Welche Aufgaben hat ein Dokumentenmanager?
Dieser Spezialist ist mit den Software- und Hardwarevoraussetzungen für das Dokumentenmanagement genauestens vertraut. In den modernen Systemen für die Archivverwaltung kommen heute große Datenbanksysteme zum Einsatz, welche die Speicherung der Daten auf internen Servern (im Unternehmen) oder in der Cloud eines entsprechenden Anbieters vornehmen.
Wenn die Server im Unternehmen stehen, muss sie der Dokumentenmanager auch hardwareseitig gut kennen und nötigenfalls mit Wartungsanforderungen vertraut sein, auch wenn er die Wartungen eher beauftragt, als sie selbst vorzunehmen. Im Übrigen bildet er die Schnittstelle zwischen der Büroorganisation mit all ihren Abläufen und Prozessen sowie dem Leiter der EDV-Abteilung.
Diese beiden Bereiche müssen verzahnt werden. Im Einzelnen bedeutet das, ein Dokumenten-Management-System einzurichten, Dokumente zu verschlagworten, sie nötigenfalls (falls es Papiervorlagen sind) einzuscannen, hierfür die nötigen Softwarelösungen einzurichten und für die Anwender eine digitale Kartei zu erstellen, in der sie nach bestimmten Tags (Schlagworten) ein Dokument finden. Die Suche kann nach Daten, Bereichen oder einzelnen Stichworten (Keywords) erfolgen. In diesem Sinne ist sogar eine interne Suchmaschine zu programmieren.
Anforderungen an den Dokumentenmanager
- kaufmännische Grundausbildung
- IT-Kenntnisse auf der Hard- und Softwareseite
- Kenntnisse im Vertragsrecht und in Finanzierungsmethoden
- Kalkulationen von Services und Seitenpreisen
- Grundausbildung im Projektmanagement
- Grundkenntnisse der Prozessanalyse und -steuerung im Büro
Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung wird dieses Berufsbild immer wichtiger.
Wie funktioniert ein Dokumenten-Management-System?
Das Dokumenten-Management-System (DMS) hat unterschiedlichste Aufgaben. Hier werden Daten gespeichert (archiviert), überschrieben und nötigenfalls gelöscht, zudem existieren zu ihnen Metadaten, die verwaltet werden müssen.
Eine wichtige Anforderung ist die Einhaltung von Datensicherheit (Schutz gegen Datenverlust) und Datenschutz. Die Daten müssen integer bleiben, was bedeutet, dass sie innerhalb einer bestimmten Systematik stets aufzufinden sind. Diese Systematik ist entsprechend den Anforderungen zu entwerfen.
Nicht zuletzt soll das System mehrbenutzerfähig und dabei administrierbar sein. Es müssen also mehrere Anwender (gleichzeitig) auf die Daten zugreifen können, doch es muss auch möglich sein, einzelnen Anwendern den Zugriff nur auf bestimmte Bereiche oder Ebenen zu ermöglichen (sogenannte Administration).
Ein großes Augenmerk liegt heute auf der Datensicherheit im DMS. Daten dürfen nicht verschwinden, was sich durch regelmäßige Back-ups auf externen Speichern oder - moderner - redundante Speicherungen im Sekundentakt auf verschiedenen Servern einer Cloud realisieren lässt, doch es darf auch niemand unerlaubt auf sie zugreifen - weder ein Mitarbeiter noch ein Hacker.
Eine weitere Aufgabe des Dokumentenmanagements besteht in der Steuerung der Transaktionen. In der Regel greifen mehrere Benutzer gleichzeitig auf die Datenbank und manchmal auch gleichzeitig auf einen Datensatz zu. In diesem Fall gilt es festzulegen, wie die Änderungen von Daten gespeichert werden. Es kann dazu verschiedene Festlegungen geben. Eine Variante wäre, dass jeweils die letzte Änderung gespeichert und gesichert wird, eine andere, dass die Änderung des Nutzers mit dem höheren Level im Administrationssystem Vorrang hat. Wie sich ein Unternehmen hierbei entscheidet, hängt von seiner internen Struktur ab.
