Einkäufer: Aufgaben, Gehalt und Karrierechancen

Einkäuferinnen oder Einkäufer arbeiten in der Einkaufsabteilung eines Unternehmens. Zu dieser Abteilung gehören das Warenlager, die Annahmestelle für Lieferungen sowie die Büroräume für die schriftliche Dokumentation der betrieblichen Abläufe.

Neben einer einwandfreien Qualität der bestellten Ware spielt das Zeitmanagement eine Rolle. Die Bestell- und Liefervorgänge werden so geplant, dass sie möglichst wenig Zeit in Anspruch nehmen. Durch den Austausch mit Kollegen aus anderen Abteilungen oder Arbeitsbereichen (z. B. in den Lagerräumen) wird im Idealfall ein problemloser Ablauf von der Warenbestellung und Distribution bis zum Erhalt der angeforderten Materialien gewährleistet.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Die folgenden Tätigkeiten sind Aufgabengebiete von geschultem Fachpersonal:

• Bedarfsermittlung
• Lieferantenauswahl und -bewertung
• Verhandlung und Vertragsmanagement
• Bestellabwicklung und Überwachung
• Lagerbestandsmanagement

Einkauf und Logistik sind die zwei Grundpfeiler, auf denen die Aufgaben von qualifizierten Mitarbeitern aufbauen. Ausgebildete Einkäufer und Einkäuferinnen erfassen die Lagerbestände und errechnen den Bedarf an neu bestellter Ware. Beim Erwerb der Produkte liegt ihr Augenmerk auf Qualität. Lieferanten werden gezielt ausgewählt und nach strengen Kriterien bewertet. Wer den hohen Ansprüchen des Unternehmens genügt, wird als Geschäftspartner ausgewählt. Mit ihm schließt das Unternehmen Verträge ab, denen zufolge sich beide Seiten zur langfristigen Zusammenarbeit verpflichten. Dieses wirtschaftliche Denken ist ein wesentlicher Teil des strategischen Einkaufs.

Preisverhandlungen gehören zu den Aufgabenfeldern von erfahrenen Arbeitnehmern. Sie prüfen das Preis-Leistungs-Verhältnis der angeforderten Ware. Die Ergebnisse ihrer Evaluation werden als Richtlinien für die Verhandlung von Preisen berücksichtigt. Neben den Bestellungen errechnen Einkäuferinnen und Einkäufer die Gewinnspanne. Bei ihren Berechnungen berufen sie sich auf Kalkulationen aus früheren Quartalen.

Die Beschaffung von Rohstoffen für die Produktion oder der Einkauf von Waren fällt unter den Tätigkeitsbereich der Bestellabwicklung. Das Fachpersonal kontrolliert die Bestellung auf ihre Vollständigkeit, fertigt Kopien von Rechnungsbelegen an und nimmt die bestellte Ware in Empfang. Im Bedarfsfall werden andere erfahrene Mitarbeiter aus der Abteilung für die Annahme beauftragt.

Neben der Kontrolle der Lieferkette ist die Lagerbestandsüberwachung Aufgabe einer qualifizierten Fachkraft. In der modernen Arbeitswelt wird das Kontingent im Lager mit digitalen Mitteln erfasst und dokumentiert. Die gespeicherten Daten sind jederzeit abrufbar. Auf diese Weise lassen sich Arbeitsaufträge in den Lagerräumen zeitlich verkürzen. Wenn bestimmte Materialien oder Produkte nicht in ausreichender Menge vorhanden sind, setzt sich der Einkäufer mit den Anbietern in Verbindung. Dieser 'marktwirtschaftliche Kreislauf' ist das Wesentliche eines wettbewerbsfähigen Unternehmens.

Berufsbegleitende Weiterbildung zum Einkäufer

Das Berufsbild des Einkäufers ist kein Ausbildungsberuf. Angehende Fachkräfte belegen Seminare im Rahmen einer berufsbegleitenden Weiterbildung. Die Inhalte der weiterbildenden Maßnahme beinhalten theoretische und praktische Anteile. In den Theoriestunden wird das Fachwissen vermittelt. Die praxisorientierten Module bereiten die Teilnehmer auf ihren Berufsalltag in der Einkaufsabteilung vor.

In den theoretischen Unterrichtsstunden beschäftigen sich die angehenden Absolventen mit Themen aus dem Bereich der Logistik. Hinzu kommen Module mit dem Augenmerk auf Kalkulation, Controlling, Management und Rechtswissenschaften. Die Seminarteilnehmer setzen sich mit den einzelnen Etappen von Bestellvorgängen auseinander, analysieren juristische Aspekte ihrer zukünftigen beruflichen Tätigkeit und eignen sich erweiterte Fachkenntnisse in der Warenkontrolle an. Die Planung, Durchführung und Auswertung von Projekten wird als eigenständiges Kursmodul behandelt.

Die Ausbildung zum Einkäufer endet mit einer Abschlussprüfung. Im letzten Semester der Weiterbildung bereiten sich die zukünftigen Fachkräfte intensiv darauf vor. Sie wählen einen Themenbereich aus, in dem sie ihre persönlichen Stärken sehen. In dem von ihnen gewählten Modul legen sie die Prüfung ab.

