Dankschreiben nach Vorstellungsgespräch: Einprägsam oder unzeitgemäß?

Dankschreiben nach Vorstellungsgespräch: Einprägsam oder unzeitgemäß?

Ihr Vorstellungsgespräch ist nun schon ein paar Tage her und Sie warten auf eine Rückmeldung. Nun fragen Sie sich, ob Sie ein Dankesschreiben schicken sollten. Viele Bewerber sind sich aber nicht sicher, ob das nur Zeitverschwendung ist oder ob sie damit tatsächlich einen guten und bleibenden Eindruck hinterlassen können. Schließlich entscheiden Sie sich dagegen, weil Sie nicht verzweifelt wirken wollen. Aber war das die richtige Entscheidung? Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf Dankesschreiben nach Vorstellungsgesprächen werfen. Sind sie sinnvoll? Und wenn ja, was sollte darin enthalten sein? Lesen Sie weiter und finden Sie es heraus!

Was versteht man unter einem Dankschreiben?

Ein Dankschreiben ist ein formelles Schreiben, das dazu dient, Wertschätzung und Dankbarkeit auszudrücken. Der Empfänger kann eine Einzelperson, eine Gruppe oder eine Organisation sein. Der Text sollte kurz und prägnant sein und eine aufrichtige Danksagung enthalten. Im geschäftlichen Verkehr kann das Dankschreiben verwendet werden, sich für ein Vorstellungsgespräch, ein Stellenangebot oder andere berufliche Chancen zu bedanken. Indem Sie sich die Zeit nehmen, einen Dankesbrief zu schreiben, können Sie Ihre Wertschätzung zeigen und starke Beziehungen zu den Menschen aufbauen, die Ihnen auf Ihrem Weg geholfen haben.

Mit einer schriftlichen Danksagung nach dem Vorstellungsgespräch bringt der Bewerber seine Motivation zum Ausdruck und signalisiert seine Fähigkeit zu einem höflichen Umgang. Beides sind Vorzüge, die ein Arbeitgeber von seinen Mitarbeitern verlangt.

Das Dankschreiben nach dem Vorstellungsgespräch ist Werbung in eigener Sache. Mit dem Anschreiben möchte der Stellensuchende seinem zukünftigen Vorgesetzten gefallen. Deshalb dient jedes Dankesschreiben einem nachvollziehbaren Selbstzweck.

Warum ein Dankschreiben nach dem Vorstellungsgespräch?

Der Bewerbungsprozess geht mit mehreren Entscheidungen seitens des Arbeitgebers einher. Berufliche Qualifikationen werden im Lebenslauf dokumentiert. Im Bewerbungsgespräch lernen sich der Personaler und der Bewerber zum ersten Mal persönlich kennen. Beide Seiten machen sich bei diesem Termin ein Bild voneinander.

Nach dem Gespräch wird eine Entscheidung getroffen. Zu diesem Zeitpunkt kann der Bewerber noch mit seinen sozialen Qualifikationen überzeugen: Nicht nur in der Arbeitswelt werden viele Dinge als selbstverständlich angesehen - aus diesem Grund vergessen viele Menschen, sich bei ihrem Gegenüber zu bedanken.

Dankbarkeit ist niemals fehl am Platz. Ein Dankschreiben nach dem Vorstellungsgespräch wird von jedem Personaler positiv bewertet. In anderen Ländern gehört das schriftliche Dankeschön zum Bewerbungsprozess dazu. In Deutschland hat es Seltenheitswert. Gerade deshalb sollten Jobsuchende diesen ungewöhnlichen Weg einschlagen, um sich von der Masse der Bewerber im positiven Sinn abzugrenzen. Es bescheinigt dem Bewerber somit eine besonders hohe soziale Kompetenz.

Dankschreiben per Post oder per Mail?

In der digitalisierten Welt spricht nichts dagegen, ein Dankesschreiben nach dem Bewerbungsgespräch als Mail zu verfassen. Ein handschriftlicher Brief ist die Ausnahme, wird aber in familiengeführten Traditionsunternehmen durchaus gerne gesehen. Der Bewerber sollte selber abwägen, welche Art der Danksagung angemessen ist.

Wann Sie sich am besten bedanken

Das Dankschreiben nach dem Vorstellungsgespräch sollte zeitnah aufgesetzt werden. Ein bis zwei Tage nach dem Gespräch ist ein geeigneter Zeitraum, da der Personaler dann noch eine lebendige Erinnerung an das vergangene Gespräch hat.

