Allgemeines Ziel solcher Dialoge ist eine Verbesserung der Arbeitsleistungen sowie eine Optimierung der Arbeitsabläufe. Gleichzeitig geben sie aber auch dem Arbeitnehmer die Möglichkeit, eigene Anliegen und Wünsche im Hinblick auf seinen persönlichen Werdegang zu formulieren. In diesen Gesprächen unter vier Augen erhalten also beide Seiten ein Feedback über die Erwartungen des Anderen.
Solche Pflichttermine werden von beiden Parteien gelegentlich als überflüssig empfunden. Der Untergebene sieht darin nicht einen Nutzen für sich selbst, sondern fühlt sich mitunter von der Führungskraft kontrolliert und bevormundet. Die Führungskraft hingegen scheut eventuell davor zurück, eigene Planungen und Entscheidungen rechtfertigen zu müssen.
Sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer sollten allerdings in solchen persönlichen Begegnungen vielmehr die Möglichkeit sehen, einander besser zu verstehen.
Sie sollten sie als Chance begreifen, eigene Wünsche und Vorstellungen darzulegen und zu erklären.
Im folgenden Artikel finden Sie heraus, wie die Kommunikation gelingen kann. Darüber hinaus erhalten Sie einen Leitfaden zur praktischen Umsetzung.
Darf ich das Mitarbeitergespräch verweigern?
Der Vorgesetzte kann aufgrund arbeitsrechtlicher Bestimmungen auf eine solche Unterhaltung bestehen. Ein Verweigern des Gesprächs ist für den Arbeitnehmer deshalb nicht möglich. Auf diese Weise würde er sich rechtswidrig verhalten. Als Vorgesetzter darf man jederzeit mit seinen Mitarbeitern aus betrieblichen Gründen auf die Führung einer Besprechung bestehen. Dieser Aufforderung hat die Arbeitnehmerseite Folge zu leisten.
Mitarbeitergespräche besser nutzen: Tipps für das Gespräch mit dem Vorgesetzten
Auch als Arbeitnehmer können Sie sich mit einer Checkliste auf die Unterhaltung einstellen. Darin schreiben Sie auf, worüber Sie mit dem Vorgesetzten sprechen möchten.
Vor dem Gespräch mit dem Vorgesetzten:
- Was erhoffen Sie sich allgemein von der Unterhaltung?
- Gibt es bestimmte Punkte, die Sie auf jeden Fall zur Sprache bringen möchten, zum Beispiel Aufstiegsmöglichkeiten oder Veränderungen der Tätigkeit?
- Welche Ziele möchten Sie in Zukunft verwirklichen?
- Was haben Sie schon erreichen können?
- Möchten Sie den Vorgesetzten über private Dinge informieren, die Einfluss auf Ihre Arbeit haben?
- Haben Sie berechtigte Kritik an das Management, Verbesserungsvorschläge oder auch Lob vorzutragen?
Während des Gesprächs mit dem Vorgesetzten:
- Bemühen Sie sich um eine sachliche Kommunikation, auch dann, wenn Sie kritisiert werden. Dennoch sollten Sie Ihren eigenen Standpunkt freundlich aber bestimmt vertreten.
- Halten Sie wichtige Dinge nebenbei schriftlich auf einem Blatt Papier fest. So bleiben sie besser in Erinnerung und dienen nebenbei als Argumentationshilfe. Die zuvor notierten Fragen können hierbei als Vorlage dienen
- Bringen Sie gegebenenfalls auch Ihre Bedenken zur Sprache. Denn darin liegt der Zweck solcher Mitarbeitergespräche.
Nach dem Gespräch mit dem Vorgesetzten:
Gehen Sie die Unterhaltung nochmals in Gedanken durch. Schreiben Sie sich auf, was Sie daraus mitnehmen:
- Welches Feedback haben Sie vom Vorgesetzten im Hinblick auf Ihre Arbeitssituation erhalten?
- Welche Kritik sollten Sie sich zu Herzen nehmen?
