Zwischenbescheid Bewerbung: Warum sie das Warten erträglicher machen

Zwischenbescheid Bewerbung: Warum sie das Warten erträglicher machen

Manchmal kann sich ein Bewerbungsprozess in die Länge ziehen und verlangt von Bewerbern viel Geduld. Wenn die Bewerberauswahl längere Zeit in Anspruch nimmt, verwenden einige Firmen einen Zwischenbescheid. Warum ein solcher Bescheid kein überflüssiges Schreiben ist, sondern bereits einiges über das Unternehmen aussagt, erfahren Sie hier.

Was ist ein Zwischenbescheid?

Sie haben sich auf eine Stelle beworben, von der sie wissen, dass sie mit zahlreichen anderen Bewerbern konkurrieren und haben jetzt die erste Runde des Assessment Centers hinter sich? Dann wird Ihnen Ihr potenzieller Arbeitgeber vermutlich zeitnah einen Zwischenbescheid zusenden.

Ein Zwischenbescheid ist ein Informationsschreiben zum aktuellen Stand des Bewerbungsverfahrens und damit gleichzeitig ein Zeichen der Höflichkeit. Potenzielle Kandidaten werden darüber in Kenntnis gesetzt, dass das Bewerbungsverfahren noch länger dauert. So dürfen sie zum einen noch weiterhin auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch hoffen und müssen zum anderen nicht selbst nachfragen.

Bewerber befinden sich im laufenden Bewerbungsprozess oft in wartender Position. Es ist deshalb sehr anständig, wenn Arbeitgeber sich nicht allzu lang Zeit mit einer Rückmeldung lassen. Ein Schreiben zur Mitteilung des Zwischenstandes ist eine gute Möglichkeit, ein Zeichen der Wertschätzung zu senden, ohne sich gleich endgültig entscheiden zu müssen. Dies ist besonders relevant, wenn viele ähnlich gut qualifizierte Bewerber das Bewerbungsverfahren durchlaufen haben.

Zwischenbescheid und Eingangsbestätigung – wo liegt der Unterschied?

Eine Eingangsbestätigung ist ebenfalls eine Rückmeldung an Kandidaten, allerdings in einer anderen Phase des Bewerbungsverfahrens.

Eine Eingangsbestätigung erhalten Sie in der Regel unmittelbar nach dem Versand Ihrer Bewerbung an das Unternehmen. Bei elektronischem Versand erfolgt oft sogar eine automatisierte Eingangsbestätigung. So wissen Sie, dass all Ihre Unterlagen beim Empfänger angekommen sind. Mittlerweile versenden die meisten Arbeitgeber Eingangsbestätigungen an ihre Kandidaten.

Ein Zwischenbescheid hingegen wird nicht immer erstellt. Dies ist abhängig davon, ob ein Auswahlverfahren besonders zeitaufwendig ist oder wie die Personalabteilung allgemein arbeitet. Sie werden bei schriftlichen Bewerbungen meistens auch schriftlich erstellt, bei Bewerbungen per Mail erhalten Bewerber eine elektronische Mitteilung.

Warum werden Zwischenbescheide verschickt?

Es gibt gleich mehrere Gründe, warum potenzielle Arbeitgeber bei aufwendigen Bewerbungsverfahren auf den Versand von Zwischenbescheiden zurückgreifen:

  • sie vermitteln ein positives und wertschätzendes Unternehmensimage: sie sind ein Zeichen von Respekt gegenüber den wartenden Bewerbern und zeigen, dass der Arbeitgeber über ein kompetentes Personalmanagement verfügt, was positive Rückschlüsse auf die gesamte Firmenstruktur erlaubt
  • eine rote Linie im gesamten Bewerbungsprozess (Transparenz nach außen)
  • das Unternehmen sendet ein deutliches Signal, dass weiterhin Interesse besteht: Bewerber fühlen sich nicht vergessen und können die lange Wartezeit besser überbrücken, ohne selbst den Stand des Bewerbungsverfahrens erfragen zu müssen 
  • interessierte Bewerber werden gehalten und orientieren sich nicht anders, weil sie glauben, dass sie keine Rückmeldung mehr erhalten würden
  • der Arbeitgeber verschafft sich durch ihren Versand mehr Zeit für seine Entscheidung

Was steht in einem Zwischenbescheid?

Ein Großteil der Firmen arbeitet bei der Erstellung von Zwischenbescheiden mit Mustern und Textbausteinen. Sie sind deshalb nicht besonders individuell. Aufgrund ihres informativen Charakters sollen sie lediglich eine Auskunft über den Bewerbungsprozess mitteilen und gleichzeitig dafür sorgen, dass der Bewerber nicht vorzeitig abspringt beziehungsweise seine Bewerbung zurückzieht.
Die Schwierigkeit für den Arbeitgeber beim Verfassen, so simpel der Bescheid auch aufgebaut sein mag, liegt darin, einem Bewerber nicht zu suggerieren, dass er die Stelle schon sicher hat. Dafür müssen Professionalität und Distanz bewahrt werden, weshalb das Schreiben meist sehr unpersönlich formuliert ist. 

