Abwesenheitsnotiz: Tipps für die perfekte Out-of-Office Mail

WAS ist eine ABWESENHEITSNOTIZ?

Eine Abwesenheitsnotiz ist eine automatische Antwort, die versendet wird, wenn jemand eine E Mail an Sie schickt, während Sie nicht im Büro sind.

Die Abwesenheitsnotiz informiert den Absender darüber, dass Sie seine Nachricht erst später lesen und beantworten können. Sie enthält typischerweise Informationen darüber:

• Für welchen Zeitraum Sie nicht erreichbar sind (z.B. wegen Urlaub, Krankheit)

• Welche Kollegen sie in dieser Zeit vertreten und bei dringenden Anliegen kontaktiert werden können

• Ob eingehende Nachrichten an Kollegen weitergeleitet werden oder ungelesen bleiben

• Wann Sie wieder zurück und erreichbar sind

Auf Englisch werden solche automatischen Antwort-Emails auch "Out of Office" Nachrichten genannt.

Eine professionelle Abwesenheitsnotiz ist wichtig, denn sie hinterlässt nicht nur bei den Absendern einen guten Eindruck. Sie repräsentiert auch Sie selbst und Ihr Unternehmen nach außen.

WARUM EINE ABWESENHEITSNOTIZ?

Eine Abwesenheitsnotiz ist sinnvoll, wenn Sie für einen gewissen Zeitraum nicht erreichbar sind. Zum Beispiel:

• Im Urlaub

• Auf Dienstreise

• In Elternzeit

• Bei Krankheit

Aber auch bei anderen Anlässen wie Betriebsferien, Teilzeit oder wenn Sie das Unternehmen verlassen, ist eine Abwesenheitsnotiz hilfreich.

Selbst wenn Sie nur kurz nicht antworten können, etwa in Meetings oder bei einem Digital Detox, ist eine automatische Nachricht praktisch.

Die Abwesenheitsnotiz zeigt Ihren Geschäftspartnern, Kunden oder anderen Kontakten: Ihre Anfrage ist angekommen und wird ernst genommen. Auch wenn die persönliche Antwort auf sich warten lässt.

So werden Missverständnisse vermieden. Niemand wird ohne Information "hängen gelassen". Eine Abwesenheitsnotiz sorgt für reibungslose Kommunikation.

Wichtige Elemente einer effektiven Abwesenheitsmeldung: Was der Empfänger wissen muss

Eine Abwesenheitsmeldung muss mehr als nur Ihre Abwesenheit kommunizieren. Sie soll dem Empfänger klare Anweisungen geben, an wen er sich während Ihrer Abwesenheit wenden kann und wann Sie wieder verfügbar sind. Achten Sie darauf, diese wesentlichen Informationen in Ihrer Nachricht zu vermitteln:

Betreffzeile: Wählen Sie einen klaren und eindeutigen Betreff, der nicht im Spam-Ordner landet. Statt des Standards "Abwesenheitsnotiz" können Sie kreativere Betreffzeilen wie "Bitte um Geduld" oder "Aktuell nicht im Büro, danke!" verwenden. Ein Testlauf mit einem Kollegen hilft, die Wirksamkeit Ihres Betreffs zu überprüfen.

Anrede: Überlegen Sie, wer Ihnen schreibt. Ist es ein enges Team oder ein breites Publikum? Entscheiden Sie sich je nachdem für eine formelle oder persönlichere Anrede.

Dank: Ein kurzes Dankeschön für die Nachricht zeigt Anerkennung und fördert das Verständnis für Ihre Abwesenheit. (Vielen Dank für Ihre Nachricht, Danke für Ihre E Mail)

Abwesenheitszeitraum: Teilen Sie mit positiven Formulierungen mit, ab wann und bis wann Sie nicht erreichbar sind. Genauigkeit verhindert Missverständnisse.

Alternativen: Geben Sie klare Anweisungen, an wen sich der Empfänger wenden kann, während Sie nicht da sind. Das kann eine Vertretung sein oder eine Notfallkontaktinformation. Seien Sie transparent, ob E-Mails weitergeleitet werden oder nicht. Und betonen Sie: eine gute Alternative kann Kunden oder Partner davon abhalten, sich der Konkurrenz zuzuwenden.

Internationalität: Wenn Sie international tätig sind, fügen Sie die Abwesenheitsmeldung in den relevanten Sprachen hinzu. So fühlt sich jeder Empfänger angesprochen.

Grußformel: Auch wenn es kurz sein kann, beenden Sie die Nachricht mit einer passenden Grußformel, um Höflichkeit zu wahren.

Signatur: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Signatur korrekt und vollständig ist, um Professionalität zu demonstrieren und alle notwendigen Infos zu liefern.