- Worin liegen Ihre Fähigkeiten oder Schwächen?
- Wie hat der Vorgesetzte auf Fragestellungen, Anregungen etc. von Ihnen reagiert?
- Sind die Zielsetzungen von Ihnen und dem Vorgesetzten umsetzbar?
Erfolgreiches Mitarbeitergespräch: 5 Tipps
Sie sollten in dieses Gespräch selbstbewusst hineingehen und sich gut vorbereiten. Eine Checkliste hilft Ihnen dabei, keinen Aspekt zu vergessen. Beachten Sie vor allem diese folgenden fünf Tipps:
►Tipp 1 Vorbereitung:
Fehler bei der Vorbereitung sind vorbereitete Fehler im Gespräch, das postulierte einmal US-amerikanische Staatsmann Benjamin Franklin. Daran hat sich bis heute nichts geändert. Denken Sie also vor dem Gespräch gründlich über Ihre Arbeit in den letzten Monaten nach und überlegen Sie auch, was Ihre nächsten Ziele sind.
Bestehen Sie auf einem ruhigen Zeitrahmen für das Gespräch. Manch ein Chef holt seine Mitarbeiter gern zwischendurch ins Büro, um mal eben schnell das Gespräch zu führen. Schlagen Sie dann ruhig, aber bestimmt vor, sich auf einen Termin für das Mitarbeitergespräch zu verständigen. Nur mit dem Wissen um den Termin können Sie sich in Ruhe vorbereiten.
Auch die Themenbereiche sollten Sie vorab erfragen, um sich darauf einstellen zu können. Dann können Sie überlegen, was Sie im einen oder anderen Punkt besonders gut oder falsch gemacht haben. Wenn Sie bestimmte Ziele nicht erreicht haben, so könnte das auch an unrealistischen Vorgaben gelegen haben – oder eben an Ihrem Unvermögen. Es gilt, das im Gespräch angemessen zu kommunizieren.
Vergessen Sie nicht, auf Ihre Erfolge zu verweisen, wenn Sie beispielsweise für Ihre Abteilung einen besonders hohen Gewinn erzielen konnten. Da Sie ganzjährig wissen, dass dieses Gespräch auf Sie zukommen wird, kann es hilfreich sein, wenn Sie sich bereits unterjährig einige Notizen dazu anfertigen. Auch diese Checkliste mit einigen wichtigen Fragen ist hilfreich:
- Welche beruflichen Ziele verfolgen Sie aktuell?
- Wo gibt es für Sie Entwicklungspotenzial?
- Würden Sie vielleicht eine bestimmte Weiterbildung beginnen?
- Wünschen Sie sich mehr Verantwortung?
- Wäre eine Gehaltserhöhung fällig?
Mit solchen Fragen gehen Sie in die Offensive, doch Sie sollten dabei stets den Nutzen für Ihre Firma betonen – beispielsweise den Ihrer Weiterbildung.
►Tipp 2 Mitarbeitergespräch sachlich führen:
Sie gewinnen, wenn Sie das Gespräch sachlich und konzentriert führen. Das hilft Ihnen, angestaute Emotionen nicht überschießen zu lassen. Diese können im Laufe der Zeit entstanden sein, wenn einige Dinge nicht ganz so optimal liefen. Eine sachliche Gesprächsführung hilft Ihnen außerdem, besser zuzuhören. Ihr Gegenüber wird das verstehen, würdigen und Ihnen daher ebenfalls zuhören.
Sie müssen deshalb nicht jedes Wort des Chefs mit Ja und Amen bestätigen, Konflikte sollen angesprochen werden – das ist eine der Motivationen für dieses Gespräch. Dabei müssen Sie damit rechnen, dass Ihre Meinungen nicht in jedem Punkt deckungsgleich sind. Greifen Sie diese Punkte ruhig auf und suchen Sie nach einem Konsens, mit dem Sie in den nächsten Monaten leben können.
