen wieder
bearbeiten. Wer dringend Unterstützung braucht, kontaktiert bitte Anna ( Telefon 012/345678 oder
E-Mail anna@beispiel.de). Wir wünschen eine schöne Woche.
Liebe Grüße und bis bald!

Elternzeit / längere Krankheit

Vielen Dank für die Nachricht. Ich bin für längere Zeit nicht zu erreichen. Voraussichtlich ab Mai 2021 werde ich wieder erreichbar sein. Meine E-Mails werden in dieser Zeit nicht weitergeleitet oder gelesen. Bitte wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen in der Zwischenzeit an meine Vertretung
Annika Rieke (+49 30 123 4567, a.rieke@bestcompany.de). Freundliche Grüße

Kündigung

Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre E-Mail. Seit dem 01.11.2020 bin ich nicht mehr für "BestCompany" tätig und
kann Ihre Nachricht nicht persönlich beantworten. Bitte wenden Sie sich an meinen Nachfolger Peter
Menge, der telefonisch unter +49 30 123 4567 erreichbar ist, oder senden Sie eine E-Mail an
p.menge@bestcompany.de. Bitte beachten Sie, dass Ihre E-Mail nicht automatisch weitergeleitet wird.
Mit freundlichen Grüßen

Out-of-office: Abwesenheitsnotizen in Englisch, Französisch

Für alle, die Kontakt mit Menschen aus dem englisch- oder französischsprachigen Raum haben, gibt es hier Vorlagen für Abwesenheitsnachrichten auf Englisch und Französisch.

Englische Abwesenheitsnotizen (UK und US Schreibweise beachten!)

Thank you for your email. I will be out of office until December 15. During my absence your message will be automatically forwarded to my collague Anna Muster (anna.muster@bestcompany.de, +49 30 123 4567). Thank you. Kind regards

Thank you for your message. I am away on a business trip / attending a conference until November 8th and will only have occasional access to my emails. Please contact Abdul Mande (a.mande@bestcompany.de or call +49 30 123 4567) for urgent matters. Please note that your email
will not be forwarded automatically. Thank you.


Thank you for reaching out. I will be away from January 23rd to February 2nd inclusively. I will respond to your email when I return. While I am away, you may contact my colleague Annika at +49 30 123 4567. Best regards.

Französische Abwesenheitsnotizen (weibliche und männliche Schreibweise beachten!)

Je suis absente/absent du bureau et je serai de retour 24 janvier. Veuillez me laisser un message ou communiquez avec Anna, au +49 30 123 4567.
Madame, Monsieur, merci pour votre message. Ceci est une réponse automatique. Je serai ravie/ ravi de vous contacter dès mon retour le 13 février. Pour toutes questions n'hésitez pas à contacter ma collègue Annika / mon collègue Abdul par téléphone au +49 30 123 45678 ou bien par e-mail a.rieke@bestcompany.de / a.mende@bestcompany.de. Cordialement

Merci pour votre e-mail. Je ne serai pas disponible du 5 décembre au 15 décembre inclusivement.
Je pourrai vous répondre à mon retour. Pendant mon absence, vous pouvez communiquer avec
Abdul Menge au #49 30 123 45678. Mes meilleures salutations

Abwesenheitsnotiz in Outlook einstellen

Abwesenheitsnotizen lassen sich in den meisten Mailprogrammen über die Autoreply-Funktion einstellen. Die genauen Schritte bei Outlook hängen von der verwendeten Version ab (Outlook 2007 / 2010 / 2013 / 2016 / 2019 oder Microsoft 365 / Office Business).
Je nach Outlook-Version wird entweder die Schaltfläche "Automatische Antworten" oder "Regeln und Benachrichtigungen" angezeigt.

Wenn Sie "Automatische Antworten" sehen, tun Sie Folgendes:

  • Gehen Sie auf Datei, dann auf "Automatische Antworten" und klicken die Option "Automatische
    Antworten senden".
  • Falls gewünscht, können Sie den Zeitraum Ihrer Abwesenheit auswählen. Dadurch werden
    Abwesenheitsnotizen zum gewählten Datum/Uhrzeit automatisch deaktiviert. Andernfalls müssen Sie
    die automatische E-Mail bei Rückkehr manuell deaktivieren.
  • Anschließend können Sie festlegen, ob Ihre Abwesenheitsnachricht nur an interne oder an alle
    Kontakte gehen soll (Registrierkarte "Innerhalb meiner Organisation" oder "Außerhalb meiner
    Organisation" wählen).
  • In das Textfeld Ihre Antwortnachricht mit allen wichtigen Informationen eintippen - gerne können
    Sie eine unserer Vorlagen dafür wählen.
  • "OK" klicken, um Ihren Text und die Einstellungen zu speichern.

