Feedbackgespräch: Vorbereitung & Leitfaden für Mitarbeiter

Im Folgenden zeigen wir, wie Sie die Vorbereitung auf das Feedbackgespräch angehen und wie Sie mit negativer Kritik umgehen.

Das Feedbackgespräch aus der Sicht des Arbeitnehmers

In einem Unternehmen ist das Wohl der Mitarbeiter wichtig, um ein gutes Arbeitsklima zu schaffen. Damit das so bleibt, ist der rege Austausch zwischen dem Chef und den Mitarbeitern ratsam. In einem sogenannten Feedbackgespräch nimmt sich der Vorgesetzte Zeit für jeden einzelnen Mitarbeiter. Berufliche Ziele, Erfolge und Leistungen besprechen Sie als Arbeitnehmer mit Ihrem Personalchef oder mit der Führungskraft bei einem zuvor vereinbarten Termin.

Doch welche Themen werden in dem Gespräch angerissen? Wie sieht ein solches Mitarbeitergespräch aus und was tun Sie bei negativer Kritik an Ihrem Verhalten?

Diese und weitere Fragen beantwortet Ihnen der folgende Teil, der sich mit dem Feedbackgespräch aus Sicht des Arbeitnehmers befasst.

Was ist ein Feedbackgespräch?

Das Feedbackgespräch gehört zu den regelmäßigen Aufgaben der Führungskräfte, die ihren Mitarbeitern darin eine Rückmeldung geben. Dieses Instrument des Personalmanagements ist wichtig, um die Erwartungen am Mitarbeiter hoch zu halten und um ihn zu motivieren. In dem Gespräch, das in der Regel nicht länger als 15 Minuten dauert, bespricht der Vorgesetzte die bestehende Situation.

Der Zweck hinter einem Feedbackgespräch ist daher, die positiven Leistungen des MItarbeiters zu betonen und ihn zu loben. Gemeinsam besprechen Sie die Ziele, die Sie sich für Ihre berufliche Zukunft setzen.

Ein erfolgreiches Gespräch verläuft offen und ehrlich, sodass neben den positiven Aspekten auch negative Kritikpunkte folgen können.
Nicht nur der Vorgesetzte äußert seine Kritik, sondern auch Sie haben die Möglichkeit dazu.

Diese Themen werden im Mitarbeitergespräch besprochen

Im Feedbackgespräch kommen unterschiedliche Themen zur Sprache.
So können

• erreichte Ziele,

• anstehende Projekte

• oder nicht erfüllte Erwartungen

als Gesprächsthema aufkommen.

Aus Ihrer Sicht dürfen Sie

• Verbesserungen,

• Mängel

• oder eine gewünschte Gehaltserhöhung

vorschlagen.

Die Themen können also von beiden Seiten aus ganz unterschiedlich sein.

Darum ist das Mitarbeitergespräch so wichtig

Ein erfolgreiches Feedbackgespräch führt dazu, dass Sie gestärkt an die Arbeit gehen. Verbesserungsvorschläge setzen Sie in naher Zukunft um, sodass Ihr Chef eine positive Entwicklung feststellt.

Zudem erfährt Ihr Vorgesetzter, ob Sie sich im Unternehmen wohl fühlen. Das sorgt für ein gesundes Arbeitsklima und schafft eine Grundlage für positive zukünftige Entwicklungen.

Das machen Sie sich zunutze, um nach Urlaubstagen, Weihnachtsgeld oder weniger Aufgaben zu bitten.

Wann wird ein Feedbackgespräch in der Regel geführt?

Ein Mitarbeitergespräch erfolgt in regelmäßigen Abständen. Üblich ist es in Unternehmen, dass sich eine Routine einstellt und Sie nach vier bis sechs Wochen zum Gespräch gebeten werden. Auch wenn Sie etwas Bammel vor dem Gespräch haben: Sehen Sie es als Chance an.

Mit einem regelmäßigen Feedbackgespräch sinkt die Hemmschwelle, die bei jedem Mitarbeiter zu Anfang besteht. Dann haben Sie mehr Mut, sich kritisch zu äußern oder ungeliebte Themen anzusprechen.

Eine Verweigerung des Gesprächs kommt nicht in Frage, da es im Arbeitsrecht fest vorgeschrieben und auch zur Erhaltung eines kollegialen Verhältnisses zu Ihrem Vorgesetzten dringend nahezulegen ist.

Der klassische Ablauf des Mitarbeitergesprächs

Bevor es zu einem Feedbackgespräch kommt, lädt der Arbeitgeber den Mitarbeiter persönlich dazu ein. Das kann sowohl schriftlich zum Beispiel als E-Mail als auch mündlich erfolgen. Gut ist es beispielsweise, wenn ein konkreter Termin im Kalender wie etwa im Outlook-Kalender eingetragen wird.

Im Büro des Personalchefs oder im Mitarbeiterzimmer finden Sie einen gemütlichen Sitzplatz vor, wo das Gespräch stattfinden kann. Nehmen Sie das Angebot an, ein Glas Wasser oder Heißgetränk zu trinken. Das nimmt die Aufregung, lockert die Atmosphäre und Sie können sich am Glas oder an der Tasse festhalten.

Der Vorgesetzte beginnt das Gespräch mit etwas Smalltalk, bevor es an die Beurteilung und dergleichen geht.

Gemeinsam gehen Sie die einzelnen Themen durch und suchen nach neuen Zielen oder Lösungen.