Eine durchdachte Abwesenheitsmeldung hilft, Missverständnisse zu vermeiden und sorgt dafür, dass Ihr Netzwerk auch in Ihrer Abwesenheit bestens funktioniert.

ABWESENHEITSNOTIZ: DER RICHTIGE TON

Bei Abwesenheitsnotizen sollte der Ton sowohl zu Ihnen als auch zu den Empfängern Ihrer automatisierten Antwort passen. Wenn Sie grundsätzlich jeden duzen, müssen Sie in Ihren automatischen Antworten nicht plötzlich mit dem Siezen anfangen. Und auch das Gegenteil ist der Fall: Falls es bei Ihnen beruflich eher formell zugeht, sind Abwesenheitsnotizen nicht der richtige Kontext, um flapsig oder humorvoll zu werden.

Checkliste: Diese Infos gehören in die Abwesenheitsnotiz

• Zeitraum der Abwesenheit angeben (von - bis Datum)

• Hinweis auf Bearbeitung/Weiterleitung der E-Mails während der Abwesenheit

• Namen und Kontaktdaten der Vertretung/Ansprechpartner ("In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an..."

• Positive Formulierungen verwenden (z.B. "Ab dem XY. wieder für Sie da")

• Passende Anrede für den Adressatenkreis wählen

• Sich für das Verständnis des Absenders bedanken

• Signatur mit Kontaktinformationen integrieren

• Keine vertraulichen oder gesundheitlichen Details preisgeben

• Abwesenheitsnotiz in relevanten Sprachen verfassen

• Automatischen Versand in E-Mail-Programm einrichten

• Nach der Rückkehr umgehend deaktivieren

BEISPIELE; FORMULIERUNGEN & MUSTER, DIE SIE ALS VORLAGE NUTZEN KÖNNEN: URLAUB, ELTERNZEIT, KRANKHEIT, KÜNDIGUNG

Welche Informationen in Abwesenheitsnotizen gehören, ist von der Situation abhängig. Mit folgenden Vorlagen liegen Sie richtig:

URLAUB / KÜRZERE ABWESENHEIT - Beispiele für FORMELLE UND INFORMELLE Formulierung

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Dies ist eine automatische E-Mail. Das Büro ist aktuell nicht

besetzt. Ab dem 14. November bin ich wie gewohnt wieder für Sie erreichbar. In der Zwischenzeit

werden E-Mails nicht gelesen und nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen steht Ihnen

Frau Mustermann zur Verfügung: Telefon 012/345678 oder E-Mail mustermann@beispiel.de.

Mit freundlichen Grüßen

 Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir gönnen uns eine kurze Auszeit und können E-Mails aktuell

nicht beantworten. Zurück sind wir wieder am 10.10 und können dann alle Anfragen wieder

bearbeiten. Wer dringend Unterstützung braucht, kontaktiert bitte Anna ( Telefon 012/345678 oder

E-Mail anna@beispiel.de). Wir wünschen eine schöne Woche.

Mit freundlichen Grüßen und bis bald!

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich bin vom 10.11.2023 bis zum 24.11.2023 nicht im Büro. In dieser Zeit werde ich keine E-Mails lesen oder beantworten können. Für dringende Angelegenheiten wenden Sie sich bitte an Herrn Mustermann (Tel. 01234/56789).

Vielen Dank für Ihr Verständnis und mit freundlichen Grüßen

Max Mustermann

Sehr geehrte Damen und Herren,

aufgrund von Urlaub bin ich vom 13.11.2023 bis einschließlich 27.11.2023 nicht im Büro erreichbar. Ihre Nachrichten werden in dieser Zeit nicht bearbeitet. Für dringende Anliegen wenden Sie sich bitte an Frau Schulze (Tel. 0123 4567789).

Ich wünsche Ihnen eine gute Zeit und melde mich ab dem 28.11.2023 wieder bei Ihnen.

Mit freundlichen Grüßen Anna Müller

Formulierungen für ELTERNZEIT / LÄNGERE KRANKHEIT

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für die Nachricht. Ich bin für längere Zeit nicht zu erreichen. Voraussichtlich ab Mai 2024 werde ich wieder im Büro erreichbar sein. Meine E-Mails werden in dieser Zeit nicht weitergeleitet oder gelesen. Bitte wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen in der Zwischenzeit an meine Vertretung

Annika Rieke (+49 30 123 4567, a.rieke@bestcompany.de). Mit freundlichen Grüßen

KÜNDIGUNG

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Seit dem 01.11.2020 bin ich nicht mehr für "BestCompany" tätig und

kann Ihre Nachricht nicht persönlich beantworten. Bitte wenden Sie sich an meinen Nachfolger Peter

Menge, der telefonisch unter +49 30 123 4567 erreichbar ist, oder senden Sie eine E-Mail an

p.menge@bestcompany.de. Bitte beachten Sie, dass Ihre E-Mail nicht automatisch weitergeleitet wird.

