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Was ist Sekretariat?

Als Sekretariat wird das Büro bezeichnet, welches in einem Unternehmen oder einer Organisation für die Verwaltung zuständig ist, und wo meist alle terminlichen Absprachen zusammenlaufen. Das Berufsbild wird Sekretärin genannt, wobei dies äußerst selten von Männern wahrgenommen wird. Der Beruf hat sich während der Digitalisierung stark verändert.

Früher standen die Korrespondenzen im Mittelpunkt, die über Stenografie oder Diktat vom unmittelbaren Vorgesetzten zu versenden war. Heute hat sich dies grundlegend geändert; das Sekretariat ist zur Informations-und Koordinationszentrale einer Abteilung oder eines ganzen Unternehmens geworden, und die Sekretärin eher zum Manager und Assistent.

Als Sekretärin hat man die Wahl zwischen vielen Branchen, in denen man tätig sein kann. Im öffentlichen Dienst sind ebenso Sekretärinnen gefragt, wie in allen Unternehmen und Institutionen, Banken und Kanzleien…

Wie genau die Aufgaben ausfallen, hängt von der Art und Größe des Unternehmens ab. In einem kleinen Unternehmen ist die Sekretärin häufig diejenige, die alle administrativen Aufgaben übernimmt, wie Bürokommunikation, Buchhaltung und Personalverwaltung, Kundenbetreuer, Ansprechpartner für Kollegen und vieles mehr.

Existenziell dafür ist Englisch, wobei andere Fremdsprachen willkommen sind. Wichtig sind Kommunikation und Übersicht, Organisationstalent und Überblick. Die Sekretärin ist vor allem dafür da, den Chef zu entlasten und ihm den Rücken freizuhalten. Die Koordination von Terminen und Aufgaben obliegt ihr ebenso, wie die Organisation von Dienstreisen, samt Buchung von Flügen und Übernachtungen, oder die Beschaffung von Informationen, die für den Chef aufbereitet werden.

Da die Sekretärin auch Anrufe entgegennimmt und Gäste persönlich empfängt, ist sie so etwas wie das Gesicht des Unternehmens. Sie tritt als Repräsentantin auf und muss daher eine gewisse Außenwirkung haben.

Auch in flachen Unternehmenshierarchien sind die Posten der Sekretärin unabdingbar. Doch es gib häufig neue Berufsbezeichnungen, wie Officemanagerin oder auch Feelgoodmanagerin. Wichtig ist jedoch nach wie vor das Selbststände Arbeiten und dass sie die „rechte Hand“ des Chefs ist. Zudem  besitzt sie eine hohe Eigenverantwortlichkeit.