Die Besprechung dient auch dazu, fehlende Informationen auszutauschen, die oft zu einer Annäherung führen. Für Ihre Beurteilung durch den Chef dürfte das hilfreich sein, denn er kann Mitarbeiter nicht ununterbrochen in Ihrer täglichen Arbeit beurteilen. Sie können übrigens für wirklich heikle Punkte, die offenbar zur Sprache kommen werden, vorab ein Feedback Ihrer Kollegen einholen, dieses notieren und im Gespräch quasi als Rückendeckung nutzen.
Wenn bestimmte, sehr wichtige Punkte strittig bleiben, müssen Sie sich mit dem Chef über eine angemessene künftige Vorgehensweise einigen, die oft in den Betriebsvereinbarungen des Unternehmens fixiert sind. Daran dürfte sich ein weiteres Gespräch anschließen, zu dem ein Betriebsratsmitglied zugegen ist. Sie dürfen in Ihrer Beurteilung solche strittigen Punkte kommentieren.
►Tipp 3 Ambitionen zeigen:
Sie tun sich und dem Chef einen Gefallen, wenn Sie ambitioniert in den Dialog gehen und sich folglich auf Ziele konzentrieren. Über Ziele zu sprechen ist immer positiv, auf Konflikten zu beharren kann sehr nerven. Möglicherweise gibt Ihnen der Chef oder die Führungskraft Ziele vor. Sie können dann überlegen, wie Sie Ihre Karriere entlang dieser Ziele ausrichten. Schlagen Sie auch von sich aus Ihrem Vorgesetzten Bereiche vor, in denen Sie sich noch mehr als bisher (oder völlig neu) einbringen können.
Sollte der Chef nicht auf Zielvereinbarungen zu sprechen kommen, wäre es klug, wenn Sie den Bereich selbst wenigstens streifen. Damit zeigen Sie wertvolle Ambitionen. Diese sind ein wichtiger Hintergrund der Mitarbeitergespräche. Das Management möchte herausfinden, wie Sie und die Mitarbeiter über Ihre Zukunft in der Firma und Abteilung denken. Vielleicht liebäugeln Sie ja schon mit einer Bewerbung woanders. Wer das tut, spricht nicht mehr über seine Ziele am Ort. Diese lassen sich übrigens mit der smart-Formel (spezifisch, messbar, angemessen, realistisch) konkretisieren.
►Tipp 4 Mitarbeitergespräch zur gegenseitigen Übereinkunft führen:
Denken Sie während des Gesprächs immer daran, dass dieses zu einer gegenseitigen Übereinkunft zwischen Ihnen und dem Chef führen soll. Diese manifestiert sich häufig in der Floskel: “Wir halten kurz fest …“. Eigentlich ist es die Aufgabe Ihres Chefs, dieses Fazit zu ziehen. Wenn er das versäumt, tun Sie es!
►Tipp 5 Erkenntnisse resümieren:
Das Beurteilungsgespräch dient auch Ihrem Erkenntnisgewinn. Atmen Sie also nicht nur hinterher durch und freuen Sie sich nicht nur, dass Sie es “überstanden haben”. Versuchen Sie für sich, zu den wesentlichen Erkenntnissen das unerlässliche Resümee zu ziehen. Das ist Ihr Gewinn aus dem Gespräch.
Tipps für den Chef: Bessere Mitarbeitergespräche führen
- Jedes Einzelgespräch bedarf einer vorausgehenden Planung. Fertigen Sie zu diesem Zweck eine Liste der Besprechungsthemen an.
- Alle benötigten Dokumente etc. sollten vollständig vorliegen.
- Behalten Sie während des gesamten Unterhaltung den 'roten Faden' bei.
- Vermitteln Sie jedem Mitglied des Personals, dass das Management seine Belange ernst nimmt
- Wenn es Kritikpunkte gibt, sollten Sie besonders bedacht vorgehen: Nicht wenige nehmen Kritik persönlich. Betonen Sie daher, dass es um die Arbeitsleistung geht und Sie nicht Ihren Mitarbeiter an sich in Frage stellen.