Mit freundlichen Grüßen

ABWESENHEITSNOTIZ IN ENGLISCH, FRANZÖSISCH

Für alle, die Kontakt mit Menschen aus dem englisch- oder französischsprachigen Raum haben, gibt es hier Vorlagen für eine Out of Office Message auf Englisch und Französisch.

Vorlagen für ENGLISCHE ABWESENHEITSNOTIZEN

Hier sind jeweils zwei Beispiele für britische und amerikanische Out-of-Office Nachrichten:

Britisches Englisch:

Thank you for your email. I am out of the office until 3 December and will not have access to email during this time. For any urgent requests, please contact my colleague James Smith on james.smith@company.co.uk or 020 7946 0022. I will respond to your email when I return.

Many thanks and kind regards, John Miller

I am away from the office on holiday until 15 November and will not be checking emails during this time. Should you need to speak with someone urgently, please contact Sarah Brown on sarah.brown@company.co.uk or 020 3456 7890. I will get back to you when I return.

Best wishes, Elizabeth Johnson

Amerikanisches Englisch:

Thank you for your message. I will be out of the office from November 15 until November 30 and will have limited access to email. If you need immediate assistance, please contact my colleague Jane Hunter at jane.hunter@company.com or 555-1234. I will respond upon my return.

Sincerely, John Smith

I will be traveling for business from December 1 until December 15 and unable to respond to emails. Should you need anything during this time, feel free to reach out to Michael Johnson at michael.johnson@company.com or 555-5678. I will get back to you when I return.

Best, Jennifer Williams

ABWESENHEITSNOTIZEN in Französich

Wichtig: WEIBLICHE UND MÄNNLICHE SCHREIBWEISE BEACHTEN!

Bei Abwesenheitsnotizen im Französischen ist die Unterscheidung zwischen weiblicher und männlicher Schreibweise zu beachten. Die Anrede und Formulierung sollte also jeweils an das Geschlecht der Person angepasst werden, die die Nachricht verfasst.

Zum Beispiel:

• Als Frau schreibt man: "Je suis absente du bureau..."

• Als Mann formuliert man: "Je suis absent du bureau..."

Es ist wichtig, die korrekten Formen zu verwenden, um die französische Grammatik und Höflichkeitskonventionen zu respektieren.

Beispiele:

Je suis absente/absent du bureau et je serai de retour 24 janvier. Veuillez me laisser un message ou communiquez avec Anna, au +49 30 123 4567.

Madame, Monsieur, merci pour votre message. Ceci est une réponse automatique. Je serai ravie/ ravi de vous contacter dès mon retour le 13 février. Pour toutes questions n'hésitez pas à contacter ma collègue Annika / mon collègue Abdul par téléphone au +49 30 123 45678 ou bien par e-mail a.rieke@bestcompany.de / a.mende@bestcompany.de. Cordialement

Merci pour votre e-mail. Je ne serai pas disponible du 5 décembre au 15 décembre inclusivement.

Je pourrai vous répondre à mon retour. Pendant mon absence, vous pouvez communiquer avec Abdul Menge au #49 30 123 45678. Mes meilleures salutations

ABWESENHEITSNOTIZ IN OUTLOOK EINSTELLEN

Abwesenheiten lassen sich in den meisten Mailprogrammen über die Autoreply-Funktion einstellen. Die genauen Schritte bei Outlook hängen von der verwendeten Version des E Mail Kontos ab (Outlook 2007 / 2010 / 2013 / 2016 / 2019 oder Microsoft 365 / Office Business). Je nach Outlook-Version werden unterschiedliche Optionen angezeigt. Entweder die Schaltfläche "Automatische Antworten" oder "Regeln und Benachrichtigungen".

Automatische Antworten

• Klicken die Option "Automatische Antworten senden".

• Falls gewünscht, können Sie den Zeitraum auswählen. Dadurch werden Abwesenheitsnotizen zum gewählten Datum/Uhrzeit automatisch deaktiviert. Andernfalls müssen Sie die automatisierte Mail bei Rückkehr manuell deaktivieren.

• Anschließend können Sie festlegen, ob Ihre Abwesenheitsnachricht nur an interne oder an alle Kontakte in Ihrem Adressbuch gehen soll (Registrierkarte "Innerhalb meiner Organisation" oder "Außerhalb meiner Organisation" wählen).

• In das Textfeld Ihre Antwortnachricht mit allen wichtigen Informationen eintippen - gerne können Sie eine unserer Vorlagen dafür wählen.

• "OK" klicken, um Ihren Text und die Einstellungen zu speichern.

Regeln und Benachrichtigungen

• Öffnen Sie "Neue E-Mail". Ins Textfeld geben Sie Ihre Abwesenheitsnotiz ein. Füllen Sie auch die Betreffzeile aus.