Falls Sie "Regeln und Benachrichtigungen" sehen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie "Neue E-Mail". Ins Textfeld geben Sie Ihre Abwesenheitsnotiz ein. Füllen Sie auch die
    Betreffzeile aus.
  • Klicken Sie unter "Datei" auf "Speichern". Betiteln Sie die Datei und wählen aus dem Dropdownmenü
    den Dateityp "Outlook-Vorlage (.oft) aus. Anschließend klicken Sie "Speichern".
  • Damit Ihr Text tatsächlich automatisch versendet wird, während Sie nicht erreichbar sind, müssen Sie noch eine Abwesenheitsregel erstellen. Gehen Sie auf "Datei" > "Regeln und Benachrichtigungen verwalten" > "Regeln und Benachrichtigungen" > "E-Mail-Regeln" > "Neue Regel".
  • Dann klicken Sie auf "Regel ohne Vorlage erstellen" > "Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden" > "Weiter". Dort können Sie wählen, was mit Ihrer gerade erstellen Abwesenheitsnotizvorlage passiert. Genau Informationen dazu finden Sie auf
    https://support.microsoft.com/de-de/office/verwenden-von-regeln-zum-erstellen-einer-abwesenheitsnachricht-9f124e4a-749e-4288-a266-2d009686b403

Risiken beim Erstellen von Abwesenheitsnotizen

Eine automatische E-Mail-Antwort bei Unerreichbarkeit ist in vielen Jobs Pflicht. Dennoch sollten Sie sich die damit verbundenen Risiken bewusst machen. Kriminelle könnten die Informationen zu Abwesenheitszeiten für Einbrüche nutzen. Spam-Versender wissen dank automatischer Antwort, dass Ihre E-Mail-Adresse echt ist, wen sie unzählige Spam-Nachrichten an zufällig generierte Empfänger schicken. Beidem vorbeugen lässt sich, wenn Ihre Abwesenheitsnachricht nur an bekannte Kontakte versendet wird. Das ist aber nicht für jeden eine gute Option.

No-Gos der Abwesenheitsnotiz

Abwesenheitsnotizen zählen in vielen Berufen zum guten Ton. Es ist allerdings auch leicht, sich im Selbigen zu vergreifen und so Kontakte zu vergrätzen. Vermeiden Sie folgende No-Gos in Ihren Abwesenheitsnachrichten:
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  • Keine Alternativoptionen: Wer hilft Ihrem Kontakt bei dringenden Dingen in der Zwischenzeit? Verpufft sein Anliegen ins Nichts?
  • Gleichgültigkeit: Schwingt der automatischen Antwort eine Portion Gleichgültigkeit mit (kurz Angebunden, Leseverweigerung etc.) signalisiert das mangelnde Motivation und macht klar, dass Sie lieber mit Ihrem Kontakt nicht zusammenarbeiten wollen.
  • Falsche Anrede: Je größer der Leserkreis, desto allgemeiner und förmlicher sollte die Nachricht formuliert sein. Zu duzen oder sich an Kunden zu richten, wenn auch andere Menschen schreiben, ist ungünstig.
  • Zu viele Details/Informationen: Mit einer schlichten Nachricht, die nur Essenzielles enthält, machen Sie nichts falsch. Persönlichere Details lieber nur mit engeren Kontakten teilen.
  • Keine Signatur: In der Signatur stehen wichtige Details wie Name, Position oder Telefonnummer. Auch in die Abwesenheitsnotiz gehört sie hinzu.
  • Smileys und Ausrufezeichen: Beides wirkt womöglich zu leger und unprofessionell.

Nach der Rückkehr: Tipps

Nach der Rückkehr wartet eine Menge angestaute Arbeit und ein volles E-Mail-Postfach. Damit der Wiedereinstieg reibungslos läuft, helfen folgende Tipps:

  • Automatische Abwesenheitsnachricht deaktivieren.
  • Struktur: Die ersten Tage nach der Rückkehr klar strukturieren und Zeit fürs Durchgehen des Postfachs einplanen. E-Mails mit dringenden Anliegen sofort beantworten. Weniger wichtige E-Mails markieren, damit Sie später antworten können.
  • Priorisierung: Beim Abarbeiten Prioritäten setzen und zuerst das Wichtigste erledigen.
  • Durchs Internet geistern viele oninöse Tipps. Einer kann sich zur Stolperfalle entwickeln: Einige raten, ein falsches Rückkehrdatum in Abwesenheitsnachrichten zu schreiben. So ließen sich einige Tage Ruhe herausholen. Doch das kann intern und extern zu Verwirrung und Vertrauensverlust führen.

Fazit

Abwesenheitsnotizen gehören in vielen Jobs zum Alltag. Doch dabei lässt sich einiges falsch machen, was Formulierungen, Inhalt und Co. angeht. Mit unseren Tipps schreiben Sie perfekte Out of Office E-Mails, die jedem Empfänger wichtige Informationen an die Hand geben und wissen lassen, ob seine Anfrage an Kollegen weitergeleitet wird oder es erst nach Ihrer Rückkehr eine Antwort gibt. Informationen, die nicht nur in dringenden Fällen wichtig sind. So können auch Sie während Ihrer Abwesenheit sorgenfrei entspannen.

Dr.Hans-Peter Luippold

Autor: Dr.Hans-Peter Luippold

Dr. Hans-Peter Luippold studierte Betriebswirtschaft in Freiburg und Köln und sammelte als Führungskraft bei Daimler, Volkswagen, Lufthansa, Wella und Vorwerk Erfahrungen in allen wesentlichen Unternehmensbereichen. Seit April 2000 ist er als Unternehmens- und Personalberater in Frankfurt am Main tätig. Er hält regelmäßig Vorträge und lehrt zu den Themen Erfolg und Karriere. Vernetzen Sie sich mit ihm über Xing und Facebook.