- Überlegen Sie, welche Ziele Sie mit dem Mitarbeitergespräch verfolgen. Versuchen Sie, die Zielsetzung Ihrem Gesprächspartner präzise darzulegen. Damit schaffen Sie Transparenz.
Vor dem Gespräch mit dem Mitarbeiter:
Bevor die Mitarbeitergespräche mit dem Personal stattfinden, empfiehlt sich eine Checkliste. Darin können Sie alle Punkte abhaken, die bereits erledigt sind.
Versuchen Sie während der Besprechung, sich in die Situation Ihres Gegenüber hineinzuversetzen und die Themen möglichst auch aus dem Blickwinkel des Mitarbeiters zu betrachten. So etwas kann durchaus aufschlussreich und nützlich für Sie selbst sein.
- Setzen Sie einen Zeitrahmen für die Unterhaltung. Zu wenig Zeit ist genauso ungünstig für erfolgreiche Gespräche wie zeitlicher Leerlauf.
- Überlegen Sie, welche Räumlichkeiten dafür am besten geeignet sind. Das Treffen sollte an einem ruhigen Ort in ungestörter Umgebung stattfinden können.
- Gehen Sie ein letztes Mal alle Unterlagen durch, bevor die Unterhaltung beginnt.
- Stellen Sie sich auch darauf ein, dass sich spontan weitere Gesprächspunkte ergeben, an die Sie im Vorfeld nicht gedacht haben.
Während des Gesprächs mit dem Mitarbeiter:
- Der Gesprächspartner geht unter Umständen mit Vorbehalten oder Hemmungen in das Treffen. Sorgen Sie deshalb für eine behagliche Umgebung.
- Eine Tasse Kaffee und etwas Gebäck zur Begrüßung sowie ein wenig Smalltalk über Alltagsthemen 'zum Aufwärmen' brechen das Eis und wirken manchmal Wunder.
- Eine Platzierung über Eck am Konferenztisch ist sinnvoller als ein Dialog über den Schreibtisch hinweg.
- Bedenken Sie, dass die Unterredung je nach Stellung und Person des Arbeitnehmers unterschiedlich abläuft. Mit einem verdienten älteren Kollegen sprechen Sie sicher anders als mit einem gerade erst in den Betrieb eingetretenen.
- Während der Unterhaltung sollten ausschließlich Sie beide im Raum sein. Einzelgespräche schaffen zumeist mehr Vertrauen.
- Schildern Sie Ihre Positionen, aber lassen Sie auch Ihren Gesprächspartner zu Wort kommen. Behandeln Sie Ihr Gegenüber auf Augenhöhe.
- Heben Sie zunächst einige gute Kompetenzen Ihres Mitarbeiters hervor und nicht sofort die Schwächen. Zeichnen Sie etwa nach, wie Ihr Mitarbeiter eine schwierige Situation gemeistert hat. Mögliche Kritikpunkte sollten erst im Anschluss kommen.
- Bleiben Sie auch - und vor allem - bei Kritik sachlich. Persönliche Anschuldigungen sind fehl am Platz. Es geht um die Leistung, nicht um die Person.
- Formulieren Sie klare Zielvereinbarungen. Erklären Sie, warum sie Wert darauf legen.
- Machen Sie sich hin und wieder Notizen und notieren Sie Stichworte. Auf diese Weise können Sie die Konversation besser dokumentieren und auswerten. Die Stichworte eignen sich auch als Orientierungshilfe fürs Personal.
- Erklären Sie dem Arbeitnehmer, dessen Leistung Sie erhöhen möchten, welche Möglichkeiten es beispielsweise zur Weiterbildung gibt. Heben Sie im gleichen Atemzug seine Fähigkeiten hervor, die man fördern könnte.
Nach dem Gespräch mit dem Mitarbeiter:
Die Inhalte Mitarbeitergesprächen sind grundsätzlich streng vertraulich zu behandeln. Aufzeichnungen und Protokolle sind ebenfalls nicht zur Veröffentlichung bestimmt, sondern dienen in erster Linie der Dokumentation des Gesprächsverlaufs und der getroffenenen Vereinbarungen.