• Klicken Sie unter "Datei" auf "Speichern". Betiteln Sie die Datei und wählen aus dem Dropdownmenü den Dateityp "Outlook-Vorlage (.oft) aus. Anschließend klicken Sie "Speichern".

• Damit Ihr Text tatsächlich automatisch versendet wird, während Sie nicht erreichbar sind, müssen Sie noch eine Abwesenheitsregel erstellen. Gehen Sie auf "Datei" "Regeln und Benachrichtigungen verwalten" "Regeln und Benachrichtigungen" "E-Mail-Regeln" "Neue Regel".

• Dann klicken Sie auf "Regel ohne Vorlage erstellen" "Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden" "Weiter". Dort können Sie wählen, was mit Ihrer gerade erstellen Abwesenheitsnotizvorlage passiert.

• Genaue Informationen dazu finden Sie auf    https://support.microsoft.com/de-de/office/verwenden-von-regeln-zum-erstellen-einer-abwesenheitsnachricht-9f124e4a-749e-4288-a266-2d009686b403

Auch andere Mailprogramme verfügen über einen Abwesenheitsassistenten, mit dem sich die E-Mail-Kommunikation einstellen lässt.

RISIKEN BEIM ERSTELLEN einer ABWESENHEITSNOTIZ

Eine automatische E-Mail-Antwort bei Unerreichbarkeit ist in vielen Jobs Pflicht. Dennoch sollten Sie sich die damit verbundenen Risiken bewusst machen. Kriminelle könnten die Informationen zu Abwesenheitszeiten für Einbrüche nutzen. Spam-Versender wissen dank automatisierter Nachricht, dass Ihre E-Mail-Adresse echt ist, wenn sie unzählige Spam-Nachrichten an zufällig generierte Empfängeradressen schicken. Beidem vorbeugen lässt sich, wenn Ihre Abwesenheitsnachricht nur an bekannte Kontakte versendet wird. Das ist aber nicht für jeden eine gute Option.

Abwesenheitsnachricht und Datenschutz: So vermeiden Sie Probleme

Beim Verfassen von Abwesenheitsnachrichten sollten einige datenschutzrechtliche Aspekte beachtet werden.

Geben Sie keine vertraulichen oder persönlichen Informationen preis, die für die Absender nicht relevant sind. Das betrifft beispielsweise Details zu Ihrer Gesundheit, Ihren privaten Kontaktdaten oder genauen Aufenthaltsorten auf Dienstreisen.

Halten Sie die Informationen allgemein und beschränken Sie sich auf geschäftliche Angaben.

Automatische Weiterleitungen an Kollegen können auch problematisch sein, wenn vertrauliche Nachrichten ungefiltert geteilt werden. Prüfen Sie also sorgfältig, welche Inhalte für die Absender bestimmt sind und stimmen Sie wichtige Aspekte mit der Datenschutzbeauftragten ab.

Mit der nötigen Sorgfalt lassen sich rechtliche Fallstricke bei Abwesenheitsnotizen umgehen.

NACH DER RÜCKKEHR:

Nach dem Urlaub wartet viel Arbeit. Damit der Wiedereinstieg reibungslos gelingt, helfen einige Tipps:

• Automatische Abwesenheitsnotiz abschalten.

• E-Mails priorisieren: Zuerst dringende Angelegenheiten abarbeiten.

• Zeit einplanen, um das Postfach durchzugehen.

• Die ersten Tage klar strukturieren und Aufgaben priorisieren.

In Sachen Abwesenheitsnotiz sollte man vorsichtig sein. Im Internet kursieren Tipps, ein falsches Rückkehrdatum anzugeben, um sich noch einige ruhige Tage zu verschaffen. Dies kann jedoch interne Verwirrung stiften und Vertrauen kosten. Besser ist, das korrekte Datum anzugeben.

Mit gutem Zeitmanagement und Priorisierung lassen sich die angestauten Aufgaben nach dem Urlaub gut bewältigen.

FAZIT

Eine sorgfältig formulierte Abwesenheitsnotiz ist für reibungslose Kommunikation unerlässlich. Sie zeugt von Professionalität und Respekt gegenüber Geschäftspartnern und Kunden. Mit den richtigen Formulierungen und Inhalten hinterlassen Sie stets einen professionellen Eindruck. Vermeiden Sie typische Fehler, beachten Sie den Datenschutz und stimmen Sie sich mit Kollegen ab. So können Sie sorglos die Auszeit genießen, während Ihr Postfach sicher verwaltet wird. So stellen Sie sicher, dass Anfragen nicht ins Leere laufen. Ihre Kontakte fühlen sich stets gut betreut - das Fundament für erfolgreiche Beziehungen.