Pomodoro Technik: Mehr Produktivität und Konzentration

Was ist die Pomodoro-Technik?

Bei der Pomodoro Technik handelt es sich um eine Methode, bei der das Zeitmanagement im Vordergrund steht. Das Konzept wurde von Francesco Cirillo eingeführt: Er verwendete eine Uhr in der Form einer Tomate (ital.: Pomodoro). Sie diente bei seinem Projekt als Timer. Francesco Cirillos Studie hat ergeben, dass dieses Konzept zu einer produktiveren Arbeitsweise führen kann.

Die Pomodoro Technik ist ein Gegenentwurf zum komprimierten Arbeiten. Im Gegensatz zum 'Abarbeiten' einer to-do-Liste ohne längere Pause ist das Verhältnis zwischen Arbeit und Unterbrechung alternierend. Das aktive Arbeiten findet in 25-minütigen Phasen statt. Dazwischen liegen Pausen von etwa 5 Minuten. Sie werden als Pomodori bezeichnet.

Wie funktioniert die Pomodoro Technik?

Manche Arbeitnehmer oder Kollegen wollen ihre Aufgaben möglichst schnell erledigen. Dies geschieht oft in einem Durchgang ohne Unterbrechung. Bei der Pomodoro Methode wechseln sich Arbeit und Pausenzeiten in einem ausgewogenen Verhältnis zueinander ab.

Vorbereitung: Erste Schritte vor Anwendung der Methode

Bevor man in die Arbeit einsteigt, empfiehlt sich eine vorausschauende Planung. Beim Arbeiten mit der Pomodoro-Methode legt man sich eine To-do-Liste für den Arbeitstag an. Auf dieser Liste stehen alle Aufgaben, die wie einzelne Themenpunkte nacheinander abgearbeitet werden.

Während der Vorbereitung sollte man sich innerlich auf die Arbeit einstellen. Fünf Minuten reichen aus, um sich zu sammeln und die Kräfte auf die beruflichen Pflichten zu lenken. Anschließend wird eine zeitliche Einteilung der Aufgabenbereiche vorgenommen.

Effiizienteres Zeitmanagement: So funktioniert das Tomaten-Prinzip

Das Tomatenprinzip sieht so aus:

1. Vor den Arbeits- und Pausenzeiten wird eine Tätigkeit ausgewählt, die erledigt werden soll.
2. Die Aufgabe und ihr Ziel werden in kurzen Worten stichpunktartig dokumentiert.
3. Nun wird der Timer auf eine Zeitspanne von 25 Minuten eingestellt. Während dieser Phase arbeitet man ohne Unterbrechung durch, bis der Wecker klingelt.
4. Das Klingeln läutet das Ende der ersten Arbeitsphase ein. Die abgeschlossenen Punkte werden von der Liste gestrichen.
5. Auf das Abhaken folgt eine kurze Pause von 5 Minuten.
6. Nach der Pausenzeit wird der skizzierte Ablauf viermal wiederholt. Anschließend legt man eine große Pause ein, die eine halbe Stunde dauert.
7. Der langen Pause gliedert sich eine Fortsetzung der Arbeit an. Ihr Aufbau orientiert sich an den Punkten von 1 bis 6. Nach der vierten Wiederholung steht eine längere Unterbrechung auf dem Zeitplan.

Der Wechsel zwischen Arbeitsphasen und einer 5-minütigen Pause soll die Konzentration und letztlich auch die Motivation steigern. Es ist sinnvoll, sich den gesamten Prozess wie die metaphorische Herstellung einer Tomatensoße vorzustellen: Zuerst steht die Aufgabe im Focus - in diesem Beispiel ist es die Zubereitung der Soße. Die Zubereitungsschritte stellen die Arbeitsphasen da, welche nach 25 Minuten von Pomodori-Pausen unterbrochen werden. Nach vier kurzen Pausenzeiten steht eine längere Pause an. Während dieser Zeit wird die symbolische Soße 'gekocht' und man gewinnt einen Abstand zu den Arbeitsschritten.

Wie wendet man die Pomodoro Technik richtig an?

Die Methode wurde trotz ihres theoretischen Aufbaus für die tägliche Praxis am Arbeitsplatz entwickelt.

Erst wenn ein Punkt auf der Liste beendet ist, wird er gestrichen. Danach geht es mit der nächsten Aufgabe weiter. Ein paralleles Bearbeiten von zwei Tätigkeiten kann dem effektiven Arbeiten im Weg stehen.