Am Ende sind Sie an der Reihe und dürfen Ihre

• Fragen,

• Kritikpunkte,

• Verbesserungsvorschläge

äußern.

So bereiten Sie sich vor

Um sachliche Argumente zu finden, ist eine gute Vorbereitung wichtig. Das gilt sowohl für den Chef als auch für den Mitarbeiter.

Holen Sie sich Ratschläge bei den Kollegen, die bereits erfolgreich ein Feedbackgespräch hinter sich haben und lassen Sie sich folgende Fragen beantworten:

• Worauf achtet der Vorgesetzte besonders?

• Was sollten Sie vermeiden?

Holen Sie sich auch Tipps zum verbesserten Auftreten und Verhalten. Stärken Sie Ihr Selbstbewusstsein durch eine gerade Körperhaltung und durch eine klare Aussprache. Lernen Sie den richtigen Umgang in der Rhetorik, um professionell und gut vorbereitet zu wirken.

Das bleibt auch Ihrem Chef nicht unbemerkt, der Ihnen mehr Aufgaben, gegebenenfalls sogar in einer Führungsposition, zutraut.

Auf konstruktive Kritik richtig eingehen

Als negativ empfundene Kritik zu hören ist nie besonders angenehm. Lassen Sie die Kritik zunächst einmal zu und geben Sie Ihrem Gegenüber die Chance, die Kritik laut auszusprechen. Machen Sie sich Notizen und lassen Sie Ihren Chef ausreden. Erst danach können Sie etwas darauf erwidern und ein Gegenbeispiel anbringen.

Ist die Kritik konstruktiv und berechtigt, nehmen Sie es nicht persönlich. Sehen Sie positiv in die Zukunft und lernen Sie aus diesem Gespräch. Das kommt Ihnen im beruflichen Leben zugute.

Das sollten Sie vermeiden

Im Feedbackgespräch ist das gewisse Feingefühl gefragt. Dabei kommt es darauf an, wie lange Sie bereits beim Unternehmen arbeiten.

• Wie gut kennen Sie das Unternehmen und Ihren Vorgesetzten?

• Wie reagiert der Chef auf Kritik?

Am Anfang einer neuen Karriere halten Sie sich am besten etwas zurück und checken die Lage. Nach einiger Zeit können Sie auch einmal Kritik äußern oder ungeliebte Themen ansprechen.

Wenn Sie schon mehrfach nach einer Gehaltserhöhung gefragt haben, ist etwas Fingerspitzengefühl gefragt: Ein genervter Chef kommt Ihnen nur ungern entgegen. Machen Sie in dem Feedbackgespräch deutlich, dass Sie unentbehrlich für das Unternehmen sind. Mit einer positiven Arbeitsmoral und Leistung ist Ihr Vorgesetzter zufrieden und bietet Ihnen u. U. eine Gehaltserhöhung an.

Feedback hat immer zwei Seiten: So formulieren Sie Ihre Kritik gegenüber Ihrem Vorgesetzten

Nicht nur der Vorgesetzte hat in dem Mitarbeitergespräch die Gelegenheit, seine -konstruktive- Kritik zu äußern. Auch Sie haben die Chance, Ihre Erwartungen an die Führungskräfte, an Ihren Aufgaben oder am Unternehmen mitzuteilen.

• Was haben Sie zu sagen?

• Was könnte in manchen Situationen verbessert werden?

• Was stört Sie?

• Was könnte Ihnen dabei helfen, Ihre Ziele zu erreichen?

Machen Sie sich in der Vorbereitung auf das Gespräch Gedanken zu diesem Punkt. Denn auch Sie dürfen offen sagen, was Sie denken. Formulieren Sie die Aussagen sachlich und versehen Sie jeden Punkt mit einem Beispiel.

Sofern es möglich ist, beziehen Sie die Kritikpunkte nur auf Ihre eigenen Situationen und lassen Sie Ihre Kollegen aus dem Gespräch. Das wirkt seriös und professionell.

Machen Sie sich bereits Notizen, bevor eine Einladung zum Mitarbeitergespräch erfolgt. Gerade in Situationen, in denen Sie verärgert sind, sortieren Sie Ihre Gedanken und gehen Sie die Sache konzentrierter an. Überlegen Sie nach einiger Zeit, ob das Beispiel angemessen oder der Situation geschuldet und somit übertrieben gewesen ist.

Führungskräfte finden es immer gut, wenn Sie Kritik äußern. Das zeigt, dass Sie sich Gedanken um das Unternehmen und um Ihre Kollegen machen. So bringen Sie sich ein und suchen gemeinsam mit dem Vorgesetzten nach einer Lösung.

Fazit: Feedbackgespräch - bereichernd für beide Seiten

Das Feedbackgespräch ist ein gutes Instrument in der Personalabteilung, um Ihnen eine Rückmeldung über Ihre Leistung zu geben.
Gleichzeitig haben Sie die Möglichkeit,

• Fragen zu stellen,

• um mehr Gehalt zu bitten

• oder Kritik zu äußern.

Machen Sie sich Notizen, um gut vorbereitet zu sein. Auch während des Gesprächs sind Notizen ratsam, um Aufmerksamkeit zu zeigen.

Auch wenn es anfangs nicht leicht ist: Fassen Sie sich ein Herz und folgen Sie Ihrem eigenen Leitfaden. Äußern Sie Ihre Kritikpunkte und sprechen Sie ungeliebte Themen an, die Sie bewegen. Dann läuft das Gespräch wie von selbst und Sie gehen mit einem guten Gefühl aus dem Feedbackgespräch.