Zu Händen: Richtig abkürzen und wann nutzen

Zu Händen: Richtig abkürzen und wann nutzen

Der Anredezusatz „zu Händen“ wird häufig genutzt, wenn Post einen bestimmten Empfänger erreichen soll. Das beliebte Anredekürzel hat sich bis heute durchgesetzt und wird auch im digitalen Zeitalter noch regelmäßig im Schriftverkehr genutzt.

Allerdings passiert es nicht selten, dass Post immer wieder von anderen Stellen oder Personen geöffnet wird. Warum ist das so? Und wie kann eine erfolgreiche persönliche Zustellung trotzdem gelingen? Wir erklären es.

Zu Händen: Sinn und Zweck des Anredezusatzes

Die Anredeergänzung in der Adresse findet hauptsächlich bei Briefen im dienstlichen oder geschäftlichen Kontext Verwendung. Wenn die Ergänzung „zu Händen“ in der Adresse angegeben ist, bedeutet das, diese Post ist für genau die genannte Person vorgesehen.

Es ist gängige Praxis, dass gerade in Institutionen, auf Ämtern und Behörden oder in großen Unternehmen Briefe aller Art bereits in der hausinternen Poststelle geöffnet werden. Ist ein Schriftstück aber direkt und ausschließlich für eine spezielle Person bestimmt, dann muss dies entsprechend und vor allem korrekt angegeben werden.

Zeitgemäß oder längst überholt?

Benötigen wir im 21. Jahrhundert, im Zeitalter von Smartphones, Highspeed Internet und elektronischer Datenübertragung, überhaupt noch Briefe zum Kommunizieren?

Im Geschäftsbereich präferieren viele Firmen zum Austausch von Informationen mittlerweile die Kommunikation via Mail, denn das erspart Zeit, zusätzliche Umwege und personelle Kapazitäten. Geschäftspartner und Kunden können in der Regel unmittelbar über ihre persönlichen Postfächer angeschrieben und kontaktiert werden.

So gesehen ist das digitale Zeitalter von besonders großem Nutzen für den Informationsaustausch geworden. Trotzdem kann auf den „altmodischen“ Briefverkehr bislang nicht verzichtet werden. Viele Angelegenheiten machen es erforderlich, Briefe postalisch zu verschicken. Das Medium schriftlicher Brief ist noch nicht ausgestorben und findet nach wie vor Verwendung.

Emails sind nicht immer angemessen und damit wird das Verschicken von Schriftstücken auch weiterhin zur Notwendigkeit. Gerade mit der seit Mai 2018 bestehenden Datenschutz-Grundverordnung scheint das Verschicken von Schriftstücken auf postalischem Weg unentbehrlicher als je zuvor.

Einige Beispiele zeigen, wo der Briefverkehr bevorzugt wird:

  • Kommunikation mit Ämtern wie Finanzamt, Arbeitsamt oder Bauamt (wenn zum Beispiel im Rahmen von Anträgen erforderliche Unterlagen eingereicht werden müssen)
  • Kommunikation mit Versicherungsgesellschaften (bei einer gewünschten Kündigung etwa)
  • Kommunikation mit Krankenkassen (Apps können nicht alles regeln, handschriftliche Anträge auf Kostenersatz müssen oft mit notwendigen Nachweisen eingereicht werden)
  • Kooperierende Unternehmen und Firmen untereinander nutzen ebenfalls noch die Kommunikation mit Briefen
  • Bewerbungen bei Arbeitgebern oder Personaldienstleistern (nicht immer sind online-Bewerbungen gewünscht)
  • Kommunikation mit Gerichten oder Anwälten (viele Schreiben sind nur mit handschriftlicher Unterzeichnung rechtswirksam und müssen deshalb zwingend postalisch zugestellt werden)

 

Zeitgemäß: Ja!