 Hilfsmittel für effizienteres Arbeiten

Das Material liegt auf dem Tisch und der Arbeitstag kann beginnen. Bevor man den Stift in die Hand nimmt, gibt es einige Tricks, um die Arbeitsweise nach dem Pomodoro Prinzip auszubauen.

1. Dem Wecker kommt eine Schlüsselrolle als Hilfsmittel zu. Mit ihm werden die 25-minütigen Arbeitszeiten bestimmt.
2. Ein weiteres Tool ist die Liste mit den zu erledigenden Aufgabenfeldern. Hinter jede abgeschlossene Arbeitseinheit wird ein Haken gesetzt. Mit dieser Liste fällt die Vergegenwärtigung aller anfallenden Tätigkeiten leichter. Gleichzeitig sollte ihre Funktion als Motivationsmittel nicht unterschätzt werden. Jeder Haken führt dem Arbeitenden seine Erfolge vor Augen.
3. Grundsätzliche Willensstärke ist ebenfalls notwendig. Die Pomodoro Technik ist kein Ersatz für die eigene Zielstrebigkeit. Ein Mindestmaß an Arbeitseifer sollte man von sich aus mitbringen.

Wie sorgt die Pomodoro Technik für Produktivitätssteigerung?

Die Pomodoro-Technik gründet auf drei Standbeinen: Der Verhinderung von Prokrastination, der Optimierung des zeitlichen Managements und einer verbesserten Produktivität.

Prokrastination verhindern

Ein notorisches Vertagen von ungeliebten Tätigkeiten ist nachvollziehbar, aber hinderlich. Mithilfe der Pomodoro Methode soll die Selbstdisziplin ebenso geschärft werden wie die Konzentrationsfähigkeit.

Zeitmanagement optimieren

Der gestellte Wecker ist eine Erinnerung an die zeitliche Vorgabe. Diese Technik eignet sich für alle, denen es schwer fällt, Termine einzuhalten. Man muss nichts weiter tun außer auf das Klingeln des Timers zu warten und den Stundenplan dementsprechend zu organisieren.

Aufgaben abhaken

Das wechselnde Modell von Arbeitseinheiten und längeren Pausen soll Ablenkungen vorbeugen. Sie sind die Ursache für unkonzentriertes Arbeiten. Die Aufgaben lassen sich nur mühsam oder gar nicht bewältigen. Mit dem Abhaken werden die Motivation und der Elan beim Arbeiten gesteigert.

Ist die Pomodoro Technik für jeden geeignet?

In der Arbeitswelt gibt es verschiedene Zeitmanagement-Methoden, die je nach zugrundeliegendem Beruf mehr oder weniger gut geeignet sind. Ein weiterer Faktor ist die individuelle Arbeits- und Lerntechnik des Einzelnen.

Arbeitsphasen und Pausen bilden eine Einheit. Die dafür vorgesehenen Zeiträume sind unbedingt zu beachten. Leider ist diese strikte Trennung  daher nicht in allen Berufen möglich. Schichtdienst, Arbeiten unter Zeitdruck oder zu aufwändige Tätigkeiten können der praxisbezogenen Umsetzung des Modells im Weg stehen.

Voraussetzungen und Tipps zur besseren Anwendung

Eine genaue Planung des gesamten Ablaufs ist unumgänglich. Dazu zählen nicht nur die Inhalte der Tätigkeiten, sondern auch die Zeiteinteilung.

An einem ruhigen Ort kann man seine Arbeit am produktivsten angehen. Der Heimarbeitsplatz ist solch ein Rückzugsort. Während der Arbeitsphasen sollte man die Tür schließen oder Telefonate zu einem späteren Zeitpunkt entgegennehmen.

Die Pomodori sind feste Pausenzeiten. In diesen Zeiträumen bleibt die Arbeit für einen Moment liegen, damit die Grenzen zwischen den Pausen und den 25 Minuten langen Arbeitsperioden nicht verschwimmen.

Wie hilft mir die Pomodoro-Technik beim Lernen und Arbeiten?

Studierenden wird häufig eine Neigung zum Prokrastinieren nachgesagt. Diese Annahme ist nicht haltbar: In jedem Berufsfeld gibt es Personen, die ihren Arbeitstag nicht zufriedenstellend bewältigen können. Der Grund dafür ist die Empfänglichkeit gegenüber gedanklichen Ablenkungen.

Wie hilft die Technik im Alltag?