So formulieren Sie ein gelungenes Dankschreiben

Die Formulierungen sollten die Dankbarkeit des Verfassers deutlich machen. Der Brief oder die Mail spiegeln seine Persönlichkeit wider. Eine höfliche, aber angemessene Wortwahl sollte eine Selbstverständlichkeit sein.

Vorlagen aus dem Netz können als Anregungen verwendet werden. Sie sind das Grundgerüst für den Aufbau. Das wortgetreue Kopieren der Sätze ist nicht zu empfehlen. Bei einem Dankschreiben kommt es im wörtlichen Sinn auf die persönliche Handschrift des Verfassers an. Ein geübter Personaler wird den Unterschied zwischen einer Vorlage und einem selbstständig formulierten Schreiben sofort erkennen.

Feedback aus dem Freundeskreis weist auf stilistische oder grammatische Fehlerquellen hin. Ein absoluter Glücksgriff ist ein Bekannter, der sich aus eigener Erfahrung mit dem Verfassen von Dankschreiben auskennt. Er kann Vorschläge bezüglich gelungenen Redewendungen machen, wobei auch hier die Regel gilt: 'Nur die persönliche Note macht den Text einzigartig'. Wenn dieser Gedanke berücksichtigt wurde und im Anschreiben offensichtlich wird, hat man als Bewerber sein Möglichstes getan. Alles Weitere hängt von den Entscheidungen des Personalbüros ab.

Per Post oder per Mail?

In der heutigen Zeit ist es zur Gewohnheit geworden, Emails zu schreiben. Ein Dankschreiben nach dem Bewerbungsgespräch kann also auf virtuellem Wege versendet werden. Diese Regel ist nicht auf alle Branchen festgelegt: Ein paar selbst geschriebene Zeilen in Briefform sind eine gute Gelegenheit, um sich bei traditionsbewussten Familienunternehmen für das Bewerbungsgespräch zu bedanken. Hier kann man als Bewerber gerade mit dieser scheinbar altmodischen Kontaktaufnahme die Sympathie des Arbeitgebers gewinnen.

Aufbau und Layout eines gelungenen Dankschreibens

So sieht ein beispielhaftes Muster für eine schriftliche Danksagung nach dem Vorstellungsgespräch aus. Die Struktur ist variabel und kann um weitere Punkte ergänzt werden.

  • Anrede
  • Kurze Bezugnahme auf das Gespräch
  • Dank an den Gesprächspartner, dass er sich für den Bewerber Zeit genommen hat
  • Schilderung der eigenen Befindlichkeiten
  • Grußformel
  • Unterschrift

Bei der Anrede sollten alle Beteiligten mit Namen genannt werden. In einer kurzen Einleitung nimmt der Bewerber nochmal Bezug auf das Gespräch. Dieser Teil des Schreibens sowohl eine Erinnerung als auch eine Überleitung.

Im Anschluss nutzt der Bewerber die Gelegenheit, um sich bei seinen Gesprächspartnern zu bedanken. Wenn bei dem Bewerbungsgespräch mehrere Mitarbeiter aus dem Unternehmen anwesend waren, sollten auch sie in dem Dankschreiben bedacht werden.

Der Stellensuchende schreibt, wie es ihm während des Vorstellungsgespräch ergangen ist und dass er sich über die Chance auf einen neuen Arbeitsplatz freut. Das Dankschreiben endet mit einer formellen Grußformel und der Unterschrift des Bewerbers. Briefe werden mit einer handschriftlichen Signatur versehen.

Formulierungsbeispiele

Ein Dankschreiben kann nach dem folgenden Muster formuliert werden:

Sehr geehrter Herr Feldmann,

ich beziehe mich auf das in Ihrem Hause geführte Bewerbungsgespräch vom 15. August 2022. Sie haben mir die Möglichkeit gegeben, mich als Bewerber auf die freie Stelle als Sachbearbeiter vorzustellen. Dafür möchte ich mich bei Ihnen herzlich bedanken. Ich fühlte mich in dem Gespräch gut aufgehoben und respektvoll behandelt. Die freundliche Atmosphäre hat mir meine Anspannung schnell genommen. Nochmals vielen Dank und ich würde mich freuen, von Ihnen zu hören.