 

In den meisten Abteilungen von Einrichtungen und Behörden sitzen unzählige Sachbearbeiter. Ein Schreiben landet dann vielleicht willkürlich auf irgendeinem Berg mit anderen Briefen. Womöglich wurde es von der Poststelle nicht richtig sortiert. Kostbare Zeit vergeht, während der Absender auf Antwort wartet und keine Informationen fließen. Hier ist ein konkreter Anredezusatz durchaus von großem Nutzen. Post kann so viel schneller richtig zugeordnet werden. Die Formulierung „z. Hd.“ ist also nicht nur zeitgemäß, sondern auch effektiv.

 

Welches Recht hat die Vertretung?

Grundsätzlich sind Briefe mit dem speziellen Zusatz „z.Hd.“ immer für die genannte Person bestimmt. Das heißt, ein solcher Brief ist innerhalb der Abteilungen in den Unternehmen an diese eine Person weiterzuleiten. Wie verhält es sich aber, wenn der- oder diejenige nicht anwesend sind, etwa wegen Urlaub, Erkrankung oder einer Dienstreise? In diesen Fällen darf das Poststück auch vom zuständigen Vertreter geöffnet werden, sofern intern keine abweichenden Regelungen festgelegt wurden.

Unsere Tipps zeigen, wie Sie Ihre Post am besten zukommen lassen können:

Der Vertreter soll die Post nicht öffnen

Möchte der Absender unbedingt vermeiden, dass den Brief ein Vertreter öffnet, dann muss er zusätzlich zum Anredezusatz „zu Händen“ noch der Vermerk „persönlich“ nutzen. Nur dann ist sicher davon auszugehen, dass das Schreiben nicht von anderen im Haus geöffnet wird. Häufig wird dies bei Lohn- oder Gehaltsabrechnungen so gehandhabt, die direkt über die Hauspost verteilt werden.

Hinweis: Bei Schreiben, die besonders sensible Daten oder höchst vertrauliche Angaben enthalten, empfiehlt es sich immer, den Vermerk „persönlich“ oder „vertraulich“ zu verwenden. Nur so ist das Briefgeheimnis wirklich gewahrt.

 

Der Vertreter darf die Post öffnen, wenn der zuständige Mitarbeiter nicht anwesend ist

Will der Absender sicher gehen, dass sein Schreiben bearbeitet wird, dann empfiehlt es sich, die Abkürzung „o.V.i.A.“ (oder Vertreter im Amt) ergänzend zu nutzen. Dieser Zusatz steht dann direkt hinter dem Namen. Damit wird die Erlaubnis gegeben, dass sich ein Vertreter ebenfalls des Schreibens annehmen darf. Gerade bei Kommunikation mit Behörden kann das von Nutzen sein. Oftmals fallen zuständige Sachbearbeiter aus, das Anliegen eilt aber.

 

Die Abkürzung des Anredezusatzes korrekt genutzt

Üblicherweise wird der Anredezusatz als Abkürzung und nicht ausgeschrieben genutzt, denn im Adressfeld ist nicht immer genug Platz. Bei Verwendung der Abkürzung gilt es, eine gewisse Form einzuhalten.

Wenn lediglich Mailadressen von allgemeinen oder zentralen Postfächern bekannt sind, dann kann auch in der Betreffzeile der Hinweis „zu Händen“ Verwendung finden. So kann eine Zuordnung relativ zügig und richtig erfolgen, ohne dass erst die Mail geöffnet und gelesen werden muss.

Es gibt mehrere Varianten, „zu Händen“ in einer Adresse abzukürzen. Jede davon ist akzeptabel und richtig.

Laut Duden zeigen sich folgende Möglichkeiten als regelkonform:

 

Form 1: z. Hd.

Form 2: z. H.

Form 3: z. Hdn.

 

Die drei Varianten sind auch ohne Leerzeichen zwischen den beiden abgekürzten Wörtern korrekt. Am häufigsten findet die Abkürzung „z. Hd.“ Verwendung.

