Urlaubsantrag: Das sollten Arbeitnehmer wissen

Urlaubsantrag: Das sollten Arbeitnehmer wissen

Vor der Urlaubsplanung steht der Urlaubsantrag. Wielange im Voraus soll der Urlaubsantrag gestellt werden? Was ist beim Antrag zu beachten? Hier erfahren Sie alle wichtige Punkte, die Sie bei der Urlaubsplanung berücksichtigen sollten.

Was ist ein Urlaubsantrag?

Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub, der auch als Erholungsurlaub bezeichnet wird. Gesetzliche Grundlage ist das Bundesurlaubsgesetz (BurlG), das wiederum im Arbeitsrecht niedergeschrieben ist.

Mit dem Urlaubsantrag beantragen Arbeitnehmer ihren bezahlten Urlaub. Abhängig von der beruflichen Tätigkeit, dem Arbeitgeber und der Branche stehen Arbeitnehmern gemäß § 1 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) bis zu 30 Tage, mindestens jedoch 24 Tage Erholungsurlaub im Jahr zu. Während dieser Zeit besteht keine Anwesenheitspflicht am Arbeitsplatz bei voller Bezahlung. Urlaub ist jedoch ausschließlich über einen Urlaubsantrag möglich, der beim Chef rechtzeitig vor Antritt einzureichen ist. Nur mit entsprechender Genehmigung darf Arbeitnehmer dem Arbeitsplatz während der beantragten Urlaubszeit fernzubleiben.

Wie stelle ich einen Urlaubsantrag?

Wie und in welcher Form der Antrag zu stellen ist, hängt von den betrieblichen Voraussetzungen ab. Eine besondere Form schreibt der Gesetzgeber nicht vor. Sowohl eine mündliche Absprache als auch ein formloser Antrag sind möglich. Die meisten Unternehmen verwenden jedoch individuelle Vorlagen. Der Antrag sollte aus Nachweisgründen immer schriftlich gestellt werden. Wie die Urlaubsplanung im Betrieb gehandhabt wird, hängt ferner von der Größe des Unternehmens ab. Die meisten Arbeitgeber regeln den gesetzlichen Jahresurlaub ihrer Mitarbeiter über computergestützte Programme der Personalabteilung. Wer den Antrag genehmigt, ist gleichfalls nicht gesetzlich vorgeschrieben. In der Regel zeichnet jedoch der unmittelbare Vorgesetzte das Dokument ab, der auch die Einteilung der Mitarbeiter in seiner Abteilung vornimmt. Der Antrag entfaltet zunächst unmittelbare Bindung, das heißt, der Chef darf ihn nicht willkürlich ohne nachvollziehbare Begründung ablehnen.

Wie lange im Voraus stelle ich meinen Urlaubsantrag?

Auch in dieser Hinsicht schreibt der Gesetzgeber nicht vor, wie weit im Voraus der Mitarbeiter mit der Planung beginnen und den Urlaubsantrag stellen muss. In den meisten Unternehmen liegen jedoch entsprechende Dienstanweisungen vor, die den Mitarbeiten einen verlässlichen Rahmen bieten. Die Vorlaufzeit für Antragsstellung richtet sich auch nach den individuellen Begebenheiten in dem Unternehmen und in den einzelnen Abteilungen. Vor der Urlaubsplanung ist es ratsam, sich mit den Arbeitskollegen abzusprechen, die von der urlaubsbedingten Abwesenheit unmittelbar durch Vertretung und der damit verbundenen Mehrarbeit betroffen sind. Häufig spielen auch noch andere, abteilungsübergreifende Faktoren eine Rolle.

Welche Informationen muss der Urlaubsantrag enthalten?

Eine gesetzliche Formvorschrift existiert nicht. Die Vorlagen sollten jedoch den Vor- und Zunamen des Mitarbeiters, die Personalnummer, Beginn und Ende des Erholungsurlaubs, die Bitte um Bestätigung sowie die Unterschrift des zuständigen Vorgesetzten enthalten.