 Ein Zwischenbescheid könnte beispielsweise wie folgt formuliert sein: 

  • "Sie haben sich bei uns auf die ausgeschriebene Stelle als (Tätigkeit) beworben. Aufgrund der Vielzahl an Bewerbungen benötigen wir für die Vorauswahl noch etwas Zeit. Sobald dieser Prozess abgeschlossen ist, melden wir uns wieder bei Ihnen. Von weiteren Nachfragen bitten wir abzusehen.Wir bedanken uns für Ihr Verständnis und Ihre Geduld."
  • "Vielen Dank nochmal für Ihre Bewerbung und Ihr Interesse an einer Beschäftigung bei uns im Haus. Wir starten in den kommenden Tagen mit dem Auswahlprozess der eingegangenen Bewerbungen. Bis dahin bitten wir noch um etwas Geduld Ihrerseits. Mit der Bitte um noch etwas Geduld verbleiben wir mit freundlichen Grüßen."
  • "Wir beziehen uns heute auf Ihre Bewerbung vom (Datum). Die Prüfung aller Bewerbungen wird noch einige Zeit in Anspruch nehmen. Wir werden uns danach schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung setzen. Wir melden uns dann bald wieder unaufgefordert bei Ihnen und bedanken uns für Ihr Vertrauen in uns." 

(Wie) sollte ich auf einen Zwischenbescheid reagieren?

Sie haben einen Zwischenbescheid erhalten. Und nun? Weiter warten? Schweigen? Nein! Die Empfehlung lautet: Antworten Sie! Gehen Sie mit dem Arbeitgeber ins Gespräch. Das heißt konkret: Scheuen Sie sich nicht, eine kurze Antwort zu formulieren. Ein Feedback auf ein solches Mitteilungsschreiben ist zwar keine Pflicht, zeigt aber, dass Sie ebenfalls die Höflichkeitsregeln einhalten und noch immer sehr interessiert ist.

Für Ihre Antwort können Sie sich an den folgenden Formulierungen orientieren:

  • "Ihr Schreiben vom (Datum) habe ich erhalten. Haben Sie vielen Dank dafür. Ich freue mich, dass ich als Kandidat weiterhin für Ihr Unternehmen in Frage komme."
  • "Ich bedanke mich für Ihre Mitteilung. Sehr gern warte ich noch auf Ihre finale Entscheidung."

Im Falle, dass Sie bereits eine andere lukrativere Stelle gefunden und angenommen haben, formulieren Sie eine entsprechende Absage in Ihrer Antwort.

  • "Ich bedanke mich für Ihr Schreiben. Zwischenzeitlich habe ich ein anderes Jobangebot angenommen und ziehe damit meine Bewerbung bei Ihnen zurück. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihrem Auswahlverfahren und dass Sie den passenden Mitarbeiter bald finden."
  • "Ihren Zwischenbescheid habe ich erhalten, vielen Dank für Ihr Interesse an mir als Bewerber und für Ihr Vertrauen. Ich bedaure umso mehr, dass ich meine Bewerbung bei Ihnen nun aus persönlichen Gründen zurückziehen muss. Ich bitte um Verständnis und wünsche Ihnen bei der Mitarbeitersuche weiterhin alles Gute."

Beziehen Sie sich in Ihrem Antwortschreiben immer auf das konkrete Schreiben. Nennen Sie diesen in der Betreffzeile. Halten Sie sich auch sonst an die formalen Regeln in Ihrem Schreiben.

Zwischenbescheid zur Bewerbung: Wertschätzung für Bewerber

Ein Zwischenbescheid ist freilich noch lang keine Zusage, aber eben auch keine Absage. So stehen die Chancen weiterhin gut, bald schon eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch zu erhalten. Das Versenden des Bescheids ist für eine Personalabteilung kein Akt, der mit viel Aufwand verbunden ist. Dennoch kann auch ein Ein- oder Zweizeiler eine wichtige Botschaft senden, nämlich: Wertschätzung.

Ein entsprechender Bescheid wird meistens dann erstellt, wenn das Bewerbungsverfahren insgesamt länger dauert als vorher zu erwarten war und wenn ein Kandidat gehalten werden soll. Deswegen kann solch ein Schreiben durchaus als ein positives Zeichen gewertet werden. In einem langen Bewerbungsprozess ist ein Zwischenbescheid einer von vielen Schritten auf dem Weg zum Traumjob.

Dr.Hans-Peter Luippold

Autor: Dr.Hans-Peter Luippold

Dr. Hans-Peter Luippold studierte Betriebswirtschaft in Freiburg und Köln und sammelte als Führungskraft bei Daimler, Volkswagen, Lufthansa, Wella und Vorwerk Erfahrungen in allen wesentlichen Unternehmensbereichen. Seit April 2000 ist er als Unternehmens- und Personalberater in Frankfurt am Main tätig. Er hält regelmäßig Vorträge und lehrt zu den Themen Erfolg und Karriere. Vernetzen Sie sich mit ihm über Xing und Facebook.