Für die Anhörung der Prüflinge und die anschließende Beurteilung sind externe Prüfer von der IHK zuständig. Wer den Lehrgang mit Erfolg absolviert, erhält ein Zertifikat. Dieses Dokument bestätigt die Teilnahme an der Fortbildung. Mit ihm bewerben sich die Absolventen bei Arbeitgebern in der freien Wirtschaft. Die offizielle Bezeichnung für das Berufsbild lautet 'Geprüfter Fachkaufmann/geprüfte Fachkauffrau für Einkauf und Logistik'. Dieser Titel wird deutschlandweit anerkannt.

Anmerkung: Das Absolvieren der Abschlussprüfung ist mit zusätzlichen Kosten verbunden. Es ist ratsam, sich vor der Anmeldung zum Lehrgang über die Höhe der Gebühren zu informieren.

Als Ergänzung zur Weiterbildung empfiehlt sich die Teilnahme an betriebsinternen oder freiwilligen Fortbildungen. Nach erfolgreichem Bestehen erhalten die Absolventen Zertifizierungen, welche sich branchenübergreifend als Nachweise für hervorragende fachliche Leistungen anrechnen lassen.

Voraussetzungen und Qualifikationen

Für die Teilnahme an der Weiterbildung wird eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung der Arbeitnehmer vorausgesetzt. Darüber hinaus wird ein Studium in Betriebswirtschaftslehre oder in einem vergleichbaren Fach von den Bildungsanbietern anerkannt. Staatlich geprüfte Wirtschaftsingenieure oder ausgebildete Industriekaufleute ergreifen den Beruf häufig als Quereinsteiger. Eine mehrjährige Berufserfahrung von mindestens 2 Jahren wird von den Bildungsträgern ebenfalls vorausgesetzt.

Wer die Fortbildung zum Einkäufer oder zur Einkäuferin in Betracht zieht, benötigt fachliche Qualifikationen in Bereichen wie BWL, Wirtschaft, Rechnungswesen, Management und Fremdsprachen. Diese Fähigkeiten werden in den Weiterbildungsseminaren vertieft. Solide Grundkenntnisse in Kombination mit praktischer Berufserfahrung sind allerdings von Vorteil.

Benötigte Soft Skills

Persönliche Eigenschaften wie Verlässlichkeit, Verhandlungsgeschick und ein kommunikativer Umgang mit Kollegen oder potenziellen Geschäftspartnern sind notwendige Soft Skills. Eine langfristige Geschäftsbeziehung mit Anbietern oder Lieferanten ist ohne ein gegenseitiges Vertrauensverhältnis nicht möglich. Einkäufer sind Repräsentanten ihres Unternehmens. Es liegt an ihnen, den Betrieb des Arbeitgebers glaubwürdig zu vertreten. Sie tragen die Verantwortung für eine langfristige Wechselbeziehung zwischen den Beteiligten.

Die durchschnittliche Gehaltsspanne für Einsteiger bewegt sich zwischen 3.092 Euro und 4.475 Euro pro Monat. Für Arbeitnehmer in der Stadt Stuttgart nivelliert sich das jährliche Spitzengehalt auf rund 65.000 Euro. Auf sie folgen die Einkäufer aus dem Großraum München mit einem maximalen Jahresgehalt von etwa 64.900 Euro pro Jahr. Zu den Zusatzleistungen und Benefits gehört die Zahlung von Urlaubs- oder Weihnachtsgeld. Auf solche finanziellen Zuwendungen vonseiten des Unternehmens haben Angestellte in der Branche jedoch keinen gesetzlichen Anspruch. Sie liegen im Ermessen des Arbeitgebers.

Der monatliche Lohn steht im Verhältnis zum Tätigkeitsfeld. Technische Einkäufer werden im Schnitt mit 42.000 Euro bis 57.700 Euro pro Jahr bezahlt. Bei einem operativen Einkäufer liegt der Betrag bei etwa 37.000 Euro bis maximal 49.500 Euro im Jahr. Arbeitnehmer im strategischen Einkauf verdienen ein durchschnittliches Jahresgehalt von 41.500 Euro bis 56.400 Euro.

Das Gehalt einer Einkäuferin oder eines Einkäufers steht im Verhältnis zur Berufserfahrung, zum Standort und zum Arbeitgeber. Im Laufe der Karriere staffelt sich die monatliche Vergütung. Wer in einer führenden Position tätig ist, wird mit einem entsprechend hohen Gehalt entlohnt.

Den typischen Arbeitgeber gibt es für das Supply Chain Management nicht. Einkäufer sind in fast allen Branchen vertreten. Große Konzerne stellen ausgebildetes Fachpersonal ebenso ein wie privat geführte Handelsbetriebe, Pharmaunternehmen oder Hersteller von technischen Geräten. Diese vielseitigen Einsatzmöglichkeiten erleichtern die Suche nach passenden Stellenangeboten. Auf Internetportalen lassen sich die Anzeigen mit der Filterfunktion eingrenzen.