Urlaubsantrag: Das sollten Sie außerdem beachten

Ist gestückelter Urlaub zulässig?

Der Arbeitgeber hat das Recht, auch gestückelten Urlaub zu verlangen, allerdings nur, wenn triftige, nachvollziehbare betriebliche Gründe vorliegen. Entsprechend dem Bundesurlaubsgesetz stehen jedem Arbeitnehmer zwölf aufeinanderfolgende Werktage zu, zu denen auch die Samstage gehören. Der Chef hat seinen Mitarbeitern also zwei aufeinanderfolgende Arbeitswochen als Urlaub zu gewähren.

Wer bekommt den Urlaubsantrag ausgehändigt?

Eine Ausfertigung geht an die Personalabteilung, eine an den Arbeitnehmer. Aus Nachweisgründen ist der Urlaubsantrag Bestandteil der Personalakte. Grundsätzlich bestehen für den Arbeitgeber jedoch keine handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften. Auch der Arbeitnehmer sollte den Urlaubsantrag aufbewahren.

Wer hat Vorrang bei der Genehmigung von Urlaub?

Grundsätzlich haben Mitarbeiter, die einen nachvollziehbaren Grund haben, weshalb sie ihren Urlaub nicht verschieben oder nur zu einem bestimmten Zeitpunkt nehmen können Vorrang hinsichtlich der Urlaubsgewährung. Sollten sich die Urlaubswünsche mehrerer Kollegen überschneiden, ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Urlaubsanträge unter Berücksichtigung der sozialen Gesichtspunkte zu beachten und miteinander abzuwägen.

Gibt es Unterschiede je nach Position im Unternehmen, bei Elternschaft schulpflichtiger Kinder usw.?

Nicht jeder Arbeitnehmer hat das Recht, Urlaub ausschließlich unter Berücksichtigung der eigenen Wünsche zu nehmen. Jeder Arbeitnehmer ist Teil des Unternehmens und ferner Teil einer bestimmten Abteilung beziehungsweise eines Teams. Daher ist stets Rücksicht auf die Belange der betroffenen Arbeitskollegen zu nehmen. Absprachen sind daher zwingend erforderlich.

Der Gesetzgeber schreibt allerdings vor, dass sich das Recht auf Urlaub auch nach sozialen Gesichtspunkten zu richten hat. Daraus ergibt sich, dass Kollegen mit schulpflichtigen Kindern während der Ferienzeit Vorrang vor Kollegen ohne Kinder haben. Arbeitnehmer, deren Partner Lehrer ist, haben gleichfalls Vorrang hinsichtlich der Urlaubsplanung. Weitere Auswahlkriterien für eine bevorzugte Urlaubsbehandlung sind Alter, Dauer der Betriebszugehörigkeit sowie bestimmte Krankheiten, die Urlaub zu bestimmten Zeiten erfordern. Auch die Tage beziehungsweise Wochenenden vor und nach Feiertagen wie Ostern, Weihnachten und Pfingsten gehören zu den sozialen Gesichtspunkten, denn in dieser Zeit gehen vermehrt Urlaubsanträge ein. Es versteht sich von selbst, dass nicht viele Arbeitnehmer gleichzeitig Urlaub nehmen können.

Die Urlaubsplanung der Mitarbeiter richtet sich auch nach den Regelungen der Vorjahre. Musste ein Arbeitnehmer vermehrt zu bestimmten Zeitpunkten, zum Beispiel während der Sommerferien, Weihnachten oder anderen wichtigen Tagen im Jahr zugunsten anderer Arbeitskollegen zurückstehen, besteht die Möglichkeit der Urlaubsgewährung auch während dieser vielfach begehrten Zeit. Gesetzliche Vorschriften bestehen allerdings nicht. Auch hier gilt, Absprachen mit den betroffenen Arbeitskollegen und dem Vorgesetzten sind zwingend erforderlich.