Mit freundlichen Grüßen,

Patrick Schwitalle

Die Mail oder der Brief sollten freundlich klingen. Trotz aller Höflichkeit kommt es auf Authentizität an. Der Verfasser muss sich nicht nur mit dem Inhalt seines Lebenslaufs, sondern auch mit seinem Dankschreiben identifizieren können.

No Gos beim Dankschreiben

Mit dem Anschreiben möchte der Bewerber seine Chance auf einen neuen Job erhöhen. Schließlich sollen die Entscheidungen des Arbeitgebers zugunsten des Stellensuchenden ausfallen. Das Ziel des Dankschreibens besteht darin, den ersten positiven Eindruck zu unterstreichen und nicht zu widerlegen.

  • In sehr informellen Betrieben sprechen sich die Gesprächsteilnehmer mit ihrem Vornamen an, was auch für den Briefverkehr gilt. Als Bewerber sollte man im Zweifelsfall den Nachnamen des Adressaten wählen, um auf der sicheren Seite zu sein.
  • Sätze wie 'Ich freue mich darauf, schon bald in Ihrer Abteilung anfangen zu können' sind nicht angemessen. Selbst dann nicht, wenn das Gespräch gut verlaufen ist. Der Konjunktiv ('Ich würde mich freuen, wenn...') ist angebrachter.
  • Die Formulierung 'Hochachtungsvoll' zählt zu den antiquierten Redewendungen. 'Mit freundlichen Grüßen' ist ein adäquater und zeitgemäßer Abschluss von Briefen oder Emailnachrichten.
  • Vorformulierte Musteranschreiben aus dem Netz sind zu unpersönlich und einfallslos. Der Arbeitnehmer sollte ein paar eigenständig verfasste Zeilen zu Papier bringen.
  • Vor dem Versenden muss das Dankesschreiben auf grammatische, orthografische und stilistische Fehler überprüft werden. Rechtschreibfehler oder eine unpassende Wortwahl würden die Aussichten auf den Wunschberuf negativ beeinflussen.
  • Es kommt auf prägnante Formulierungen an. Zu viel Prosa ist für andere Schriftstücke vorgesehen. Im Dankschreiben fasst man sich kurz und erinnert den Leser mit wenigen Worten an das Bewerbungsgespräch.
  • Fragen nach der Anzahl weiterer Mitbewerber haben nichts mit der Intention des Anschreibens zu tun. Es geht einzig und allein um die persönliche Danksagung.

Fazit: Mit einem Dankschreiben in Erinnerung bleiben

Ein Dankschreiben nach dem Vorstellungsgespräch zu verfassen gilt als alter Brauch. Im deutschen Sprachraum ist er sogar ungewöhnlich. Die Absicht hinter dem Dankesschreiben ist aber zeitgemäß: Der Bewerber setzt eine schriftliche Danksagung auf, um seine Chancen auf den Arbeitsplatz zu erhöhen. Mit dieser Form der Kontaktaufnahme kann er beim Personaler einen guten Eindruck hinterlassen, was sich positiv auf den Bewerbungsprozess auswirkt. Wer mit Sympathie punkten kann, macht dem Gesprächspartner die Entscheidung oft leichter und ruft den im Vorstellungsgespräch errreichten positiven Eindruck wieder in Erinnerung. Das Dankschreiben bringt daher Vorteile für den Stellensuchenden mit sich.

Ein Brief ist die Ausnahme und sollte nur in Einzelfällen verfasst werden, wenn die althergebrachte Umgangsform zum Unternehmen passt. Die meisten Bewerber bevorzugen den digitalen Weg: In der Regel dürfte eine kurze Dankesmail ausreichen. Ein paar Zeilen genügen, um sich nochmal freundlich zu bedanken - und den Eindruck des Personalers noch einmal positiv zu beeinflussen.

Dr.Hans-Peter Luippold

Autor: Dr.Hans-Peter Luippold

Dr. Hans-Peter Luippold studierte Betriebswirtschaft in Freiburg und Köln und sammelte als Führungskraft bei Daimler, Volkswagen, Lufthansa, Wella und Vorwerk Erfahrungen in allen wesentlichen Unternehmensbereichen. Seit April 2000 ist er als Unternehmens- und Personalberater in Frankfurt am Main tätig. Er hält regelmäßig Vorträge und lehrt zu den Themen Erfolg und Karriere. Vernetzen Sie sich mit ihm über Xing und Facebook.