Gleichwohl möchten Sie sicher einzelne Ergebnisse oder Erkenntnisse in die künftige Arbeit einfließen lassen. Beispielsweise wollen Sie sinnvolle Verbesserungsvorschläge der Geschäftsführung oder der Belegschaft gegenüber vortragen.
Oder Sie wurden auf Probleme und Missstände hingewiesen, die Sie in Zukunft abstellen wollen. Auch hierbei ist es also erforderlich, Gesprächsinhalte offenzulegen. Beachten Sie dabei unbedingt, dass all dies in anonymisierter Weise erfolgen muss.
Während der Phase 'danach' sollten Sie Ihre Belegschaft ermutigen, die geplanten Ziele umzusetzen. Unter Umständen ist dafür eine weitere Konferenz mit allen Mitarbeitern notwendig. Halten Sie dem Personal vor Augen, welche Ziele bereits erreicht werden konnten. Heben Sie die bisherigen Erfolge deutlich hervor.
Achten Sie aber auch hier darauf, die Aussagen allgemein zu halten und auf Details aus den Mitarbeitergesprächen zu verzichten.
Mitarbeitergespräch: Beispiele für Fragen
In der folgenden Rubrik erhalten Sie einen Leitfaden für Fragen während der Gesprächsrunde. Sie sind als Empfehlungen zu verstehen, die sich je nach individuellen Gegebenheiten bei Bedarf abwandeln oder ergänzen lassen.
Fragen an das Personal:
- Fühlen Sie sich als vollwertiges Mitglied im Kollegenkreis?
- Gab oder gibt es Konflikte mit bestimmten Personen?
- Kommen Sie gerne an Ihren Arbeitsplatz?
- Gab oder gibt es Konflikte mit bestimmten Personen?
- Was funktioniert gut? Was könnte noch verbessert werden?
- Fühlen Sie sich den täglichen Anforderungen und Aufgaben gewachsen?
- Brauchen Sie Unterstützung? Falls ja, wobei und auf welche Weise?
- Gibt es Gründe, warum sich derzeit Arbeitsrückstände ansammeln?
- Welche Ursachen könnte es haben, dass Ihre Arbeitsleistung in der letzten Zeit nachgelassen hat?
- Gibt es etwas, das Sie mir persönlich mitteilen möchten?
Interview: Beurteilungsfehler in Mitarbeitergesprächen:
Eine unzureichende Planung und Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen kann zu fehlerhaften Beurteilungen führen. Aber auch eine fehlende Neutralität gegenüber dem Gesprächspartner. Persönliche Differenzen dürfen Sie bei der Gesprächsführung nicht beeinflussen - selbst wenn es manchmal schwer fällt.
Was macht ein gutes Mitarbeitergespräch eigentlich aus?
Versuchen Sie, solche Gesprächstermine nicht als lästige Pflicht zu betrachten sondern als etwas positives und konstruktives. Als Vorgesetzter sollten Sie für jeden Mitarbeiter ausreichend Zeit einplanen. Zwischen zwei Terminen 'eingeschobene' Mitarbeitergespräche bieten nicht genügend Ruhe und sind daher nicht sinnvoll.
Konstruktive Gespräche zeichnen sich durch genaue Vorbereitung aus. Oft findet sie in der Praxis jedoch nicht statt. Jeder Chef sollte sich daher die Frage stellen: 'Was ist das Ziel dieser Besprechung?'. Geht es um ein Feedback für die bisherigen Leistungen oder um geplante Umstrukturierungen im Betrieb? Hat eventuell der Mitarbeiter von sich aus um die Unterredung oder ein Feedback gebeten?
Die Kommunikation sollte sich wirklich nur auf die geplanten Punkte beschränken. Ansonsten reicht der zeitliche Rahmen nicht mehr aus. Für die Dauer der Besprechnung ist auf eine ruhige und störungsfreie Umgebung zu achten. Dazu schließen Sie die Tür, Telefonate können währenddessen umgeleitet werden.