Besteht eine Bereitschaftspflicht während des Urlaubs?

Nein, mit einem genehmigten Urlaubsantrag besteht keine Bereitschaftspflicht während des Urlaubs, denn dieser dient der Erholung, die durch vermehrte Rückholaktionen an den Arbeitsplatz nicht mehr gegeben ist. Selbst in Fällen dringlicher betrieblicher Probleme besteht kein Recht seitens des Arbeitgebers, Mitarbeiter aus dem Urlaub zurückzuholen. Diese Regelung gilt auch, wenn Arbeitnehmer und Arbeitgeber zuvor eine Rückkehr aus dem Urlaub vereinbart haben.

Wie schnell muss mein Urlaubsantrag bearbeitet werden?

Das Bundesurlaubsgesetz sieht keine Genehmigungsfrist vor und überlässt diese Fristenregelung dem Betrieb. In der Regel existieren in den Unternehmen jedoch entsprechende Dienstanweisungen, die diesen Punkt regeln. Wenn der Urlaubsplanung keine zwingenden Ablehnungsgründe entgegenstehen, erfolgt die Genehmigung erfahrungsgemäß noch am selben beziehungsweise nächsten Werktag.

Wann gilt der Urlaubsantrag als genehmigt?

Mit der mündlichen beziehungsweise schriftlichen Zusage gilt der Urlaubsantrag als genehmigt. Eine Genehmigung unter Vorbehalt ist jedoch nicht zulässig. Der Arbeitgeber kann den Antrag also nicht mit dem Vorbehalt möglich, zurzeit sehe es ganz gut oder mit der Aussage, die Chancen stünden gut. Die Genehmigung muss stets rechtssicher erfolgen, sodass sich der Arbeitnehmer sich darauf verlassen kann, den Urlaub auch tatsächlich im gewünschten Zeitraum anzutreten.

Hat der Arbeitgeber das Recht, den Urlaubsantrag abzulehnen?

Laut § 7 Abs. 1 Bundesurlaubsgesetz ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Urlaubswünsche der Mitarbeiter im Rahmen bestimmter betrieblicher und gesetzlich vorgeschriebener Regelungen zu genehmigen.

Da jeder Mitarbeiter einen gesetzlichen Anspruch auf Erholungsurlaub hat, darf der Chef den Urlaubsantrag ohne rechtlich nachvollziehbare Gründe nicht ablehnen. Dem Arbeitgeber steht jedoch ein Direktions- und Weisungsrecht zu, das ihm innerhalb eines vom Gesetzgeber definierten Rahmen gestattet, den Urlaub der Mitarbeiter so zu regeln, dass die Arbeitsprozesse im Unternehmen ohne Probleme weiterlaufen.

Ablehnungsgründe sind die sogenannten dringlichen betrieblichen Angelegenheiten. Die Gründe hierfür sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Wird der Betrieb zu einem bestimmten Zeitpunkt, meistens ist das im Sommer der Fall, im Rahmen von Betriebsferien komplett geschlossen, müssen sich die Mitarbeiter danach richten.

Ablehnungsgründe sind zum Beispiel eine dringende Anwesenheitspflicht des Mitarbeiters während bestimmter Projektphasen, in denen eine Vertretung nicht möglich ist. Auch Auftragsspitzen, zum Beispiel zu Weihnachten und Ostern können ein dringlicher betrieblicher Grund für die Ablehnung des Urlaubsantrages sein. Die zuvor genannten sozialen Auswahlkriterien für die Urlaubsregelung im Unternehmen können dem Urlaubsbegehren gleichfalls im Wege stehen.

Kann der Chef den genehmigten Urlaubsantrag zurückziehen?