Die Branchenunterschiede hängen von dem jeweiligen Arbeitgeber und den betriebsinternen Prozessen ab. Es wird zwischen der Beschaffung von Materialien zur Weiterverarbeitung und Produkten für den Weiterverkauf auf dem Markt unterschieden. In Forschungsunternehmen bestellt die Einkäuferin oder der Einkäufer Waren, welche primär für den Eigenbedarf des Betriebs bestimmt sind. Anbieter von selbst hergestellten Gebrauchsgegenständen benötigen Rohstoffe oder Bauteile für die Produktion ihrer eigenen Ware. Anders verhält es sich bei Unternehmen, die fertige Produkte zum Weiterverkauf anbieten. Solche Arbeitgeber treten auf dem Markt als Verkäufer in Erscheinung. In diesen Betrieben fordert der Einkäufer Artikel für das eigene Sortiment an.

Arbeit im Homeoffice ist für Angestellte im Einkauf die Ausnahme. Sie verbringen den größten Teil ihres Arbeitstags im Unternehmen. Während der Schicht erledigen sie buchhalterische Tätigkeiten im Büro; die Erfassung von Lagerbeständen wird in den Lagerhallen vorgenommen. Die Annahme von bestellter Ware findet häufig in den Außenbereichen des Betriebs oder an einer dafür vorgesehenen Annahmestelle statt. In kleinen Unternehmen konzentrieren sich die innerbetrieblichen Tätigkeitsbereiche zumeist auf einen Raum. Das Platzangebot ist für die Aufteilung ausschlaggebend.

Alternative Berufsbezeichnungen und ähnliche Berufe

Für den Beruf "Einkäufer" gibt es verschiedene alternative Bezeichnungen, die je nach Branche, Spezialisierung oder Unternehmen verwendet werden. Hier sind einige davon:

1. Beschaffungsmanager
2. Procurement Manager
3. Einkaufsleiter
4. Supply Chain Manager
5. Materialmanager
6. Warendisponent
7. Strategischer Einkäufer
8. Operativer Einkäufer
9. Category Manager
10. Sourcing Manager
11. Supply Manager
12. Kaufmännischer Sachbearbeiter im Einkauf
13. Commodity Manager
14. Produktmanager Einkauf
15. Purchasing Specialist

Diese Begriffe können je nach Aufgabenbereich und Verantwortlichkeiten variieren.

Erfahrene Einkäufer haben die Möglichkeit, zum Einkaufsleiter aufzusteigen. In dieser leitenden Position steht es ihnen frei, nach eigenem Ermessen Preise zu verhandeln und Kontakte zu vertrauenswürdigen Lieferanten herzustellen. Solche verantwortungsvollen Tätigkeiten erfordern ein überdurchschnittliches Verhandlungsgeschick sowie eine praktische Erfahrung von mehreren Jahren. Wer sich als erfahrener und vor allem verhandlungssicherer Angestellter im Einkauf erweist, hat gute Aussichten auf einen Aufstieg in die Führungsriege.

Weitere Karrierechancen sind ein vertraglich geregeltes Beschäftigungsverhältnis als strategischer Einkäufer, technischer Einkäufer oder operativer Einkäufer. Neben diesen Aufgabenbereichen ist die Einstellung als Assistent der Geschäftsleitung möglich.

Die erste Berufsbezeichnung beschreibt Tätigkeiten mit dem Fokus auf strategischen Einkäufen. Hier befasst sich der Arbeitnehmer mit der Evaluation von Lieferanten, dem Aushandeln von Verträgen und der Planung einer effizienten Einkaufsstrategie. Beim technischen Einkauf steht der Erwerb von Maschinen oder technischen Geräten im Vordergrund. Der Job von technischen Einkäufern ist ein branchenspezifischer Beruf, welcher vornehmlich im Sektor des Maschinenbaus von Bedeutung ist. Angestellte im operativen Einkauf berechnen die Tageseinnahmen und -ausgaben, kontrollieren Lieferketten und nehmen bestellte Waren an.

In der nahen Zukunft wird das 'traditionelle' Aufgabenfeld von Einkäufern noch stärker digitalisiert sein als bisher. Die aktuellen Herausforderungen im Einkauf bestehen in der Zunahme von Onlineanbietern. Hinzu kommen die technologischen Entwicklungen und ihre Auswirkungen: Käufe werden verstärkt auf virtuellen Plattformen getätigt. Dieses Kaufverhalten bezieht sich nicht allein auf die Zielgruppe, sondern auch auf die Mitarbeiter in wirtschaftlich ausgerichteten Unternehmen. Die Aufgabe von Einkäufern besteht im Selektieren von Warenanbietern, deren Produkte im Onlineversand verfügbar sind.

Die Zukunftsperspektiven des Berufsbildes sind zunächst rein spekulativ. Mit großer Wahrscheinlichkeit wird der Job des Einkäufers in zunehmendem Maße von Quereinsteigern ergriffen. Der Anstieg an Warenanbietern ermöglicht ihnen die Ergreifung des Berufs.