 

Weitere Tipps:

Briefe werden zunächst elektronisch von Maschinen in den Postzentren ausgelesen. Wird im Adressfeld geschummelt oder etwas nicht korrekt formuliert, besteht die Gefahr, dass das Schriftstück keinem Adressaten zugeordnet werden kann.

Für Adressfelder gilt eine DIN Norm. So entstehen weniger Leserfehler beim Auslesen.

Wenn die Adresse nicht erkannt wird vom Lesegerät, muss zwangsläufig eine zeitaufwendige Nachprüfung und Korrektur erfolgen. Umso wichtiger ist es, sich an die bestehenden Normen bei der Beschriftung von Poststücken zu halten.

 

So geht es richtig: Das perfekte Adressfeld auf einem Briefkopf

In einer schnelllebigen Gesellschaft wie der unseren bleibt keine Zeit für unnötige Verzögerungen. Wir rechnen stets fest damit, dass ein Brief innerhalb eines Werktages seinen Empfänger erreicht. Sind wir doch gewohnt, mit Mail, SMS oder WhatsApp unsere Adressaten innerhalb von Sekunden zu erreichen. Umso ärgerlicher ist es, wenn es dann doch zu Behinderungen kommt. Damit alles reibungslos und ohne lästige Zwischenstopps verläuft, gibt es ein paar kleine aber feine Regeln beim Adressfeld zu beachten. Wir zeigen, welche.

 

Beispiel I

 

Firmenname

Abteilung, z. Hd. Herrn/ Frau …

Straße und Hausnummer

PLZ und Ort

 

Beispiel II

 

Firmenname

  1. Hd. Herrn/ Frau …

Straße und Hausnummer

PLZ und Ort

 

Beispiel III

 

Firmenname

  1. Hd. Herrn/ Frau …

Postfach

PLZ und Ort

 

Wichtig: Der Ansprechpartner steht immer unter dem Firmennamen, nicht umgekehrt. Er gehört auch nicht, wie manchmal fälschlicherweise angenommen, unter die Postleitzahl und den Ort. Die Abkürzung für „zu Händen“ muss zudem immer direkt vor dem Namen des jeweiligen Empfängers stehen.

So zeigen Sie deutlich, wenn etwas absolut persönlich ist:

Soll ein Brief ausschließlich von einer einzigen Person geöffnet werden, dann ist folgende Form zu beachten bei der Schreibung des Adressfeldes: Der Name muss zuerst stehen, erst dann folgen Firmenname, Abteilung, Straße und PLZ. In diesem Fall öffnet die Poststelle wahrscheinlich das Schriftstück nicht. Vorkommen kann es trotzdem. Wenn also jemand eine Person unter dessen Dienstadresse privat anschreibt, dann ist es besser, den Zusatz „persönlich/ vertraulich“ in der Adresse mit unterzubringen.

 

Firmenname

  1. Hd. Herrn/ Frau…

-persönlich-

Straße und Hausnummer

PLZ und Ort

 

Die schriftliche Kommunikation mit Behörden ist weiterhin fester Bestandteil unseres Alltags. Wir benötigen deshalb klare Regeln, die beim Verschicken von Briefen zu beachten sind, um eine einwandfreie Zustellung zu gewährleisten. Wer die grundlegenden Tipps zur Anwendung des Anredezusatzes beherzigt, kann garantiert nichts falsch machen.

 

Dr.Hans-Peter Luippold

Autor: Dr.Hans-Peter Luippold

Dr. Hans-Peter Luippold studierte Betriebswirtschaft in Freiburg und Köln und sammelte als Führungskraft bei Daimler, Volkswagen, Lufthansa, Wella und Vorwerk Erfahrungen in allen wesentlichen Unternehmensbereichen. Seit April 2000 ist er als Unternehmens- und Personalberater in Frankfurt am Main tätig. Er hält regelmäßig Vorträge und lehrt zu den Themen Erfolg und Karriere. Vernetzen Sie sich mit ihm über Xing und Facebook.