Diese Vorgehensweise ist nur in Ausnahmefällen möglich, die zudem rechtlich gut nachvollziehbar sein müssen. So eine Situation kann sich ergeben, wenn gravierende Probleme im Betrieb bestehen, die sämtliche oder einzelne Arbeitsabläufe behindern. Wurde bereits ein mit Kosten verbundener Urlaub gebucht, kann der Arbeitnehmer den Arbeitgeber auffordern, entsprechende Stornokosten zu übernehmen.

Was passiert, wenn ich ohne genehmigten Urlaubsantrag in den Urlaub fahre?

Arbeitnehmer sollten dem Arbeitsplatz auf keinen Fall ohne Genehmigung fernbleiben, denn dieses Fernbleiben wird als unentschuldigtes Fehlen vom Arbeitsplatz beziehungsweise als Leistungsverweigerung gewertet. Dieses Fehlverhalten hat in der Regel arbeits- beziehungsweise dienstrechtliche Konsequenzen wie eine Abmahnung oder im Wiederholungsfall die Kündigung zur Folge. Vertritt der Arbeitnehmer die Auffassung, dass sein Urlaubsantrag ohne rechtliche Grundlage nicht genehmigt worden ist, besteht die Möglichkeit, den Urlaub auf dem Rechtsweg der einstweiligen Verfügung vor dem Arbeitsgericht durchzusetzen. Die Erfahrung besagt jedoch, dass die wenigsten Arbeitgeber Urlaubsanträge ohne rechtlich nachvollziehbare Gründe ablehnen. Bevor es zur Beschreitung des Rechtsweges kommt, sollten betroffene Arbeitnehmer jedoch immer das Gespräch mit dem Arbeitgeber suchen, um eine einvernehmliche Lösung zu finden. Andersherum hat der Arbeitnehmer das Recht, seinen Urlaubsantrag zurückzunehmen, falls die Reaktion zu lange dauert und die persönlichen Verhältnisse sich geändert haben, wenn zum Beispiel das gewählte Urlaubsangebot nicht mehr besteht oder das gewünschte Hotel belegt ist.

Urlaubsantrag: Kurz zusammengefasst

  • Jedem Arbeitnehmer steht ein gesetzlicher geregelter Erholungsurlaub von mindestens 24 Tagen pro Jahr zu (§ 1 BurlG).
  • Antrag auf Genehmigung des gesetzlich geregelten Erholungsurlaubs.
  • Es besteht kein gesetzlicher Formzwang, der Antrag kann mündlich oder schriftlich erfolgen, ebenso die Genehmigung.
  • Es besteht keine gesetzlich vorgeschriebene Genehmigungsfrist.
  • Soziale Gesichtspunkte können dem Urlaubswunsch entgegenstehen.
  • Ablehnungsgründe sind dringliche betriebliche Angelegenheiten.
  • Ohne nachvollziehbare Gründe darf der Chef den Urlaubsantrag nicht ablehnen.
  • Ein genehmigter Antrag darf nur im Ausnahmefall zurückgezogen werden.
  • Die Genehmigung unter Vorbehalt ist nicht möglich.
  • Eine Bereitschaftspflicht während des Urlaubs besteht nicht.
  • Die Abwesenheit vom Arbeitsplatz ohne genehmigten Urlaubsantrag wird als Leistungsweigerung beziehungsweise unentschuldigtes Fehlen eingestuft. In der Regel sind arbeits- und dienstrechtliche Konsequenzen die Folge.
Dr.Hans-Peter Luippold

Autor: Dr.Hans-Peter Luippold

Dr. Hans-Peter Luippold studierte Betriebswirtschaft in Freiburg und Köln und sammelte als Führungskraft bei Daimler, Volkswagen, Lufthansa, Wella und Vorwerk Erfahrungen in allen wesentlichen Unternehmensbereichen. Seit April 2000 ist er als Unternehmens- und Personalberater in Frankfurt am Main tätig. Er hält regelmäßig Vorträge und lehrt zu den Themen Erfolg und Karriere. Vernetzen Sie sich mit ihm über Xing und Facebook.