Die Technik soll das Zeitmanagement beim Arbeiten erleichtern. Deshalb funktioniert sie nicht ohne den Timer. Er gibt den Arbeitsrhythmus vor und übernimmt die Rolle als zeitlicher Koordinator.

Mit der Pomodoro Methode wird der Arbeitsalltag relativiert. Die Relativierung bezieht sich auf das subjektive Zeitgefühl. Am Anfang des Tages erscheinen die anfallenden Arbeiten wie ein hoher Berg. Die Aufteilung in 25-minütige Zeitblöcke mit dazwischenliegenden Pausen nimmt Arbeitnehmern und Studierenden die 'Furcht', größere Verpflichtungen im Beruf anzugehen.

Vor- und Nachteile der Pomodoro-Technik

Ist die Pomodoro Technik eine sinnvolle Arbeitsmethode? Diese Frage lässt sich beantworten, indem die Vor- und Nachteile des Verfahrens eingehend betrachtet werden.

Vorteile der Pomodoro Technik

• Der Timer ist eine wertvolle Hilfestellung, um das Zeitmanagement bei den Intervallen im Auge zu behalten. Der Blick auf die Uhr ist überflüssig. Deshalb kann man die anfallenden Tätigkeiten fokussiert angehen.
• Es entsteht ein ausgewogenes und ausgleichendes Verhältnis zwischen Arbeit und Pausen. Während der Pausen kann man sich erholen und neue Kraft für die jeweiligen Tätigkeiten tanken.
• Nach den kurzen Pausen arbeitet man konzentrierter weiter. Dieses veränderte Arbeitsverhalten wurde in den Studien von Francesco Cirillo belegt.

Nachteile der Pomodoro-Technik

• Die Methode ersetzt keine Eigeninitiative, sondern ist lediglich eine unterstützende Maßnahme.
• Beim Arbeiten ist der Ausblick auf die anstehenden Pausen eine zusätzliche Motivation. Er kann allerdings auch von der Arbeit ablenken. In diesem Fall ist das Zeitmodell ein Wegweiser für die Ruhephasen und weniger für die Aufgabenbereiche.
• Trotz vorhandenem Timer sollten die Phasen weder abgekürzt noch verlängert werden. In beiden Fällen würde man nicht mehr fokussiert genug vorgehen.
• Nicht jeder Arbeitsplatz bietet ideale Bedingungen, um die Technik umzusetzen. Aus diesem Grund eignet sich die Pomodoro Technik nur für bestimmte Berufe.
• Die stringente Aufteilung der Arbeiten in 25-Minuten-Blöcke kann sich als schwierig erweisen. Mitunter nehmen die Tätigkeiten einen längere oder kürzere Zeitspanne in Anspruch.

Das Konzept der Methode ist durchdacht. Jedoch herrschen im tatsächlichen Berufsleben Bedingungen vor, die gewisse Abstriche bei der Umsetzung und Durchführung erfordern. Für umfangreiche Tätigkeiten wird eine längere Bearbeitungszeit benötigt, die über die Grenze von 25 Minuten hinausgeht. Geringfügige Arbeitseinheiten sind oft in einem kürzeren Zeitraum abgehakt. Die Pomodoro Methode wäre unter diesen Voraussetzungen nicht mehr anwendbar, wenn man ganz genau nach wissenschaftlicher Vorgabe arbeiten möchte.

Fazit: Kann das Arbeiten mit der Pomodoro-Technik funktionieren?

Die Pomodoro Technik schafft einen Ausgleich zwischen Arbeit und Erholung. Sie lässt sich ohne großen Aufwand beim Arbeiten anwenden. Ob sie im beruflichen Alltag tatsächlich funktioniert, hängt von unterschiedlichen Bedingungen ab. Diese Faktoren betreffen den Arbeitenden und sein Arbeitsumfeld.

Ganz ohne eigene Motivation ist die Methode auf lange Sicht nicht zielführend. Man muss produktiver und konzentrierter arbeiten wollen. Darüber hinaus sollte die Pomodoro Technik keine einmalige Sache bleiben, sondern regelmäßig angewandt werden.

Das Prinzip geht von idealen Rahmenbedingungen aus, die sich dem Modell anpassen. Vielleicht sollte es auch als solches angesehen werden: Als ein Idealverfahren für statistische Forschungszwecke. Deshalb ist es aber nicht unbrauchbar: Die Pomodoro Methode eignet sich in erster Linie für den Hausgebrauch im Homeoffice. In diesem räumlichen Umfeld lässt sich die zeitliche Einteilung von Pausen- und Arbeitszeiten am besten vornehmen.